La plantilla de Excel funciona hasta el día que llama Inspección. Ahí deja de funcionar. Y la mayoría de empresas que la usan lo descubre tarde, con un inspector delante pidiendo ver los datos de hace cuatro años.
Esta comparativa no va de funciones bonitas ni de precios. Va de una sola pregunta: si la ITSS te pide el registro de jornada hoy, ¿lo que tienes vale o no vale?
La ley no exige un formato, exige que el registro sea fiable
Conviene aclararlo desde la primera línea. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, incorporado por el RDL 8/2019, obliga a registrar la jornada diaria de cada trabajador —entrada, salida, cuatro años de archivo— pero no impone un soporte concreto.
Así que sí: Excel es legal. Papel también lo es. El problema no es el formato. El problema es lo que pasa después, cuando alguien tiene que demostrar que esos datos no se escribieron la tarde anterior a la visita.
Un registro de jornada vale cuando reúne cuatro condiciones: granularidad real, coherencia con el contrato, acceso inmediato e inalterabilidad demostrable. Excel cumple las dos primeras sin esfuerzo. En las dos últimas es donde se hunde.
Comparativa punto por punto
| Criterio que mira la ITSS | Excel | Software de fichaje digital |
|---|---|---|
| Inalterabilidad | Cualquiera con el archivo edita una celda y nadie lo sabe | Los registros se cierran; modificar deja rastro |
| Log de auditoría | No existe. El .xlsx no guarda quién tocó qué ni cuándo |
Cada cambio queda con usuario, fecha y hora |
| Fichaje real del empleado | Lo rellena un administrativo, casi siempre a posteriori | El trabajador marca su propia entrada y salida en tiempo real |
| Granularidad | Depende de quién lo rellene; suele caer en "8 h diarias" | Hora y minuto exactos, automáticos |
| Conservación 4 años | Carpetas, versiones, archivos perdidos al cambiar de PC | Histórico completo siempre disponible |
| Acceso en remoto para el inspector | Hay que buscar el archivo en algún ordenador | Exportable desde cualquier dispositivo en segundos |
| Teletrabajo y multicentro | Inviable de centralizar con fiabilidad | Mismo sistema para todos, estén donde estén |
A partir de aquí, desarrollo cada fila. Porque la tabla resume, pero el motivo de fondo es lo que decide una inspección.
Inalterabilidad: el punto donde Excel pierde
Esta es la diferencia que más pesa. Un archivo .xlsx es editable por definición. Quien lo abre cambia la hora de entrada del lunes pasado, guarda, y no queda ningún rastro. Para la empresa eso puede parecer cómodo. Para un inspector es exactamente la razón por la que ese documento no le convence.
El registro de jornada tiene que demostrar que refleja lo que pasó, no lo que conviene que parezca. Un sistema digital cierra cada jornada y registra cualquier modificación posterior con su autor y su marca de tiempo. Excel no puede ofrecer eso ni con macros ni con la hoja protegida con contraseña: la protección se quita en dos clics.
Mi opinión, después de ver bastantes actas: un Excel donde toda la plantilla ficha 09:00–17:00 durante seis meses seguidos, festivos incluidos, no es un registro. Es una declaración de intenciones rellenada de golpe. Y los inspectores lo identifican al primer vistazo.
El log de auditoría: lo que Excel nunca tuvo
Cuando la ITSS sospecha que un registro se fabricó tarde, va a los metadatos. Un software de fichaje digital guarda un log: qué se creó, cuándo, quién lo editó, desde qué dispositivo. Ese histórico es lo que convierte un registro en prueba.
El .xlsx no tiene nada de eso. La fecha de modificación del archivo es lo único, y se manipula cambiando la hora del sistema operativo. Si los logs del sistema delatan que los datos nacieron el mismo día que llegó la notificación de inspección, el registro se cae entero. Con un sistema con auditoría real, esa duda ni se plantea.
