Un trabajador se queda dos horas más un viernes, nadie firma nada, y seis meses después llega la demanda reclamando 300 horas extra que el patrón "nunca pagó". Sin papel que diga qué se autorizó, quién gana ese pleito casi siempre es el trabajador. Por eso un acuerdo de horas extras por escrito no es burocracia: es la única prueba que te queda cuando la memoria de cada quien convenientemente cambia.
Aquí te dejo un modelo listo para usar, te explico qué dice cada parte y cómo se conecta con tu registro de asistencia para que el documento aguante una inspección o un laudo.
Por qué la jornada extraordinaria debe quedar documentada
La Ley Federal del Trabajo trata el tiempo extra como excepción, no como rutina. El artículo 65 LFT dice que la jornada puede prolongarse "por circunstancias extraordinarias", el 66 fija el tope de tres horas diarias y tres veces por semana, y los artículos 67 y 68 marcan el pago: las primeras nueve horas extra semanales se cubren al doble, y de la décima en adelante al triple.
Fíjate en la palabra del artículo 65: extraordinarias. El tiempo extra requiere una causa. No es "quédate todos los días dos horas más porque sí". Si la prolongación de jornada se vuelve permanente, ya no es extra: es jornada disfrazada, y un inspector de la STPS o un Centro de Conciliación lo van a leer así.
Documentar cada extra por escrito resuelve tres problemas a la vez:
- Prueba la causa extraordinaria. El acuerdo dice por qué se trabajó de más: inventario, cierre contable, falla de equipo, pedido urgente. Sin eso, no hay forma de demostrar que fue excepción.
- Fija las horas exactas. El documento dice cuántas horas se autorizaron y en qué fecha. Eso bloquea reclamos inflados.
- Deja claro el pago. El acuerdo registra la tarifa aplicada, doble o triple, y sirve de respaldo al recibo de nómina.
Lo digo sin rodeos: el patrón que paga horas extra "de palabra" y de buena fe es el que más expuesto está. Pagar bien sin documentar es regalar la prueba a la contraparte.
Modelo de acuerdo de horas extra por escrito
Este es el formato. Cópialo, ajústalo a tu empresa y haz que las dos partes lo firmen antes o el mismo día en que se trabaja el tiempo extraordinario, no semanas después.
AUTORIZACIÓN Y ACUERDO DE TIEMPO EXTRAORDINARIO
Lugar y fecha: ____________________, a ____ de __________ de 20____.
DATOS DEL PATRÓN
Razón social: _______________________________________________
RFC: __________________________ Registro patronal IMSS: __________
Domicilio del centro de trabajo: _______________________________
DATOS DEL TRABAJADOR
Nombre completo: ____________________________________________
Puesto: ____________________ Número de empleado: ____________
CURP: ______________________________________________________
OBJETO
Con fundamento en los artículos 65, 66, 67 y 68 de la Ley Federal
del Trabajo, ambas partes acuerdan la prestación de tiempo
extraordinario por la causa extraordinaria que se describe.
Causa extraordinaria que lo justifica:
___________________________________________________________
(Ej.: cierre de inventario mensual / falla de equipo /
entrega urgente a cliente / suplencia por ausencia imprevista)
DETALLE DE LAS HORAS AUTORIZADAS
Fecha(s) en que se laborará: ___________________________________
Hora de inicio del tiempo extra: ______ Hora de término: ______
Total de horas extra autorizadas: ______ horas
TARIFA APLICABLE
Salario base por hora: $__________ MXN
( ) Horas al DOBLE (primeras 9 horas extra de la semana) — art. 67 LFT
( ) Horas al TRIPLE (a partir de la 10a hora semanal) — art. 68 LFT
Importe total estimado del tiempo extraordinario: $__________ MXN
DECLARACIONES
1. El trabajador presta este tiempo extraordinario de forma
voluntaria y conoce su derecho a no exceder los topes del
artículo 66 LFT (3 horas diarias, 3 veces por semana).
2. El patrón cubrirá el importe en la nómina del periodo
correspondiente, reflejado en el recibo CFDI.
3. Este acuerdo se conserva como respaldo del registro de
asistencia del centro de trabajo.
FIRMAS
_______________________ _______________________
Por el patrón El trabajador
Nombre y firma Nombre y firma
Testigo: ________________________ Firma: ______________
Guarda el original firmado y una copia digital. Si manejas varios centros de trabajo, archívalo junto al control de asistencia de ese periodo para que todo cuadre en una sola carpeta.
