¿Tu empresa ficha en Excel? Entonces técnicamente lleva incumpliendo desde 2019. La Inspección detectó incumplimientos en más del 40% de empresas visitadas durante 2024 en controles de tiempo de trabajo. Y no por mala fe. El listón real está más alto de lo que casi nadie cree. Tener "algo" no es cumplir la ley.
Lo que sigue: diagnóstico rápido. Qué dice la norma, qué sistemas no valen, y siete preguntas para saber si estás expuesto a sanción.
Cinco sistemas que mucha gente usa y que NO cumplen
1. Excel sin proteger ni log de cambios. Cualquier celda editable sin dejar rastro. La norma exige registro inalterable o log de auditoría. Un .xlsx estándar no marca ni una de las dos casillas.
2. Planilla en papel firmada a final de mes. El papel formalmente vale. Firmarlo el último viernes del mes no es registro diario: es reconstrucción. La obligación es hora exacta de inicio y fin, el mismo día.
3. Libreta del responsable de equipo. Mismo problema que el papel mensual, más uno: el empleado no controla ese registro, no puede consultarlo. El jefe decide qué se escribe. Y eso al inspector le huele a manipulado antes de abrirlo.
4. WhatsApp o Slack para comunicar la hora de llegada. Sin estructura. Sin garantía de conservación a cuatro años. Sin registro sistemático de salidas. Un inspector lo descarta en el acto.
5. Sistema digital que no conserva 4 años. Usar una app no basta. Si borra datos antes de plazo, o si al cambiar de proveedor pierdes el histórico, incumples el artículo 34.9 ET. Más habitual de lo que parece, sobre todo en migraciones mal hechas.
El checklist: siete preguntas
Un solo "no" basta para estar expuesto.
1. ¿El registro es diario, con hora exacta de inicio y fin? No vale "mañana" ni "turno de tarde". Hora concreta, cada jornada.
2. ¿El sistema es inalterable o lleva log de auditoría? Si alguien modifica un registro y no queda constancia de quién, cuándo y qué cambió, no aguanta inspección. Sin discusión.
3. ¿El empleado puede ver su propio registro? El RGPD lo exige. El sistema debe permitirlo sin que el trabajador tenga que pedírselo al jefe.
4. ¿Pueden consultarlo los representantes de los trabajadores? El comité de empresa y los delegados tienen derecho de acceso. Si tu herramienta no contempla ese rol, sale a la luz en cualquier inspección o negociación.
5. ¿Puede la Inspección acceder durante una visita? Los inspectores no avisan con semanas. El sistema tiene que exportar el histórico en minutos. Pauta en la guía oficial de la ITSS.
6. ¿Cuatro años de datos garantizados? ¿Y si cambias de software? Cuatro años desde el registro, no desde el final del contrato. Mucha gente se equivoca aquí, y cuesta caro.
7. ¿Aplica a teletrabajadores y a empleados en otros centros? No hay excepciones por modalidad ni ubicación. El teletrabajador ficha igual. Si tienes empleados remotos sin sistema, incumples para ese colectivo, aunque tengas el sistema perfecto en oficina.
Qué exige la norma exactamente
El art. 34.9 ET obliga a todas las empresas. Sin umbral de tamaño. El desarrollo reglamentario de 2026 refuerza la exigencia de digitalización, fiabilidad, accesibilidad y conservación.
El RGPD aporta el principio de minimización: solo hora de inicio, hora de fin, pausas si se registran, e identificación del empleado. Capturar más datos sin justificar es otro problema que no necesitas en el expediente.
El precio del "no cumplo"
Infracciones graves según el art. 7.5 LISOS:
- Grave: 751 a 7.500 € por infracción, multiplicado por trabajadores afectados.
- Reincidencia: salta a muy grave, hasta 225.018 €.
- Efecto cascada: el acta activa casi siempre una revisión de Seguridad Social, con posible reclamación de cotizaciones por horas extra no declaradas.
Una empresa de 20 empleados con registro deficiente recibe sin problema más de 100.000 € en el tramo grave. No es escenario raro. Es de los más comunes.
De "no cumplo" a "cumplo" en una semana
Paso 1: elegir sistema digital que pase los 7 puntos. Mínimos: registro inalterable con log de auditoría, acceso del empleado, multi-método (app, web, terminal), 4 años de conservación garantizada, informe para Inspección de un clic.
Paso 2: dar de alta a la plantilla. La migración de históricos es deseable, no urgente. Lo que no puede esperar: que el registro empiece hoy.
Paso 3: comunicación escrita al equipo. Con acuse de recibo o firma. Es la prueba de buena fe en la implantación antes de cualquier inspección.
Paso 4: configurar la retención a 4 años. Muchos sistemas tienen esta opción desactivada por defecto. Hay que comprobarla, no asumirla.
Emplyx deja operativa cualquier empresa el mismo día. Plan gratuito hasta 10 empleados. Registro por app, web o terminal PIN. Log de auditoría inmutable. Informe para Inspección en un clic. Más sobre cómo funciona en la práctica: control de presencia para empleados.
Preguntas frecuentes
¿El registro horario es obligatorio para empresas pequeñas? Sí. Sin umbral de tamaño. Una empresa de 2 empleados tiene la misma obligación que una de 500.
¿Una empresa puede seguir usando papel si firma a diario? El papel no está prohibido. En la práctica, es casi imposible garantizar con él los requisitos de inalterabilidad, acceso del empleado y conservación durante cuatro años. Un inspector que vea papel tendrá motivos fundados para dudar.
¿Puede el empleado negarse a fichar? No. El registro es obligación de la empresa, pero el fichaje también es obligación del trabajador dentro de la relación laboral. La empresa articula. El empleado usa.
¿Y si un empleado ficha por otro (buddy punching)? Es problema de control interno, no de cumplimiento normativo. La empresa responde de que el registro refleje la realidad. Sistemas como Emplyx activan geolocalización o reconocimiento facial para cortar la práctica.
¿Cuánto tiempo tiene la Inspección para investigar una infracción pasada? Prescripción de las graves: 3 años. Por eso conservar 4 tiene sentido: cubre con margen.
Si has respondido "no" a alguna de las siete, el momento de actuar es hoy. No cuando llegue el sobre.