Desde 2019 existe la obligación de llevar registro de jornada. Lo que cambia en 2026 no es la obligación — es el cómo: el nuevo Real Decreto exige que ese registro sea digital, inalterable y accesible a distancia para la Inspección de Trabajo. Para muchas empresas que llevan años con un Excel o una libreta firmada, eso implica un cambio real de herramienta, no de mentalidad. Lo que viene: qué hay que tener, cuándo, y por qué quedarse hasta última hora suele salir caro.

(Para el detalle del texto legal y las fechas de publicación en el BOE, ver la nota sobre el Real Decreto del registro horario digital 2026.)

Lo que ya era obligatorio desde 2019 y mucha empresa sigue sin hacer

El Real Decreto-ley 8/2019 reformó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores e impuso el registro diario de la jornada laboral para toda empresa, sin excepción por tamaño ni sector. Eso incluye la empresa de 3 empleados, el autónomo con asalariados y el negocio familiar que lleva décadas funcionando a mano.

Desde esa fecha, la Inspección de Trabajo puede sancionar por no llevar registro, y lo está haciendo. La publicación en la Memoria anual de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social refleja un aumento sostenido de actas en materia de tiempo de trabajo. No es una amenaza futura — es una realidad que ya tiene costes reales para las empresas que no han actuado.

El problema es que el RDL 8/2019 no concretaba el formato. Esa ambigüedad fue lo que permitió que muchas empresas siguieran con hojas de papel firmadas o con Excel. El Real Decreto de 2026 cierra ese margen.

Qué exige exactamente el fichaje digital en 2026

Los requisitos que el nuevo Real Decreto establece son cinco, y cada uno elimina una solución parche:

1. Digital. Papel firmado, fuera. Excel compartido sin trazabilidad, fuera. El registro tiene que estar en un sistema digital — que no necesariamente significa en la nube, pero en la práctica casi siempre implica software con base de datos detrás.

2. Fiable. El sistema debe garantizar que los datos registrados son verídicos. No hay una lista oficial de “sistemas certificados”, pero la prueba práctica es: ¿puede alguien modificar un fichaje sin que quede rastro? Si la respuesta es sí, no cumple.

3. Inalterable con trazabilidad. Si se corrige un fichaje erróneo (porque el empleado se olvidó de fichar la salida, por ejemplo), el sistema debe registrar quién hizo la corrección, cuándo y por qué. El dato original no puede borrarse. Emplyx mantiene un log de auditoría de cada modificación, con usuario y timestamp, que puede mostrarse ante Inspección en el mismo momento de la visita.

4. Accesible en remoto para la Inspección. Esto es lo que más está empujando a las empresas a moverse. Ya no basta con tener el registro guardado en un disco duro local — la Inspección puede pedir acceso remoto o un informe exportado al momento. Si necesitas dos días para preparar el documento, hay un problema.

5. Conservado cuatro años. La obligación de conservar el registro cuatro años ya existía con el RDL 8/2019. El nuevo RD lo mantiene y lo amplía al exigir que esos cuatro años estén en formato digital y recuperable.

Qué tienen que cambiar las empresas en la práctica

Si tu empresa ya usa un software de control horario con log de auditoría y exportación de informes, probablemente solo necesites verificar que cumple los cinco requisitos anteriores. Una llamada al proveedor o una revisión de la documentación técnica debería bastar.

Si sigues con Excel o papel, los pasos son:

Elegir una herramienta. El criterio no es precio solo: que sea implantable rápido, que tu plantilla la entienda sin formación extensa y que genere el informe de Inspección sin intermediario. Herramientas como Emplyx tienen alta en el mismo día y fichaje operativo desde móvil, web o kiosco con PIN. Para plantillas de hasta 10 empleados, el acceso es gratuito (ver precios).

Migrar los registros anteriores. La ley no exige que los registros previos al cambio sean digitales retroactivamente, pero sí que conserves los que tengas (en papel o Excel) durante cuatro años desde la fecha en que se generaron. No hay que digitalizar el pasado; hay que empezar bien desde ahora.

Comunicar a la plantilla. El artículo 34.9 ET exige que los representantes de los trabajadores sean informados de la implantación del sistema de registro. Si no tienes comité de empresa ni delegado sindical, el aviso escrito a los empleados directamente suele ser suficiente, pero conviene consultarlo con el asesor laboral según el tamaño y convenio.

