Tienes una persona contratada. Una. Y la duda de siempre: "esto del registro horario será para empresas grandes, ¿no?". No. Te aplica desde el primer trabajador por cuenta ajena, y la ley no menciona ningún número de plantilla por debajo del cual te libres.

El error de creer que hay un mínimo de empleados

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores dice que la empresa debe garantizar el registro diario de jornada. Lee la frase entera. No aparece "empresas de más de X trabajadores". No aparece "a partir de la décima contratación". No aparece un umbral en ningún sitio.

Esa ausencia es deliberada. Cuando el legislador quiere poner un suelo de plantilla, lo escribe —el plan de igualdad obligatorio arranca en 50 personas, por ejemplo—. En el registro de jornada no lo hizo. Conclusión directa: si tienes un contrato de trabajo firmado, fichas. Da igual que tu plantilla sean diez personas o sea una sola.

La micropyme del barrio, la peluquería con dos empleadas, el taller con un mecánico: todos dentro. La idea de que el control horario "es cosa de multinacionales" se ha cobrado más actas de las que la gente imagina.

El autónomo: depende de si tiene empleados o no

Aquí está el matiz que casi nadie explica bien, y conviene separarlo en dos.

Autónomo sin trabajadores a cargo. No ficha. El registro de jornada protege la relación laboral por cuenta ajena, y un autónomo individual no la tiene consigo mismo. Trabajas las horas que trabajas, no le rindes cuentas horarias a nadie. No hay registro que llevar.

Autónomo con uno o más empleados. Cambia todo. En el momento en que ese autónomo contrata a alguien se convierte en empleador, y como empleador le aplica el art. 34.9 ET igual que a cualquier sociedad. Tiene que registrar la jornada de su empleado —no la suya propia, la del trabajador—. El estatus fiscal del jefe es irrelevante: lo que activa la obligación es la existencia de un contrato laboral en la empresa.

Lo confunde mucha gente porque mezcla dos planos. "Soy autónomo" describe cómo cotizas tú a la Seguridad Social. "Tengo empleados" describe que eres empleador. El registro de jornada se engancha al segundo plano, no al primero.

¿Y el TRADE, el autónomo económicamente dependiente? Tampoco ficha por sí mismo. Su relación es mercantil, no laboral, aunque dependa de un cliente único. Otra cosa es que ese TRADE tenga a su vez personal contratado: entonces, otra vez, registra la jornada de ese personal.

Qué tiene que registrar exactamente una empresa pequeña

La obligación es idéntica para una micropyme y para una empresa de 300 personas. No hay "versión light" para los pequeños.

  • Hora de inicio y hora de fin de la jornada de cada trabajador. Cada día. La efectiva, no la teórica del contrato.
  • Conservación durante cuatro años, a disposición del trabajador, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
  • Acceso inmediato. Si la ITSS lo pide, tiene que estar ahí en ese momento, no en tres días.

No hace falta firma diaria del empleado. No hace falta un sistema biométrico. No hace falta software caro. Lo que hace falta es que el registro sea fiable y que no se pueda alterar a posteriori sin dejar rastro. Un cuaderno de papel cumple la letra de la ley; el problema llega cuando hay que demostrar que nadie reescribió esas páginas la noche antes de una visita.

Si quieres ver el detalle de qué considera la Inspección un registro válido y qué tumba uno, lo desarrollamos en la guía sobre qué pide la Inspección de Trabajo en una visita por control horario.

Lo que arriesga una micropyme que no ficha

Que seas pequeño no rebaja la sanción. El Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS) tipifica la ausencia de registro como infracción grave. El tramo: de 751 € a 7.500 €. Por centro de trabajo.

Para un negocio que factura poco, una multa de 2.000 o 3.000 euros no es una anécdota contable: es un mes de margen evaporado. Y la fuente del problema casi nunca es una redada aleatoria de la Inspección. Es una denuncia. Un empleado que se marcha enfadado, una discusión por horas extra impagadas, un despido mal cerrado. Esa persona conoce la herramienta de denuncia anónima de la ITSS y la usa.

La opinión que no se dice en voz alta: la empresa pequeña no se libra por ser pequeña, se libra porque pasa desapercibida hasta que alguien la señala. Es una protección que dura exactamente hasta el día que se rompe una relación laboral. Apostar el negocio a que ningún empleado se enfade nunca no es una estrategia.

Cómo cumple una empresa de uno o dos empleados sin complicarse

La buena noticia: cumplir con plantilla mínima es sencillo. No necesitas un departamento de RRHH ni un proyecto de implantación.

Con uno o dos trabajadores, un sistema digital de fichaje gratuito o de bajo coste resuelve la obligación entera. El empleado marca entrada y salida desde el móvil, los datos quedan sellados con fecha y hora, y el informe de los cuatro años se exporta en un clic si llama la Inspección. Sin papeles que se pierden, sin Excels que no demuestran nada.

Lo importante es montarlo antes de necesitarlo. Un registro creado el mismo día que llega la notificación de inspección deja un rastro en los logs que el inspector sabe leer perfectamente. El control horario empieza a tener valor el día uno, no el día de la visita.

Si dudas entre seguir con la hoja de cálculo o dar el salto, esta comparación te ayuda: Excel frente a una app de fichaje, cuándo merece la pena cambiar.

Preguntas frecuentes

Si solo tengo un empleado, ¿de verdad tengo que fichar? Sí. El art. 34.9 ET no fija ningún mínimo de plantilla. La obligación nace con el primer contrato de trabajo por cuenta ajena, tengas una persona o cien.

Soy autónomo y trabajo solo, ¿tengo que registrar mi jornada? No. El registro de jornada protege la relación laboral por cuenta ajena. Un autónomo sin empleados no la tiene, así que no ficha. Si en algún momento contratas a alguien, sí tendrás que registrar la jornada de esa persona.

¿Y si soy autónomo con un empleado a media jornada? Te aplica igual. El contrato a tiempo parcial obliga a registrar la jornada con la misma exigencia —el art. 12.4.c ET es incluso más estricto con los parciales—. Tu condición de autónomo no cambia que eres empleador.

¿Vale un cuaderno de papel para una empresa pequeña? La ley no impone formato, así que legalmente sí. El riesgo es probar que nadie modificó los datos después. Un sistema digital con sello de fecha y hora aguanta una inspección; un cuaderno suelto, difícilmente.

¿La multa es más baja por ser micropyme? No. El tramo de la sanción —de 751 € a 7.500 €— es el mismo. El tamaño de la empresa puede influir en dónde dentro del tramo cae la cuantía, pero no exime ni crea un régimen reducido.

¿Acabas de hacer tu primera contratación y no sabes por dónde empezar con el registro? En Emplyx montas el fichaje de tu equipo en minutos, exportas el informe de los cuatro años cuando lo necesites y dejas de depender de papeles. Pruébalo gratis antes de que la duda se convierta en un acta.