A un cliente con 18 personas en home office le pedí ver cómo registraban la jornada. Me enseñó una hoja de Excel donde cada quien anotaba "9 a 6" todos los días, copy-paste. Eso no es un registro de jornada, es una coartada. Y en una inspección de la STPS no aguanta ni la primera pregunta. Si tu gente trabaja desde casa, el registro deja de ser un trámite y se vuelve la prueba de que cumples. Aquí va el detalle técnico de qué capturar, cómo y con qué.
La obligación viene de dos lugares: el artículo 330-E de la Ley Federal del Trabajo, que obliga al patrón a "registrar los pagos y respetar el derecho a la desconexión", y la NOM-037-STPS-2023, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 8 de junio de 2023 y vigente desde diciembre de ese año. Las dos asumen lo mismo: que el patrón no ve al trabajador, pero igual responde por su jornada.
Qué datos debe capturar el registro de jornada en teletrabajo
El registro presencial era fácil: el checador marcaba la huella y listo. En casa nadie pone el dedo en una máquina. Pero el dato que la STPS espera ver es el mismo, y el detalle importa.
Entrada, salida y el tiempo de en medio
El mínimo no negociable son tres marcas por jornada:
- Hora de inicio de la jornada efectiva.
- Hora de fin de la jornada efectiva.
- Pausas: comida y descansos. No para vigilar, sino porque definen cuántas horas computan como trabajadas.
Sin las pausas no puedes calcular la jornada real. Y la jornada real es lo que determina si alguien rebasó el tope semanal o si generó tiempo extra. Un registro que solo dice "entró 9, salió 18" sin marcar la hora de comida está inflando nueve horas cuando quizá fueron ocho. Eso te perjudica a ti, no al trabajador.
El dato que casi nadie guarda: la fecha y la trazabilidad
Cada marca debe quedar con fecha, hora exacta y un identificador del trabajador. Suena obvio, pero el Excel compartido falla justo ahí: cualquiera edita cualquier celda y no queda rastro de cuándo se escribió. Un registro útil es inmutable o, al menos, deja huella de quién tocó qué y cuándo. Esa trazabilidad es lo que convierte un archivo en evidencia.
Cómo registrar sin caer en vigilancia invasiva
Aquí está la línea fina que la NOM-037 marca y que muchas empresas cruzan sin darse cuenta. La norma reconoce el derecho a la intimidad del trabajador en teletrabajo. Eso significa que hay cosas que NO puedes hacer aunque la tecnología te lo permita:
- Capturas de pantalla automáticas cada cinco minutos.
- Activar la cámara o el micrófono sin consentimiento.
- Software que mide pulsaciones de teclado o movimiento del mouse como "productividad".
- Geolocalización continua a lo largo del día.
Registrar la jornada y monitorear a la persona son cosas distintas. El registro necesita saber a qué hora empezó y terminó; no necesita saber qué tecleó a las 14:32. Lo que veo casi siempre: la empresa que instala software espía y lo llama "control de asistencia" está construyendo la prueba en su contra. En una queja ante la STPS, ese monitoreo invasivo pesa más que cualquier registro.
Lo correcto es un fichaje por evento: el trabajador marca inicio, marca pausas, marca salida. Una acción puntual, no una vigilancia permanente. La geolocalización, si se usa, se captura solo en el momento del fichaje, no en bucle.
Con qué herramienta: el checador de huella ya no aplica
El checador físico se quedó en la oficina. Para home office sirve una app de fichaje desde el celular o la computadora del trabajador. Y no cualquiera: necesita lógica de cómputo, no solo un botón.
Una herramienta que cumple de verdad hace estas cosas:
- Marca por evento desde el dispositivo del trabajador, con sello de fecha y hora del servidor (no del reloj del celular, que se puede mover).
- Calcula la jornada efectiva restando las pausas en automático.
- Compara contra el tope semanal configurado para la empresa y avisa antes de rebasarlo.
- Distingue jornada ordinaria de tiempo extra y aplica el doble o el triple según los artículos 67 y 68 de la LFT.
- Exporta un reporte por trabajador y periodo, listo para entregar.
Un Excel no hace nada de esto. Calcula mal, no avisa de nada y se edita sin dejar rastro. En Emplyx el trabajador remoto ficha desde su celular, el sistema computa la jornada y deja el reporte armado por si toca inspección. Esa es la diferencia entre tener un registro y tener una prueba.
