Política de vacaciones en México: ejemplo para PyME

Cada vez que arranca diciembre me cae el mismo mensaje de un dueño de taller, una cafetería o un despacho: tres personas pidieron las mismas dos semanas de vacaciones y nadie sabe a quién darle prioridad. No hay nada escrito, lo decide el gerente sobre la marcha y siempre alguien queda molesto. La solución no es un sistema carísimo, es un documento de una página que tu PyME no tiene todavía.

Aquí te explico qué dice la Ley Federal del Trabajo sobre días de descanso, te dejo un modelo de política completo dentro de un bloque para que lo copies y adaptes, y te aclaro cómo se engancha con tu reglamento interior.

Qué obliga la ley antes de redactar nada

La política no inventa derechos, los ordena. El piso mínimo lo marca la Ley Federal del Trabajo y desde la reforma de "vacaciones dignas" de 2023 el panorama cambió fuerte.

El artículo 76 LFT fija los días según antigüedad. El trabajador con un año cumplido tiene 12 días, y a partir de ahí sube dos por cada año hasta llegar a 20 al sexto año. Del año seis al diez son 22, del once al quince 24, y así de cinco en cinco. Esto ya no es opcional ni se puede pactar a la baja.

El artículo 78 obliga a que el periodo se disfrute de forma continua, con al menos doce días seguidos cuando el trabajador así lo pida. Ya no vale partir las vacaciones en pedacitos de dos días para que nunca descanse de verdad.

El artículo 80 manda pagar la prima vacacional, mínimo 25% sobre el salario de los días que correspondan. Y el artículo 81 dice algo que casi nadie aplica bien: las vacaciones deben otorgarse dentro de los seis meses siguientes al cumplimiento del año de servicio, y el patrón entrega una constancia con la antigüedad y el periodo que toca.

Tabla rápida para que la tengas a la mano:

Después de ver esto fallar muchas veces: el error más caro no es pagar mal la prima, es dejar que los días se acumulen año tras año sin que nadie los tome. Cuando ese trabajador renuncia, te toca pagar todo el rezago de golpe y la cuenta duele.

Modelo de política de vacaciones para una PyME mexicana

Lo que sigue es una plantilla real, redactada para una empresa de entre 10 y 50 personas. Cámbiale el nombre, los meses de alta demanda y los plazos según tu operación. Está pensada para colgarse del reglamento interior, no para sustituirlo.

POLÍTICA DE VACACIONES — [NOMBRE DE LA EMPRESA] S.A. de C.V.
Vigente a partir de: [fecha]

1. OBJETO
Esta política regula la solicitud, autorización y disfrute de las vacaciones
del personal, en cumplimiento de los artículos 76 a 81 de la Ley Federal del
Trabajo. Complementa el Reglamento Interior de Trabajo y en ningún caso
otorga menos de lo que marca la ley.

2. DÍAS QUE CORRESPONDEN
Los días se otorgan por antigüedad conforme al artículo 76 LFT: 12 días al
cumplir el primer año y dos días más por cada año subsecuente hasta el
quinto. Del sexto año en adelante, dos días más por cada cinco años de
servicio. La empresa entrega cada año una constancia con la antigüedad y el
periodo vacacional que corresponde (art. 81 LFT).

3. CÓMO SE SOLICITAN
La solicitud se hace por escrito o por el sistema de gestión interno, dirigida
al jefe inmediato, indicando fecha de inicio y de regreso.
- Periodos de 1 a 5 días: solicitar con 15 días naturales de anticipación.
- Periodos de 6 días o más: solicitar con 30 días naturales de anticipación.
El trabajador tiene derecho a disfrutar al menos 12 días continuos cuando
así lo solicite (art. 78 LFT).

4. PLAZO DE RESPUESTA
El jefe inmediato responde la solicitud dentro de los 5 días hábiles
siguientes. Si en ese plazo no hay respuesta, la solicitud se entiende
autorizada. Una autorización solo puede negarse por escrito y por causa
operativa justificada, proponiendo fechas alternativas dentro del mismo
trimestre.

5. PERIODOS DE ALTA DEMANDA
Por la naturaleza del negocio, en los meses de [ej.: noviembre, diciembre y
la última semana de cada mes] no se autorizan vacaciones, salvo casos
excepcionales aprobados por la Dirección. El personal recibe el calendario
de periodos restringidos al inicio de cada año.

6. TRASLAPE ENTRE COMPAÑEROS
Para no dejar un área sin cobertura, no podrán estar de vacaciones al mismo
tiempo más de [un trabajador / el 20% del personal] de la misma área.
Cuando dos personas pidan fechas que se traslapan, tiene prioridad quien
haya presentado primero la solicitud; en igualdad de fecha, quien tenga
mayor antigüedad.

7. VACACIONES COLECTIVAS
La empresa podrá decretar un cierre por vacaciones colectivas de hasta
[X días] en [periodo, ej.: la segunda quincena de diciembre], avisando con
al menos 30 días de anticipación. Esos días se descuentan del periodo anual
que corresponde a cada trabajador.

