Cuatro años. El artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores establece que la empresa debe conservar los registros de jornada durante cuatro años y tenerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo. No tres, no dos. Cuatro.

De dónde viene ese plazo, qué pasa si lo borras antes y qué cambia con el nuevo Real Decreto de registro horario digital — eso es lo que viene.

De dónde viene el plazo de cuatro años

El artículo 35.5 ET forma parte de la regulación de las horas extraordinarias, y establece que los registros de jornada —tanto los de jornada ordinaria como los que acreditan la inexistencia de horas extra— deben conservarse cuatro años. No es un plazo arbitrario: coincide con el plazo de prescripción de las infracciones laborales graves previsto en la LISOS, lo que significa que durante ese tiempo la Inspección puede sancionar por incumplimientos del pasado si los detecta.

El cómputo empieza desde la fecha de cada registro. Si el empleado trabajó el 15 de mayo de 2022, ese registro concreto tiene que estar disponible hasta el 15 de mayo de 2026. No desde que empieza el año, no desde que termina; desde cada día registrado.

Qué pasa si borras el registro antes de los cuatro años

Si la Inspección pide un periodo de registro que legalmente deberías tener y no está disponible —sea porque se borró, porque el proveedor no lo conserva, porque se perdió en un cambio de sistema— hay incumplimiento del deber de conservación. Eso puede clasificarse como infracción grave según la LISOS, con el mismo tramo de 751 a 7.500 euros que el incumplimiento de registro.

Caso típico que vemos en empresas que cambian de herramienta: migran al nuevo sistema pero no exportan el histórico del anterior. Seis meses después, el proveedor viejo da de baja la cuenta — y con ella, los registros. Ese histórico tenía que conservarse cuatro años desde cada fecha. El cambio de proveedor no extingue la obligación; ahí no vale el “es que lo perdimos al migrar”.

¿Cuatro años en papel o en digital?

La norma vigente hasta la publicación del nuevo Real Decreto no exige que la conservación sea en formato digital. Un archivo en papel cumple si está disponible, es íntegro y puede presentarse ante la Inspección. El problema práctico del papel es obvio: espacio, deterioro, posibilidad de pérdida, y la dificultad de localizar registros de hace tres años cuando hay una visita.

Con el nuevo Real Decreto de registro horario digital que se espera en 2026, el registro debe ser digital desde el momento en que entra en vigor. Eso implica que también la conservación será digital. Los registros generados antes de la entrada en vigor del RD se pueden seguir conservando en el formato original.

Lo que cambia con el nuevo Real Decreto

El RD añade dos dimensiones a la obligación de conservación que antes no estaban explícitas:

Inalterabilidad durante los cuatro años. No basta con conservar los datos: hay que garantizar que no han sido modificados desde que se registraron. Si en 2029 la Inspección pide el registro de 2025, el sistema tiene que poder demostrar que esos datos son los originales, no versiones editadas a posteriori. Eso requiere un log de auditoría que sobreviva al paso del tiempo.

Accesibilidad inmediata. Los cuatro años de conservación tienen que estar disponibles para descarga en el momento en que la Inspección lo solicita, no en formato archivo muerto o en un disco duro que hay que recuperar. Emplyx conserva el histórico completo en la plataforma durante ese plazo, exportable en el acto.

Qué hacer si el sistema actual no conserva cuatro años

Hay proveedores de software que en los planes básicos limitan el histórico a 12 o 18 meses. Si estás en esa situación, tienes un incumplimiento latente: la obligación de conservar cuatro años existe independientemente de lo que ofrezca tu plan de suscripción.

Las opciones:

  • Pasar a un plan del mismo proveedor que incluya el histórico completo.
  • Exportar periódicamente los datos a un repositorio propio con la misma garantía de inalterabilidad.
  • Cambiar a una herramienta que incluya cuatro años de histórico en todos los planes. En Emplyx, el histórico completo está disponible desde el plan gratuito (hasta 10 empleados, ver precios).

Si vas a cambiar de proveedor, asegúrate de exportar el histórico del anterior antes de cerrar la cuenta. Ese es el punto donde más frecuentemente se pierde información.

Yo igualmente lo guardaría un par de años más — no hace mal a nadie y te curas en salud.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos años hay que conservar el registro horario de empleados que ya no trabajan en la empresa? Los mismos cuatro años desde la fecha de cada registro, con independencia de que el empleado haya causado baja. Si la relación laboral terminó en enero de 2024, los registros de jornada de ese empleado deben conservarse hasta enero de 2028.

¿El plazo de cuatro años se aplica también al registro de jornada en papel? Sí. El artículo 35.5 ET no distingue formato. Lo que sí cambia con el nuevo Real Decreto digital es que, a partir de su entrada en vigor, el registro nuevo tiene que ser digital. Los registros en papel anteriores a esa fecha se siguen conservando en papel durante el resto de su plazo de cuatro años.

¿Qué pasa si cambio de software de fichaje y no exporto el histórico? El cambio de proveedor no extingue la obligación de conservar los registros previos. Si el proveedor anterior da de baja la cuenta y los datos se pierden, el incumplimiento es de la empresa, no del proveedor. Antes de dar de baja cualquier servicio de fichaje, exporta el histórico completo en un formato que puedas guardar y presentar.

¿Puede el trabajador pedir ver su registro histórico? Sí. El artículo 35.5 ET establece explícitamente que el registro debe estar disponible a disposición de “los trabajadores y sus representantes”. El empleado tiene derecho a consultar su propio registro histórico, no solo el reciente.

Cuatro años es el plazo. Si el sistema que estás usando ahora no garantiza esa conservación, el problema existe hoy — no cuando llegue la siguiente visita.