Un empleado entra al despacho y suelta de pasada: "me cojo la última semana de agosto". Tres meses después, cuando estalla el cruce de fechas con otro compañero, nadie recuerda quién lo dijo, cuándo, ni si alguien llegó a aprobarlo. Una petición de vacaciones que no deja rastro escrito es una petición que no ocurrió.

Aquí tienes el modelo para que eso no pase, y la explicación de qué hacer con esa petición una vez está sobre la mesa.

El modelo: una solicitud que sirve de prueba

Esto es lo que el empleado entrega y lo que el responsable firma. Funciona en papel y, mejor aún, copiado a un correo o a una herramienta de gestión.

SOLICITUD DE VACACIONES

Datos del empleado
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Nombre y apellidos: ......................................................
DNI / NIE: ...............................................................
Puesto / Departamento: ...................................................
Fecha de antigüedad en la empresa: .......................................

Periodo solicitado
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Fecha de inicio: ......./......./...........
Fecha de fin (inclusive): ......./......./...........
Total de días naturales solicitados: ............
Total de días laborables solicitados: ............
Días de vacaciones disfrutados este año hasta la fecha: ............
Días pendientes tras esta solicitud: ............

Fecha de la solicitud: ......./......./...........

Firma del empleado: ......................................


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A rellenar por la empresa

[ ] Aprobada      [ ] Denegada      [ ] Aprobada parcialmente

Periodo finalmente concedido (si difiere): ...............................
Motivo en caso de denegación o cambio: ...................................

Fecha de respuesta: ......./......./...........
Nombre del responsable: ..................................................
Firma del responsable: ...................................................

Cópialo, adáptalo a tu empresa y guárdalo. Lo importante no es el diseño: es que tenga fecha de petición, fecha de respuesta y dos firmas. Eso es lo que convierte un "ya te lo dije" en un documento.

Por qué una solicitud verbal te va a costar un disgusto

Lo veo cada temporada de verano en empresas pequeñas. Las vacaciones se piden en el pasillo, se aprueban con un gesto de cabeza y todo va bien hasta que dos personas quieren las mismas dos semanas. Entonces no hay forma de saber quién pidió primero.

El rastro de quién solicitó qué y quién lo aprobó solo importa cuando hay conflicto. Y cuando llega el conflicto, ya es tarde para crearlo. Una solicitud por escrito —aunque sea un correo de tres líneas— resuelve tres cosas a la vez:

  • Fija la fecha de la petición, que en muchos convenios marca el orden de prioridad.
  • Deja constancia de la respuesta de la empresa, con su fecha.
  • Evita que el empleado dé por concedido algo que nadie aprobó.

Un papel suelto en un cajón o un WhatsApp que se borra no sirven. Lo que sirve es algo localizable: un correo, un formulario archivado o un registro en la herramienta de RRHH.

Qué dice la ley sobre pedir y conceder vacaciones

El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores pone las reglas básicas, y son menos de las que la gente cree.

El periodo se fija de común acuerdo. Ni la empresa impone a dedo ni el empleado elige a su antojo. Se negocia. Si no hay acuerdo, decide el juzgado de lo social, y suele ser un trámite rápido pero incómodo para ambas partes.

Mínimo 30 días naturales al año. Es el suelo legal. El convenio colectivo puede mejorarlo, nunca empeorarlo.

El calendario se conoce con dos meses de antelación. El trabajador tiene derecho a saber sus fechas, como mínimo, dos meses antes de que empiece su disfrute. Este es el plazo que más se incumple en la PyME, y el que más papeletas da en una reclamación.

Las vacaciones no se pagan en dinero. Salvo que termine el contrato con días pendientes, se disfrutan; no se compensan económicamente.

Un detalle que se olvida: si durante las vacaciones cae una baja por incapacidad temporal, esos días no se pierden. Se recuperan después. El art. 38.3 ET lo dice expresamente.

