Lo primero: el registro salarial es obligatorio para TODAS las empresas. Tengas 1 empleado o 500. No hay umbral mínimo. El RD 902/2020 de igualdad retributiva no hace excepciones por tamaño. Si tienes asalariados, esto va contigo. Y casi nadie lo sabe.
Qué es y para qué sirve
Documento interno con los valores medios de retribución desagregados por sexo y por categoría profesional o grupo de clasificación. No incluye datos individuales. Trabaja siempre con promedios por colectivo.
Propósito declarado: hacer visible la brecha salarial de género dentro de la empresa. No como ejercicio de transparencia voluntaria. Como obligación legal con sanción si se incumple.
Información oficial en el Ministerio de Igualdad.
Aplica a todas. Sin umbral.
El error más común en PyMEs: creer que esto va para empresas grandes. No hay umbral mínimo. Una empresa con 3 empleados tiene la misma obligación que una con 500.
Lo que sí varía por tamaño es el plan de igualdad:
- 50 o más empleados: plan de igualdad obligatorio, incluye auditoría retributiva.
- Menos de 50: solo registro salarial. Sin plan, sin auditoría, pero con registro.
El registro es el punto de partida para cualquier análisis de equidad retributiva.
Qué debe contener
Tres bloques de información, desglosados por sexo y por categoría/grupo de clasificación:
- Salario base medio. Retribución fija pactada, sin complementos.
- Complementos salariales medios. Nocturnidad, turnicidad, antigüedad, productividad, plus de idiomas.
- Percepciones extrasalariales medias. Dietas, gastos de desplazamiento, kilometraje.
Para cada concepto, la tabla muestra el valor medio masculino y femenino por grupo. Si la diferencia supera el 25% en el promedio general entre hombres y mujeres, la empresa está obligada a justificarlo por escrito. Sin justificación válida, infracción grave LISOS: hasta 7.500 € de multa.
Modelo de tabla del registro salarial
| Categoría / Grupo | Concepto | N.º hombres | Media H (€) | N.º mujeres | Media M (€) | Brecha (%) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Grupo I – Dirección | Salario base | — | — | — | — | — |
| Grupo I – Dirección | Complementos | — | — | — | — | — |
| Grupo I – Dirección | Extrasalariales | — | — | — | — | — |
| Grupo II – Técnicos | Salario base | — | — | — | — | — |
| Grupo II – Técnicos | Complementos | — | — | — | — | — |
| … | … | … | … | … | … | … |
Brecha = ((Media H - Media M) / Media H) × 100. Si sale negativo, las mujeres cobran más en ese grupo.
Formato: Excel, PDF o cualquier formato auditable. Lo que importa: fechado, firmado y disponible para la representación legal de los trabajadores.
Actualización y acceso
Actualización anual. Con datos del año anterior. Fecha habitual: 31 de marzo del año siguiente al ejercicio analizado.
Sobre acceso:
- Con RLT: se entrega a delegados de personal o comité de empresa.
- Sin RLT: los trabajadores pueden solicitar las diferencias porcentuales en las retribuciones medias de cada grupo. No acceso a datos individuales de compañeros.
Registro salarial ≠ nómina
No es un listado de nóminas. Trabaja solo con medias por grupo, no con importes individuales. Un trabajador no puede exigir ver el salario concreto de otro compañero apelando al registro salarial.
La AEPD ha aclarado que el tratamiento de datos del registro, al limitarse a promedios agregados, no vulnera el RGPD, siempre que no permita identificar personas concretas en grupos con pocos efectivos (grupos de 2-3 personas con un solo género, por ejemplo).
El error que invalida la mayoría de registros: ignorar las horas
Muchas empresas hacen el registro con el salario bruto anual y se quedan ahí. Falla. El registro retributivo mide el coste por hora efectiva trabajada. Una diferencia aparente entre categorías puede deberse a que un colectivo acumula más horas extra o más complementos variables. Sin ese dato, el registro cumple formalmente pero no dice nada útil.
Los datos de presencia y jornada real son el insumo directo para calcular bien el coste salarial por hora. Emplyx registra horas trabajadas por categoría y turno. Eso permite cruzar con los datos retributivos sin trabajo manual. La diferencia entre un registro formal y uno preciso empieza ahí.
Preguntas frecuentes
¿El registro salarial es obligatorio con solo 2 empleados? Sí. El RD 902/2020 no establece umbral mínimo. Cualquier empresa con al menos un trabajador asalariado lo mantiene.
¿Qué pasa si la brecha supera el 25%? La empresa debe justificar por escrito el diferencial con causas objetivas (diferencias de funciones, antigüedad, jornada). Sin justificación, infracción grave hasta 7.500 € según art. 40 LISOS.
¿Es lo mismo que la auditoría retributiva? No. La auditoría retributiva es una obligación adicional, más profunda. Solo aplica a empresas con 50+ empleados que tengan plan de igualdad. El registro salarial es el paso previo y obligatorio para todas.
¿Hay que entregarlo a los trabajadores cada año? No proactivamente a cada empleado. Actualización anual y puesta a disposición de la RLT. Sin RLT, los empleados pueden solicitarlo.
¿Puedo usar Emplyx para generar el registro salarial? Emplyx gestiona jornada, presencia y turnos. Los datos de horas por categoría son el insumo para calcular el coste horario real, imprescindible para un registro preciso. La elaboración del registro en sí corresponde a RRHH o asesoría, pero Emplyx elimina el trabajo manual de recopilar las horas.
Mucha empresa tiene el registro salarial como un Excel sin fecha y sin firma que nadie ha revisado desde el día que lo hicieron. Eso no cumple. Un registro actualizado con los datos reales del último ejercicio, firmado y disponible para quien tiene derecho a consultarlo, marca la diferencia entre estar expuesto a infracción o no.