Casi nadie monta mal el fichaje a propósito. Lo monta rápido, lo deja a medias y se olvida. Y los primeros expedientes de la ITSS por el artículo 34.9 del ET demostraron que el descuido sale carísimo: la mayoría de las actas no nacen de empresas sin sistema, sino de empresas con un sistema que no aguanta una revisión.

El registro existe pero no sirve: el fallo número uno

Desde mayo de 2019 el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar la jornada diaria de cada trabajador por cuenta ajena. Hora de entrada, hora de salida, conservación durante cuatro años.

El error más repetido no es ignorar la ley. Es cumplirla a medias.

Un cuaderno en la entrada donde todos firman "9 a 17" sin minutos. Un Excel que solo guarda la jornada teórica del contrato. Una hoja sin nombres legibles donde no se sabe qué línea corresponde a quién. Para la Inspección, eso no es un registro de jornada deficiente: es ausencia de registro. Y se sanciona igual que no tener nada.

El Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS) lo deja claro en su artículo 7.5: la transgresión de las normas sobre registro de jornada es infracción grave. Tramo de sanción: de 751 € a 7.500 €. Y se calcula por centro de trabajo, no por empresa.

El Excel sospechoso: cuando el sistema te delata

Hay un patrón que cualquier inspector reconoce en treinta segundos. Restaurante de 25 empleados, todos fichando exactamente 09:00–17:00 durante seis meses seguidos, domingos y festivos incluidos.

Eso no es control de presencia. Es una hoja que alguien rellenó la tarde anterior a la visita.

El problema del Excel no es que sea ilegal —no lo es, no hay formato obligatorio—. El problema es probar que nadie tocó los datos después. Un .xlsx sin control de versiones no demuestra nada. Si los metadatos del archivo muestran que se creó el mismo día que llegó la notificación de inspección, la conclusión del acta se escribe sola.

Un registro aguanta cuando reúne cuatro cosas:

  • Granularidad real. Hora exacta de inicio y fin, no "8 horas diarias".
  • Coherencia con el contrato. Si el contrato dice 20 horas semanales, el registro no puede mostrar 40.
  • Acceso inmediato. Si tardas tres días en localizarlo, el sistema no vale.
  • Inalterabilidad demostrable. No hace falta firma diaria del trabajador. Sí un log de auditoría que pruebe que los datos no se editaron a posteriori.

Si quieres el detalle de qué mira la ITSS cuando aparece, lo desgranamos en qué pide la Inspección de Trabajo en una visita por fichaje.

Los olvidados: a tiempo parcial y teletrabajadores

Dos colectivos concentran una parte enorme de las primeras sanciones, y por el mismo motivo: la empresa asume que "no cuentan".

Los contratos a tiempo parcial. El art. 12.4.c del ET es más estricto con ellos que con los completos: el registro horario de un parcial es obligatorio desde mucho antes de 2019. Cuando un parcial cobra por 20 horas y la realidad son 35, la diferencia delata trabajo no declarado. Aquí la sanción rara vez viene sola.

Los teletrabajadores. "Es que trabaja desde casa" no es un argumento. El art. 34.9 ET no distingue por modalidad ni por lugar. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia lo refuerza: el registro se aplica igual al empleado remoto. Un sistema que solo ficha a quien pasa por la oficina deja un agujero que el inspector localiza en cuanto cruza la plantilla con los contratos.

El error de base es el mismo: pensar que el control horario es para el personal "visible". La obligación es para todos.

Horas extra que aparecen en el reloj pero no en la nómina

Este es el error que cambia de categoría. Mientras hablamos solo de fichaje, hablamos de una infracción grave de la LISOS. En cuanto el registro muestra 10 horas y la nómina cotiza por 8, ya no es un problema de control horario.

Es un fraude a la Seguridad Social. Y eso abre un frente distinto, con la TGSS de por medio y liquidaciones de cuotas atrasadas.

Mi opinión, sin rodeos: un registro de jornada fiel es más peligroso que uno inexistente si la empresa no ajusta también las nóminas. El fichaje correcto es la prueba que usa Inspección para reclamar las horas extra impagadas. No tiene sentido implantar un sistema honesto y dejar la nómina mintiendo: o se ordenan las dos cosas, o el registro juega en tu contra.

Nadie sabe entrar al sistema el día de la visita

Una empresa puede tener el mejor software del mercado y aun así llevarse el acta. Basta con que, cuando el inspector pida exportar el registro, nadie en el centro sepa la contraseña.

"Tengo que llamar al informático" no es una respuesta que la ITSS acepte. El inspector lo refleja en la diligencia: no se facilita el acceso al registro. Esa frase, escrita, ya pesa en el expediente.

El registro tiene que estar accesible para alguien presente en el centro, en el momento, sin depender de un tercero externo. Una herramienta como Emplyx genera el informe completo del periodo en segundos desde el panel, y eso convierte el peor escenario en un PDF entregado en mano antes de que el inspector se levante de la silla. Pero la herramienta solo sirve si alguien del equipo sabe usarla.

Cruzarse de brazos ante un requerimiento escrito

Cuando la inspección llega por carta —no por visita sorpresa— trae un plazo, normalmente entre 5 y 15 días hábiles para aportar la documentación.

Dejar pasar ese plazo en silencio es el error más caro y el más evitable. No contestar se interpreta como obstrucción a la labor inspectora: otra infracción, encadenada a la primera. Si de verdad hace falta más tiempo —el proveedor tarda, el responsable está de baja—, se pide una ampliación por escrito antes de que venza. No siempre se concede, pero deja constancia de que hubo voluntad de colaborar. El silencio no deja constancia de nada bueno.

Preguntas frecuentes

¿De cuánto es la multa por no llevar bien el control horario? La infracción del art. 34.9 ET es grave según el art. 7.5 de la LISOS: de 751 € a 7.500 €, por centro de trabajo. En empresas con plantilla amplia o con reincidencia, el tramo medio-alto se aplica casi de forma automática.

¿Un registro mal hecho se sanciona igual que no tener registro? En la práctica, sí. Un registro que solo recoge la jornada teórica, sin granularidad ni inalterabilidad, se considera transgresión de la norma. La diferencia entre "deficiente" e "inexistente" rara vez salva del acta.

¿Tengo que registrar la jornada de los teletrabajadores? Sí. El art. 34.9 ET no distingue por modalidad, y la Ley 10/2021 lo confirma para el trabajo a distancia. Un empleado remoto sin registro es el mismo incumplimiento que uno presencial sin registro.

¿Qué pasa si un trabajador se niega a fichar? La responsabilidad sigue siendo de la empresa. Ante una negativa reiterada hace falta una cadena de avisos por escrito al trabajador. Sin esa documentación, quien responde delante de Inspección es el empleador.

¿Las horas extra registradas obligan a pagarlas y cotizarlas? Sí. Si el registro muestra horas extra, deben aparecer en la nómina y cotizarse. Un fichaje fiel que no se traslada a la nómina se convierte en la prueba que Inspección usa contra la propia empresa.

¿Quieres saber si tu sistema actual aguantaría una revisión? En Emplyx puedes probar cómo funciona el registro de jornada y qué informe exporta en un clic. Y si la inspección ya llamó a la puerta, antes de firmar nada conviene leer qué pide exactamente la Inspección de Trabajo en una visita por fichaje.