Reduir l'absentisme comença per mesurar-lo bé: per centre, equip, franja i tipologia (mèdica, justificada, injustificada). Sense dades fiables, les mesures correctores solen apuntar al lloc equivocat.
1) Claredat de polítiques
Defineix i comunica polítiques d'absències, permisos i justificacions
L'ambigüitat és el caldo de cultiu per a la inconsistència i els malentesos. Quan els empleats no saben clarament quins permisos tenen dret a gaudir, en quins terminis i com s'han de justificar, tendeixen a actuar de manera improvisada o a fer interpretacions optimistes. El resultat és una gestió de l'absentisme inconsistent, on casos similars reben tractament diferent depenent del responsable o del moment.
Aquesta política no ha de ser un document legalista guardat en un calaix. Ha de ser una guia pràctica, redactada en llenguatge clar i accessible per a tothom: empleats, supervisors i recursos humans. Ha d'especificar tipologies d'absència, processos de notificació, documentació requerida i terminis de justificació.
Tenir una política clara també protegeix l'empresa. Serveix com a base per prendre decisions justes i defensables davant de qualsevol conflicte o inspecció. I el que és igual d'important: redueix el temps que els responsables dediquen a gestionar cada cas individualment, perquè les respostes ja estan codificades en el sistema.
En definitiva, la claredat en les polítiques d'absències és el fonament sobre el qual es construeix una gestió eficaç. Tot el que ve després —fluxos, alertes, informes— depèn de tenir aquesta base ben definida.
2) Fluxos i traçabilitat
Centralitza sol·licituds, aprovacions i documentació en un sistema traçable
Una vegada que les polítiques estan clares, el pas següent és implementar un procés que les faci operatives. Sense un flux definit, fins i tot les millors polítiques es perden en la pràctica: sol·licituds verbals que no queden registrades, justificants en paper que es perden, aprovacions informals que generen conflictes posteriors.
Implementar un flux de treball digital a través d'una plataforma com Emplyx canvia les regles del joc. L'empleat sol·licita el permís o justifica l'absència des del seu portal, en qualsevol moment i des de qualsevol dispositiu. La sol·licitud queda registrada immediatament amb data, hora i tipologia.
L'aprovació es converteix en un procés informat i àgil. El supervisor pot veure la sol·licitud en el context del quadrant: quina cobertura hi ha aquell dia, si hi ha d'altres absències previstes, quins acords previs existeixen. Amb tota la informació al davant, decideix ràpidament i el resultat queda registrat.
La traçabilitat és, potser, el major benefici. El sistema crea un historial complet de cada sol·licitud, aprovació i justificació. Quan cal revisar un cas concret o preparar un informe per a una inspecció, tota la informació és recuperable en segons, sense buscar en correus, carpetes o agendes de paper.
3) Alertes primerenques
Detecta patrons d'absentisme per actuar de forma proactiva
Gestionar l'absentisme no consisteix només en reaccionar quan algú falta, sinó en anticipar-se als problemes. Les eines digitals permeten identificar patrons que, sense dades, serien invisibles fins que el problema ja és gran.
Un patró evident a buscar és la concentració d'absències en dies específics de la setmana, com els dilluns o divendres, que sovint indica un problema de compromís o de benestar que va més enllà de la malaltia puntual. Un altre patró rellevant és la concentració en torns o horaris concrets, que pot assenyalar un problema de sobrecàrrega o de condicions laborals en aquella franja.
Un altre tipus de patró és l'individual. Un sistema digital pot alertar automàticament quan un empleat supera un cert nombre d'absències en un període determinat, o quan s'identifica una regularitat preocupant. Aquesta alerta no és per sancionar, sinó per tenir una conversa proactiva que pot revelar problemes de salut, de motivació o de conciliació.
En essència, les alertes primerenques ens permeten ser metges en lloc de forenses. En comptes d'analitzar per què les coses van anar malament, podem intervenir quan encara hi ha marge per millorar la situació.
4) Planificació i cobertura
Assegura una cobertura de torns adequada per evitar la sobrecàrrega
L'absentisme i la planificació de torns estan íntimament lligats en un cercle viciós que pot fer-se molt difícil de trencar. La sobrecàrrega genera absentisme: quan els equips treballen sistemàticament amb menys personal del necessari, l'estrès i la fatiga augmenten, i l'absentisme creix com a resposta. I quan l'absentisme creix, la planificació es ressent, la sobrecàrrega augmenta i el cicle es retroalimenta.
Trencar aquest cicle requereix un enfocament proactiu en la planificació. L'objectiu no ha de ser simplement 'cobrir els torns', sinó assegurar una cobertura que sigui sostenible per a l'equip al llarg del temps. Això implica dimensionar adequadament la plantilla, tenir marges per a l'absentisme esperat i evitar patrons de torns que acumulin fatiga.
Les eines de planificació visual són un gran aliat en aquest sentit. Permeten al planificador veure d'un cop d'ull on hi ha riscos de sotacoberta, on hi ha acumulació de càrrega en determinades persones i on la distribució de torns pot ser millorada per reduir l'estrès de l'equip.
A més, una bona planificació ha de tenir en compte el benestar de l'equip. Això implica respectar els descansos mínims entre jornades, limitar les nits consecutives, rotar de forma equitativa les franges menys desitjades i garantir una distribució justa dels torns de cap de setmana i festius.
5) Informes accionables
Utilitza informes perquè RRHH i Operacions comparteixin la mateixa visió
Per prendre bones decisions, és imprescindible que tots els actors implicats parteixin de les mateixes dades. En moltes organitzacions, RRHH treballa amb les seves dades d'absentisme i Operacions treballa amb les seves dades de cobertura i productivitat, sense que mai es creuin. El resultat és que cada departament interpreta la realitat de forma diferent i les solucions proposades sovint no ataquen el problema real.
Una plataforma de gestió de temps centralitzada garanteix que totes les dades sobre fitxades, absències, permisos i incidències estiguin en un únic lloc, accessibles per a tots els rols amb els permisos adequats. Quan RRHH obre el sistema i quan Operacions obre el sistema, veuen exactament les mateixes dades.
El concepte d''accionable' és clau. Un informe no és només una taula de dades; ha de ser una eina per prendre decisions. Això significa que ha de respondre preguntes concretes: Quin equip té major taxa d'absentisme? En quines franges es concentra? Quina és la tendència dels últims tres mesos? Hi ha algun patró que correlacioni amb determinats supervisors, torns o centres?
Quan RRHH i Operacions s'asseuen a la mateixa taula per revisar aquests informes compartits, la conversa canvia radicalment. En lloc de debatre sobre percepcions, es debat sobre dades. I les decisions que emergeixen d'aquest debat basat en evidències solen ser molt més efectives i tenir molt més suport de totes les parts implicades.