Solicitud de vacaciones en México: modelo descargable

Un trabajador te pide días de descanso por WhatsApp, le contestas "va", y tres meses después no se acuerda ninguno de los dos de qué se acordó. Lo veo seguido en PyME mexicanas: las vacaciones se piden de palabra y se pierde el rastro. Aquí te dejo un formato listo para copiar, con los días que marca la ley y cómo gestionarlo sin que termine en pleito.

Desde la reforma de Vacaciones Dignas de 2023, el primer año de trabajo ya no da 6 días sino 12, y la escala subió para todos. Si tu formato sigue calculando con la tabla vieja, estás dando de menos.

Cuántos días de vacaciones le corresponden a cada trabajador

El artículo 76 de la Ley Federal del Trabajo fija el periodo anual de descanso. Tras la reforma publicada en el Diario Oficial de la Federación en diciembre de 2022, la escala quedó así:

A partir del sexto año suman dos días por cada cinco de servicio. Y ojo: el periodo se cuenta desde la fecha de aniversario de ingreso, no por año calendario. Un trabajador que entró el 3 de marzo genera su derecho cada 3 de marzo.

Sobre esos días corre la prima vacacional del artículo 80: mínimo 25% del salario correspondiente a los días que toma. No es opcional, es piso legal.

El derecho no se pierde, pero sí prescribe

Un error común del patrón es pensar que si el trabajador no pidió vacaciones, "las perdió". Falso. El artículo 81 obliga a que las vacaciones se concedan dentro de los seis meses siguientes al cumplimiento del año de servicio. El derecho a reclamar prescribe al año (artículo 516), pero mientras tanto la deuda existe y se acumula. Llevar registro escrito de qué se otorgó y cuándo te protege exactamente de esa reclamación.

Modelo de solicitud de vacaciones para descargar

Este es el formato que recomiendo. Cópialo a una hoja con membrete de tu empresa y adáptalo. Funciona en papel o en PDF firmado.

SOLICITUD DE VACACIONES

Empresa: ___________________________________________
Lugar y fecha de solicitud: ________________________

DATOS DEL TRABAJADOR
Nombre completo: ___________________________________
Puesto: ____________________________________________
Departamento / área: _______________________________
Fecha de ingreso: __________________________________
Antigüedad cumplida a la fecha: _____ años

DÍAS QUE SOLICITA
Días de vacaciones que le corresponden (LFT art. 76): _____
Días pendientes de periodos anteriores (si aplica): _____
Días que solicita en esta ocasión: _____
Días que quedarían pendientes después de este periodo: _____

PERIODO SOLICITADO
Desde el día: ____ / ____ / ________
Hasta el día: ____ / ____ / ________
Fecha de reincorporación a labores: ____ / ____ / ________

Motivo (opcional): _________________________________

_______________________________
Firma del trabajador

------------------------------------------------------
AUTORIZACIÓN DEL PATRÓN  (uso exclusivo de la empresa)

[ ] Autorizada    [ ] Autorizada parcialmente    [ ] No autorizada

Periodo finalmente concedido:
Desde ____ / ____ / ________  hasta ____ / ____ / ________

Observaciones: _____________________________________

Prima vacacional a pagar (mín. 25%, art. 80 LFT): $________

Nombre y firma de quien autoriza: __________________
Cargo: _____________________________________________
Fecha de resolución: ____ / ____ / ________

Lo importante de este formato no es el diseño, son tres cosas: que diga cuántos días le tocan, cuántos quedan pendientes y que tenga espacio de firma para ambas partes. Sin esos tres datos, el documento no te sirve si hay conflicto.

Cómo gestionar la solicitud paso a paso

Tener el formato es la mitad. La otra mitad es el proceso.

1. El trabajador llena y entrega la solicitud

Lo ideal: con anticipación razonable. La ley no fija un plazo mínimo de aviso, pero un reglamento interior de trabajo serio suele pedir entre 15 y 30 días para periodos largos. Si tu empresa no lo tiene definido, este es buen momento para hacerlo.

