Cada mes de mayo se repite la misma escena en miles de PyMEs: tres personas piden las dos últimas semanas de agosto, alguien aprueba sin mirar el calendario, y en julio descubres que la cocina se queda sin nadie. El control de vacaciones casi siempre arranca en un Excel. Y casi siempre funciona hasta que deja de hacerlo.

Aquí tienes un modelo de tabla listo para copiar, el cálculo de días por antigüedad y dónde se rompe la hoja de cálculo cuando la empresa crece.

Qué tiene que registrar una hoja de control de vacaciones

Un buen registro de vacaciones no es una lista de quién está fuera. Es un balance: cuántos días le tocan a cada persona, cuántos ha gastado y cuántos le quedan. Sin esas tres cifras no controlas nada, solo apuntas.

El modelo mínimo que aguanta una empresa pequeña tiene seis columnas:

| Empleado        | Días totales | Días disfrutados | Días pendientes | Fechas solicitadas      | Estado     |
|-----------------|--------------|------------------|-----------------|-------------------------|------------|
| Ana Torres      | 22           | 8                | 14              | 04/08 - 14/08           | Aprobado   |
| Marc Ribó       | 22           | 0                | 22              | 11/08 - 22/08           | Pendiente  |
| Lucía Fernández | 24           | 15               | 9               | 22/12 - 31/12           | Pendiente  |
| Diego Sanz      | 22           | 22               | 0               | —                       | Cerrado    |
| Nora Páez       | 23           | 5                | 18              | 18/08 - 29/08           | Rechazado  |

La columna Días pendientes no se escribe a mano. Es una resta: Días totales − Días disfrutados. En Excel, una fórmula simple en esa celda evita el error más común, que es descontar dos veces el mismo periodo o no descontarlo nunca.

La columna Estado solo admite cuatro valores: Pendiente, Aprobado, Rechazado, Cerrado. Conviene fijarlos con una lista desplegable (Datos → Validación de datos) para que nadie escriba "ok" o "pdte" y rompa los filtros.

Si gestionas más de diez personas, añade una segunda hoja tipo calendario: doce columnas de mes, una fila por empleado, y una celda pintada por cada día solicitado. Esa vista es la que detecta los solapamientos de un vistazo, algo que la tabla de balance no enseña.

Cómo calcular los días de vacaciones de cada empleado

El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores fija el suelo: 30 días naturales por año trabajado. Naturales, no laborables. Esos 30 días naturales equivalen, de forma orientativa, a unos 22 días hábiles si descuentas fines de semana.

Tres reglas para rellenar la columna Días totales sin equivocarte:

  • Convenio colectivo primero. El ET marca el mínimo; muchos convenios suben de ahí. Antes de poner 22, mira qué dice el convenio del sector. Si concede 24 días hábiles, ese es el número que va en la celda.
  • Año incompleto, cálculo proporcional. Quien entró en abril no tiene derecho al año entero. La cuenta es días anuales ÷ 12 × meses trabajados. Para 22 días y una incorporación el 1 de abril (9 meses): 22 ÷ 12 × 9 = 16,5 días. Se redondea según lo que diga el convenio, normalmente al alza.
  • Antigüedad, solo si el convenio la premia. El ET no da días extra por antigüedad. Pero hay convenios que sí: un día más a los cinco años, otro a los diez. No es automático. Si tu convenio no lo recoge, todos tienen los mismos días tenga uno dos años o quince en la empresa.

Un detalle que se cuela mucho: las vacaciones se devengan, no se regalan en enero. Si alguien causa baja a mitad de año con días sin disfrutar, esos días se le pagan en el finiquito. Y si los disfrutó por adelantado y se va antes de devengarlos, la empresa puede descontarlos. La hoja debe dejar ver ese saldo en cualquier momento del año, no solo en diciembre.

Cómo llevar el control sin solapamientos

Tener la tabla es la mitad del trabajo. La otra mitad es el proceso que la rodea, y ahí es donde un Excel necesita disciplina manual.

