Llega noviembre y aparece la misma escena: cuatro personas del mismo sector piden la primera quincena de enero, y alguien tiene que decir que no. Sin un calendario armado con tiempo, esa conversación siempre llega tarde y mal. Acá te dejo un modelo de planilla de vacaciones para una empresa argentina, listo para copiar, con la columna de días disponibles según antigüedad. Y te explico cómo armarlo, por qué conviene llevarlo y cómo se cruza con el control de asistencia del día a día.
Por qué necesitás un calendario de vacaciones (y no la memoria)
La Ley de Contrato de Trabajo obliga al empleador a otorgar la licencia anual. El art. 154 de la LCT dice que las vacaciones deben concederse dentro del período comprendido entre el 1 de octubre y el 30 de abril, y que el empleador notifique la fecha de inicio con 45 días de anticipación como mínimo. O sea: no es que "se acomoda en el verano"; hay una ventana legal y un plazo de aviso.
El problema práctico no es la ley, es la superposición. En una PyME de 15 personas, si no hay registro previo de quién pidió qué, terminan todos solapados en la misma quincena de enero y el local queda sin gente. El calendario no es burocracia: es la herramienta para repartir el verano sin dejar un sector vacío.
Lo digo sin vueltas: el Excel de vacaciones se descontrola apenas tenés a tres personas pidiendo fechas al mismo tiempo. Una celda mal pisada, una versión vieja que circula por mail, y de golpe le aprobaste enero a dos que no pueden faltar juntos.
Días de vacaciones por antigüedad: lo que dice el art. 150 LCT
Antes de armar la planilla necesitás saber cuántos días le corresponden a cada persona. El art. 150 de la LCT fija la escala según la antigüedad al 31 de diciembre del año al que correspondan las vacaciones:
| Antigüedad | Días corridos de licencia |
|---|---|
| Hasta 5 años | 14 días |
| Más de 5 y hasta 10 años | 21 días |
| Más de 10 y hasta 20 años | 28 días |
| Más de 20 años | 35 días |
Son días corridos, no hábiles: cuentan sábados, domingos y feriados que caigan dentro del período. Para quien no llegó a la antigüedad mínima de medio año, la LCT prevé el régimen proporcional: un día de descanso por cada veinte trabajados.
Esa columna de "días disponibles" es la que evita el conflicto más típico: alguien que pide 21 días cuando le corresponden 14. Si la planilla lo muestra al lado del nombre, la conversación se resuelve sola.
Modelo de calendario de vacaciones para copiar
Acá va la plantilla. Filas con cada empleado, columnas con los meses del período legal (octubre a abril, que es donde se concentra el grueso). Una marca por estado: S período solicitado, A período aprobado, T período ya tomado. La columna de días disponibles sale del art. 150 según la antigüedad de cada persona.
CALENDARIO DE VACACIONES — Año 2026 · Empresa: ____________________
Antig. Días ┌─── PERÍODO LEGAL DE OTORGAMIENTO ───┐
Empleado (años) disp. OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR Tomados
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Gómez, Laura 7 21 . . . A:1-21 . . . 0
Pérez, Martín 3 14 . . . . A:1-14 . . 0
Suárez, Diego 12 28 . . T:15-31 T:1-12 . . . 28
Romero, Ana 2 14 . . . . . S:9-22 . 0
Ledesma, Carla 6 21 . . . . . . S:6-26 0
Ríos, Javier 1 14 . T:24-30 T:1-7 . . . . 14
Acosta, Sofía 9 21 . . . S:5-25 . . . 0
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
COBERTURA POR MES → libres: 7 6 5 4 5 6 6
Referencias: S = solicitado A = aprobado T = ya tomado . = sin novedad
Regla interna: máximo 2 personas del mismo sector ausentes en simultáneo.
Aviso al empleado: 45 días antes del inicio (art. 154 LCT).
Copialo a una hoja de cálculo y adaptá los nombres. Tres cosas que conviene sumar:
- Una pestaña por año. Las vacaciones no gozadas y los arrastres se entienden mejor con el histórico al lado.
- Una fila de cobertura por mes, como en el modelo: cuenta cuánta gente queda disponible. Es la que te frena de aprobar enero a medio equipo.
