5 soluciones para hacer el registro horario y fichar en el trabajo

Desde 2019 fichar dejó de ser opcional, pero la ley no dice cómo hacerlo. Y ahí empieza el lío: papel, app, huella, una tablet en la entrada... Cada método tiene su trampa. Aquí van los cinco que funcionan de verdad, con lo bueno y lo malo de cada uno.

Antes de elegir: lo que la ley te obliga y lo que no

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar la jornada diaria de cada trabajador: hora de entrada, hora de salida, y conservar todo cuatro años. No dice nada del soporte. Papel, hoja de cálculo o software valen igual de cara a la norma.

Lo que sí importa, y mucho, es que el registro sea fiable e inalterable. Si la Inspección de Trabajo sospecha que los datos se rellenaron la tarde anterior a la visita, da igual el método que uses. Y la multa por no tenerlo en regla va de 751 € a 7.500 € por centro, según el Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS).

Con eso claro, vamos a los cinco métodos.

1. App móvil: fichar desde el teléfono

El empleado abre una app en su móvil y marca entrada y salida con un toque. Es hoy el método más extendido en PyMEs, sobre todo donde la gente se mueve: comerciales, instaladores, equipos en obra, teletrabajo.

A favor:

• Funciona en cualquier sitio. No necesitas hardware en el local.
• Permite geolocalizar el fichaje, útil si el trabajo es de campo.
• Coste de arranque casi cero: cada uno ya lleva su teléfono.

En contra:

• Si la empresa no da el móvil, estás pidiendo al trabajador que use el suyo. Eso conviene pactarlo, idealmente con compensación.
• La geolocalización es dato personal. La AEPD solo permite registrar la ubicación en el momento del fichaje, no seguir al empleado todo el día.
• Sin cobertura o con la batería muerta, no hay fichaje. Necesita modo offline que sincronice después.

Es la opción que más recomendamos para equipos repartidos. Para una plantilla que entra y sale del mismo sitio cada día, hay alternativas más cómodas.

2. Fichaje web: el navegador como reloj de fichar

Mismo concepto que la app, pero desde el ordenador. El trabajador entra a una página, inicia sesión y registra su jornada. Encaja como un guante en oficinas donde cada persona tiene su puesto y su pantalla.

A favor:

• Cero instalación. Cualquier navegador sirve.
• Natural en trabajo de escritorio: enciendes el equipo, fichas, empiezas.
• Fácil de combinar con la app móvil para los días de teletrabajo.

En contra:

• Inútil para quien no trabaja delante de un ordenador. Una cocina o un almacén no fichan así.
• Sin control de ubicación, alguien podría fichar desde casa diciendo que está en la oficina. Para puestos presenciales eso es un agujero.
• Depende de que cada uno recuerde su contraseña. Suena menor hasta el tercer "se me ha olvidado" de la semana.

3. Kiosco: una tablet fija en la entrada

Una tablet o pantalla táctil montada en la pared. El empleado llega, mete su PIN o pasa una tarjeta, y queda registrado. Es el reloj de fichar de toda la vida, modernizado.

A favor:

• Un solo dispositivo para toda la plantilla. Barato por cabeza.
• Nadie necesita móvil ni cuenta propia. Ideal con perfiles poco digitales.
• El fichaje ocurre físicamente en el centro: la ubicación queda implícita.

En contra:

• Punto único de fallo. Si la tablet se cuelga o se queda sin luz, nadie ficha.
• Colas en los cambios de turno. Veinte personas entrando a la vez y un solo aparato es un cuello de botella real.
• El PIN se comparte con facilidad. Que un compañero fiche por ti —el "buddy punching"— es el fraude más viejo del control horario.

4. Fichaje biométrico: huella o reconocimiento facial

El cuerpo es la credencial. Huella dactilar o cara. Imposible compartir un PIN porque no hay PIN.

