Un comercial ficha desde el coche a las 8:10. Un técnico de mantenimiento, desde una nave a 40 km de la oficina. La pregunta del dueño es siempre la misma: ¿puedo saber desde dónde fichan sin que esto acabe en una denuncia a la AEPD?
Respuesta corta: sí, dentro de unos límites concretos. Y esos límites son más estrechos de lo que la mayoría cree.
La geolocalización en el fichaje no está prohibida, está acotada
Empecemos por desmontar el miedo. Ninguna norma española prohíbe que el sistema de control horario registre la ubicación en el momento del fichaje. Lo que la ley hace es poner condiciones.
El registro de jornada es obligatorio desde mayo de 2019 por el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Esa norma te obliga a registrar hora de entrada y salida, pero no te obliga a registrar el sitio. La ubicación es un añadido que tú decides incorporar.
Y en cuanto incorporas un dato de localización de una persona, entras de lleno en territorio de protección de datos. Ahí mandan dos textos: el RGPD y el artículo 90 de la LOPDGDD, que regula expresamente los sistemas de geolocalización en el ámbito laboral.
Lo que sí puedes hacer y lo que no
El art. 90 LOPDGDD es corto y directo. La empresa puede tratar datos de geolocalización para el ejercicio de sus funciones de control, siempre dentro de los límites de la legislación laboral. Pero el RGPD le pone encima dos principios del artículo 5 que cambian todo el planteamiento.
Minimización. Solo puedes recoger el dato estrictamente necesario para la finalidad. La finalidad aquí es verificar que el fichaje se hace desde el lugar de trabajo. No es saber dónde anda el empleado a las 16:30.
Proporcionalidad. El medio tiene que ser el menos invasivo posible para conseguir ese objetivo.
Traducido a la práctica:
- Sí puedes capturar la ubicación en el instante del fichaje de entrada y de salida. Es un punto, una foto fija.
- No puedes rastrear la posición del trabajador de forma continua durante toda la jornada. Eso ya no es control horario, es vigilancia, y la AEPD lo ha tumbado en varias resoluciones.
- Sí puedes definir un radio o una geocerca alrededor de la obra o del centro y validar si el fichaje cae dentro.
- No puedes usar esa ubicación para fines distintos de los que comunicaste. Si la pediste para fichaje, no la uses para evaluar rutas comerciales.
La frontera es nítida: el punto del fichaje es legal, el seguimiento del recorrido no lo es. El que se pasa de ahí no tiene un problema laboral, tiene un problema de datos.
Informar antes es obligatorio, no opcional
Esta parte la sigue ignorando muchísima gente y es la que más actas genera.
Antes de activar la geolocalización, la empresa tiene que informar a la plantilla y a la representación legal de los trabajadores, si existe, de manera expresa, clara e inequívoca. Así lo exige el propio art. 90 LOPDGDD y el deber de información del artículo 13 del RGPD.
Informar significa decir, por escrito y antes de empezar:
- Qué dato se recoge: la ubicación en el momento del fichaje.
- Para qué: verificar el lugar desde el que se ficha.
- Quién lo va a ver y durante cuánto tiempo se conserva.
- Que el dato no se usa para seguimiento fuera de los fichajes.
No vale enterarse de refilón porque un compañero lo comentó. No vale una cláusula enterrada en la página 14 del contrato. Si el sistema se enciende sin que el trabajador lo sepa, el dato es ilícito de origen, y todo lo que cuelgue de él se cae.
Mi consejo de quien ha visto esto fallar: redacta una comunicación de una página, que la firme cada empleado y que esa firma quede archivada. El día que alguien discuta el sistema, ese papel es tu salvavidas.
Para qué sirve de verdad: equipos que no pisan la oficina
Quitada la parte legal, hablemos de para qué sirve esto, porque la geolocalización en el fichaje no es un capricho de control. Resuelve un problema real.
Si toda tu plantilla entra por la misma puerta, no la necesitas: un terminal en la pared sobra. El registro de jornada clásico te vale.
El problema aparece cuando la gente trabaja repartida:
- Construcción y obras. El oficial ficha en la obra asignada, no en una oficina central que está a media provincia.
