Te llega un requerimiento de la ITSS y pide "el registro de jornada del último trimestre". Abres el sistema y tienes mil fichajes sueltos, pero ningún documento que los resuma de forma legible. Eso es lo que necesitas: un informe mensual de presencia, por empleado, ordenado y firmado. Aquí tienes el modelo y las reglas para que aguante.

Qué es un informe mensual de presencia y por qué te lo van a pedir

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar la jornada diaria de cada trabajador y a conservar ese registro cuatro años, accesible para la plantilla, sus representantes y la Inspección.

El registro diario es la materia prima: cada entrada y cada salida. Pero cuando la ITSS audita un periodo, no quiere leer 600 marcajes en bruto. Quiere un documento de síntesis: cuánto trabajó cada persona ese mes frente a lo que decía su contrato.

Ese documento es el informe mensual de presencia. No lo inventa la ley con ese nombre, pero es el formato en que el cumplimiento del art. 34.9 ET se vuelve verificable de un vistazo. Un inspector lo cruza con las nóminas y los contratos en minutos.

La plantilla: modelo de informe mensual de presencia

Este es el modelo. Cópialo, adáptalo a tu empresa y revisa después la lista de qué no puede faltar.

INFORME MENSUAL DE PRESENCIA — REGISTRO DE JORNADA (art. 34.9 ET)

DATOS DE LA EMPRESA
  Razón social:        ......................................
  CIF:                 ......................................
  Domicilio social:    ......................................
  Código cuenta cotización (CCC): ...........................

CENTRO DE TRABAJO
  Denominación:        ......................................
  Dirección:           ......................................
  Convenio colectivo aplicable: .............................

PERIODO DEL INFORME
  Mes / Año:           ......................................
  Fecha de emisión:    ......................................
  Nº de trabajadores incluidos: .............................

DETALLE POR EMPLEADO
+------------------+-----------+---------+--------+--------+-------+----------+
| Trabajador       | NIF       | Tipo    | Horas  | Horas  | Horas | Ausen-   |
| (apellidos,nomb) |           | jornada | teóri. | reales | extra | cias (h) |
+------------------+-----------+---------+--------+--------+-------+----------+
| García López, A. | ****123A  | Compl.  | 160,0  | 162,5  |  2,5  |   0,0    |
| Ruiz Soto, B.    | ****456B  | Parcial |  80,0  |  78,0  |  0,0  |   2,0    |
| Méndez Gil, C.   | ****789C  | Compl.  | 160,0  | 152,0  |  0,0  |   8,0    |
+------------------+-----------+---------+--------+--------+-------+----------+
| TOTALES          |           |         | 400,0  | 392,5  |  2,5  |  10,0    |
+------------------+-----------+---------+--------+--------+-------+----------+

DESGLOSE DE AUSENCIAS (por trabajador, con motivo)
  Méndez Gil, C. — 1 día — Permiso retribuido (art. 37 ET) — 12/05
  Ruiz Soto, B.  — 2 h   — Asistencia médica justificada    — 19/05

OBSERVACIONES
  ......................................................................

ORIGEN DE LOS DATOS
  Sistema de registro horario: ..............................
  Datos extraídos de los marcajes diarios del periodo, sin alteración
  posterior. Registro diario detallado disponible bajo solicitud.

VALIDACIÓN
  Emitido por (nombre y cargo): .............................
  Firma: ....................   Fecha: .....................

  Recibí / conforme — representación legal de los trabajadores (si la hay):
  Firma: ....................   Fecha: .....................

El detalle por empleado es el corazón del documento. Las horas teóricas salen del contrato; las reales, de los fichajes; la diferencia se explica con extras o ausencias. Si esas tres columnas no cuadran, el informe te delata a ti, no te protege.

Qué debe contener para ser válido

Un informe sirve ante la Inspección cuando responde, sin que nadie tenga que preguntar, a estas cuestiones:

  • Identificación completa. Razón social, CIF, CCC y centro de trabajo concreto. Un informe sin centro identificado no se puede cruzar con nada.
  • Periodo cerrado. Mes y año exactos, más fecha de emisión. Si el documento no dice cuándo se generó, no se puede contrastar con la fecha del requerimiento.
  • Trabajador a trabajador. Nada de medias del centro. Cada persona, su línea, su NIF (puede ir parcialmente enmascarado por protección de datos, pero identificable).
  • Horas teóricas frente a reales. Lo que marca el contrato contra lo que registró el sistema. Esa comparación es la que mira primero un inspector.
  • Horas extra desglosadas. Si las hay, aparecen. Y tienen que reflejarse luego en la nómina y la cotización.
  • Ausencias con motivo. Permiso retribuido, baja, asistencia médica, ausencia injustificada. Un hueco sin etiquetar parece un día sin fichar.
  • Origen y validación. De qué sistema salen los datos y quién firma que son correctos.

