Cada año, entre abril y mayo, me llega la misma llamada de algún dueño de PyME: "ya me dijo el contador cuánto toca de utilidades, pero no entiendo de dónde salió el número de cada quien". El monto total lo da la declaración anual. Lo que confunde es el reparto interno. Y ahí es donde un mal registro de asistencia te cuesta dinero o te mete en una demanda.

La PTU —Participación de los Trabajadores en las Utilidades— es un derecho constitucional, no un bono que el patrón regale. Está en el artículo 123 apartado A fracción IX de la Constitución y se desarrolla en los artículos 117 a 131 de la Ley Federal del Trabajo. Vamos a desarmar el cálculo.

Qué es la PTU y quién está obligado a repartirla

La PTU es la parte de las ganancias de la empresa que, por ley, se reparte entre quienes las generaron. La base es la renta gravable que la empresa declara ante el SAT en su declaración anual del ejercicio anterior. Sobre esa base se aplica el porcentaje que fija la Comisión Nacional para la Participación de los Trabajadores en las Utilidades: hoy el 10% de la utilidad fiscal.

Repartir es obligación de todo patrón que haya tenido utilidad, con algunas excepciones del artículo 126 LFT: empresas de nueva creación durante su primer año, las dedicadas a un producto nuevo durante los dos primeros años, instituciones de asistencia privada y el IMSS, entre otras.

Reciben PTU casi todos los trabajadores. Quedan fuera los directores, administradores y gerentes generales (artículo 127 fracción I). Los trabajadores de confianza sí participan, aunque con un tope: su salario se considera hasta el del sindicalizado más alto más un 20%. Los eventuales participan si trabajaron al menos 60 días en el año.

El reparto se hace en dos mitades iguales

Aquí está el corazón del cálculo y lo que casi nadie tiene claro. El artículo 123 LFT manda dividir el monto total a repartir en dos partes exactamente iguales:

  • Primera mitad: por días trabajados. Se reparte entre todos los trabajadores en proporción a los días que cada uno laboró durante el año, sin importar cuánto ganaba.
  • Segunda mitad: por salario percibido. Se reparte en proporción al salario devengado por cada trabajador en el ejercicio.

Es un diseño con lógica. La parte de días premia la presencia: el que más estuvo, más recibe, gane lo que gane. La parte de salario reconoce la responsabilidad y el nivel del puesto. Las dos mitades se suman al final para cada persona.

Por qué los días trabajados deciden la mitad del pago

La parte de salario sale sola: la nómina ya tiene los importes. La parte de días es donde se cae el cálculo, porque depende de un dato que muchas PyMEs registran mal: cuántos días trabajó realmente cada quien.

"Días trabajados" no es lo mismo que días del calendario. Cuentan los días efectivamente laborados más los que la ley equipara a trabajados: incapacidades por riesgo de trabajo, las primeras semanas de incapacidad por maternidad, vacaciones y días de descanso. No cuentan los permisos sin goce de sueldo ni las faltas injustificadas ni las incapacidades por enfermedad general.

Si llevas la asistencia en una libreta o en un Excel que el supervisor llena de memoria los viernes, el número de días de cada trabajador es aproximado. Y un número aproximado en la PTU es un reclamo individual esperando a pasar. Un control de asistencia que registre entradas, salidas, incapacidades y permisos te da el dato exacto y auditable que el reparto necesita.

Cálculo de la PTU paso a paso, con ejemplo

Tomemos una empresa con utilidad declarada y bajemos el número hasta cada trabajador.

DATOS DE LA EMPRESA (ejercicio 2025)
Utilidad fiscal del año ........................ $1,000,000
PTU a repartir (10%) ........................... $100,000

Se divide en dos mitades:
  Mitad por DÍAS TRABAJADOS .................... $50,000
  Mitad por SALARIO ............................ $50,000

PLANTILLA (3 trabajadores)
  Trabajador   Días trabajados   Salario anual
  Ana                300            $120,000
  Beto               250            $100,000
  Carla              200             $80,000
  --------------------------------------------
  TOTALES            750            $300,000

PASO 1 — Factor de la mitad por días
  $50,000 / 750 días = $66.67 por día

  Ana   → 300 × $66.67 = $20,000
  Beto  → 250 × $66.67 = $16,667
  Carla → 200 × $66.67 = $13,333

