Vacaciones colectivas o cierre de empresa en México: cómo hacerlo legal

Diciembre o la semana de Pascua, la oficina cierra y todos a casa al mismo tiempo. Suena cómodo: nadie cubriendo turnos huérfanos, nadie pidiendo permiso suelto en enero. Pero esa decisión que parece administrativa esconde un nudo que reviento con clientes cada año: cada trabajador tiene una antigüedad distinta, y por tanto un número de días de vacaciones distinto. Ahí empieza el lío.

Vamos por partes. Las vacaciones colectivas son legales en México y el patrón tiene margen para fijar el periodo. Lo dice la Ley Federal del Trabajo. Pero "legal" no es lo mismo que "sin trabajo previo".

Qué dice la LFT sobre quién elige el periodo de vacaciones

El artículo 81 de la LFT es claro en una cosa: las vacaciones deberán concederse dentro de los seis meses siguientes al cumplimiento del año de servicios, y el patrón entrega una constancia con la antigüedad, el periodo de disfrute y la fecha en que se otorgarán.

La lectura práctica: el trabajador tiene derecho a las vacaciones, sí, pero el momento exacto de disfrutarlas lo señala el patrón dentro de esa ventana. No es que el empleado escoja la semana que se le antoje. El patrón organiza la operación y comunica.

Eso es lo que da base legal a las vacaciones colectivas. Si la empresa decide que la última semana de diciembre todos descansan, está ejerciendo esa facultad de señalar el periodo. Hasta aquí, terreno firme.

Lo que el artículo 81 no resuelve, y aquí viene el matiz que casi nadie ve hasta que ya está adentro, es qué pasa cuando el periodo que tú fijas es más largo o más corto que los días que cada trabajador tiene acumulados.

El problema real: antigüedades distintas, días distintos

Desde la reforma de "vacaciones dignas" vigente desde 2023, el artículo 76 LFT marca la tabla:

Ahora aterrízalo. Cierras la planta dos semanas en diciembre, digamos 12 días hábiles de cierre. Tienes en plantilla:

• Un almacenista con 8 años: le tocan 22 días anuales. Doce de cierre los cubre de sobra.
• Una auxiliar contratada hace 14 meses: tiene 12 días. El cierre se le come todas sus vacaciones del año de un jalón.
• Un capturista que entró hace 4 meses: todavía no cumple el año, no ha generado vacaciones.

Tres personas, mismo cierre, tres situaciones jurídicas completamente diferentes. Y esto es lo que vuelve las vacaciones colectivas más enredadas de lo que el dueño esperaba.

Te lo digo directo: el cierre colectivo se vende como simplificación, pero en realidad traslada la complejidad. Dejas de gestionar permisos sueltos durante el año y a cambio te toca cuadrar, en una sola foto, antigüedades que no encajan. No es más fácil. Es complejidad concentrada.

Qué hacer con cada caso

Trabajador con días de sobra

El de 8 años con 22 días disponibles y un cierre de 12: descansa los 12 del cierre y le quedan 10 días que disfrutará en otro momento del año, dentro de la ventana de seis meses del artículo 81. Documentas que esos 12 forman parte de su periodo vacacional. Sin drama.

Trabajador al que el cierre le rebasa los días

La auxiliar de 14 meses con 12 días y un cierre de 12: justo le alcanza. Pero si el cierre fuera de 15 días, te sobran 3 días sin cobertura vacacional. Tienes dos caminos limpios:

• Pagar esos días como permiso con goce de sueldo. El cierre es decisión del patrón; si excede los días generados, no puedes descontarlos ni obligar a vacaciones que el trabajador no ha causado.
• Adelantar vacaciones del siguiente periodo, solo con acuerdo expreso y por escrito del trabajador. Sin firma, no.

Lo que no puedes hacer es mandar a alguien a casa sin goce porque "se le acabaron las vacaciones". Si tú cerraste, tú asumes el costo de los días que el trabajador no había generado.

Trabajador con menos de un año

El capturista de 4 meses todavía no causó vacaciones según el artículo 76. Pero el cierre lo afecta igual: la empresa no opera, no hay dónde presentarse. Aquí la salida estándar es permiso con goce de sueldo por los días de cierre. Algunas empresas lo manejan como adelanto proporcional de vacaciones, pero eso exige acuerdo escrito y deja al trabajador sin colchón para el resto del año. Yo prefiero el permiso pagado: es más limpio y evita reclamos.

