Casi todos los patrones que me preguntan por la NOM-035 ya saben que existe. Lo que no saben es la parte que importa: qué papel llenan, quién lo llena, qué se hace con las respuestas. Aquí va el cómo, sin teoría de más.
La NOM-035-STPS-2018 obliga a identificar, analizar y prevenir los factores de riesgo psicosocial en los centros de trabajo. La obligación gruesa no es tener un documento bonito: es aplicar cuestionarios concretos y actuar sobre lo que arrojan. Esos cuestionarios son las Guías de Referencia que vienen en la propia norma, publicada en el Diario Oficial de la Federación.
Las tres Guías de Referencia: para qué sirve cada una
La norma trae cinco Guías de Referencia, pero las que se aplican como cuestionario a los trabajadores son tres. Conviene tenerlas claras antes de imprimir nada.
Guía de Referencia I: acontecimientos traumáticos severos
Es un cuestionario corto. Detecta si un trabajador vivió un evento traumático grave derivado del trabajo o en el ejercicio de él: un asalto, un accidente serio, un secuestro, presenciar la muerte de un compañero. Aplica a cualquier empresa, sin importar su tamaño, y se usa cuando hay sospecha o reporte de un acontecimiento de este tipo. No es de aplicación masiva: es para casos.
Guía de Referencia II: factores de riesgo psicosocial
Este es el cuestionario central. Mide carga de trabajo, falta de control sobre el trabajo, jornadas largas, interferencia trabajo-familia, liderazgo negativo, violencia laboral. Aplica a centros de trabajo de entre 16 y 50 trabajadores. Tiene 46 reactivos.
Guía de Referencia III: factores de riesgo psicosocial y entorno organizacional
Es la versión ampliada de la II. Suma la evaluación del entorno organizacional favorable: reconocimiento, sentido de pertenencia, comunicación. Aplica a centros con más de 50 trabajadores y tiene 72 reactivos.
Qué cuestionario te toca según el tamaño de la empresa
Esta es la duda que más se repite, y la respuesta es simple. Lo que manda es el número de trabajadores del centro de trabajo, no de la empresa entera.
| Trabajadores en el centro | Identificación de factores de riesgo psicosocial | Evaluación del entorno organizacional |
|---|---|---|
| Hasta 15 | No obligatoria (solo aplica lo de eventos traumáticos: Guía I) | No obligatoria |
| 16 a 50 | Obligatoria — Guía de Referencia II | No obligatoria |
| Más de 50 | Obligatoria — Guía de Referencia III | Obligatoria (incluida en la Guía III) |
Si tienes 14 personas, no aplicas el cuestionario psicosocial completo, pero sí sigues obligado a las medidas de prevención, la política de prevención de riesgos psicosociales y la atención de quien sufra un acontecimiento traumático severo. La idea de que "menos de 15 personas no hace nada" es media verdad y te puede costar un acta en la inspección.
Cómo administrar los cuestionarios paso a paso
Tener el PDF de la Guía no es aplicarla. El proceso real se ve así.
1. Define a quién se lo aplicas
A todos los trabajadores del centro. Si la plantilla es grande, la norma permite trabajar con una muestra representativa calculada con la tabla que viene en la propia NOM-035, según el total de personal. No inventes el tamaño de muestra: usa la tabla.
2. Elige el formato
Papel o digital, los dos son válidos. El papel funciona en una plantilla chica; en una de 80 personas se vuelve un problema de logística y captura. El cuestionario digital ahorra el vaciado manual y reduce el error de transcripción, que en papel es altísimo.
3. Aplícalo en condiciones decentes
El trabajador debe contestar en horario laboral, sin presión y entendiendo para qué sirve. Una breve explicación previa sube muchísimo la calidad de las respuestas. Si lo aplicas con el jefe directo parado atrás mirando la pantalla, los datos no sirven: la gente contesta lo que cree que el jefe quiere leer.
4. Garantiza la confidencialidad
Aquí es donde más empresas la riegan. La norma exige que el manejo de la información sea confidencial. En la práctica:
- Las respuestas individuales no se le entregan al jefe de área.
- Los resultados se reportan agregados, por área o por centro, nunca con nombre y apellido.
- Quien capture y analice debe ser personal autorizado para ello.
