Cada diciembre veo lo mismo: dueños de PyME corriendo al banco porque la quincena del aguinaldo se les juntó con el cierre de año, los proveedores y el reparto de utilidades a la vuelta. No es mala suerte. Es no haber apartado un peso en todo el año. Aquí te explico cómo dejar de improvisar.
Una provisión laboral es dinero que la empresa separa mes a mes para pagar una obligación futura que ya sabes que va a llegar. El aguinaldo llega en diciembre. La prima vacacional, cuando el trabajador toma sus días. La PTU, en mayo. Las tres están en la Ley Federal del Trabajo y ninguna es opcional. Lo único opcional es si te agarran preparado o no.
Por qué provisionar y no esperar a que caiga el pago
El argumento es de flujo de caja, no de contabilidad fina. Si tienes diez trabajadores, el aguinaldo de diciembre puede equivaler a media nómina mensual extra. La PTU de mayo, dependiendo del año, otro tanto. Si esos montos no salieron de algún lado durante el año, salen del capital de trabajo justo cuando más lo necesitas.
Lo digo sin rodeos: la empresa que no provisiona está financiando sus obligaciones laborales con deuda o con el dinero del IVA. Las dos cosas terminan mal. Provisionar es repartir un gasto que es anual en doce mordidas pequeñas que ni sientes, en lugar de un mordisco que te deja sin caja.
Hay un segundo motivo, contable y legal. Estas obligaciones son un pasivo laboral: dinero que ya debes aunque todavía no lo pagues. El trabajador va devengando su aguinaldo día con día desde el 1 de enero. Si no lo reflejas, tus estados financieros mienten sobre la salud real del negocio. Y si vendes la empresa, pides un crédito o entra un socio, ese pasivo oculto sale a la luz en la primera revisión.
Quién debe llevar provisiones
Toda empresa con trabajadores, sin excepción de tamaño. Una PyME de tres empleados tiene las mismas tres obligaciones que una de trescientos. La diferencia es que la grande tiene tesorería que la obliga a hacerlo bien y la chica suele descubrirlo el 15 de diciembre.
Cómo se estima cada provisión
No necesitas un actuario. Necesitas saber tres fórmulas y aplicarlas al cierre de cada mes sobre tu nómina real.
Provisión de aguinaldo
El artículo 87 de la LFT marca un mínimo de 15 días de salario, pagaderos antes del 20 de diciembre. Muchas empresas dan 20 o 30 días por política o por contrato colectivo; usa el número que de verdad pagas.
La provisión mensual es sencilla: divide el aguinaldo anual de cada trabajador entre 12.
Trabajador con salario diario de $500 y aguinaldo de 15 días → aguinaldo anual = $7,500 → provisión mensual = $625.
Cada mes apartas esos $625 por persona. En diciembre el dinero ya está y la quincena del aguinaldo deja de ser un evento traumático.
Ojo con quien entra a media año: a quien no cumple el año se le paga la parte proporcional a los días trabajados. Por eso la provisión se calcula sobre la plantilla real mes a mes, no sobre una foto de enero.
Provisión de prima vacacional
El artículo 80 de la LFT obliga a una prima de mínimo 25% sobre el salario de los días de vacaciones que toca el trabajador. Con la reforma de 2023, desde el primer año son 12 días de vacaciones, y suben con la antigüedad.
Trabajador con 12 días de vacaciones y salario diario de $500 → salario de vacaciones = $6,000 → prima vacacional = 25% = $1,500 al año → provisión mensual = $125.
Aquí la antigüedad pesa: un trabajador con seis años tiene más días de vacaciones que uno de primer año, así que su prima es mayor. Si no llevas bien la fecha de ingreso de cada quien, la provisión te queda corta.
Provisión de PTU
El reparto de utilidades vive en los artículos 117 a 131 de la LFT. Se reparte el 10% de la renta gravable del ejercicio fiscal anterior, y se paga dentro de los 60 días siguientes a la declaración anual: para personas morales, a más tardar el 30 de mayo.
La PTU es la más difícil de provisionar porque depende de qué tan bien le vaya al negocio: no la conoces hasta cerrar el año fiscal. La forma práctica es estimar con el resultado del año anterior y ajustar trimestralmente. Si el año pasado repartiste $120,000, aparta $10,000 al mes como estimación y corrige cuando tengas cifras nuevas.