Qué revisar antes de que firmen
Tres detalles donde la mayoría se equivoca:
La causa tiene que ser real y específica
"Carga de trabajo" no es causa extraordinaria; es la vida normal de cualquier empresa. Escribe algo concreto y fechado: "cierre de inventario del 30 de noviembre", "reparación de línea 2 por falla del 14 de marzo". Una causa vaga es casi peor que no poner nada, porque demuestra que el extra era rutina.
El tope del artículo 66 no se negocia
Tres horas diarias y tres días por semana. Aunque el trabajador firme encantado nueve horas extra en un día, el exceso sobre el tope sigue siendo ilegal y el patrón responde. El acuerdo no blinda lo que la LFT prohíbe. Si necesitas cubrir más horas de operación de forma sostenida, la salida es contratar o reorganizar turnos, no estirar la jornada.
La tarifa correcta es por semana, no por día
El conteo doble/triple es semanal acumulado. Las primeras nueve horas extra de la semana van al doble; de la décima en adelante, al triple. Si un trabajador hizo 6 horas extra el lunes y 5 el jueves, las primeras 9 son dobles y las 2 últimas son triples, aunque cada día por separado pareciera "poco". El acuerdo debe reflejar la tarifa real según el acumulado de la semana.
Cómo se complementa con el registro de asistencia
El acuerdo por escrito dice qué se autorizó. El registro de asistencia dice qué realmente pasó. Necesitas los dos y necesitas que coincidan.
Imagina la escena en una inspección: presentas el acuerdo que autoriza 4 horas extra el martes, pero el checador marca que el trabajador se fue después de 6 horas extra. Esa diferencia de 2 horas es un foco rojo. O al revés: el registro marca 4 horas y el recibo de nómina solo pagó 2. Cualquier descuadre entre autorización, registro y pago es justo lo que un inspector o un abogado laboral buscan.
Por eso conviene que las tres cosas vivan en el mismo sistema:
- El acuerdo fija la autorización y la causa.
- El registro de asistencia captura la hora real de entrada y salida.
- El cálculo convierte ese tiempo en pago doble o triple, listo para nómina.
Un checador de huella suelto no hace nada de esto: marca horas pero no sabe si rebasaste el tope semanal ni cuál tarifa aplica. Con Emplyx el registro de asistencia, el cómputo de tiempo extra al doble y al triple, y la alerta cuando alguien se acerca al tope del artículo 66 viven en un solo lugar, con reporte exportable para la STPS. Si además ya estás ajustando tu operación a la jornada de 40 horas, tener el extra documentado y calculado correctamente te ahorra el doble de pleitos.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio que las horas extra consten por escrito?
La LFT no exige un formato específico, pero sí obliga a pagar el tiempo extra y a probar que fue por causa extraordinaria. En la práctica, sin documento la carga de la prueba se vuelve cuesta arriba para el patrón. El acuerdo por escrito es la forma más sólida de cumplir y de defenderte.
¿Puede el trabajador negarse a hacer horas extra?
Sí. El tiempo extraordinario es voluntario; el patrón no puede imponerlo como rutina. El trabajador puede negarse a exceder los topes del artículo 66 LFT sin que eso sea causa de sanción. Por eso el modelo incluye la declaración de voluntariedad.
¿Qué pasa si pago las horas extra pero nunca firmamos un acuerdo?
Pagaste bien, pero si después hay un reclamo no tienes cómo demostrar cuántas horas se autorizaron ni la causa. El trabajador puede alegar más horas de las reales y a ti te toca probar lo contrario sin documento. Pagar sin papel es la mitad del trabajo.
¿El personal de confianza también necesita acuerdo de horas extra?
Sí. La categoría de confianza no exime de respetar los topes de jornada. Si un gerente o jefe de área trabaja por encima de su jornada, esas horas son extra y conviene documentarlas igual que con cualquier trabajador.
¿Cómo se calcula la tarifa doble y triple?
Toma el salario por hora ordinaria. Las primeras nueve horas extra de la semana se pagan al doble de esa tarifa (artículo 67 LFT) y de la décima hora semanal en adelante, al triple (artículo 68 LFT). El conteo es semanal acumulado, no diario.
Documentar el tiempo extraordinario cuesta cinco minutos por evento; un laudo perdido cuesta meses de nómina. Usa el modelo, archívalo junto al control de asistencia y deja que el cálculo lo haga el sistema.
Para registrar la asistencia real, calcular el pago doble o triple sin errores y tener el reporte listo cuando lo pidan, prueba Emplyx y deja de pelear el tiempo extra de memoria.