Un viernes por la tarde, sin aviso, alguien con credencial de la ITSS entra al local y dice tres palabras: "registro de jornada". A partir de ahí, cada minuto cuenta. Y lo que esa persona pide es siempre lo mismo.
La base legal: una sola línea del ET que mueve millones en sanciones
Desde mayo de 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar la jornada diaria de cada trabajador. Hora de entrada. Hora de salida. Cuatro años de archivo. Punto.
Eso es lo que va a pedir el inspector. Nada más complicado, nada más simple.
¿La consecuencia de no tenerlo? El Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS), artículo 7.5, lo califica como infracción grave: de 751 € a 7.500 €. Por centro. Y si hay reincidencia o si la plantilla supera los 50 empleados, el tramo medio-alto se vuelve casi automático.
Dos caminos: la visita sorpresa y el sobre con membrete
A la empresa puede llegarle de dos formas.
Visita presencial sin aviso. El inspector entra, se identifica, y a los cinco minutos ya está pidiendo ver el sistema. Quién está trabajando ahora. Quién trabajó la semana pasada. Acceso al panel desde un ordenador del centro. Si no hay manera de enseñárselo en directo, anotación al canto.
Requerimiento escrito. Llega un sobre con plazo —entre 5 y 15 días hábiles— para aportar todo por escrito. Suele venir tras una denuncia (un ex trabajador despechado es la fuente número uno) o derivado de otro procedimiento.
La diferencia entre uno y otro es brutal. Con el papel hay margen para ordenar. Con la visita no hay margen ninguno: lo que esté en el sistema en ese segundo es lo que el inspector ve.
La lista de documentos: cinco cosas y siempre las mismas
No hace falta adivinar. Llevo años viéndolo y la lista no cambia entre sectores:
- Registro de jornada de cuatro años atrás. Todos los trabajadores. Día a día.
- Convenio colectivo aplicable y acuerdo de empresa sobre fichaje si lo hay.
- Contratos de trabajo del personal del periodo inspeccionado.
- Nóminas del periodo, sobre todo si aparecen horas extra (o si el inspector sospecha que las hay y no aparecen).
- Comunicación a los representantes legales de los trabajadores sobre el sistema implantado, si existe RLT.
Si el sistema es digital, querrá exportar. Si nadie sabe la contraseña en ese momento, va a la diligencia: "no se facilita el acceso al registro". Esa frase ya pesa.
Registro válido vs. registro deficiente: dónde se cae casi todo el mundo
Lo veo cada semana en hostelería. Restaurantes con 25 empleados y todos fichando exactamente 09:00–17:00 durante seis meses, incluidos festivos. Eso no es un registro. Eso es un Excel que alguien rellenó la tarde del jueves anterior a la visita.
Un registro vale cuando cumple cuatro cosas:
- Granularidad real. Hora exacta de inicio y fin. No "8 horas diarias". Eso ya no cuela.
- Coherencia con el contrato. Si el contrato dice 20 horas, el registro no puede mostrar 40 cada semana. Tampoco al revés.
- Acceso inmediato. Si tardan tres días en localizarlo, el sistema no es válido.
- Inalterabilidad demostrable. No hace falta firma diaria del trabajador. Sí hace falta que un metadato muestre que los datos no se tocaron a posteriori.
Lo que tumba un registro:
- Días en blanco o jornadas sin cerrar.
- Logs del sistema que delatan que los datos se crearon el mismo día que llegó la notificación de inspección.
- Trabajadores sin registro alguno (suele ser el cocinero o el comercial "de confianza").
- Sistema que solo guarda la jornada teórica del contrato, no la efectiva.
Los cinco errores que convierten cualquier visita en acta
- Cero registro para los contratos a tiempo parcial. El art. 12.4.c ET es incluso más estricto con los parciales que con los completos. La sanción aquí suele ser doble.
- Teletrabajadores ignorados. "Es que están en casa." No vale. El art. 34.9 ET no distingue por modalidad. El inspector pide igual.