Hay un tope que ayuda: desde la reforma de 2021, la PTU por trabajador se limita a tres meses de su salario o al promedio de lo recibido en los últimos tres años, lo que le resulte más favorable. Ese tope te da un techo razonable para no sobreprovisionar.
El registro de asistencia es la base del cálculo
Aquí está la parte que casi nadie conecta. Las tres provisiones dependen de dos datos que viven en tu control de personal: el salario y la antigüedad de cada trabajador.
La antigüedad define cuántos días de vacaciones tiene cada quien y, por lo tanto, su prima vacacional. La fecha de ingreso define si a alguien le toca aguinaldo completo o proporcional. Y la plantilla activa mes a mes —quién entró, quién salió— determina sobre cuántas personas provisionas.
Si esa información vive en una hoja de Excel que se actualiza "cuando hay tiempo", tus provisiones arrastran el error. Provisionas de más para gente que ya no está, o de menos para quien acaba de entrar. Un sistema de control de asistencia que tenga la fecha de ingreso, el salario vigente y los movimientos de alta y baja te da la base correcta para calcular sin adivinar.
Y va más allá del cálculo. Un buen registro te da el respaldo documental: cuántos días de vacaciones tomó cada quien, cuándo, con qué prima. El día que un trabajador reclame, o que llegue una inspección de la STPS, ese historial es tu prueba. La improvisación contable y la improvisación documental son la misma enfermedad.
Antes de cerrar el mes, mete una rutina de cinco minutos: revisa altas, bajas y cambios de salario, y recalcula las tres provisiones sobre la plantilla real. Cinco minutos al mes te ahorran el infarto de diciembre.
Para llevar la fecha de ingreso, los días de vacaciones por antigüedad y el salario de cada quien siempre actualizados, una herramienta como Emplyx centraliza ese dato y lo deja listo para tu contador.
Preguntas frecuentes
¿Estoy obligado por ley a llevar provisiones laborales?
La LFT te obliga a pagar el aguinaldo, la prima vacacional y la PTU; no te dice expresamente "haz provisiones". Pero las Normas de Información Financiera sí exigen reconocer estos pasivos. En la práctica, no provisionar es ilegal en el resultado: pagas tarde, mal o con dinero que no era. La obligación de pago es absoluta; la provisión es la única forma sana de cumplirla.
¿Cuánto debería tener apartado a mitad de año?
Aproximadamente la mitad del aguinaldo anual y de la prima vacacional estimada, más lo que llevas acumulado de PTU. Si tu aguinaldo total de plantilla es de $90,000, para junio deberías tener cerca de $45,000 separados solo por ese concepto.
¿Dónde guardo el dinero de las provisiones?
En una cuenta bancaria distinta a la operativa. Si está revuelto con el flujo del día a día, te lo vas a gastar sin darte cuenta. Una cuenta de ahorro o inversión a corto plazo, separada y con etiqueta clara, evita la tentación.
¿Qué pasa si un trabajador renuncia a medio año?
Se le paga la parte proporcional de aguinaldo y de prima vacacional por los días trabajados. La provisión que apartaste por esa persona cubre justo ese finiquito. La PTU se le paga en el reparto del año siguiente si trabajó más de 60 días en el ejercicio.
¿La PTU se provisiona aunque no sepa cuánto será?
Sí, con una estimación basada en el ejercicio anterior y ajuste trimestral. Es preferible apartar de más y que sobre, a llegar a mayo sin un peso. El tope de tres meses de salario por trabajador te marca el techo para no exagerar.
Deja de pelearte con diciembre
Las provisiones laborales no son un tema de contadores: son la diferencia entre un negocio que planea y uno que apaga incendios. El aguinaldo, la prima vacacional y la PTU son obligaciones que conoces con un año de anticipación. No hay excusa para que te sorprendan.
El primer paso no es contable, es de datos: ten el salario y la antigüedad de cada trabajador actualizados y a la mano. Con eso, calcular las tres provisiones cada mes es cosa de minutos. Prueba Emplyx y deja que el control de asistencia te dé la base que tu provisión necesita.