Qué no puede faltar (y dónde se cae casi todo el mundo)

Hay tres errores que convierten un informe en un problema.

El primero: dejar fuera a los contratos a tiempo parcial. El art. 12.4.c ET es más estricto con los parciales que con los completos, porque ahí es donde se esconden las horas no pagadas. Un informe que solo lista a los de jornada completa levanta sospecha sola.

El segundo: olvidar a los teletrabajadores. "Es que trabajan desde casa" no exime de nada. El art. 34.9 ET no distingue por modalidad. Si tienes gente en remoto, va en el informe igual que el resto.

El tercero: incoherencia con la nómina. Si el informe muestra 8 horas extra y la nómina de ese mes no recoge ninguna, ya no tienes una infracción de registro. Tienes también un posible fraude a la Seguridad Social, y ese es otro nivel de expediente.

Lo que sí no necesitas: una firma diaria del trabajador en cada marcaje. Eso no lo exige la norma. Lo que sí ayuda es que el sistema demuestre, con sus metadatos, que los datos no se tocaron después.

Cada cuánto generarlo y cuánto conservarlo

La obligación de conservación es clara: cuatro años, según el art. 34.9 ET. Eso no significa cuatro años de archivos sueltos en una carpeta. Significa que, ante una petición, puedes reconstruir cualquier mes de ese periodo de forma legible.

La cadencia mensual no es un capricho. Cerrar el informe cada mes, cuando los datos están frescos, te permite detectar a tiempo un fichaje raro, una jornada sin cerrar, un parcial que está haciendo de más. Si lo dejas todo para "cuando lo pidan", el cierre se convierte en una reconstrucción a la carrera.

Si el régimen sancionador te suena lejano, no lo está: el Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS) tipifica la infracción de registro como grave, con multa de 751 € a 7.500 € por centro de trabajo. Reincidencia o plantilla grande empujan al tramo alto.

El error que la Inspección detecta sin esfuerzo

Voy a ser directo con esto. Un informe que se genera la tarde anterior a la visita se nota. Se nota en los metadatos del archivo, se nota en las jornadas demasiado redondas, se nota en los festivos trabajados que nadie recuerda.

Lo que aguanta una inspección no es un PDF bonito creado a última hora. Es un registro vivo: marcajes reales que entran a diario, de los que el informe mensual sale solo, sin que nadie tenga que "preparar" nada. Cuando el sistema registra de verdad, el informe es una consecuencia. Cuando no, es una coartada, y las coartadas tienen fecha de creación.

Por eso la plantilla de arriba vale poco si la rellenas a mano una vez al trimestre. Vale cuando es el reflejo automático de lo que ya pasó. Herramientas de control horario como Emplyx generan este informe del periodo que pidas en segundos, con los marcajes reales detrás y un log de auditoría que demuestra que no se editó nada.

Y si la visita ya está encima, conviene tener claro qué pide exactamente la Inspección en una visita por control horario antes de que llame a la puerta.

Preguntas frecuentes

¿Hay un formato oficial obligatorio para el informe de presencia? No. Ni el ET ni el RDL 8/2019 imponen un modelo concreto. La plantilla de este artículo cubre todo lo que la ITSS suele revisar, pero puedes adaptarla siempre que mantengas el detalle por trabajador y la comparación entre horas teóricas y reales.

¿Vale un Excel como informe mensual de presencia? Legalmente sí, no hay formato cerrado. El problema del Excel es probar que nadie tocó los datos después de cerrarlos. Un sistema con log de auditoría lo demuestra; un .xlsx sin control de versiones, no.

¿Tengo que entregar también el registro diario o basta el informe mensual? El informe mensual es la síntesis, pero el inspector puede pedir el detalle diario que lo respalda. Deben coincidir: el informe no sustituye al registro diario, lo resume. Conserva ambos.

¿Hace falta que el trabajador firme el informe? El art. 34.9 ET no exige firma del trabajador en el registro. Sí conviene que firme la representación legal de los trabajadores, si la hay, como constancia de que conoce el sistema. La validación de quien emite el informe es la firma imprescindible.

¿Cuánto tiempo debo guardar estos informes? Cuatro años, igual que el registro de jornada que resumen. Debe poder recuperarse cualquier mes de ese periodo de forma legible y accesible.

¿Quieres dejar de rellenar plantillas a mano y que el informe de presencia salga solo? En Emplyx cada marcaje real alimenta el informe mensual, listo para exportar en PDF cuando lo pida la Inspección. Pruébalo y comprueba qué saca tu sistema en un clic.