A favor:

• Mata el fichaje fraudulento de raíz. Nadie ficha por otro.
• Rápido: un dedo o una mirada y listo.
• Sin tarjetas que se pierden ni contraseñas que se olvidan.

En contra:

• Aquí está el matiz incómodo. El dato biométrico es categoría especial bajo el RGPD, y la AEPD endureció su criterio en 2023: usar biometría para control horario exige una justificación reforzada y, en la práctica, el consentimiento no basta por sí solo. Muchas empresas lo montaron sin esa base legal y ahora están expuestas.
• Hardware específico y más caro.
• Hay trabajadores que, con razón, no quieren ceder su huella. Necesitas siempre un método alternativo para ellos.

El biométrico no está prohibido, pero la AEPD lo dejó tan cuesta arriba que para una PyME normal rara vez compensa el riesgo.

5. QR y NFC: escanear para fichar

El empleado escanea un código QR con el móvil, o acerca el teléfono o una tarjeta a un lector NFC. A medio camino entre el kiosco y la app.

A favor:

• Rápido y barato. Un QR impreso cuesta lo que la hoja de papel.
• Si el QR es dinámico —cambia cada pocos segundos— se ata el fichaje a estar físicamente delante.
• Funciona bien en varios puntos de acceso: un QR por planta o por nave.

En contra:

• Un QR estático fijo en la pared se fotografía y se ficha desde el sofá. Solo el dinámico cierra ese hueco.
• El NFC pide móvil compatible o lector dedicado.
• Necesita igualmente una app o web detrás que guarde y proteja el registro.

Entonces, ¿cuál elijo?

No hay un ganador absoluto. Hay un método que encaja con tu operación:

Lo honesto es decirlo claro: la mayoría de las PyMEs acaban combinando dos. App para los de campo, web para los de oficina, todo en un mismo sistema. Emplyx reúne app, web, kiosco y QR en una sola plataforma, así que el método se elige por puesto y no por proveedor. Y exporta el informe de cualquier periodo en un clic, que es lo que de verdad pide un inspector.

Elijas lo que elijas, lo que no falla nunca es esto: el registro tiene que ser inalterable y consultable al instante. Si quieres entender qué revisa la ITSS cuando se planta en la puerta, lo contamos en qué pide la Inspección de Trabajo en una visita por fichaje.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio fichar con un sistema digital? No. El art. 34.9 ET no impone formato. Papel o Excel son legales. El problema del papel y la hoja de cálculo es demostrar que nadie tocó los datos después. Un sistema con log de auditoría aguanta una inspección; un .xlsx suelto, no tanto.

¿Puede la empresa obligarme a usar mi móvil personal para fichar? No de forma unilateral. Si la empresa no facilita el dispositivo, lo razonable es pactarlo y, según el caso, compensar el uso. La obligación de registrar la jornada es de la empresa, así que es ella quien debe poner los medios.

¿El fichaje con huella es legal en España? No está prohibido, pero la AEPD lo restringió mucho en 2023. La biometría es categoría especial de dato y exige una base jurídica reforzada; el consentimiento del trabajador no suele bastar por sí solo. Antes de instalarlo, conviene revisar la base legal con un especialista.

¿Vale un código QR fijo en la pared? Funciona, pero un QR estático se puede fotografiar y usar a distancia. Para que el fichaje pruebe presencia real, mejor un QR dinámico que se renueve cada pocos segundos.

¿Qué pasa si un empleado ficha por otro? Es fraude y la responsabilidad acaba recayendo en la empresa de cara a Inspección. Los métodos con PIN o tarjeta son los más expuestos; biometría y geolocalización del fichaje lo dificultan bastante.

¿No tienes claro qué método encaja con tu plantilla? En Emplyx puedes probar app, web, kiosco y QR sin instalar nada y ver cuál se adapta a cada puesto. Y si lo que quieres es entender la norma antes de decidir, empieza por la guía del registro de jornada obligatorio en España.