8. PAGO
La prima vacacional es del [25% o el porcentaje superior pactado] sobre el
salario de los días que correspondan, y se paga al iniciar el disfrute
(art. 80 LFT). Las vacaciones no son compensables en dinero mientras la
relación laboral siga vigente.

9. VIGENCIA Y DIFUSIÓN
Esta política se da a conocer a todo el personal y se entrega copia al
ingresar. Se revisa cada año junto con el Reglamento Interior.

Adáptala con calma. Si tu negocio es una tienda, los meses prohibidos serán otros; si es un despacho contable, marzo y abril son intocables.

Por qué tenerla por escrito te ahorra pleitos

Una regla que solo vive en la cabeza del gerente no es una regla, es una opinión que cambia según el día. Cuando la política está escrita y firmada de recibido, pasan tres cosas concretas.

Primero, desaparece el "es que a fulano sí le diste". El criterio de prioridad por orden de solicitud es objetivo y verificable; nadie puede acusarte de favoritismo.

Segundo, te blinda frente a una inspección. La Secretaría del Trabajo y Previsión Social revisa que las vacaciones se otorguen en tiempo y que la prima se pague; tener el documento, las constancias del artículo 81 y los registros de disfrute demuestra cumplimiento sin tener que improvisar.

Tercero, ordena la operación. Si sabes con 30 días de anticipación quién falta, contratas un eventual o reorganizas turnos a tiempo. La política convierte una emergencia recurrente en un trámite previsible.

Cómo se relaciona con el reglamento interior

Mucha gente las confunde. El Reglamento Interior de Trabajo es el documento mayor: regula horarios, lugar de trabajo, disciplina y faltas, se elabora con representación de los trabajadores y se deposita ante el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral, conforme a los artículos 422 y siguientes de la LFT.

La política de vacaciones es más específica. El reglamento puede decir simplemente "las vacaciones se otorgan conforme a la LFT y a la política vigente"; la política desarrolla el cómo: plazos, formatos, traslapes, periodos restringidos. Así, si el siguiente año cambias los meses de alta demanda, ajustas la política sin tener que volver a depositar el reglamento completo. Es más ágil y igual de obligatorio mientras no contradiga ni la ley ni el reglamento.

Si todavía no tienes reglamento interior, esa es la base que va primero. Te dejamos una guía sobre cómo armar el reglamento interior de tu empresa y otra sobre el control de asistencia para PyMEs en México.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos días de vacaciones marca la ley en México?

Doce días al cumplir el primer año de servicio, y dos días más por cada año hasta llegar a 20 al sexto año. A partir de ahí, dos días más cada cinco años de antigüedad. Es el mínimo del artículo 76 LFT desde la reforma de vacaciones dignas; tu política puede dar más, nunca menos.

¿Puedo negar una solicitud de vacaciones?

Sí, pero solo por causa operativa justificada y por escrito, proponiendo fechas alternativas. No puedes negarlas indefinidamente: el artículo 81 LFT obliga a otorgarlas dentro de los seis meses siguientes a que el trabajador cumple el año.

¿Las vacaciones se pueden pagar en lugar de darlas?

No mientras el trabajador siga laborando. Las vacaciones se disfrutan, no se compran. El pago en efectivo solo procede al terminar la relación laboral, sobre los días pendientes. La prima vacacional sí es dinero y se paga siempre que se toman los días.

¿Qué son las vacaciones colectivas y cómo se aplican?

Es cuando la empresa cierra y todo el personal descansa en el mismo periodo, por ejemplo en una quincena de diciembre. Esos días se descuentan del periodo anual de cada trabajador. La política debe indicarlo y la empresa avisar con anticipación suficiente para que nadie se vea sorprendido.

¿La política de vacaciones reemplaza al reglamento interior?

No. El reglamento interior es el documento mayor y se deposita ante el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral (arts. 422 y ss. LFT). La política de vacaciones lo complementa con el detalle operativo: plazos, formatos y traslapes. Ambos deben ser coherentes entre sí.

¿Tengo que dar a firmar la política a cada trabajador?

Conviene mucho. Una firma de recibido prueba que el trabajador conoció las reglas y deja sin piso cualquier reclamo de favoritismo o desconocimiento. Entrégala al ingresar y al revisarla cada año.

Empieza por el documento, no por el sistema

No necesitas comprar nada para resolver esto esta semana: copia el modelo de arriba, ajústale los meses y los plazos a tu operación, y dáselo a firmar a tu gente. Esa hoja vale más que cualquier discusión de pasillo en diciembre.

Cuando ya tengas las reglas claras, el siguiente paso es no llevarlas en una libreta. Emplyx registra solicitudes, calcula los días por antigüedad de cada quien, avisa de traslapes en una misma área y te deja la constancia del artículo 81 lista para imprimir. La política pone el orden; el sistema lo mantiene sin que tengas que estar checando.