Te pones a buscar una tabla para apuntar las horas de más y acabas con veinte versiones distintas, ninguna que diga qué casillas son obligatorias por ley. Aquí tienes una sola, con las columnas que importan y el motivo de cada una.

El modelo de tabla: copia esto y empieza hoy

No hace falta un programa caro para arrancar. Hace falta una tabla bien pensada. Esta es la estructura mínima que cualquier inspector reconoce como registro serio:

| Fecha      | Empleado        | H. ordinarias | H. extra | Tipo          | Compensación | Estado      |
|------------|-----------------|---------------|----------|---------------|--------------|-------------|
| 04/05/2026 | Marta R.        | 8,0           | 2,0      | Fuerza mayor  | Dinero       | Pagada      |
| 04/05/2026 | Javier P.       | 8,0           | 1,5      | Voluntaria    | Descanso     | Pendiente   |
| 06/05/2026 | Marta R.        | 8,0           | 2,5      | Voluntaria    | Descanso     | Compensada  |
| 09/05/2026 | Lucía G.        | 6,0           | 0,0      | —             | —            | —           |
| 11/05/2026 | Javier P.       | 8,0           | 3,0      | Estructural   | Dinero       | Pagada      |
|------------|-----------------|---------------|----------|---------------|--------------|-------------|
| TOTAL MES  |                 |               | 15,5     |               |              |             |

Siete columnas, ni una de adorno:

  • Fecha: día concreto, no semana ni "principios de mayo". El registro de jornada es diario y el de horas extra va pegado a él.
  • Empleado: nombre identificable. Una línea por persona y día.
  • Horas ordinarias: las del contrato o convenio. Sirven de referencia para ver dónde empieza lo extraordinario.
  • Horas extra: solo lo que pasa de la jornada pactada. En decimales (1,5 son una hora y media), nunca en texto vago.
  • Tipo: voluntaria, por fuerza mayor o estructural. Importa para el cómputo del límite anual, que ahora veremos.
  • Compensación: dinero o descanso. Si es descanso, conviene una columna anexa con la fecha en que se disfrutó.
  • Estado: pendiente, pagada o compensada. Es la columna que evita que una hora se quede en el limbo seis meses.

Una hoja por mes, un total al pie y una pestaña resumen anual por trabajador. Con eso ya tienes algo defendible.

Qué dice la ley: art. 35 ET y el tope de las 80 horas

Las horas extra están en el artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores. Tres ideas que conviene tener claras antes de tocar la tabla.

El límite es de 80 horas al año por trabajador. Para jornadas a tiempo completo. Si alguien trabaja media jornada, ese tope baja en proporción. No es un número orientativo: superarlo de forma habitual es una infracción.

Hay excepciones que no computan en esas 80. Las horas hechas para prevenir o reparar siniestros y daños extraordinarios y urgentes —lo que la ley llama fuerza mayor— quedan fuera del cómputo. También las que se compensan con descanso dentro de los cuatro meses siguientes: si en lugar de pagarlas das tiempo libre, no suman al tope anual. Por eso la columna "Tipo" no es decorativa.

Las horas extra son voluntarias. Salvo pacto en convenio o contrato, nadie está obligado a hacerlas. Y las de fuerza mayor sí son obligatorias, pero exigen esa causa real de urgencia.

Mi opinión, sin rodeos: las horas extra que no se registran bien son la base de la mayoría de reclamaciones laborales. Un trabajador que demanda por horas impagadas casi nunca pierde, porque la carga de probar la jornada recae en la empresa. Sin tabla, el juez tiende a dar por buena la versión del empleado.

Cómo registrar las horas extra (sin que la tabla se quede a medias)

El error más repetido es separar el registro de jornada del de horas extra. Son lo mismo visto desde dos ángulos. El art. 34.9 ET obliga a anotar la hora de entrada y salida de cada día. Si esa anotación es honesta, las horas extra salen solas: todo lo que pase de la jornada del contrato es extraordinario.

