El miedo a la multa es el motor que mueve a más empresas a digitalizar su fichaje. No es el argumento más elegante, pero es el que funciona — y, sinceramente, el que más nos llaman a contar. Esta nota recoge los importes reales que maneja la Inspección de Trabajo, cómo se aplican según el tamaño de la plantilla y qué circunstancias hacen que una acta suba desde infracción leve hasta grave o muy grave.
La norma que fija las sanciones: la LISOS
Las sanciones por incumplimiento del registro de jornada se rigen por el Texto Refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), aprobada por Real Decreto Legislativo 5/2000. La LISOS clasifica las infracciones en tres tramos según su gravedad:
| Grado de infracción | Importe mínimo | Importe máximo |
|---|---|---|
| Leve | 70 € | 750 € |
| Grave | 751 € | 7.500 € |
| Muy grave | 7.501 € | 225.018 € |
Dentro de cada tramo hay tres grados (mínimo, medio, máximo) que dependen de factores como el tamaño de empresa, la intencionalidad y las circunstancias del incumplimiento. El inspector tiene margen de apreciación, pero no margen arbitrario: debe justificar el grado elegido en el acta.
Cuándo es leve, cuándo es grave y cuándo escala a muy grave
Infracción leve se aplica cuando hay defectos formales menores — registro incompleto en algún día, formato no del todo ajustado, sin patrón de incumplimiento sistemático. En la práctica, casi nunca es lo que toca. Lo habitual es que la Inspección entre directamente al tramo grave.
Infracción grave es la calificación habitual cuando la empresa: - No lleva registro de jornada de ningún tipo. - Lleva un registro claramente deficiente (solo semanas de muestra, sin diferenciar empleados, con datos redondeados o cuadrados a posteriori). - Usa un sistema que no garantiza inalterabilidad (Excel sin protección, libreta sin firmas).
La franja que aparece con más frecuencia en las actas que se publican en resoluciones judiciales es la parte media y alta del tramo grave: entre 2.000 y 5.000 euros por infracción. No la mínima de 751.
Infracción muy grave se reserva para: - Falsificación deliberada del registro (datos conscientemente manipulados). - Ocultación durante una inspección en curso. - Reincidencia (segunda o tercera acta por el mismo motivo).
En el tramo muy grave, las resoluciones publicadas muestran sanciones que en plantillas medianas han superado los 50.000 euros.
El multiplicador que mucha empresa no tiene en cuenta
La sanción no es por empresa. Es por cada trabajador afectado por el incumplimiento.
Si la empresa tiene 25 empleados y ninguno ficha, la Inspección levanta una infracción grave que puede aplicarse individualmente por cada persona sin registro. En la práctica, el inspector habitualmente levanta una acta única con la multa en el tramo que corresponde según la plantilla total, pero la ley permite elevar el importe considerando el número de afectados.
Ese es el motivo por el que empresas de 15-20 empleados reciben actas que en la franja grave están muy por encima del mínimo: el inspector aplica el grado medio o máximo del tramo justificando la dimensión del incumplimiento.
Caso tipo que se describe con regularidad en asesorías laborales: restaurante de 12 empleados con fichaje en libreta, revisión rutinaria, acta en tramo grave. La sanción habitual en ese escenario ronda los 4.000-5.000 euros. A eso se añade el tiempo invertido en el procedimiento, la posible visita de seguimiento y, si hay recursos, los honorarios jurídicos.
Qué circunstancias agravan la sanción
Más allá del importe base, hay factores que el inspector puede usar para subir dentro del tramo o elevar a uno superior:
- Historial de incumplimiento: si la empresa ya ha recibido un requerimiento previo y no ha corregido.
- Perjuicio económico al trabajador: si el registro deficiente oculta horas extra no pagadas, la sanción puede concurrir con una infracción laboral adicional.
- Condición del trabajador afectado: trabajadores en situación de especial vulnerabilidad (temporales, con reducción de jornada, en periodo de prueba) pueden elevar la calificación.
- Deliberada ocultación durante la inspección: intentar presentar documentación preparada a posteriori en el momento de la visita es un factor agravante explícito.