PASO 2 — Factor de la mitad por salario
  $50,000 / $300,000 = $0.1667 por peso de salario

  Ana   → $120,000 × 0.1667 = $20,000
  Beto  → $100,000 × 0.1667 = $16,667
  Carla →  $80,000 × 0.1667 = $13,333

PASO 3 — PTU total de cada trabajador (mitad días + mitad salario)
  Ana   → $20,000 + $20,000 = $40,000
  Beto  → $16,667 + $16,667 = $33,333
  Carla → $13,333 + $13,333 = $26,667
  ---------------------------------------
  Suma  → $100,000  ✓

Fíjate en el detalle: si a Carla le hubieras contado 220 días en vez de 200 por un Excel mal llevado, su factor por días sube, el de Ana y Beto baja, y los tres montos cambian. El error de un solo dato contamina todo el reparto. Por eso insisto tanto en el registro fino.

El tope de la reforma 2021

Desde la reforma laboral de abril de 2021, ningún trabajador puede recibir de PTU más del monto mayor entre: tres meses de su salario, o el promedio de la PTU recibida en los últimos tres años. Se aplica el resultado que más le favorezca al trabajador.

Si en el cálculo a alguien le toca más que ese tope, el excedente no se le entrega: se reparte entre el resto de la plantilla. Esto cambió el juego para las empresas que repartían fuerte: hoy una parte de la utilidad puede quedar "atrapada" por el tope y redistribuirse.

Plazo de pago de la PTU

El patrón debe pagar la PTU dentro de los 60 días siguientes a la fecha en que deba pagarse el ISR anual (artículo 122 LFT).

  • Personas morales declaran el ISR a más tardar el 31 de marzo. Tienen hasta finales de mayo para pagar la PTU.
  • Personas físicas con actividad empresarial declaran a más tardar el 30 de abril. Tienen hasta finales de junio.

Pagar fuera de plazo es una infracción sancionable por la Secretaría del Trabajo. Y la PTU no cobrada no se pierde: el trabajador tiene un año para reclamarla, y el monto del ejercicio anterior no recogido se suma al reparto del siguiente año.

Preguntas frecuentes

¿La PTU se calcula sobre la utilidad contable o la fiscal?

Sobre la renta gravable que determina la Ley del Impuesto sobre la Renta, es decir, la base fiscal de la declaración anual. No es la utilidad contable del estado de resultados. Tu contador parte del dato que ya entregó al SAT.

¿Los trabajadores que renunciaron tienen derecho a PTU?

Sí. Quien trabajó parte del año, aunque ya no esté en la empresa, participa por los días que laboró y el salario que percibió en ese periodo. La empresa debe contactarlos para el pago; si no aparecen, tienen un año para reclamar.

¿Cuenta como día trabajado la incapacidad?

Depende del tipo. Las incapacidades por riesgo de trabajo y las primeras semanas de maternidad se cuentan como días laborados. La incapacidad por enfermedad general no se cuenta. Esta distinción hay que tenerla registrada con precisión, porque mueve la mitad del reparto.

¿El personal de confianza recibe PTU?

Sí, salvo el director, el administrador y el gerente general, que están expresamente excluidos. El resto del personal de confianza participa, pero su salario se topa al del trabajador sindicalizado de mayor ingreso incrementado en un 20%, para el cálculo de la parte por salario.

¿Qué pasa si la empresa no tuvo utilidad?

No hay PTU que repartir ese ejercicio. La obligación nace solo cuando existe renta gravable. Aun así, conviene documentar la declaración: es la prueba de que no hubo reparto por ausencia de utilidad, no por omisión del patrón.

No dejes que un Excel decida el reparto

La PTU es uno de los pocos cálculos de nómina donde un dato blando —los días trabajados— pesa la mitad del resultado. Si ese dato sale de la memoria de un supervisor, estás repartiendo a ojo y firmando reclamos sin saberlo.

Con Emplyx cada día laborado, cada incapacidad y cada permiso quedan registrados con fecha y hora, listos para exportarse cuando el contador arma el reparto. Llega a mayo con el número exacto de días de cada trabajador y la mitad difícil de la PTU deja de ser un problema. Revisa también cómo llevar un control de asistencia para PyME en México sin depender de hojas de cálculo.