Revisar el convenio colectivo. Algunos convenios sectoriales añaden requisitos específicos sobre el formato del registro o sobre qué datos adicionales hay que incluir. Hostelería, sanidad y transporte son los tres sectores con más casuística al respecto.

Cuándo entra en vigor: fechas y margen de adaptación

La publicación definitiva en el BOE no tiene fecha fija confirmada a mayo de 2026 — el proceso ha sufrido varios retrasos por la situación parlamentaria. Lo que sí es estable es que el borrador prevé un periodo de adaptación de seis meses desde la publicación.

Eso significa que si el RD se publica en el primer semestre de 2026, la exigencia plena llegaría en el segundo semestre. Pero esperar a que salga el BOE para ponerse en marcha no tiene ningún sentido: la obligación de llevar registro existe desde 2019, la Inspección sanciona hoy y migrar a un sistema digital lleva días, no meses.

La experiencia habitual es que las empresas que esperan al “último momento normativo” se encuentran con que el proveedor tiene lista de espera o con que la implantación en temporada alta (verano, navidades) genera más fricciones en la operación. Las que migran con margen no tienen ese problema.

Sectores con obligaciones adicionales

El nuevo RD aplica a todas las empresas, pero algunos sectores ya tenían — y siguen teniendo — obligaciones reforzadas:

  • Hostelería: convenio sectorial con requisitos específicos sobre registro de turnos partidos y descansos.
  • Transporte: normativa europea sobre tacógrafo y tiempo de conducción que se superpone a la regulación general.
  • Sanidad: guardias, disponibilidades y tiempos de presencia tienen tratamiento específico en muchos convenios.
  • Construcción: registro en obra con condiciones de conectividad limitada que exige métodos offline o kiosco físico.

En estos sectores no basta con leer el RD general — hay que cruzarlo con el convenio aplicable y, en algunos casos, con la normativa sectorial específica.

Aunque no fuera obligatorio, el fichaje digital te quita muchos dolores de cabeza. Nunca hay problemas hasta que los hay, y cuando los hay Emplyx es un tercero que valida los fichajes — mucho más difícil de discutir en una disputa que un Excel propio.

Preguntas frecuentes

¿El fichaje digital es obligatorio también para empresas de 2 o 3 empleados? Sí. La obligación de registro de jornada aplica a toda empresa con trabajadores asalariados, sin umbral mínimo de plantilla. El tamaño no es criterio de exención. Lo que varía con el tamaño es la complejidad del sistema necesario: para 3 empleados, el sistema más sencillo del mercado es más que suficiente.

¿Excel cumple con los requisitos del fichaje digital obligatorio en 2026? No. Excel no garantiza inalterabilidad ni genera trazabilidad de cambios. La Inspección de Trabajo lo considera un sistema “modificable sin control” y no lo acepta como registro válido según los requisitos del nuevo Real Decreto. Tampoco permite el acceso remoto que la norma exige para la Inspección.

¿Qué pasa si el Real Decreto se retrasa más allá de 2026? La obligación de registro de jornada sigue vigente con el RDL 8/2019, que lleva en vigor desde 2019. Aunque el nuevo RD se retrase, el incumplimiento del registro existente ya puede generar sanciones hoy. El retraso del RD no exime del incumplimiento actual.

¿Hay que implantar el sistema en todos los centros de trabajo? Sí. Si la empresa tiene varios centros, el registro debe llevarse en cada uno. Algunos sistemas lo gestionan de forma centralizada desde una plataforma única, lo que simplifica la gestión y el acceso de la Inspección.

¿Cómo sabe la Inspección si mi sistema es inalterable? Lo comprueba pidiendo el historial de modificaciones. Si el sistema no tiene log de auditoría o no puede mostrar quién cambió qué y cuándo, la Inspección lo considerará no conforme. No existe un certificado oficial que valide los sistemas, pero los proveedores serios documentan la trazabilidad de su plataforma.

Empezar hoy tiene un coste de horas. Empezar cuando la Inspección llame tiene un coste que mide en euros. La diferencia de urgencia es así de sencilla.