Cada quincena se repite la misma escena en miles de empresas mexicanas: alguien de Recursos Humanos persigue a los jefes de área por WhatsApp para que le manden "lo de las faltas" antes de cerrar la nómina. Llega tarde, llega incompleto, y el contador termina pagando con datos a medias. Ese caos tiene nombre y solución: el reporte de incidencias.

Es el documento que conecta lo que pasó en el piso —quién faltó, quién llegó tarde, quién hizo horas extra— con lo que el trabajador cobra. Si está mal, la nómina sale mal. Y la nómina mal hecha es de los pleitos más caros que existen.

Qué es el reporte de incidencias para nómina

El reporte de incidencias es el resumen de todo lo que ocurrió durante el periodo de pago y que modifica el sueldo a calcular. No es la nómina: es el insumo que alimenta la nómina. Por eso también se le llama prenómina o captura de incidencias.

La quincena de un trabajador no es siempre el sueldo base limpio. La Ley Federal del Trabajo establece que ciertos hechos —ausencias, tiempo extraordinario, descansos trabajados— impactan directamente el monto a pagar. El reporte de incidencias es el que le dice a quien procesa la nómina exactamente qué descontar y qué sumar.

Sin este documento, el cálculo se hace "de memoria" o copiando la quincena anterior. Ahí empiezan los errores: faltas que no se descuentan, extras que nunca se pagan, incapacidades capturadas dos veces.

Qué incidencias debe incluir el reporte

Estas son las incidencias que de verdad mueven el pago. Si tu formato no las contempla todas, estás pagando con información incompleta.

Faltas justificadas e injustificadas

La falta injustificada se descuenta del salario: el trabajador no laboró, no se le paga ese día. La falta justificada (con permiso del patrón o por causa legal) se trata según el caso, pero igual hay que registrarla porque puede afectar el cálculo del séptimo día. El artículo 42 de la LFT regula además las suspensiones de la relación laboral sin pago. El reporte tiene que distinguir el tipo de falta, no solo contarlas.

Retardos

Un retardo no siempre se descuenta, pero sí se acumula. Muchas empresas tienen política de "tres retardos equivalen a una falta". Esa regla solo funciona si los retardos están documentados y contados. Si los anotas en una libreta, se pierden.

Horas extra

El tiempo extraordinario se paga: las primeras nueve horas extra a la semana al doble, y a partir de la décima al triple, según los artículos 67 y 68 de la LFT. Esta es una de las incidencias donde más dinero se pierde —para el trabajador cuando no se le pagan, y para la empresa cuando se pagan extras que nunca se autorizaron. El reporte debe traer las horas extra desglosadas por trabajador y por tipo (dobles o triples).

Permisos

Permiso con goce de sueldo, permiso sin goce, permiso por paternidad, permiso por matrimonio. Cada uno se trata distinto en el pago. El de sin goce se descuenta; el de con goce no. Mezclarlos es uno de los errores más comunes en la captura.

Incapacidades IMSS

Las incapacidades emitidas por el Instituto Mexicano del Seguro Social —por enfermedad general, riesgo de trabajo o maternidad— tienen reglas propias. En enfermedad general, el IMSS cubre un porcentaje del salario a partir del cuarto día y el patrón no paga esos días incapacitados. En riesgo de trabajo, el subsidio arranca desde el primer día. El reporte debe registrar el folio de la incapacidad, las fechas y el tipo, porque de eso depende qué paga el IMSS y qué paga la empresa.

Vacaciones y prima vacacional

Los días de vacaciones disfrutados durante el periodo se reportan porque generan prima vacacional —mínimo 25% sobre los días de vacaciones, según el artículo 80 de la LFT. Si el trabajador salió de vacaciones esta quincena, el reporte debe decirlo para que la nómina pague el periodo correcto.

Días festivos trabajados

Los días de descanso obligatorio del artículo 74 de la LFT que el trabajador labora se pagan triple: el salario del día más un doble adicional. Si alguien trabajó el 16 de septiembre o el 25 de diciembre, esa incidencia tiene que estar en el reporte o se le paga de menos.

Modelo de reporte de incidencias del periodo

Este es un formato base que puedes adaptar. La idea es que cada renglón de la nómina tenga su respaldo aquí.