Cómo gestionar la solicitud paso a paso

Recibida la petición, el responsable no debería tardar semanas en contestar. Un flujo sano es así:

1. Registrar la entrada

Anota la fecha en que llega la solicitud. Si usas correo, ya viene con sello de tiempo. Si es en papel, pon la fecha de recepción y firma el acuse. Ese dato decide prioridades si dos personas piden lo mismo.

2. Cruzar con el calendario del equipo

Comprueba solapamientos, picos de actividad y mínimos de plantilla que tu operación necesita. Aquí es donde una vista de equipo ahorra horas: ver de un vistazo quién está fuera cada semana evita aprobar a ciegas. Si trabajas con turnos, te interesa organizar el cuadrante antes de cerrar vacaciones.

3. Responder por escrito y con plazo

Aprobada, denegada o ajustada: la respuesta se documenta. Si concedes algo distinto a lo pedido, explica el motivo. Una respuesta sin justificación es la que más se reclama.

4. Archivar la solicitud cerrada

Petición y respuesta, juntas, en un sitio localizable. No en la bandeja de entrada de un responsable que el año que viene quizá ya no esté en la empresa.

Si la empresa deniega la solicitud

Denegar no es ilegal. Imponer sin motivo, sí. La empresa puede rechazar unas fechas concretas por necesidades organizativas reales —temporada alta, mínimos de servicio, coincidencia con otros compañeros—, pero no puede negar el derecho a disfrutar las vacaciones.

Si te deniegan y crees que es injusto, el camino es este:

  • Pide el motivo por escrito. Una denegación sin causa documentada es difícil de defender para la empresa.
  • Propón fechas alternativas. Demuestra voluntad de acuerdo; eso pesa si la cosa escala.
  • Acude a los representantes de los trabajadores si los hay, o a tu convenio: muchos fijan criterios de reparto (rotación anual, antigüedad, conciliación familiar).
  • Reclamación judicial. El procedimiento de vacaciones del art. 38 ET es preferente y sumario: se resuelve rápido y la sentencia no admite recurso. La demanda se presenta en cuanto se conoce la fecha denegada, sin esperar.

Para la empresa el mensaje es el mismo en espejo: deniega solo con causa, comunícala por escrito y ofrece alternativa. Una negativa bien documentada se sostiene; un "ahora no puede ser" dicho de palabra, no.

Preguntas frecuentes

¿Estoy obligado a pedir las vacaciones por escrito? La ley no impone un formato. Pero por escrito te proteges: fija la fecha de tu petición y deja constancia de la respuesta. Un correo basta; lo verbal no deja rastro.

¿Con cuánta antelación debo solicitarlas? El art. 38 ET obliga a la empresa a comunicar el calendario con dos meses de antelación. Como empleado, pide con margen suficiente para que la empresa pueda organizarse y negociar contigo.

¿Puede la empresa cambiarme las vacaciones ya aprobadas? Una vez fijadas de común acuerdo, modificarlas unilateralmente es muy discutible. Si la empresa lo hace por una causa sobrevenida y te genera un gasto (un viaje contratado), puede tener que indemnizarlo.

¿Qué pasa con los días que no llego a disfrutar en el año? Por regla general las vacaciones caducan el 31 de diciembre. Hay excepciones: si no las disfrutaste por una baja médica o por permiso de maternidad/paternidad, el plazo se amplía. Revisa tu convenio.

¿Puede la empresa pagarme las vacaciones en lugar de dármelas? No, salvo que finalice el contrato con días pendientes. Mientras la relación laboral siga viva, las vacaciones se disfrutan, no se compensan en nómina.

¿Cuántos días de vacaciones me corresponden? El mínimo legal son 30 días naturales al año por jornada completa. Si no has trabajado el año entero, se calculan en proporción al tiempo trabajado. El convenio puede mejorar esa cifra.

¿Te toca gestionar las vacaciones de todo un equipo y vas con hojas de cálculo? Con Emplyx cada empleado solicita sus días desde la app, el responsable aprueba o deniega con un clic y todo queda archivado con fecha y autor. Y si quieres entender el resto del puzzle, lee la guía sobre gestión de ausencias y permisos retribuidos.