Un cliente del rubro gastronómico me preguntó hace poco si podía tirar las planillas de fichaje de hace tres años para liberar un armario. Le dije que no tocara nada. La pregunta parece de archivo y orden, pero en realidad es de defensa legal: el día que un exempleado inicie un juicio, esas planillas son la prueba de que cumpliste. Acá te explico cuántos años hay que guardar los registros de asistencia y la documentación laboral en la Argentina, por qué el plazo no es tan corto como parece, y por qué el papel es el peor lugar para guardarlo.

El plazo de prescripción: 2 años según el art. 256 de la LCT

El número de partida es claro. El art. 256 de la Ley de Contrato de Trabajo (Ley 20.744) establece que prescriben a los dos años las acciones relativas a créditos provenientes de las relaciones individuales de trabajo. Es decir: un trabajador tiene dos años para reclamar judicialmente diferencias salariales, horas extras impagas, indemnizaciones u otros créditos laborales.

Ese plazo de dos años se cuenta, en general, desde que cada crédito se hizo exigible. Mientras la relación está vigente, hay matices sobre cómo corre el cómputo, pero el límite de fondo es ese: dos años.

De ahí sale la conclusión rápida y equivocada: "si la acción prescribe a los dos años, guardo todo dos años y listo". El problema es que ese razonamiento confunde el plazo en que se puede demandar con el tiempo que vas a necesitar la prueba.

Por qué dos años no alcanzan: el juicio llega cerca del límite

Acá está el error que veo seguido. La prescripción de dos años no significa que el reclamo te llegue rápido. Significa todo lo contrario: muchos trabajadores inician la demanda casi sobre el vencimiento del plazo, asesorados para no dejarlo prescribir pero tampoco apurarse.

Pensá en la secuencia real:

  • Un empleado se va o lo despiden.
  • A los 20 o 22 meses inicia la demanda, justo antes de que prescriba.
  • La demanda se notifica meses después.
  • El expediente puede durar dos, tres, cuatro años hasta la sentencia firme.

Resultado: el juicio sobre hechos de hoy puede seguir vivo dentro de cinco o seis años. Y durante todo ese tiempo, vos sos el que tiene la carga de probar que registraste bien la jornada, que pagaste lo que correspondía, que el trabajador hizo los horarios que figuran en el recibo. Si para ese momento las planillas ya están en la basura, el juez no va a presumir a tu favor.

Mi recomendación, y la de cualquier laboralista que asesore empresas, es la misma: conservá los registros de asistencia y la documentación laboral por al menos 5 años, y si podés 10, mejor. No porque la ley te obligue a tanto en cada caso, sino porque la prueba tiene que seguir disponible cuando el juicio te encuentre, no cuando vos quieras.

Qué documentación hay que conservar, no solo el fichaje

Cuando hablamos de "registros de asistencia" no es solo la planilla de entradas y salidas. La documentación laboral que conviene archivar incluye:

  • Registros horarios: planillas o reportes de fichaje, entradas, salidas, horas extras.
  • Recibos de sueldo firmados (el art. 138 de la LCT exige el doble ejemplar).
  • Libro especial del art. 52 de la LCT, donde se asienta el personal y los datos de la relación.
  • Contratos, telegramas, intercambio epistolar y notificaciones.
  • Liquidaciones finales, certificados de trabajo y constancias de aportes.
  • Documentación de licencias, vacaciones y ausencias.

Algunos de estos documentos tienen reglas propias. El libro del art. 52 y la documentación contable laboral suelen conservarse por plazos largos —en la práctica empresaria se trabaja con horizontes de 10 años, alineados con la conservación de libros y comprobantes que pide la normativa comercial e impositiva—. La asistencia diaria muchas veces se trata como un papel "menor" y es justo el que más rápido se pierde. Error.

Si querés ordenar la base de todo esto, revisá primero cómo llevar un registro horario que sirva como prueba y no solo como trámite.

El papel se pierde, el dato digital no

Acá va la parte incómoda. La mayoría de las PyMEs que asesoran las gestorías guardan la asistencia en papel: la planilla mensual, el reloj con tarjeta, el cuaderno del encargado. Y el papel tiene tres enemigos que no fallan nunca:

  1. El tiempo: la tinta se borra, el papel se humedece, la planilla se traspapela.
  2. La mudanza: cada cambio de local se lleva puestas cajas enteras de documentación.
  3. La rotación: el encargado que llevaba el cuaderno se fue y nadie sabe dónde quedó.