2. Recursos Humanos valida la antigüedad y los días disponibles

Aquí se cae mucha gente. Hay que verificar contra el expediente: fecha real de ingreso, días generados, días ya tomados en periodos previos. Si el trabajador pide 12 pero solo tiene 8 disponibles, se aclara antes de autorizar, no después.

3. El patrón autoriza, ajusta o reprograma

El patrón puede no conceder exactamente las fechas pedidas si la operación lo impide —temporada alta, cierre de mes, falta de personal—. Lo que no puede es negar el derecho indefinidamente: el artículo 81 obliga a otorgar el periodo dentro de los seis meses siguientes al aniversario. Reprogramar sí, cancelar no.

4. Se firma, se entrega copia y se archiva

Copia al trabajador, original al expediente. Este paso es el que casi nadie hace bien y el que más caro sale.

Si gestionas esto en papel para una plantilla de 30 personas, vas a terminar con folders desordenados y cálculos a mano que nadie revisa. Por eso conviene apoyarse en un sistema de control de asistencia que calcule la antigüedad y el saldo de días en automático.

Por qué dejar constancia escrita protege a las dos partes

No es burocracia por burocracia. La constancia escrita resuelve problemas concretos:

• Protege al patrón ante una demanda por vacaciones no otorgadas. Si tienes la solicitud firmada y la autorización, demuestras que cumpliste el artículo 76 y el 81.
• Protege al trabajador porque deja claro qué días tomó y cuántos le quedan. Evita que un cambio de jefe o de sistema "borre" su saldo.
• Sirve de prueba en una inspección de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. El inspector puede pedir los registros de vacaciones del último año.
• Ordena el cálculo de la prima vacacional, porque el documento ya trae los días concedidos sobre los que se calcula el 25%.

Acá va lo que pienso: el patrón que autoriza vacaciones por WhatsApp y no archiva nada está apostando a que ningún trabajador lo demande. Es una apuesta que tarde o temprano se pierde, y el costo de un laudo es mucho mayor que el de llevar un formato.

Para una plantilla chica, una carpeta con los formatos firmados basta. Cuando pasas de 20 o 25 trabajadores con distintas fechas de aniversario, el control manual se vuelve fuente de errores. Ahí ayuda digitalizar el registro de jornada y ausencias para que el saldo se actualice solo.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio usar un formato escrito para pedir vacaciones?

La LFT no obliga a un formato específico, pero sí obliga a que el patrón conceda y registre el periodo. En la práctica, sin documento escrito no tienes cómo probar que cumpliste. El formato es tu respaldo, no un trámite decorativo.

¿El patrón puede negar las vacaciones?

Puede ajustar o reprogramar las fechas por necesidades de la operación, pero no puede negar el derecho. El artículo 81 obliga a otorgar el periodo dentro de los seis meses posteriores al aniversario de ingreso.

¿Se pueden pagar las vacaciones en lugar de darlas?

No. Las vacaciones son un periodo de descanso efectivo y no son compensables con dinero mientras dura la relación laboral. Solo se pagan en finiquito los días generados y no disfrutados al terminar el contrato.

¿Las vacaciones se pueden dividir?

Sí. La reforma de 2023 confirmó que el trabajador puede tomar su periodo de manera continua o fraccionada, mientras al menos un bloque sea de doce días seguidos cuando así lo solicite. Conviene dejar el reparto asentado en el formato.

¿Qué pasa con los días no tomados al final del año?

No se pierden. Se acumulan como saldo pendiente y siguen siendo exigibles. Por eso el formato incluye la línea de "días pendientes de periodos anteriores": para que el saldo nunca quede en el aire.

Las vacaciones bien gestionadas no son un favor que haces, son un derecho que documentas. Copia el modelo, ajústalo a tu empresa y empieza a archivar cada solicitud firmada. Si quieres que el cálculo de antigüedad, días disponibles y prima vacacional salga solo, prueba Emplyx y deja de llevar el saldo de vacaciones en una hoja de cálculo.