Llevar registro de jornada y llevar un registro válido no son lo mismo. Muchas empresas creen que están cumpliendo y, cuando llega la visita de Inspección, descubren que el formato que usan no acredita lo que la ley exige. Vamos campo por campo: qué tiene que aparecer para que el registro sea admisible.

La base legal: qué dice el artículo 34.9 ET

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, establece la obligación de registro diario de la jornada que incluya “el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”. El nuevo Real Decreto de registro horario digital, en tramitación a mayo de 2026, añade los requisitos de digitalidad, inalterabilidad y accesibilidad remota.

La norma no publica un modelo oficial de registro. La Inspección de Trabajo tampoco tiene un formulario homologado que rellenar. Lo que hace es comprobar si el registro que la empresa presenta permite verificar la jornada real de cada empleado, día a día, de forma fiable. Esa comprobación tiene criterios implícitos que se pueden concretar.

Los campos obligatorios: checklist

Un registro de jornada válido debe contener, por cada día y por cada trabajador:

Identificación del trabajador. Nombre completo o código de empleado que permita vincular el registro a una persona concreta. Un registro anónimo o con solo apellido en plantillas con personas homónimas no acredita quién trabajó qué horas.

Fecha del día registrado. Parece obvio. Pero seguimos viendo plantillas en Excel que agrupan por semana o por quincena sin especificar el día. No basta.

Hora exacta de inicio de jornada. Incluye la hora y los minutos. No “mañana”, no “turno de apertura”. La Inspección interpreta cualquier imprecisión como registro deficiente.

Hora exacta de finalización de jornada. Mismo requisito que el inicio. La hora de salida es, habitualmente, la más problemática: en muchos negocios se registra la entrada pero la salida se “calcula” o se pone al día siguiente.

Registro de pausas, si las hay. El nuevo RD refuerza que los descansos deben quedar registrados. Una pausa de comida de 30 minutos que no se registra hace que la jornada aparezca como de 8,5 horas en lugar de 8. Si no coincide con el contrato, genera preguntas.

Firma del trabajador o acreditación equivalente. La norma exige que el registro sea “firmado o confirmado” por el trabajador. En papel, firma manuscrita. En digital, el propio fichaje del empleado actúa como confirmación si el sistema registra que fue el empleado quien lo realizó.

Firma o validación del empresario o representante. El empresario también debe “organizar y documentar” el registro según la norma. En sistemas digitales, esto equivale a que la empresa valide o pueda demostrar que el registro es el oficial.

Tres requisitos de formato que van más allá de los campos

Que aparezcan todos los campos no garantiza que el registro sea válido. Hay tres requisitos adicionales que la Inspección comprueba:

Inalterabilidad. El sistema debe garantizar que un registro pasado no puede modificarse sin dejar rastro. Un Excel que cualquiera puede editar no cumple este requisito. Si el inspector pide el historial de cambios de una planilla Excel sin protección y no existe, el registro es deficiente. Emplyx registra cualquier modificación con usuario, fecha y motivo — ese log es visible desde la propia plataforma.

Disponibilidad inmediata. El registro debe poder presentarse en el momento en que la Inspección lo solicita, ya sea en una visita presencial o en un requerimiento documental. No al día siguiente, no “en cuanto tenga acceso al ordenador del despacho”. Si tu proveedor no puede generar el informe en el acto, ese es un problema operativo que tienes que resolver antes de que llegue el inspector.

Conservación durante cuatro años. El artículo 35.5 del ET fija este plazo. Cuatro años a partir de cada registro. Si en diciembre de 2026 la Inspección pide el registro de enero de 2023, tienes que tenerlo. Un sistema que solo conserva seis meses no cumple la obligación de conservación. Esta dimensión se desarrolla más en la nota sobre cuántos años hay que conservar el registro horario.

Errores que invalidan el registro aunque parezca completo

Hemos visto —y vemos con cierta regularidad— estos fallos en empresas que creen estar cumpliendo:

Registros por “turno tipo” en lugar de por día real. Algunas empresas ponen el turno teórico (9:00-17:00 todos los días) sin registrar la jornada real. Si el empleado salió a las 18:30 tres días a la semana, ese registro no refleja la realidad y no acredita las horas extra eventualmente devengadas.