REPORTE DE INCIDENCIAS DE NÓMINA
Empresa: _______________________   Departamento: _______________
Periodo: del ___/___/____ al ___/___/____   Quincena N.°: ____

| Empleado        | N.° emp. | Faltas inj. | Faltas just. | Retardos | Hrs extra 2x | Hrs extra 3x | Permiso s/goce | Incap. IMSS (folio/días) | Vacaciones (días) | Festivo trabajado |
|-----------------|----------|-------------|--------------|----------|--------------|--------------|----------------|--------------------------|-------------------|-------------------|
| Pérez López J.  | 0142     | 1           | 0            | 2        | 3            | 0            | 0              | -                        | 0                 | 0                 |
| Gómez Ruiz A.   | 0207     | 0           | 1            | 0        | 0            | 0            | 1 día          | 56789012 / 4 días        | 0                 | 0                 |
| Soto Díaz M.    | 0318     | 0           | 0            | 1        | 9            | 2            | 0              | -                        | 6                 | 1                 |

Observaciones: _______________________________________________

Elaboró (Jefe de área): __________   Revisó (RH): __________
Fecha de entrega: ___/___/____   Fecha límite de cierre: ___/___/____

Guárdalo. El reporte de incidencias es un documento con valor probatorio: si un trabajador reclama un pago ante la Junta de Conciliación, este papel firmado es tu respaldo.

¿Quieres ver cómo se conecta esto con el cálculo? Revisa nuestra guía de control de asistencia para PyMES en México.

Cómo el control de asistencia genera el reporte automáticamente

Aquí está la diferencia entre sufrir cada quincena y no sufrirla. Un sistema de control de asistencia registra cada entrada, salida, retardo y ausencia en tiempo real. Cuando llega el cierre del periodo, el reporte de incidencias ya está armado: el sistema lo construyó solo, día a día, sin que nadie persiga a nadie por WhatsApp.

Lo que un buen sistema hace por ti:

  • Cuenta retardos y faltas según las reglas que configuraste, sin libreta de por medio.
  • Calcula las horas extra y las separa en dobles y triples automáticamente, aplicando el tope de las nueve horas semanales.
  • Marca los festivos trabajados y los días de vacaciones tomados sin que nadie los capture a mano.
  • Exporta el reporte del periodo listo para entregarse al despacho contable o al sistema de nómina.

Lo digo sin rodeos: la captura manual de incidencias es la fábrica de errores número uno de la nómina mexicana. No porque la gente sea descuidada, sino porque es un proceso imposible de hacer bien con memoria y mensajes sueltos. Veinte empleados, quince días, siete tipos de incidencia: son cientos de datos que cruzar a mano contra reloj. El error no es una posibilidad, es una certeza estadística.

Cuando el reporte se genera solo, desaparecen los tres problemas clásicos: el dato que llegó tarde, el dato que llegó mal y el dato que nunca llegó. Y de paso, te queda el respaldo documental que necesitas si alguien reclama. Si todavía registras asistencia con checador de huella y exportas a Excel, estás haciendo el 80% del trabajo a mano. Esa parte es la que automatiza un sistema de control de asistencia.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre incidencias y prenómina?

Las incidencias son los hechos individuales (una falta, un retardo, una hora extra). La prenómina es el reporte completo del periodo con todas las incidencias capturadas, listo para que se calcule la nómina. La prenómina es el reporte de incidencias del que hablamos aquí.

¿Quién elabora el reporte de incidencias?

Normalmente lo arma cada jefe de área o supervisor con lo que ocurrió en su equipo, y Recursos Humanos lo concentra y valida antes de pasarlo a nómina. Con un sistema de control de asistencia, el reporte se genera automáticamente y RH solo revisa.

¿Las incapacidades del IMSS se descuentan al trabajador?

No se "descuentan" como una falta. Los días incapacitados no los paga el patrón —los cubre el IMSS mediante un subsidio—, salvo los primeros tres días en enfermedad general, que nadie paga. Por eso la incapacidad se reporta con su folio y fechas: para que la nómina no pague días que cubre el Seguro Social.

¿Con qué anticipación se entrega el reporte?

Depende del calendario de nómina, pero la regla práctica es entregarlo uno o dos días antes del cierre del periodo, para dar tiempo a validar y corregir. Una fecha límite clara, escrita en el propio formato, evita la mitad de los problemas.

¿Es obligatorio tener un reporte de incidencias por escrito?

La LFT no exige un formato específico, pero sí obliga al patrón a pagar correctamente faltas, extras e incapacidades. Sin un reporte documentado, demostrar que pagaste bien ante una Junta de Conciliación es muy difícil. En la práctica, tenerlo por escrito no es opcional.

El cierre de quincena no tiene por qué doler

El reporte de incidencias bien hecho es la diferencia entre una nómina que sale a la primera y una que se corrige tres veces. No es burocracia: es el documento que protege tanto el bolsillo del trabajador como el de la empresa.

Si quieres dejar de capturar incidencias a mano y que el reporte del periodo se arme solo, Emplyx registra la asistencia y genera la prenómina lista para tu despacho contable.