Control horari i torns per a retail

El cost laboral es descontrola sense que ningú ho vegi venir

L'Elena dirigeix una botiga de roba en un centre comercial. Cada setmana tanca el quadrant sense saber el que costarà, perquè el cost només apareix a final de mes, ja a la nòmina. A la primavera la botiga anava bé; a la tardor, amb les mateixes vendes, va entrar en pèrdues. La diferència eren tan sols tres punts de cost laboral que se li havien escapat sense adonar-se'n.

En retail, dos a quatre punts de desviació entre el cost de plantilla i les vendes marquen la frontera entre una botiga rendible i una en números vermells. El KPI que de veritat importa, les vendes per hora treballada, o no existeix o arriba tard, quan ja no es pot corregir res.

Amb Emplyx, l'Elena munta el quadrant veient el seu cost en temps real, contra un pressupost d'hores i comparat amb les vendes previstes per franja. Les vendes per hora treballada deixen de ser un número de final de mes i passen a ser una brúixola mentre planifica. Tanca cada quadrant sabent exactament el que costa i el que hauria de rendir.

La plantilla mai és on són els clients

A la botiga d'en Marcos, planificar era copiar la setmana anterior. El resultat es veia cada dia: quatre venedors sense un sol client a les onze del matí i, a les set de la tarda, dues caixes amb cua i la gent esperant que algú l'atengués.

Repartir el personal de manera uniforme, en comptes de concentrar-lo en les hores punta reals de la botiga, és tirar diners pel matí i perdre vendes per la tarda. L'afluència té una corba, però el quadrant de la setmana passada no la coneix.

Amb Emplyx, els quadrants es munten sobre la corba real d'afluència i vendes per franja, i es poden afegir microtorns per reforçar just l'hora punta. La plantilla d'en Marcos va passar a ser on eren els seus clients, no on la havia deixat el quadrant anterior.

El millor venedor atrapat fent quadrants

En Raül és el responsable d'una botiga i, segons els seus propis números, el que més ven de l'equip. Tot i això, cada diumenge s'asseu a casa dues o tres hores a muntar el quadrant en Excel, encaixant contractes, conveni i descansos a mà. Aquell temps no el passa a la sala venent ni formant ningú.

És un contrasentit habitual en retail: el millor venedor de la botiga ficat al magatzem peleant amb un full de càlcul, mentre la sala funciona amb qui quedi.

Amb Emplyx, el quadrant es genera automàticament segons les regles de la botiga —contractes, conveni, afluència— i en Raül només ajusta els detalls. Els seus diumenges tornen a ser seus, i les seves hores de feina, a la sala. La botiga recupera el seu millor venedor.

Una baixa a les vuit del matí arruïna el dia

La Sònia obre una perfumeria a les deu. A les vuit rep el missatge d'una venedora: està malalta, no pot venir. Comença la cadena de WhatsApps, i mentrestant la botiga es queda curta de personal just en un dissabte al matí.

Un no-show en retail costa entre 150 i 300 euros, i els responsables dediquen prop de tres hores a la setmana només a tapar absències. L'equip que sí va venir acaba sobrecarregat i el servei pateix a la pitjor hora.

Amb Emplyx, la baixa es comunica i el torn lliure s'ofereix a l'instant a qui pot cobrir-lo sense generar hores extra ni trencar el conveni. La Sònia ja no improvisa un matí sencer: publica el buit i deixa que es cobreixi sol, mentre atén la botiga.

El Black Friday pilla improvisant el quadrant

L'any passat, una botiga d'electrònica va arribar a la setmana del Black Friday amb la plantilla fixa de sempre i un parell de reforços contractats a última hora, sense gairebé temps d'explicar-los on era cada cosa. El pic de demanda va multiplicar la feina i el quadrant no donava per tant.

En les campanyes fortes —rebaixes, Black Friday, Nadal— la demanda es dispara i la plantilla fixa no arriba. Sense previsió, s'acaba sobrecontractant o quedant-se curt, i les hores extra es disparen de manera accidental en lloc de planificada.

Amb Emplyx, les campanyes es planifiquen amb antelació: plantilles reutilitzables, alta ràpida de temporals i escenaris de cost per decidir amb números. El Black Friday deixa de pillar la botiga improvisant i s'afronta amb el quadrant ja resolt.

El registre de jornada i el risc d'inspecció

En una botiga de barri fitxaven en fulls solts que es guardaven en un calaix. Quan va arribar una inspecció, demostrar la jornada real de cada empleat va ser impossible: els fulls no quadraven amb els torns i no hi havia manera de creuar el planificat amb el treballat.

El registre de jornada és obligatori també per als contractes parcials, i cal diferenciar les hores ordinàries de les complementàries. Les sancions en comerç van créixer més d'un 23% el 2023, i el paper no protegeix ningú.

Amb Emplyx, el fitxatge és digital i amb segell horari, separa ordinàries i complementàries i compara el planificat amb el fitxat. El registre s'exporta llest per a una inspecció. La visita passa de ser una amenaça a ser un tràmit.

Hores complementàries que es passen del límit sense avisar

Bona part de la plantilla de retail treballa a temps parcial, i les hores complementàries tenen topalls legals: un 30% per llei, fins a un 50-60% segons conveni. El problema és que gairebé ningú porta el compte en còmput anual de quantes complementàries acumula cada parcial.