Lo que no agrava: el sector de actividad no tiene efecto sobre el importe base, aunque sí puede influir en si la Inspección decide hacer visitas en horario nocturno o en días festivos (hostelería, ocio).
Cómo se documenta la Inspección de Trabajo
La Inspección puede actuar de dos formas: visita en persona al centro de trabajo o requerimiento documental por escrito. En ambos casos, lo que pide es el registro de jornada de los últimos meses (habitualmente entre 3 y 6 meses de histórico) para todos los empleados.
Si el sistema de registro no puede generar ese informe de forma inmediata y en formato legible, ya hay un problema. La respuesta “lo tengo en un Excel guardado en casa” o “necesito llamar al proveedor para sacarlo” no funciona.
La web del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social publica memorias anuales de la Inspección donde se recogen estadísticas de actuaciones en materia de tiempo de trabajo. Vale la pena consultarlas: muestran la evolución del número de actas y las áreas de mayor actividad inspectora.
En Emplyx, el informe de registro para Inspección se genera en un clic, en PDF con sello temporal, listo para entregarlo en el acto. Para empresas de hasta 10 empleados es gratuito (ver precios).
Qué hacer si recibes un requerimiento o una visita de Inspección
Si la Inspección llama (literalmente o figura en la notificación), los pasos en orden:
- No improvises documentación. Presentar un Excel elaborado a posteriori como si fuera el registro habitual es falsificación. Si no tienes el registro, más vale reconocerlo que agravar con ocultación.
- Contacta a tu asesor laboral antes de responder. Tienes plazo para responder al requerimiento — úsalo.
- Corrige lo que se pueda en el plazo dado. Implantar el sistema mientras está abierto el expediente puede reducir la sanción en el procedimiento, aunque no la elimina retroactivamente.
- Conserva toda la comunicación. Fechas, documentos enviados, acuses de recibo. Si hay recurso posterior, ese historial vale.
La situación ideal, obviamente, es no llegar a este punto. La norma lleva en vigor desde 2019; el plazo de adaptación lleva años pasado. Ver también la nota sobre qué información debe incluir el registro para que sea válido ante Inspección.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto es la multa mínima por no llevar registro horario? La sanción mínima en el tramo grave (que es donde se clasifica la ausencia total de registro) es de 751 euros. Pero la franja habitual en plantillas de más de 5 empleados está entre 2.000 y 5.000 euros. La mínima teórica de 751 euros rara vez se aplica en incumplimientos generalizados.
¿Se puede recurrir una acta de la Inspección de Trabajo? Sí. Existe un procedimiento de recurso administrativo (ante el propio organismo) y posterior recurso contencioso-administrativo ante la jurisdicción correspondiente. Los plazos y requisitos los gestiona el asesor laboral. Recurrir con éxito requiere demostrar que el incumplimiento no existió o estaba justificado — argumentar que “no sabías” la obligación no es defensa suficiente desde 2019.
¿Las sanciones son diferentes para autónomos con empleados? La obligación de registro aplica al empleador, sea persona física o jurídica. Un autónomo con uno o más trabajadores asalariados tiene la misma obligación que una sociedad. El importe de la sanción puede ser diferente en función del número de trabajadores afectados, pero la infracción es la misma.
¿Si implanto el sistema ahora, ¿puedo evitar la multa si ya hay una inspección en curso? Depende del estado del procedimiento. Si la inspección ya ha generado un acta, la implantación posterior no anula la sanción por el periodo incumplido. Puede ser un factor atenuante en el tramo dentro del mismo grado, pero no elimina la infracción. El momento de actuar es antes de la visita, no después.
¿La LISOS se actualiza con el nuevo Real Decreto de 2026? El nuevo RD no modifica la LISOS directamente — los importes de las sanciones siguen siendo los mismos. Lo que cambia es la definición de “incumplimiento”: con el RD de 2026, un sistema que no sea digital, inalterable y accesible será considerado registro deficiente aunque antes pudiera haberse defendido como aceptable.
Los importes de la LISOS llevan muchos años sin actualizarse, pero la actividad inspectora sí ha aumentado. El riesgo no es teórico. El de 70-750 euros de infracción leve prácticamente no existe cuando hay ausencia total de registro — ese tramo se reserva para errores formales menores.
Al final, todo se resume a dormir tranquilo o no.