Registros con redondeos automáticos. Si el sistema redondea las 08:57 a las 09:00 de forma sistemática, el registro es inexacto. Ver la nota sobre si es legal redondear los fichajes para el detalle.

Registros solo de entradas. En algunos sistemas se registra la entrada pero no hay proceso sistemático para la salida. El inspector sabe distinguirlo al ver filas sin hora de fin.

Registros globales por departamento. Una hoja con “el turno de mañana de cocina, 4 personas” sin individualizar quién es quién no vale. El registro es por persona trabajadora, no por grupo.

Datos en formatos no exportables. Un sistema que solo permite ver el registro en pantalla, sin exportar a PDF o CSV, hace que cualquier requerimiento documental sea un problema. El informe tiene que poder enviarse.

Lo que el convenio puede añadir

El registro mínimo legal es el que establece el ET. Pero muchos convenios colectivos (hostelería, sanidad, construcción) incluyen requisitos adicionales: registro de descansos entre turnos, de guardias de disponibilidad, de tiempo de presencia frente a tiempo de trabajo efectivo. Si tu sector tiene convenio con cláusulas específicas, el checklist anterior es el mínimo, no el completo.

En Emplyx, el informe exportable incluye todos los campos exigidos por la norma estatal y es configurable para añadir los campos adicionales que el convenio sectorial requiera. Para PyMEs muy pequeñas, hasta 10 empleados es gratuita sin tarjeta ni permanencia (ver precios).

Aparte de todo esto, el simple hecho de que el registro lo lleve un tercero da credibilidad. Sobre todo cuando lo necesitas: está ahí, es la confirmación de que es real y no eres tú quien lo dice.

Preguntas frecuentes

¿El registro de jornada tiene que ser firmado físicamente por cada empleado? No necesariamente físico. El artículo 34.9 ET exige que el registro esté “firmado o confirmado” por el trabajador. En sistemas digitales, el propio fichaje del empleado (con PIN, app o web) actúa como confirmación. Lo que sí se requiere es que el sistema acredite que fue el empleado quien registró su jornada, no que otro lo hizo por él.

¿Hay un modelo oficial de registro de jornada que la empresa deba usar? No. Ni la norma ni la Inspección han publicado un modelo homologado. Lo que la Inspección comprueba es si el registro que presenta la empresa permite verificar la jornada real de cada trabajador de forma fiable e inalterable. Cualquier sistema que cumpla esos criterios (papel con firma incluido, aunque cada vez menos aceptado) es formalmente válido.

¿Las pausas del almuerzo tienen que aparecer en el registro? Depende del convenio colectivo y del tipo de jornada. Si la pausa se computa como tiempo de trabajo (jornada partida sin descanso no retribuido), no hace falta registrarla por separado. Si es un descanso no retribuido que descuenta de la jornada, sí debe aparecer para que el cómputo de horas sea correcto. El nuevo RD de 2026 refuerza que los descansos formen parte del registro.

¿Qué pasa si un empleado olvida fichar la salida? El encargado o RRHH puede corregir el fichaje, pero la corrección debe quedar registrada: quién la hizo, cuándo y por qué. Modificar el registro sin dejar rastro de que fue una corrección —y cuál fue el dato original— es exactamente lo que la inalterabilidad prohíbe.

¿El registro de teletrabajadores requiere datos adicionales? La obligación de registro es la misma para trabajadores en remoto que para presenciales. Lo que cambia es el método de fichaje (app móvil, web) pero los campos obligatorios son idénticos. Algunos convenios añaden requisitos sobre registro del lugar desde el que se trabaja, pero eso no está en la norma estatal.

Revisar el registro actual con este checklist cuesta menos de una hora. Si hay un campo que falta o un requisito de formato que no se cumple, corregirlo ahora evita tener que explicárselo a un inspector más adelante.