Cuando llega la demanda y el abogado pide "los registros de los últimos cinco años", aparece la caja incompleta, las planillas de un semestre faltante, las firmas que no se leen. En un juicio laboral, un registro incompleto o ilegible juega en tu contra: el juez puede tener por ciertas las afirmaciones del trabajador sobre su jornada.

Un sistema digital de control de asistencia da vuelta el problema. Cada fichaje queda guardado con fecha, hora y, según el método, geolocalización o identificación del empleado. No se traspapela, no se moja, no depende del cuaderno de nadie. Cuando necesitás los registros de hace cuatro años, los exportás en minutos, completos y ordenados. La conservación deja de ser una tarea —el armario, las cajas, el miedo a perder algo— y pasa a ser el estado por defecto del sistema.

Esa es la ventaja real: no es solo "fichar más moderno". Es que la obligación de conservar la documentación laboral se cumple sola, sin esfuerzo y sin huecos. Para ver cómo encaja con la planificación del equipo, mirá nuestra guía de gestión de turnos y asistencia.

Cuánto guardar, en resumen práctico

Sin vueltas, lo que le digo a quien me pregunta:

  • Mínimo razonable: 5 años de registros de asistencia y documentación laboral.
  • Recomendado: 10 años, alineado con la conservación de libros y comprobantes.
  • Nunca: 2 años "porque la acción prescribe a los 2 años". Ese es el plazo para demandar, no para tirar la prueba.
  • Formato: digital, con respaldo. El papel suelto es el primero que falta cuando lo necesitás.

La regla mental es simple: la documentación tiene que sobrevivir al juicio más largo que te puedan iniciar. Y los juicios laborales, en la Argentina, son largos.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos años hay que conservar los registros de asistencia en Argentina? No hay un único número fijado para la planilla diaria, pero la recomendación práctica es conservarla por al menos 5 años, y preferentemente 10. La prescripción de las acciones laborales es de 2 años según el art. 256 de la LCT, pero un juicio puede iniciarse cerca de ese límite y durar varios años más, por lo que la prueba debe seguir disponible bastante después de terminada la relación laboral.

¿La prescripción laboral de 2 años significa que puedo tirar la documentación a los 2 años? No. El plazo de 2 años del art. 256 de la LCT es el tiempo que tiene el trabajador para iniciar la acción judicial, no el tiempo que vos tenés que guardar la prueba. Si la demanda se presenta sobre el final del plazo y el expediente dura tres o cuatro años, vas a necesitar los registros mucho después. Tirarlos a los 2 años te deja sin defensa.

¿Qué documentación laboral conviene archivar además del fichaje? Recibos de sueldo firmados, el libro especial del art. 52 de la LCT, contratos, telegramas e intercambio epistolar, liquidaciones finales, certificados de trabajo, constancias de aportes y documentación de licencias y vacaciones. Buena parte de esta documentación se conserva por plazos largos, en línea con la guarda de libros y comprobantes.

¿Qué pasa en un juicio si no tengo los registros de asistencia? Sin registros, o con registros incompletos o ilegibles, perdés capacidad de probar la jornada efectivamente trabajada. En un juicio laboral eso suele jugar en contra de la empresa: el juez puede tener por ciertas las afirmaciones del trabajador sobre sus horarios y horas extras.

¿Un sistema digital de control de asistencia cumple con la obligación de conservar los registros? Sí, y lo hace mejor que el papel. Un sistema digital guarda cada fichaje con fecha y hora, no se traspapela ni se deteriora, y permite exportar los registros de cualquier período en minutos. La conservación deja de depender de cajas y armarios y pasa a ser automática.

¿Estás guardando los registros de asistencia de tu equipo en papel? Pasá a un sistema digital y dejá de preocuparte por el armario. Con Emplyx cada fichaje queda registrado, ordenado y disponible para el día que lo necesites. Probalo y consultá con tu asesor laboral el plazo de conservación adecuado para tu actividad.