Cómo documentar el cierre para que no te lo tiren

Aquí es donde se cae la mayoría. El cierre colectivo bien pensado se desmorona en una inspección porque no quedó nada por escrito. Lo mínimo:

1. Aviso por escrito con anticipación razonable. Idealmente 30 días antes. Indica fechas exactas de cierre y de reanudación.
2. Constancia individual del artículo 81: por trabajador, con su antigüedad, días que le corresponden y periodo que cubre el cierre. La firma de recibido es tu respaldo.
3. Acuerdos escritos para los casos de adelanto de vacaciones o de permiso con goce. Una hoja firmada por persona.
4. Pago de la prima vacacional del 25% sobre los días disfrutados (artículo 80 LFT). La prima se paga aunque las vacaciones sean colectivas; no desaparece por ser un cierre.
5. Registro en nómina que muestre cómo se aplicó cada caso: vacaciones causadas, permiso con goce o adelanto.

Si tienes el control de asistencia digitalizado, esto sale casi solo: el sistema ya sabe la fecha de ingreso de cada quien, calcula los días del artículo 76 y te dice de un vistazo a quién le alcanza el cierre y a quién no. Hacerlo a mano en Excel con 30 empleados de distintas antigüedades es donde se cuelan los errores. En Emplyx los saldos de vacaciones se llevan por trabajador y el cierre colectivo se aplica como un periodo único sobre toda la plantilla.

Vacaciones colectivas no es lo mismo que vacaciones forzadas mal hechas

Una distinción que conviene tener clara. Fijar el periodo (art. 81) es facultad del patrón. Pero esa facultad tiene límites:

• No puedes fraccionar las vacaciones de forma que el trabajador nunca disfrute un bloque de al menos 12 días continuos, que es lo que el artículo 78 LFT garantiza.
• No puedes usar el cierre para evadir el pago. Vacaciones colectivas = vacaciones pagadas, con prima incluida.
• No puedes obligar a "vacaciones" a quien no las ha generado sin pagarle el periodo.

El cierre colectivo bien hecho respeta los tres límites. El mal hecho los pisa y termina en demanda. La diferencia entre uno y otro es papeleo y cálculo previo, nada más.

Si manejas turnos rotativos o varios centros de trabajo, revisa también cómo encaja el cierre con tu planificación de turnos y con los permisos y ausencias del resto del año. El cierre no vive solo: forma parte de tu calendario laboral completo.

Preguntas frecuentes

¿Es legal cerrar la empresa y mandar a todos de vacaciones al mismo tiempo?

Sí. El artículo 81 de la LFT permite al patrón señalar el periodo de disfrute de las vacaciones dentro de los seis meses siguientes al cumplimiento del año de servicio. El cierre colectivo es una forma válida de ejercer esa facultad, siempre que se documente y se pague conforme a la ley.

¿Qué hago con un trabajador que tiene menos de un año cuando cierro la empresa?

No ha generado vacaciones según el artículo 76, así que no puedes descontarle nada. La opción más limpia es darle permiso con goce de sueldo por los días de cierre. El adelanto de vacaciones es posible, pero solo con su acuerdo firmado por escrito.

¿Puedo descontar del sueldo los días de cierre si al trabajador no le alcanzan sus vacaciones?

No. Si el cierre lo decides tú y excede los días que el trabajador acumuló, los días sobrantes corren por cuenta del patrón como permiso con goce. Descontar el sueldo o forzar vacaciones no causadas es motivo de reclamo ganado por el trabajador.

¿Se paga prima vacacional en un cierre colectivo?

Sí. El artículo 80 LFT obliga a pagar una prima de al menos el 25% sobre el salario de los días de vacaciones disfrutados. Que las vacaciones sean colectivas no elimina esa prima.

¿Con cuánta anticipación debo avisar el cierre?

La LFT no fija un plazo exacto, pero la práctica recomendable es avisar por escrito al menos 30 días antes, con fechas precisas de cierre y reanudación. El aviso anticipado evita reclamos y es prueba sólida si hay una inspección.

¿Puedo fraccionar las vacaciones colectivas en varios cierres cortos al año?

Puedes fraccionar, pero el artículo 78 LFT garantiza que el trabajador disfrute al menos un periodo continuo de 12 días. Si tus cierres son todos cortos, asegúrate de que cada empleado tenga ese bloque de 12 días en algún momento del año.

Cierra bien, no improvises

Las vacaciones colectivas funcionan cuando llegas con la tabla de antigüedades resuelta antes de apagar las luces. El cierre no es el problema; el problema es descubrir el 23 de diciembre que tres empleados no tienen días suficientes y nadie firmó nada.

Para llevar los saldos de vacaciones por trabajador, aplicar el cierre sobre toda la plantilla y tener el papeleo listo si llega una inspección, Emplyx te deja el cálculo y los reportes hechos. Pruébalo y deja de cuadrar antigüedades en una hoja de cálculo.