Tres reglas para que el modelo no se caiga:

  • Apuntar el mismo día. Una tabla que se rellena el viernes anterior a una visita de inspección se nota. Los metadatos del archivo delatan la fecha de creación.
  • Cerrar cada hora con su estado. Una hora extra "pendiente" en enero que sigue pendiente en septiembre es una bomba de relojería. O se paga o se compensa, y la columna lo deja escrito.
  • Guardar cuatro años. Es el plazo de conservación del registro de jornada. El de horas extra acompaña.

Si gestionas turnos rotativos o equipos repartidos, una hoja de cálculo empieza a hacer agua rápido. Ahí conviene mirar cómo funciona el registro de jornada digital, que ata fichaje y horas extra en el mismo sitio sin depender de que nadie copie celdas.

Cómo se compensan: dinero o descanso

La ley deja elegir, y la elección se pacta. Por convenio o por contrato.

En dinero. El valor de la hora extra nunca puede ser inferior al de la hora ordinaria. El convenio suele fijar un recargo —es habitual ver entre un 25% y un 75% más, según sector—. Si el convenio calla, se paga como mínimo igual que la ordinaria.

En descanso. Por cada hora extra trabajada, tiempo libre equivalente. Aquí está la ventaja escondida: las horas compensadas con descanso dentro de los cuatro meses siguientes no cuentan para el tope de las 80. Una PyME que se acerca al límite puede usar el descanso como válvula.

En la tabla, la columna "Compensación" dice qué se hizo y la de "Estado" dice si ya se cerró. Si compensas con descanso, añade una columna con la fecha real del día libre. Sin esa fecha no puedes demostrar que respetaste el plazo de cuatro meses.

Un detalle de cotización que mucha gente pasa por alto: las horas extra cotizan a la Seguridad Social, también las pagadas. Fichar diez horas y cotizar por ocho no es solo un fallo de registro, es un fraude a la TGSS. Otro nivel de problema.

Errores que convierten la plantilla en un papel inútil

  • Apuntar "8 horas" todos los días. Si nadie hace nunca una hora de más, ningún inspector se lo cree. La uniformidad perfecta es sospechosa.
  • No identificar al trabajador. Una fila sin nombre no registra nada.
  • Mezclar horas extra con horas complementarias. En los contratos a tiempo parcial las de más se llaman complementarias y tienen sus propias reglas. No van en la misma casilla.
  • Dejar el total anual sin vigilar. Si no sumas mes a mes, descubres que te pasaste de las 80 horas en diciembre, cuando ya no hay margen.
  • Versionar a mano. Un .xlsx que se sobrescribe pierde el rastro de quién cambió qué. Un sistema con log de auditoría, no.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio registrar las horas extra aparte del fichaje normal? La obligación de registrar la jornada diaria es del art. 34.9 ET. Las horas extra se totalizan a partir de ese registro y se comunican al trabajador y a la representación legal en el recibo de salarios. En la práctica, una buena plantilla cubre las dos cosas a la vez.

¿Cuántas horas extra al año se pueden hacer como máximo? 80 horas anuales por trabajador a jornada completa, según el art. 35 ET. No cuentan en ese tope las horas de fuerza mayor ni las compensadas con descanso dentro de los cuatro meses siguientes.

¿Puede la empresa obligar a hacer horas extra? Solo si lo recoge el convenio o el contrato. Las ordinarias extraordinarias son voluntarias por defecto. Las de fuerza mayor sí son obligatorias, pero exigen una causa de urgencia real.

¿Sirve un Excel para llevar el control de horas extra? Legalmente no hay formato obligatorio, así que sí. El problema del Excel es demostrar que nadie tocó los datos después. Un archivo sin control de versiones es difícil de defender frente a una reclamación; un sistema con auditoría aguanta mejor.

¿Cómo se calcula el valor de una hora extra? Lo fija el convenio colectivo. Si no dice nada, la hora extra se paga como mínimo igual que la ordinaria. Nunca puede valer menos.

¿Quieres dejar la hoja de cálculo y registrar horas extra y fichaje en el mismo sitio? En Emplyx el total anual se calcula solo y avisa antes de rozar las 80 horas. Y si te preocupa una visita, mira qué pide la Inspección de Trabajo cuando revisa el control horario.