Cómo conservar la evidencia
La NOM-037 y el artículo 804 de la LFT obligan al patrón a conservar los documentos de la relación laboral. Para el registro de jornada, la regla práctica:
- Guarda mínimo un año de registros hacia atrás, accesibles. El criterio conservador es el último año más el corriente.
- El registro debe ser recuperable rápido: si la STPS pide los datos de un trabajador concreto, debes poder exportarlos en minutos, no reconstruirlos.
- Respaldo: si vive solo en la laptop de la persona de RH, un disco que truena se lleva tu defensa. Nube o servidor con respaldo.
La carga de la prueba en materia laboral mexicana recae en el patrón. Si no puedes demostrar la jornada de alguien, en un juicio se presume la versión del trabajador. Por eso la evidencia no es burocracia: es lo que te ahorra un laudo en contra.
Cómo audita la STPS el registro de jornada en home office
Cuando llega una inspección, el inspector no va a tu oficina a ver checadores. Pide documentos. Para teletrabajo, esto es lo que típicamente revisa:
- El registro de jornada de los trabajadores remotos: que exista, que tenga marcas reales y variadas, no el mismo "9 a 6" clonado.
- El convenio de teletrabajo firmado, con la modalidad y el reparto de jornada (la NOM-037 exige acuerdo por escrito).
- La política de desconexión: que esté documentada y comunicada.
- Coherencia: que el registro cuadre con los recibos de nómina y con el tiempo extra pagado.
La señal de alarma para un inspector es un registro demasiado perfecto. Jornadas idénticas al minuto, treinta días seguidos, sin una sola variación, gritan que el archivo se llenó la noche anterior. Un registro real respira: un día se entró 9:05, otro 8:52, un viernes se salió antes. Esa imperfección es, paradójicamente, lo que le da credibilidad.
El registro y el derecho a la desconexión
El artículo 330-E menciona la desconexión casi en la misma frase que el registro, y no es casualidad. El registro de jornada es la herramienta que vuelve medible la desconexión. Si el sistema marca que alguien fichó salida a las 18:00, todo correo o mensaje de trabajo después de esa hora es jornada fuera de registro: o lo pagas como extra o estás violando la desconexión.
Aquí Emplyx ayuda a cerrar el círculo: una buena gestión de turnos y horarios deja claro cuándo termina la jornada de cada quien, y el registro lo confirma. Sin ese límite escrito, "home office" se convierte en disponibilidad las 24 horas, que es justo lo que la NOM-037 vino a frenar.
Preguntas frecuentes
¿El trabajador en home office tiene que fichar entrada y salida?
Sí. El artículo 330-E de la LFT obliga al patrón a registrar la jornada de quien trabaja en modalidad de teletrabajo. La ausencia de checador físico no elimina la obligación; la traslada a una herramienta digital.
¿Puedo usar un Excel para el registro de jornada en teletrabajo?
Legalmente no está prohibido, pero es mala idea. Un Excel no calcula la jornada efectiva, no detecta el tope semanal, no distingue tiempo extra y se edita sin dejar rastro. Ante la STPS, un archivo editable y con jornadas clonadas tiene poco valor probatorio.
¿Es legal monitorear la pantalla del trabajador para controlar la asistencia?
No para asistencia. La NOM-037 protege la intimidad del trabajador en teletrabajo. Capturas automáticas, cámara o medición de teclado exceden el registro de jornada y pueden volverse prueba en contra del patrón. El registro necesita horas de entrada y salida, no vigilancia continua.
¿Cuánto tiempo debo conservar los registros de jornada?
El criterio práctico es mínimo el último año más el periodo corriente, accesible y recuperable rápido. El artículo 804 de la LFT obliga al patrón a conservar la documentación laboral, y la carga de la prueba recae en él.
¿Qué pasa si no tengo registro de jornada de mi personal remoto?
Dos riesgos. En una inspección de la STPS, la falta de registro es una infracción sancionable. En un juicio laboral, sin registro se presume la jornada que declare el trabajador, lo que suele significar más horas extra a pagar.
Deja de improvisar el control de tu equipo remoto
La NOM-037 no te pide vigilar a tu gente: te pide poder demostrar su jornada. Son cosas distintas y confundirlas sale caro. Con un control de asistencia digital tu personal en home office ficha desde su celular, el sistema calcula la jornada efectiva, marca el tope semanal y deja el reporte listo para cuando toque inspección. Configúralo una vez y deja de pelear con hojas de cálculo. Conoce Emplyx y arma el registro de jornada de tu equipo remoto como lo pide la norma.