Un trabajador no llega. A la semana aparece con un papel y la pregunta es siempre la misma: ¿esto me obliga a justificar la falta o no? La respuesta no es de "buena onda", es de qué documento trae en la mano. Aquí va, sin rodeos, qué sirve, qué no sirve y en cuánto tiempo te lo deben entregar.

La Ley Federal del Trabajo no tiene una lista cerrada de "justificantes válidos". Lo que sí tiene es el artículo 47, fracción X, que permite rescindir sin responsabilidad cuando hay más de tres faltas en un periodo de treinta días sin permiso del patrón y sin causa justificada. Esa frase —"sin causa justificada"— es la que decide todo. Si la ausencia tiene causa justificada documentada, no cuenta para el conteo de las cuatro faltas. Vamos a los papeles.

La incapacidad del IMSS: el documento más sólido

Si tu trabajador está afiliado y se enferma o se accidenta, el documento rey es el certificado de incapacidad temporal para el trabajo expedido por el Instituto Mexicano del Seguro Social. No lo expide cualquier médico: lo emite un médico del IMSS tras valoración, y desde hace años el Instituto lo entrega también en formato digital, consultable en línea.

Por qué es el más fuerte: viene de una institución pública, tiene folio, tiene fechas exactas de inicio y fin del reposo, e identifica al trabajador por número de seguridad social. Es prácticamente imposible de discutir. Además tiene un efecto que ningún otro papel tiene: durante la incapacidad, el IMSS paga un subsidio (60% del salario base de cotización por enfermedad general a partir del cuarto día, 100% en riesgo de trabajo y maternidad). El patrón no paga esos días, pero tampoco puede contarlos como falta injustificada.

Tres tipos básicos que vas a ver:

  • Enfermedad general: gripe fuerte, una cirugía, lo que sea no laboral.
  • Riesgo de trabajo: accidente o enfermedad por causa del empleo. Aquí el subsidio es del 100%.
  • Maternidad: 42 días antes y 42 después del parto.

Te lo digo de frente: si un trabajador te trae una incapacidad del IMSS, deja de discutir. Ese papel no se negocia, se registra. Lo que sí debes hacer es verificar el folio —el IMSS permite consultarlo— porque las incapacidades falsificadas existen y un folio que no aparece en el sistema sí es problema del trabajador, no tuyo.

El comprobante médico particular: sirve, pero con asteriscos

¿Y si el trabajador no fue al IMSS y se atendió con un médico particular o en una clínica privada? El comprobante o constancia médica particular puede justificar la falta, pero no tiene la fuerza de la incapacidad del Seguro Social.

La LFT no obliga al patrón a aceptar automáticamente cualquier receta. Lo razonable —y lo que sostienen los tribunales laborales— es valorar el documento: que tenga nombre y cédula profesional del médico, fecha, diagnóstico o motivo de reposo, y el periodo recomendado de descanso. Una receta suelta sin indicación de reposo no justifica un día completo de ausencia.

Aquí conviene tener una regla escrita en el reglamento interior: por ejemplo, "el comprobante médico particular se acepta como justificación, pero las ausencias mayores a X días requieren incapacidad del IMSS". Eso te ahorra discusiones caso por caso. Lo que no puedes hacer es rechazar todo comprobante particular "porque no es del Seguro"; un trabajador sin acceso inmediato al IMSS que se atendió de urgencia tiene una causa real, y un laudo lo va a ver así.

Citatorio judicial, trámites oficiales y otras causas

No todo es enfermedad. Hay ausencias que la ley reconoce sin que medie un médico:

  • Citatorio o notificación judicial: si un juez, una fiscalía o una autoridad administrativa cita al trabajador, el documento oficial con sello justifica el día. Comparecer ante autoridad es una obligación legal; nadie puede sancionarte por cumplirla.
  • Cumplimiento de un servicio público obligatorio: funcionario de casilla en jornada electoral, por ejemplo. El INE entrega constancia.
  • Permisos del artículo 132 LFT: la ley obliga al patrón a conceder ciertos permisos, como el permiso de paternidad de cinco días por nacimiento o adopción. Ese permiso es con goce de sueldo y no es opcional.
  • Fallecimiento de un familiar directo: la LFT no fija un número exacto de días de duelo a nivel federal, pero la mayoría de los contratos colectivos y reglamentos interiores sí lo prevén. El acta de defunción es el comprobante.

En todos estos casos el documento es el que emite la autoridad correspondiente. No te toca a ti decidir si la causa "vale": la causa ya está reconocida, tú solo registras el comprobante.

El permiso autorizado por el patrón

Esta es la categoría más subestimada. El artículo 47 fracción X habla de faltas "sin permiso del patrón". O sea: una falta con tu permiso, simplemente, no es falta injustificada. No necesitas un documento de un tercero; el documento lo generas tú.

El error que veo todo el tiempo en PyMEs mexicanas: el trabajador pide permiso por WhatsApp, el supervisor le dice "va", y nunca queda registro. Tres meses después hay un conflicto y nadie puede probar que ese día estaba autorizado. La palabra del supervisor en un juicio laboral pesa poco; un permiso firmado pesa mucho.

Hazlo simple: un formato de solicitud de permiso, con fecha, motivo, si es con o sin goce de sueldo, y firma de quien autoriza. Si tu control de asistencia es digital, mejor todavía —el permiso queda asentado en el sistema con fecha y autor, y nadie lo discute después.