Si el trabajador percibe que su respuesta tiene su nombre pegado, miente. Y un cuestionario mal contestado es peor que no haberlo aplicado, porque te deja tranquilo con un diagnóstico falso.
Cómo analizar los resultados y definir medidas
Cada Guía de Referencia trae su propio instructivo de calificación: cada reactivo suma puntos y el total ubica al trabajador —y al área— en un nivel de riesgo: nulo, bajo, medio, alto o muy alto.
Con eso construyes el diagnóstico por categoría y por dominio. No te quedes en "el riesgo general salió medio". Lo útil es ver qué dominio salió alto: si es carga de trabajo, atacas planeación de tareas y plantilla; si es jornada, revisas horarios; si es liderazgo, capacitas mandos medios.
La norma exige que, cuando el resultado sea de riesgo alto o muy alto, se adopten medidas de prevención y acciones de control, y en algunos casos se canalice al trabajador a atención médica. El diagnóstico sin plan de acción es papel muerto: la inspección de la STPS pide ver las dos cosas.
Para ordenar las medidas conviene cruzar el resultado psicosocial con datos duros que ya tienes: ausentismo, rotación, horas extra acumuladas. Si tu control de asistencia muestra que un área encadena jornadas largas mes tras mes, no te sorprenda que esa misma área salga alta en el dominio de jornada de trabajo. Los dos diagnósticos se confirman entre sí.
Cada cuándo se vuelve a aplicar
La NOM-035 no exige repetir el cuestionario cada año de forma automática. La identificación y el análisis se hacen al menos cada dos años. También conviene reaplicar cuando hay un cambio fuerte: reestructura, fusión, cambio de procesos que altere las condiciones de trabajo.
Mi recomendación honesta sobra: trátalo como un termómetro de operación, no como un trámite bianual. Una empresa con rotación alta cada dos años está midiendo a personal distinto. Repetir antes, aunque sea una muestra, te da señal temprana.
Qué guardas como evidencia
La STPS puede pedir, en una inspección, los registros de la NOM-035. Conserva al menos:
- Los cuestionarios aplicados (en papel o el reporte del sistema digital).
- Los resultados del análisis por área o centro.
- La política de prevención de riesgos psicosociales firmada.
- El plan de medidas de prevención y su seguimiento.
Sin esos papeles, el argumento de "sí lo hicimos" no vale. El marco de la norma en la STPS y la ficha técnica oficial detallan qué se documenta.
Preguntas frecuentes
¿La NOM-035 obliga a aplicar un cuestionario en todas las empresas?
No en todas con el mismo alcance. El cuestionario de identificación de factores de riesgo psicosocial (Guía II o III) es obligatorio desde 16 trabajadores. En centros de hasta 15 personas solo aplica lo relativo a acontecimientos traumáticos severos y las medidas de prevención.
¿Puedo usar mi propio cuestionario en lugar de las Guías de Referencia?
Sí. La norma permite usar herramientas propias siempre que cumplan los mismos criterios y midan los mismos factores. Pero las Guías II y III ya están validadas y son gratuitas, así que rehacerlas suele ser desperdiciar trabajo.
¿Quién puede aplicar y calificar los cuestionarios?
Personal de la empresa designado para ello o un agente externo. La norma no exige obligatoriamente un psicólogo, pero quien califique debe seguir el instructivo de la Guía. Lo que sí es innegociable es el manejo confidencial de los datos.
¿Cada cuándo debo repetir la identificación?
Al menos cada dos años. También cuando ocurra un cambio relevante en las condiciones de trabajo o se detecten señales de alerta como un aumento de ausentismo o rotación.
¿Qué pasa si un trabajador sale en riesgo alto?
Se aplican medidas y acciones de control sobre el factor que disparó el resultado, y según el caso se canaliza al trabajador a atención médica. El resultado individual se maneja con confidencialidad.
Cierra el ciclo, no solo el cuestionario
Aplicar la NOM-035 bien no es llenar 72 reactivos y archivarlos. Es identificar, analizar y actuar, con evidencia que aguante una inspección. La parte de identificar y analizar la resuelves con las Guías de Referencia; la de actuar empieza por entender qué área está sobrecargada.
Para tener a la mano las horas reales, las jornadas y la rotación que sostienen tu diagnóstico psicosocial, revisa cómo Emplyx ordena el control de asistencia y los reportes para PyMEs mexicanas. Un cuestionario sin datos de operación al lado es media foto.