Cada quincena la misma escena: el responsable de RH exporta las horas de un sistema, las pega en una hoja, le falta una columna, el de nómina la rebota, y entre los dos pierden media tarde cuadrando un archivo. El layout existe justo para que eso no pase. Es el puente entre lo que registró el checador y lo que termina en el recibo CFDI del trabajador.

Voy a explicar qué es ese archivo, cómo debe verse, y por qué un layout mal armado es la causa número uno de prenóminas que se rebotan.

Qué es un layout de nómina

Un layout de nómina es un archivo estructurado —casi siempre CSV o Excel— con una fila por trabajador y una columna por cada concepto que el sistema de nómina necesita para calcular el pago del periodo. No calcula nada por sí mismo: transporta datos.

El recorrido es este. El control de asistencia registra entradas, salidas, faltas y retardos. Alguien convierte esos registros en cifras del periodo. Esas cifras se vuelcan en el layout. El software de nómina lo importa, aplica tabuladores y reglas de la Ley Federal del Trabajo, y emite el recibo timbrado ante el SAT.

Si el layout llega completo y bien formado, la nómina se procesa en minutos. Si llega con una clave de trabajador que no existe o una columna corrida, el sistema rebota el archivo entero o —peor— procesa cifras equivocadas. Te lo digo de frente: la prenómina no se rebota por el software, se rebota por el layout. El archivo es responsabilidad de quien controla la asistencia, no del contador.

Cómo debe verse un layout estándar

Un layout bien armado tiene encabezados claros, una fila por empleado y formato consistente en cada columna. Este es un ejemplo del formato mínimo para importar horas y conceptos de un periodo quincenal:

CLAVE   NOMBRE              DIAS_TRAB  FALTAS  RETARDOS  HRS_DOBLES  HRS_TRIPLES  SEPTIMO_DIA  PRIMA_DOM  INCIDENCIAS
1001    Pérez López Ana     15         0       1         4.0         0.0          2            0          -
1002    García Ruiz Luis    13         2       0         0.0         0.0          2            0          FI;FI
1003    Soto Marín Diana    14         0       3         6.0         2.0          2            1          PD
1004    Mora Téllez Iván     15         0       0         8.0         0.0          2            0          VAC-pend
1005    Luna Vega Pedro      11         0       0         0.0         0.0          1            0          INC-IMSS

Cada columna existe por una razón concreta. No hay relleno: si un campo no se mapea a un concepto de nómina, sobra.

Clave de trabajador

La columna CLAVE es el identificador único que conecta cada fila con un registro en el catálogo de empleados del sistema de nómina. Tiene que coincidir carácter por carácter. Si tu catálogo guarda 1001 y el layout trae 01001 o EMP-1001, el importador no encuentra al trabajador y rebota la fila. Define una sola convención de clave y úsala en todos lados.

Nombre

NOMBRE no se usa para calcular: sirve para que un humano valide de un vistazo que la fila corresponde a quien debe. Mantén un orden fijo —apellidos primero o nombre primero, pero siempre el mismo— para que la revisión visual sea rápida.

Días trabajados, faltas y retardos

DIAS_TRAB alimenta el cálculo del salario del periodo. FALTAS descuenta días no laborados y no pagados según el artículo 47 LFT. RETARDOS puede o no descontar, según el reglamento interior de tu empresa; lo importante es que el layout lo lleve separado de las faltas, porque son conceptos distintos. Un retardo no es una falta y mezclarlos genera descuentos indebidos que el trabajador puede reclamar.

Horas dobles y horas triples

Aquí se separa el tiempo extraordinario por su régimen de pago. Las primeras nueve horas extra semanales se pagan al doble (HRS_DOBLES); de la décima en adelante, al triple (HRS_TRIPLES), conforme a los artículos 67 y 68 LFT. El layout debe traerlas en columnas distintas porque el software de nómina les aplica multiplicadores diferentes. Meter todo el extra en una sola columna obliga al contador a recalcular a mano —y ahí entran los errores.

Séptimo día y prima dominical

SEPTIMO_DIA es el día de descanso semanal pagado del artículo 69 LFT. PRIMA_DOM corresponde al 25% adicional sobre el salario que ordena el artículo 71 LFT cuando el trabajador labora en domingo siendo su descanso. Son percepciones, no descuentos, y ambas viajan al CFDI de nómina con su propia clave del catálogo del SAT.

Incidencias

La columna INCIDENCIAS recoge todo lo que no es una hora ni un día estándar: vacaciones (VAC), incapacidad del IMSS (INC-IMSS), permiso con o sin goce, falta injustificada (FI). Cada código debe estar previamente definido y mapeado a un concepto de nómina. Lo cómodo es separar varias incidencias de un mismo trabajador con un punto y coma, como FI;FI en el ejemplo.