- Una columna de sector o turno. Da igual que tengas 5 personas libres en enero si las 4 ausentes son todas del mismo puesto.
Cómo armar el calendario paso a paso
- Cargá la antigüedad de cada persona al 31 de diciembre del año correspondiente. De ahí salen los días del art. 150.
- Abrí la solicitud de fechas en septiembre u octubre. Cuanto antes, más margen para negociar superposiciones.
- Marcá cada pedido como solicitado. Todavía no aprobás nada: solo registrás la intención.
- Revisá la cobertura mes a mes. Si un mes queda por debajo del mínimo operativo, hay que mover pedidos.
- Aprobá y notificá con 45 días de anticipación, como pide el art. 154. La aprobación pasa de S a A en la planilla.
- Cerrá el período como tomado cuando la persona vuelve. La columna de "tomados" te deja ver de un vistazo a quién todavía le quedan días.
El paso 4 es el que casi nadie hace y el que más dolores de cabeza ahorra. Mirar el total de la empresa no sirve; hay que mirar sector por sector.
Cómo conviven el calendario y el control de asistencia
El calendario de vacaciones planifica el futuro. El control de asistencia registra el presente: quién entró, quién faltó, quién está de licencia hoy. Son dos cosas distintas y tienen que hablar entre sí.
Si llevás los dos por separado, pasa esto: el calendario dice que Laura está de vacaciones del 1 al 21 de enero, pero el registro de asistencia la marca como ausente injustificada porque nadie cruzó la información. Resultado: un descuento mal hecho y una discusión evitable.
Cuando la planificación de vacaciones y el registro de jornada están conectados, una licencia aprobada se refleja sola en la asistencia de esos días. No hay ausencia para justificar, no hay descuento por error, y el cálculo de haberes sale limpio. Si estás organizando esto desde cero, mirá cómo funciona un sistema de control de asistencia pensado para PyMEs argentinas, porque ahí es donde el calendario deja de ser una hoja suelta y pasa a ser parte del proceso.
Para el detalle de cómo se computan los días y los casos particulares, te sirve también la guía de gestión de licencias y ausencias y el repaso de obligaciones laborales para empleadores.
Preguntas frecuentes
¿En qué período se pueden tomar las vacaciones en Argentina? El art. 154 de la LCT establece que las vacaciones deben otorgarse entre el 1 de octubre y el 30 de abril del año siguiente. El empleador notifica la fecha de inicio con al menos 45 días de anticipación. Por convenio o acuerdo de partes pueden contemplarse esquemas distintos, pero esa es la ventana general.
¿Cuántos días de vacaciones corresponden según la antigüedad? Según el art. 150 de la LCT: 14 días corridos hasta 5 años de antigüedad, 21 días de 5 a 10 años, 28 días de 10 a 20 años y 35 días con más de 20 años. La antigüedad se computa al 31 de diciembre del año que corresponda a las vacaciones.
¿Puede el empleador decidir cuándo toma vacaciones cada empleado? Dentro del período legal, sí. La LCT le da al empleador la facultad de fijar las fechas para organizar la operación, respetando el plazo de aviso de 45 días. La excepción habitual: que al trabajador le corresponda al menos una temporada de verano cada tres períodos, según el art. 154.
¿Sirve un Excel para llevar el calendario de vacaciones? Para un equipo chico funciona al principio. El problema aparece con varias personas solicitando fechas a la vez: versiones que se pisan, celdas mal cargadas y superposiciones que nadie detectó. A partir de cierto tamaño conviene un sistema que cruce la solicitud con el control de asistencia.
¿Qué pasa con los días de vacaciones no gozados? La LCT no admite que las vacaciones se reemplacen por dinero mientras dura el vínculo. Solo se compensan en dinero al extinguirse el contrato, por la parte proporcional no gozada. Por eso conviene que la planilla muestre el saldo de días de cada persona año a año.
Un calendario de vacaciones no es papeleo: es lo que te deja repartir el verano sin que un sector quede vacío y sin descuentos mal hechos por una licencia que el control de asistencia no registró. Empezá por la plantilla de arriba, cargá la antigüedad de cada persona y abrí las solicitudes con tiempo. Si querés que la planificación y el registro de jornada dejen de ser dos archivos sueltos, probá Emplyx y manejá vacaciones, ausencias y asistencia desde un mismo lugar.