Cuatro normas que evitan el agujero de cobertura en agosto:

  1. Una sola hoja, un solo dueño. El archivo vive en una carpeta compartida y lo edita una persona. En cuanto hay dos copias circulando por correo, hay dos verdades distintas y ninguna es fiable.
  2. Mínimo de cobertura por área. Antes de aprobar nada, define cuántas personas tienen que estar presentes en cada equipo. Si la sala necesita tres camareros y ya hay tres de vacaciones esa semana, la cuarta solicitud se rechaza aunque llegue primero.
  3. Orden de llegada con fecha. Anota cuándo se pidió cada periodo. Cuando dos personas quieren los mismos días, el criterio tiene que estar escrito de antemano: por convenio, por rotación anual o por orden de solicitud. Decidirlo en caliente genera agravios.
  4. El estado se actualiza el mismo día. Una solicitud aprobada que sigue marcada como "Pendiente" es una trampa. La próxima persona que mire la hoja creerá que esos días están libres.

La vista de calendario mensual es la que hace el trabajo pesado. Si pintas cada periodo aprobado y ves dos bloques del mismo color en la misma semana dentro del mismo equipo, ahí tienes el solapamiento antes de que se convierta en un problema de servicio.

Dónde se rompe el Excel de vacaciones

Voy a decir lo que la mayoría de plantillas de descarga no dicen: el Excel de vacaciones funciona bien para una empresa de cinco o seis personas con un único aprobador. En cuanto entran solicitudes simultáneas y varios responsables que aprueban a la vez, se rompe. No es una cuestión de hacer mejor la hoja. Es el formato.

Los puntos de fallo son siempre los mismos:

  • Edición concurrente. Dos jefes de área abren el archivo el mismo lunes, cada uno aprueba lo suyo, y el segundo en guardar pisa los cambios del primero. La solicitud aprobada desaparece y nadie se entera hasta que el empleado reclama.
  • Sin rastro de quién aprobó qué. El Excel guarda el resultado, no la decisión. Si surge un conflicto, no hay forma de saber quién dijo que sí ni cuándo.
  • El cálculo proporcional se descuadra. Altas, bajas, excedencias y reducciones de jornada obligan a recalcular a mano. Una fórmula mal arrastrada y el saldo de media plantilla queda mal.
  • El empleado no ve su saldo. Cada consulta de "¿cuántos días me quedan?" es un correo o una interrupción. La hoja la tiene RRHH; la plantilla, no.

El punto de inflexión llega sobre las quince o veinte personas, o antes si hay turnos. A partir de ahí, una herramienta de gestión de ausencias y vacaciones hace lo que el Excel no puede: el empleado solicita desde su móvil, el sistema bloquea el periodo si choca con la cobertura mínima, y queda registrado quién aprobó y a qué hora. Si además llevas turnos, esa solicitud impacta directamente en el cuadrante de planificación en lugar de vivir en un archivo aparte que alguien tiene que cruzar.

El Excel no es el enemigo. Es el primer paso correcto. El error es estirarlo dos años más de lo que aguanta.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos días de vacaciones marca la ley en España? El art. 38 del Estatuto de los Trabajadores fija un mínimo de 30 días naturales por año trabajado. El convenio colectivo puede mejorar esa cifra, nunca empeorarla. Muchos convenios la expresan en días hábiles, en torno a 22.

¿Puedo usar Excel para gestionar las vacaciones legalmente? Sí. No hay un formato obligatorio para el registro de vacaciones. El problema no es legal, es operativo: el Excel no soporta bien varios aprobadores ni la edición simultánea, y no deja rastro de quién decidió qué.

¿Cómo calculo las vacaciones de alguien que entró a mitad de año? Proporcional a los meses trabajados: días anuales ÷ 12 × meses trabajados. Para 22 días y una incorporación en abril (9 meses): 22 ÷ 12 × 9 = 16,5 días, redondeados según el convenio.

¿Las vacaciones no disfrutadas se pierden el 31 de diciembre? Como regla general se disfrutan dentro del año natural. Si quedan pendientes por una baja médica que impidió cogerlas, no se pierden. En un finiquito, los días devengados y no disfrutados se abonan.

¿Quién decide cuándo se cogen las vacaciones? Se fijan de común acuerdo entre empresa y trabajador, según el art. 38 ET. El periodo debe conocerse con al menos dos meses de antelación al disfrute. Si no hay acuerdo, la fecha la determina la jurisdicción social.

¿Tu hoja de vacaciones ya no da más de sí? Mira cómo Emplyx gestiona solicitudes, saldos y ausencias en un solo sitio, sin un Excel que alguien tenga que cuadrar a mano cada mes. Y si lo que se te descuadra son los turnos, empieza por la guía de planificación de cuadrantes.