Quan algú es passa del topall sense que ningú ho veiés venir, arriba la sanció. El coeficient de parcialitat es descontrola i l'empresa se n'assabenta tard, quan l'excés ja està fet.

Amb Emplyx, cada empleat parcial té el seu comptador d'hores ordinàries i complementàries davant del topall legal, amb alerta abans de superar-lo. Les hores complementàries queden sota control, sense passar-se del límit sense adonar-se'n.

La botiga obre dotze hores, però cap contracte cobreix això

La botiga de la Cristina obre de deu del matí a deu del vespre, dotze hores seguides. Cap dels seus contractes cobreix tota aquella franja, així que cada setmana li toca encaixar obertures, tancaments i solapaments a mà, com un trencaclosques que mai acaba de quadrar.

L'encaix manual és lent i propens a l'error: un solapament mal calculat o un descuit i la botiga es queda sense ningú just en obrir o tancar.

Amb Emplyx, es defineix la franja d'obertura de la botiga i el sistema genera els torns que la cobreixen respectant els contractes de cadascú. La botiga obre dotze hores i el quadrant ho resol sol, sense el trencaclosques de cada setmana.

Els mateixos carreguen sempre amb els pitjors torns

En una cadena de moda, els tancaments dels divendres i els torns dels dissabtes recaien gairebé sempre sobre les mateixes tres persones. No hi havia mala intenció, només un quadrant que es feia amb pressa, però l'equip ho notava i ho deia: sempre els tocava a ells.

La rotació en retail ronda el 30%, davant del 17% de mitjana a Espanya. Un repartiment que es percep injust crema l'equip i alimenta aquella rotació: la gent se'n va de botigues on el quadrant sembla tenir preferits.

Amb Emplyx, els torns no desitjats es reparteixen i es roten de manera automàtica i equitativa, amb un historial que ho demostra. El quadrant deixa de tenir preferits, i un equip que el percep com a just és un equip que es queda.

El cap de setmana és el teu dia de més vendes i de menys personal

Dissabtes, diumenges i festius concentren bona part de les vendes d'una botiga, i són justament els torns que ningú vol. En molts comerços això es tradueix en una baralla recurrent pels caps de setmana i en empleats que acaben sense un descans setmanal real.

Quan la botiga es queda curta de personal el dia de més caixa, perd vendes precisament quan més podia facturar.

Amb Emplyx, els caps de setmana es roten de manera automàtica, es controlen els descansos obligatoris i existeix una borsa per a qui sí vol aquelles hores. El dia de més vendes deixa de ser el de menys personal.

El quadrant viu en un grup de WhatsApp

A la botiga on treballa en Diego, el quadrant es comunica pel grup de WhatsApp i els canvis s'avisen de paraula. Més d'una vegada en Diego ha arribat preguntant si entrava aquell dia, i més d'una vegada algú no s'ha presentat perquè el canvi no li havia arribat.

Mentre el quadrant i els seus canvis visquin en missatges solts, l'empleat mai sap amb certesa quan treballa, els avisos es perden i res no queda registrat.

Amb Emplyx, cada empleat té el seu torn actualitzat al mòbil, amb notificació de qualsevol canvi i la possibilitat de demanar i aprovar canvis entre companys. L'equip sempre sap quan entra, sense un sol WhatsApp.

El conveni de comerç, en un PDF que ningú rellegeix

Els convenis de comerç tenen les seves pròpies regles de descansos, jornada, festius, nocturnitat i plusos. Aplicar-les a mà en cada quadrant és lent i fàcil d'equivocar, i un descuit pot deixar un quadrant que el comitè d'empresa tomba.

Amb Emplyx, les regles del conveni —descans mínim, jornada màxima, màxim de dies seguits— estan dins del motor que genera el quadrant, i impedeixen o avisen de l'incompliment. El conveni deixa de ser un PDF oblidat en un calaix i passa a estar dins del quadrant.

Cada botiga planifica en el seu Excel, a cegues del conjunt

Una cadena amb dotze botigues tenia dotze Excels diferents. El responsable de zona demanava els quadrants per correu electrònic, els costos no es podien comparar d'una botiga a l'altra i el que funcionava en una mai arribava a les altres.

Sense una visió central, la direcció decideix tard i a les fosques, i cada botiga repeteix els seus propis errors en el seu propi full de càlcul.

Amb Emplyx, totes les botigues estan en una sola plataforma: el responsable de zona veu el conjunt, els KPIs són comparables, els permisos van per rol i el personal es pot compartir entre botigues. Tota la cadena en una pantalla, no en dotze Excels.

Els reforços de campanya entren sense saber on és res

En campanya, els temporals entren amb pressa i sense conèixer la botiga. Assignar-los sense saber què sap fer cadascú crea buits de competència: un reforç a la caixa sense haver tocat mai el TPV, o una secció descoberta perquè la persona assignada no sabia atendre-la.

Cobrir un torn amb algú que no domina el lloc és cobrir-lo només sobre el paper. El client ho nota i la venda es perd igual.

Amb Emplyx, cada empleat té una fitxa d'habilitats i seccions, i l'assignació creua la competència de cadascú amb el que necessita el lloc. Cada torn es cobreix amb algú que sap fer-ho, també en plena campanya.