- Comerciales y visitadores. Entran a trabajar en la zona, no en la sede.
- Servicios técnicos y mantenimiento. Cada jornada empieza en un cliente distinto.
- Limpieza, jardinería, vigilancia. Personal disperso en decenas de puntos.
En todos esos casos, el fichaje con ubicación cierra un agujero concreto: confirma que el registro corresponde al sitio donde realmente se está prestando el servicio. No es desconfianza hacia el empleado, es darle una prueba objetiva de que cumplió. Y a la empresa, una defensa sólida si llega la Inspección a preguntar por el control horario.
Cómo implantarlo sin que te explote en la cara
Si decides activarlo, hazlo en este orden. Saltarte un paso es lo que convierte una herramienta legítima en una sanción.
- Justifica la necesidad. Escribe por qué tu operativa exige la ubicación. Personal móvil, varios centros, trabajo en cliente. Si no puedes justificarlo, no lo actives: para una oficina única no es proporcional.
- Limita la captura al instante del fichaje. Configura el sistema para que tome el punto solo al marcar entrada y salida. Nada de tracking continuo.
- Informa por escrito y recoge la firma. A cada trabajador y a la RLT. Antes de encender nada.
- Define la finalidad y no te salgas de ella. El dato es para validar el lugar del fichaje. Punto.
- Fija un plazo de conservación. El registro de jornada se guarda cuatro años por el art. 34.9 ET. Asocia la ubicación a ese mismo plazo y borra después.
- Da acceso al trabajador a sus propios datos. Que pueda ver sus fichajes y desde dónde se hicieron. La transparencia desactiva conflictos.
Una herramienta como Emplyx captura la ubicación únicamente en el momento de marcar, sin rastreo entre fichajes, y deja registrado cuándo se informó a cada empleado. Esa trazabilidad es justo lo que un inspector o la AEPD piden cuando alguien cuestiona el sistema.
El error más caro: confundir fichaje con vigilancia
Termino con la opinión incómoda. El biométrico, el GPS y la cámara no son ilegales. Lo ilegal es usarlos para más de lo que dijiste.
La empresa que activa la geolocalización "por si acaso", sin informar, y luego la usa para reprochar a un comercial que tardó mucho entre dos visitas, no tiene un problema de control horario. Tiene una sanción de protección de datos esperando, y el tramo de las graves del RGPD llega hasta los 20 millones de euros o el 4% de la facturación.
La geolocalización en el fichaje funciona cuando hace una sola cosa: confirmar el lugar del fichaje. Ni un metro más allá.
Preguntas frecuentes
¿Es legal que mi empresa sepa desde dónde ficho? Sí, si la ubicación se captura solo en el momento del fichaje, te informaron antes por escrito y el dato se usa únicamente para verificar el lugar de trabajo. Lo ilegal es el rastreo continuo o usar el dato para otra cosa.
¿Pueden seguir mi ubicación durante toda la jornada? No. El seguimiento continuo excede la finalidad de control horario y vulnera el principio de minimización del art. 5 del RGPD. La AEPD lo ha considerado desproporcionado en varias resoluciones.
¿Necesito el consentimiento del trabajador para activarlo? No hace falta consentimiento como tal: la base legal es el cumplimiento de las obligaciones laborales de la empresa. Lo que sí es obligatorio es informar de forma expresa y previa, según el art. 90 LOPDGDD.
¿Qué pasa si activo la geolocalización sin avisar? El tratamiento es ilícito de origen. El dato no sirve como prueba y la empresa se expone a una sanción de la AEPD. Informar antes no es un trámite, es lo que hace legal todo el sistema.
¿Cuánto tiempo puedo conservar los datos de ubicación del fichaje? Lo razonable es asociarlos al plazo del registro de jornada: cuatro años, por el art. 34.9 ET. Pasado ese tiempo, se eliminan.
¿Tu equipo trabaja fuera de la oficina y no sabes si tu sistema de fichaje aguanta una revisión? En Emplyx puedes ver cómo funciona el fichaje con ubicación, qué se registra y qué no. Y antes de activar nada, repasa qué documentación pide la Inspección de Trabajo en una visita por control horario.