Cómo se mapea cada campo a la nómina

El mapeo es la tabla de equivalencias entre el nombre de columna de tu layout y el concepto interno del software de nómina. Se configura una sola vez y conviene documentarlo. Algo así:

Columna del layout Concepto de nómina Tipo SAT
DIAS_TRAB Sueldo del periodo Percepción
FALTAS Descuento por inasistencia Deducción
HRS_DOBLES Tiempo extraordinario doble Percepción
HRS_TRIPLES Tiempo extraordinario triple Percepción
SEPTIMO_DIA Prima de descanso / día de descanso Percepción
PRIMA_DOM Prima dominical Percepción
INCIDENCIAS Según código Variable

Las claves de percepción y deducción del CFDI están definidas en los catálogos del SAT. La estructura del comprobante de nómina y su complemento se publican en el portal del SAT. El layout no necesita llevar esas claves: el software de nómina las asigna al importar, siempre que el mapeo esté bien hecho.

Errores de importación más comunes

Después de revisar decenas de prenóminas rebotadas, los tropiezos se repiten:

  • Clave que no coincide. El catálogo dice 1001, el layout trae 1001 con un espacio al final. Para el importador son distintas. Recorta espacios antes de exportar.
  • Columnas corridas. Alguien insertó una columna a mano y el resto se desplazó. Las horas dobles caen en séptimo día. Nunca edites el layout a mano si lo puedes exportar limpio.
  • Decimales con coma. Si el sistema espera 4.0 y recibe 4,0, lo lee como texto y la fila falla. Decide un separador y respétalo.
  • Filas vacías o totales al final. Una fila de suma o un renglón en blanco hace que el importador intente procesar a un trabajador inexistente.
  • Codificación. Acentos que se vuelven símbolos raros corrompen nombres y, a veces, claves. Exporta en UTF-8.
  • Periodo equivocado. El layout trae horas de la quincena anterior. El sistema importa sin chistar y el error aparece en el recibo. Valida siempre el rango de fechas.

La mayoría se evita cuando el layout se genera automáticamente desde el control de asistencia en lugar de armarse copiando y pegando.

Por qué conviene generar el layout desde el control de asistencia

Si las horas, faltas, retardos y séptimos días ya están en tu sistema de control de asistencia, exportar el layout debería ser un clic, no una tarde de Excel. Un buen sistema te deja descargar el archivo con las columnas y el formato que tu nómina espera, sin retoques manuales.

Esa es la diferencia entre un checador y una plataforma con lógica de cómputo. El checador registra; la plataforma cuenta días, separa el extra doble del triple, marca incidencias y exporta el layout listo. En Emplyx la prenómina se genera con esa estructura y se entrega al área contable sin intermediarios. Y si trabajas el cálculo de las horas extra, ahí tienes el detalle de cómo se computa el tiempo extraordinario en México.

Preguntas frecuentes

¿En qué formato debe estar el layout de nómina?

CSV o Excel son los más usados. Lo decisivo no es la extensión sino que las columnas, el orden y el formato coincidan exactamente con lo que el software de nómina espera importar. Consulta el manual de tu sistema o pídelo a tu proveedor de nómina.

¿El layout calcula el sueldo?

No. El layout solo transporta cifras de horas, días e incidencias. El cálculo del sueldo, los impuestos y las cuotas IMSS lo hace el software de nómina aplicando tabuladores y reglas legales sobre esos datos.

¿Qué pasa si una clave de trabajador no coincide?

El importador no encuentra al empleado y rebota esa fila —o el archivo completo, según el sistema. La clave del layout debe coincidir carácter por carácter con el catálogo de empleados de la nómina.

¿Cómo se registran las vacaciones o las incapacidades en el layout?

En la columna de incidencias, con un código previamente definido y mapeado a su concepto de nómina (por ejemplo VAC para vacaciones o INC-IMSS para incapacidad). Cada código tiene un tratamiento distinto de pago.

¿Debo separar las horas dobles de las triples?

Sí. Las primeras nueve horas extra semanales se pagan al doble y de la décima en adelante al triple, según los artículos 67 y 68 de la LFT. Son columnas distintas porque la nómina les aplica multiplicadores diferentes.

Un layout bien hecho no es burocracia: es lo que evita que cada quincena se vuelva una negociación entre RH y contabilidad. Si quieres dejar de armar el archivo a mano y exportarlo limpio desde el control de asistencia, prueba Emplyx y arma tu prenómina sin pelearte con Excel.