Qué NO justifica una falta

Tan importante como saber qué sirve es tener claro qué no:

  • Una receta médica suelta sin indicación de reposo. Receta no es incapacidad.
  • Un mensaje de WhatsApp avisando que no irá. Avisar no es justificar; son dos cosas distintas.
  • Un comprobante con fecha que no coincide con el día de la ausencia.
  • Una incapacidad del IMSS sin folio verificable o con folio que no aparece en el sistema.
  • El "ya le avisé al supervisor" sin nada por escrito.
  • Problemas personales genéricos sin documento ni permiso previo: "tenía un asunto" no es causa justificada.

Una cosa más, incómoda pero cierta: avisar con anticipación no convierte una falta en justificada. Si el trabajador te escribe "mañana no voy porque tengo cosas" y tú no autorizas el permiso, esa falta es injustificada aunque haya avisado. El aviso ayuda a la convivencia, pero el conteo del 47 fracción X mira la causa y el permiso, no la cortesía.

Plazos: ¿cuánto tiene para entregarte el justificante?

La LFT no fija un plazo federal único para presentar justificantes. Ese vacío lo llenas tú en el reglamento interior de trabajo, depositado ante el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral.

Lo habitual y razonable en empresas mexicanas: 48 a 72 horas hábiles tras la falta, o tras el alta médica si fue una incapacidad larga. La incapacidad del IMSS tiene su propia lógica —el trabajador la tramita ante el Instituto— así que lo razonable es que la entregue al reincorporarse.

El punto fino: si tu reglamento no dice nada sobre plazos, vas a tener problemas para sostener que una falta es injustificada solo porque el papel llegó tarde. Escribe el plazo, deposítalo, y comunícalo. Un plazo que el trabajador nunca conoció no es exigible.

Cómo registrar la falta y su justificante en el control de asistencia

De nada sirve el mejor justificante si lo guardas en un cajón. La falta y su documento tienen que quedar asentados, fechados y asociados al trabajador correcto. Si todavía llevas la asistencia en una libreta o en un Excel, el día que llegue una inspección o una demanda vas a estar reconstruyendo de memoria.

Lo que un buen control de asistencia te debe dejar hacer:

  • Marcar el día como incapacidad, permiso con goce, permiso sin goce o falta injustificada —no todo es "falta" a secas.
  • Adjuntar el documento (foto de la incapacidad, formato de permiso firmado) al registro de ese día.
  • Que las incapacidades no cuenten en el conteo de faltas que dispara el artículo 47.
  • Sacar un reporte por trabajador y por periodo, listo si la autoridad lo pide.

En Emplyx cada ausencia se clasifica con su tipo y su comprobante adjunto, y el sistema separa lo justificado de lo injustificado en automático. Cuando un patrón quiere saber si un trabajador ya juntó las cuatro faltas del 47, lo ve en una pantalla, no recontando papeles.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas faltas injustificadas permite la ley antes de poder despedir?

El artículo 47 fracción X de la LFT permite la rescisión sin responsabilidad para el patrón cuando hay más de tres faltas de asistencia en un periodo de treinta días, sin permiso del patrón y sin causa justificada. Es decir, a la cuarta falta injustificada dentro de ese lapso. Las faltas justificadas con incapacidad o permiso no entran en ese conteo.

¿La incapacidad del IMSS cuenta como falta?

No. Una incapacidad temporal expedida por el IMSS justifica la ausencia y no cuenta para el conteo del artículo 47. El trabajador no pierde el empleo por estar incapacitado. Lo que sí debes hacer es registrar la incapacidad por separado y verificar su folio.

¿Tengo que pagar los días que el trabajador falta por incapacidad?

Por regla general no: durante la incapacidad es el IMSS quien paga el subsidio (60% del salario base de cotización en enfermedad general a partir del cuarto día; 100% en riesgo de trabajo y maternidad). El patrón cubre la prima de antigüedad y demás obligaciones, pero no el salario de esos días, salvo que el contrato colectivo establezca un complemento.

¿Puedo rechazar un comprobante médico de un consultorio particular?

No de forma automática. Un comprobante particular puede justificar la falta si tiene cédula profesional del médico, fecha, motivo y periodo de reposo. Lo recomendable es fijar en el reglamento interior qué documentos aceptas y para cuántos días, en lugar de decidir caso por caso.

¿Avisar por WhatsApp que no iré justifica la falta?

No. Avisar y justificar son cosas distintas. Si no hay permiso autorizado ni un documento que respalde la causa, la falta es injustificada aunque el trabajador haya avisado. El aviso ayuda a la operación, pero no sustituye al justificante ni al permiso por escrito.

¿Cuánto tiempo tiene el trabajador para entregar el justificante?

La LFT no fija un plazo federal. Lo define el reglamento interior de cada empresa; lo habitual son 48 a 72 horas hábiles tras la falta o tras el alta médica. Si tu reglamento no establece plazo, será difícil sostener que una falta es injustificada por entrega tardía.

Las faltas no se resuelven con buena memoria ni con confianza. Se resuelven con un documento correcto, registrado a tiempo y clasificado bien. Si quieres dejar de adivinar quién faltó con causa y quién no, organiza tu registro de ausencias en una sola plataforma: cada incapacidad, cada permiso y cada justificante adjuntos al día que corresponde, y el conteo del artículo 47 calculado solo.