Fichaje real vs. hoja rellenada a posteriori
El art. 34.9 ET habla de registrar la jornada efectiva, no la teórica del contrato. Y aquí aparece una diferencia de fondo que la tabla no transmite del todo.
En Excel, casi siempre, el registro lo rellena una persona de administración. No el trabajador. Se hace por lotes, a veces semanal, a veces el día antes de que haga falta. Eso ya no es un registro de jornada: es una reconstrucción.
En un software de fichaje, el empleado marca su propia entrada y su propia salida, en el momento, desde el móvil o un terminal. El dato se genera cuando ocurre el hecho. Esa inmediatez es justo lo que la norma busca y lo que diferencia un sistema válido de uno deficiente.
Conservación cuatro años y acceso para la Inspección
El registro debe guardarse cuatro años y estar a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección. Dos palabras importan: cuatro años.
Con Excel eso significa carpetas, copias, versiones y la lotería de que el archivo de 2022 siga existiendo después de cambiar de ordenador o de que el administrativo de entonces ya no esté. Con un sistema digital el histórico completo está siempre ahí, y se exporta filtrado por trabajador y periodo en segundos.
Esto pesa especialmente en la visita sin aviso. El inspector quiere ver los datos en directo, desde un ordenador del centro. Si la respuesta es "tengo que buscar el archivo" o "lo tiene el gestor", queda anotado en la diligencia que el registro no era de acceso inmediato. Para profundizar en ese escenario, sirve esta nota sobre qué pide la Inspección de Trabajo en una visita por control horario.
¿Qué pasa con multas y reincidencia?
El Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS) tipifica el incumplimiento del registro de jornada como infracción grave: de 751 € a 7.500 € por centro de trabajo. No tener registro y tener un Excel que no aguanta el examen acaban en el mismo sitio, porque un registro que el inspector no considera fiable equivale, a efectos prácticos, a no tenerlo.
La diferencia es que con un sistema digital la duda no llega a plantearse. El inspector pide el periodo, se exporta, se entrega. Fin del trámite.
¿Cuándo da el salto una empresa?
No hay un número mágico de empleados. Hay señales. Si tienes turnos rotativos, gente a tiempo parcial, teletrabajo o más de un centro, el Excel deja de ser barato: se vuelve una fuente de errores que cuesta dinero. Una PyME de cinco personas con horario fijo de oficina puede ir tirando. Un restaurante de veinte con tres turnos, no.
El cálculo honesto es este: el ahorro de seguir con Excel es cero euros al mes. El coste de una sola acta arranca en 751 € y no tiene techo cómodo. La cuenta sale sola.
Preguntas frecuentes
¿Es ilegal llevar el registro de jornada en Excel? No. La ley no obliga a un formato concreto. Excel es legal. Lo que no es defendible es un Excel que no puede demostrar que los datos no se modificaron después.
¿Qué tiene un software de fichaje que Excel no pueda imitar? Inalterabilidad real y log de auditoría. Puedes proteger una hoja con contraseña, pero esa protección se quita en segundos y no deja rastro. Un sistema digital registra cada cambio con autor y marca de tiempo.
¿Vale una plantilla de Excel firmada cada día por el trabajador? Mejora la cosa, pero sigue siendo frágil. La firma diaria no es obligatoria por ley. Y mantener cuatro años de hojas firmadas, legibles y archivadas es difícil de sostener en la práctica.
¿El fichaje digital sirve también para teletrabajadores? Sí, y es donde más se nota la diferencia. El art. 34.9 ET no distingue por modalidad: el teletrabajo también se registra. Un software centraliza el fichaje de quien está en casa igual que el de quien está en el local.
¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro? Cuatro años. Y debe estar accesible para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección durante todo ese periodo.
¿Sigues con la plantilla de Excel y no sabes si aguantaría un requerimiento? En Emplyx puedes ver cómo se registra la jornada con log de auditoría y cómo se exporta el periodo completo en un clic. Es la diferencia entre buscar un archivo y entregar un PDF antes de que el inspector termine la frase.