- Sistema en la nube del proveedor y nadie en el centro sabe entrar. "Tengo que llamar al informático" no es una respuesta que la ITSS acepte.
- Horas extra del registro que no aparecen en la nómina. Si fichas 10 horas y cotizas por 8, no hay sólo una infracción de fichaje. Hay también un fraude a la Seguridad Social. Y ese ya es otro nivel.
- Papelitos en la entrada donde todo el mundo firma "entrada". Sin nombre legible. Sin hora minuto a minuto. Sin identificar a quién corresponde cada línea. Es como no tener nada.
Si no tienes el registro en el momento, ¿qué pasa?
El inspector lo refleja en la diligencia. Abre un plazo —entre 5 y 10 días— para aportar la documentación. La visita no se convierte en acta automáticamente, pero queda escrito que en el momento de la inspección no había nada accesible.
Si tampoco se entrega en plazo, el expediente sigue. Argumentar "fallo informático puntual" sirve si se acompaña de pruebas: logs del proveedor, copias de seguridad, correos con la consultora IT. Sin esas pruebas, la alegación no se sostiene.
Sistemas como Emplyx generan el informe completo del periodo en segundos desde el panel. Eso convierte el peor escenario —"no podemos enseñarlo ahora"— en un PDF entregado en mano antes de que el inspector se levante de la silla.
El requerimiento escrito: plazos que no son negociables
El sobre trae plazo. Habitualmente 5 a 15 días hábiles. Si el requerimiento se enmarca en un procedimiento sancionador ya abierto, puede ser menor.
Saltarse el plazo sin avisar = obstrucción a la labor inspectora. Otra infracción más, encadenada a la primera. Si necesitas más tiempo —el proveedor tarda, el responsable está de baja— se pide ampliación por escrito antes de que venza. No siempre se concede, pero queda registrado que hubo intención de colaborar.
Lo que el inspector no puede hacer
Tiene facultades amplias, no infinitas.
No puede llevarse equipos informáticos. No puede entrar al sistema de nóminas sin autorización expresa o sin orden judicial. No puede coaccionar a trabajadores en interrogatorios.
Si durante la visita ve algo fuera del objeto —por ejemplo, sospecha de simulación de contratos mientras revisa el fichaje— puede ampliar la actuación. Pero debe comunicarlo, por escrito, antes de hacerlo.
Preguntas frecuentes
¿Aplica la obligación de fichar a autónomos o socios trabajadores? No. El art. 34.9 ET es para trabajadores por cuenta ajena. Socios cooperativistas y autónomos societarios quedan fuera, salvo que tengan una relación laboral asimilada reconocida.
¿Vale Excel para llevar el registro? Legalmente, sí: no hay formato obligatorio. El problema con Excel es demostrar que nadie tocó los datos después. Un sistema con log de auditoría aguanta una inspección. Un .xlsx sin control de versiones, no.
¿Y si el trabajador se niega a fichar? La responsabilidad es de la empresa. Si alguien deja de fichar de forma reiterada, hace falta una cadena de avisos por escrito al trabajador. Sin esa cadena documental, quien responde delante de Inspección es el empleador.
¿Avisa siempre la Inspección antes de venir? No. Las visitas sin aviso son la regla, no la excepción. Los requerimientos escritos sí dan plazo. Esa es toda la diferencia entre poder ordenar papeles o no.
¿Cuánto es la multa máxima? La infracción del art. 34.9 ET es grave. Tramo máximo: 7.500 €. En empresas con plantilla alta o reincidencia, el tramo medio-alto es prácticamente automático.
¿Visita pendiente o quieres saber si tu sistema aguanta? En Emplyx puedes ver cómo funciona el registro y qué exporta en un clic. Y si ya tienes el acta delante, antes de firmar nada, lee la nota sobre cómo recurrir una sanción de la Inspección de Trabajo.