"Mis empleados teletrabajan, ¿también tienen que fichar?". Sí. Y la pregunta refleja exactamente el problema que la Inspección está sancionando con más frecuencia en los últimos dos años.

El art. 34.9 ET no distingue entre quien trabaja en la oficina y quien lo hace desde el salón de su casa. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia lo deja por escrito, sin grises. Cinco teletrabajadores sin registro = entre 3.755 € y 37.500 € de exposición. Por trabajador afectado.

La obligación es la misma

El art. 34.9 ET obliga a registrar la jornada diaria de toda la plantilla: hora de inicio, hora de fin, conservación cuatro años. Sin excepciones por modalidad.

La Ley 10/2021 añade que los trabajadores a distancia tienen los mismos derechos laborales que los presenciales. Control de jornada incluido. También el derecho a la desconexión digital (art. 18) y el acceso al convenio aplicable.

Traducción directa: 10 personas en oficina y 5 en remoto = 15 personas en el sistema de fichaje. No 10.

Los cuatro errores que ninguna inspección perdona

1. El empleado anota las horas al final del día. Un registro rellenado retroactivamente no acredita el momento real de inicio y fin. La Inspección no lo acepta. No hay nada que demuestre que esas horas son las que realmente se trabajaron.

2. El sistema solo existe en la oficina. Tornos biométricos, kioscos en la entrada, terminales de tarjeta. Funcionan para quien pasa por la puerta. Los teletrabajadores quedan fuera y eso equivale a incumplimiento total para ese colectivo. El error más habitual de los últimos tres años.

3. El registro se puede editar. Un Excel compartido en Drive o una hoja en Teams no cumple inalterabilidad. La Inspección pregunta quién tiene permisos de edición, cuándo se modificó por última vez, si hay historial de cambios. Un documento que cualquiera puede tocar no supera ese escrutinio.

4. Solo se registra la entrada. Fichar al entrar y olvidarse de la salida es más frecuente en remoto porque no hay momento físico de "salir del edificio". Sin salida registrada, registro incompleto. Incompleto equivale a incumplimiento.

Cómo actúa la Inspección sin pisar tu oficina

No necesita aparecer. Envía requerimiento escrito pidiendo el registro de jornada de toda la plantilla, teletrabajadores incluidos. Si no puedes aportarlo —o si lo que aportas no es digital, inalterable, accesible y conservado cuatro años—, infracción confirmada.

El error más habitual no es no tener sistema. Es tener uno en oficina y olvidarse de los que teletrabajan.

Para el trabajo a distancia, la Inspección también pide que el registro identifique la modalidad de prestación. No vale una fila de horas genéricas. Tiene que quedar claro qué empleado trabajó en remoto y qué día.

Geolocalización y privacidad: dónde está el límite

Algunas empresas registran la IP o la ubicación del dispositivo al fichar. Legal, con condiciones.

La AEPD exige proporcionalidad: informar al trabajador qué datos se recogen, para qué y durante cuánto tiempo. Registrar la IP al fichar para verificar coherencia con el puesto puede ser proporcional. Una app que rastrea GPS durante toda la jornada, probablemente no.

Registrar la IP al fichar es razonable y fácil de defender. Ir más allá —geolocalización continua, capturas automáticas de pantalla— mete a la empresa en terreno gris que no compensa el riesgo. La línea entre control legítimo y vigilancia exhaustiva la cruza más gente de la que parece.

Cuando el propio registro se vuelve contra ti

El art. 18 de la Ley 10/2021 obliga a tener un protocolo escrito de desconexión digital. Pero el fichaje puede ser la prueba de que no se respeta.

Si tu sistema muestra teletrabajadores fichando salida a las 22h habitualmente o conectando en fin de semana, la Inspección puede usar ese mismo registro para acreditar vulneración del derecho a la desconexión. Aunque el protocolo esté firmado.

El registro te protege cuando las horas son razonables. Cuando no lo son, te incrimina con tu propia documentación.

Sanciones

No hay régimen especial para teletrabajo. Las infracciones se tipifican igual. Según la LISOS, el incumplimiento del registro horario es infracción grave: 751 a 7.500 € por trabajador afectado.

Cinco teletrabajadores sin registro adecuado: 3.755 € a 37.500 € de sanción potencial. No es escenario teórico. La Inspección aplica el criterio por trabajador de forma consistente desde 2023.

Preguntas frecuentes

¿Un teletrabajador ficha igual que uno presencial? Sí. Art. 34.9 ET y Ley 10/2021 no distinguen. La empresa garantiza el registro de todos sus trabajadores, sin importar dónde trabajan.

¿Vale un Excel donde el empleado anota sus horas? No. Excel editable no cumple inalterabilidad. El registro debe ser digital y no modificable una vez guardado, o con trazabilidad completa de cualquier cambio.

¿Puede la Inspección pedir el registro sin visita física? Sí. Requerimiento escrito. No hace falta presentarse en las instalaciones.

¿Qué pasa si el empleado se olvida de fichar la salida? Registro incompleto = posible incumplimiento. La empresa responde de disponer de sistema que facilite el fichaje y detecte registros incompletos antes de que se acumulen.

¿La empresa puede registrar la ubicación al fichar? Sí, con límites. Tratamiento proporcional, información previa al trabajador. La AEPD tiene criterios publicados sobre control tecnológico en trabajo a distancia.

Si tu empresa tiene gente en remoto, el primer paso es comprobar que el sistema de fichaje llega hasta ellos igual que a los de oficina. Emplyx tiene app móvil y web para fichar desde cualquier dispositivo, con los mismos controles de inalterabilidad que en presencial, y genera informe unificado con toda la plantilla, sea cual sea su modalidad.

El registro no es burocracia. Es la única prueba que tienes el día que la Inspección llama.