Si un empleado lleva tres semanas sin fichar y no tienes nada por escrito, en el juzgado laboral arrancas en desventaja. Una conversación verbal no cuenta. El día que haya despido disciplinario, lo primero que pedirá el juez es el historial de sanciones. Sin cartas, no hay historial. Hay anécdota.
Aquí va lo que la carta debe llevar, cómo se entrega y cuánto tiempo tienes antes de que la falta prescriba sola.
Por escrito o no existe
El art. 58 del Estatuto de los Trabajadores habilita a la empresa para sancionar incumplimientos laborales según la graduación que fije el convenio. Y exige que las sanciones por faltas graves y muy graves se comuniquen por escrito.
La amonestación escrita no es trámite burocrático. Es el eslabón que conecta una falta leve con una grave, y una grave con el despido. Sin ese eslabón, cada incidente arranca de cero.
El art. 34.9 ET obliga al registro diario de jornada. El trabajador que no ficha no solo incumple una norma interna: incumple una obligación legal.
Las dos fuentes que la carta tiene que citar
Toda amonestación por no fichar debe apoyarse en:
- Art. 34.9 ET. Obligación de registro horario.
- Convenio colectivo sectorial. Aquí está el detalle. El convenio tipifica si no fichar es falta leve, grave o muy grave. Y cuántas reincidencias suben de tramo. No hay regla universal. El convenio del comercio, el del metal y el de hostelería tienen redacciones distintas. Antes de la carta, mirar el artículo concreto del convenio que aplica.
Pauta práctica habitual (no universal): tres leves en un período = una grave; tres graves = posibilidad de despido por muy grave.
Prescripción: lo que más empresa se salta
Lo dice el art. 60.2 ET:
- Faltas leves: prescriben a los 10 días desde que la empresa conoce el hecho.
- Faltas graves: 20 días.
- Faltas muy graves: 60 días.
El plazo empieza cuando la empresa tiene conocimiento. No cuando ocurre el incidente. Si esperas demasiado, la falta prescribe y queda fuera de juego. Por eso el sistema de control horario tiene que generar alertas rápidas, no informes mensuales.
Lo que la carta debe llevar (sin atajos)
Una amonestación por no fichar incluye, como mínimo:
- Fecha y lugar de emisión.
- Datos del trabajador: nombre completo, DNI, puesto y centro.
- Descripción del incumplimiento: fechas concretas sin registro de entrada/salida, y horario pactado para esos días.
- Calificación de la falta: leve o grave, con cita del artículo del convenio.
- Apercibimiento: aviso expreso de que la reincidencia puede derivar en suspensión de empleo y sueldo o despido disciplinario.
- Firma de la empresa y espacio para el acuse de recibo del trabajador.
El punto 3 es donde el sistema de fichaje marca la diferencia. Con Emplyx el historial de un empleado se exporta en segundos, con las fechas exactas de ausencia. Esos datos pasan al cuerpo de la carta sin ambigüedades. Y sin ambigüedades, el trabajador no puede alegar "yo sí fiché ese día".
Modelo de carta de amonestación por no fichar
[Ciudad], [fecha]
D./Dña. [nombre completo del trabajador]
[Puesto] — [Centro de trabajo]
Estimado/a [nombre]:
Por la presente le comunicamos que en las fechas [indicar fechas concretas: ej. 5, 7 y 12 de mayo de 2025]
no consta ningún registro de entrada ni de salida en el sistema de control de presencia de la empresa,
incumpliendo la obligación establecida en el artículo [X] del Convenio Colectivo de [sector]
y en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre).
Su horario pactado para dichos días era de [hora entrada] a [hora salida], sin que la empresa
haya recibido comunicación previa ni justificación alguna de su ausencia en el sistema de fichaje.
Dicha conducta constituye una falta [leve/grave] según lo tipificado en el artículo [X] del
convenio colectivo aplicable a esta empresa.
En consecuencia, le comunicamos la presente amonestación escrita y le instamos a regularizar
su situación de forma inmediata. Le advertimos que la reincidencia en esta conducta podrá
dar lugar a sanciones de mayor entidad, incluida la suspensión de empleo y sueldo o el
despido disciplinario, de conformidad con lo previsto en el artículo 54 del Estatuto de los
Trabajadores y en el convenio colectivo de aplicación.
Atentamente,
[Nombre y firma del representante de la empresa]
[Cargo]
[Nombre de la empresa]
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Recibí: _____________________________ Fecha: ___________
La entrega: tres formas que valen, varias que no
La entrega tiene que dejar rastro. Tres opciones válidas:
En mano con acuse. El trabajador firma copia. Si se niega, se hace constar ante testigos.
Burofax con certificación de contenido. La opción más sólida si hay conflicto. El notario certifica que el trabajador recibió exactamente ese texto.
Email con confirmación de lectura. Aceptable en entornos donde el correo es el canal oficial. Menos contundente en juicio.
Lo que no vale: comunicárselo de palabra, mandarlo por WhatsApp sin confirmación, dejarlo en el casillero sin acuse. Y eso lo intenta más gente de la que parece.
Cuántas amonestaciones antes del despido
Depende del convenio. No hay número fijo en el ET. Lo habitual en sectoriales españoles:
- 3 faltas leves en un período (normalmente 12 meses) = 1 falta grave.
- 2-3 faltas graves en ese período = posibilidad de despido disciplinario por muy grave.
La acumulación tiene que estar documentada. Sin cartas fechadas y entregadas en forma, la acumulación no existe a efectos legales. Y eso lo descubren muchas empresas en el último momento.
Preguntas frecuentes
¿Puedo amonestar sin sistema de control horario? Técnicamente sí. En la práctica, difícil de sostener. Sin registro objetivo, el trabajador niega los hechos y la empresa no tiene prueba. El art. 34.9 ET obliga al registro precisamente por esto.
¿Tiene que firmar el trabajador para que la carta valga? No. La carta vale desde que se entrega. Si se niega a firmar, se documenta la negativa ante testigos o se envía burofax.
¿La amonestación leve caduca? Sí. La mayoría de convenios establecen cancelación a los 6 o 12 meses sin reincidencia. El convenio concreto lo aclara.
¿Qué pasa si la carta llega fuera de plazo? La sanción no es válida. El trabajador la impugna, el juez la anula. Por eso hace falta detectar la ausencia de fichaje en tiempo real, no en revisiones mensuales.
¿Vale la misma carta para no fichar la entrada y no fichar la salida? Depende del convenio. Algunos equiparan los dos incumplimientos; otros los gradúan distinto. La carta debe describir qué registro faltó (entrada, salida o ambos) y en qué fechas.
Con Emplyx el informe de ausencias de fichaje se genera en un clic. Listo para copiar y pegar en la carta. Si gestionas equipos con fichaje obligatorio, mira cómo funciona el control horario en Emplyx antes de que la próxima falta prescriba sola.
Referencias legales - ET — Art. 34.9 (registro jornada) - ET — Art. 58 (sanciones) - ET — Art. 60.2 (prescripción de faltas) - RDL 2/2015 — BOE
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