Controlo de horários e turnos para retalho

O custo laboral descontrola-se sem que ninguém o veja vir

A Elena gere uma loja de roupa num centro comercial. Todas as semanas fecha o quadro sem saber o que vai custar, porque o custo só aparece no fim do mês, já no processamento de salários. Na primavera a loja ia bem; no outono, com as mesmas vendas, entrou em prejuízo. A diferença eram apenas três pontos de custo laboral que se lhe tinham escapado sem dar por isso.

No retalho, dois a quatro pontos de desvio entre o custo de pessoal e as vendas marcam a fronteira entre uma loja rentável e uma em números vermelhos. O KPI que realmente importa — as vendas por hora trabalhada — ou não existe ou chega tarde, quando já não é possível corrigir nada.

Com o Emplyx, a Elena monta o quadro vendo o custo em tempo real, contra um orçamento de horas e comparado com as vendas previstas por franja. As vendas por hora trabalhada deixam de ser um número de fim de mês e passam a ser uma bússola enquanto planifica. Fecha cada quadro sabendo exatamente o que custa e o que devia render.

A equipa nunca está onde estão os clientes

Na loja do Marco, planificar era copiar a semana anterior. O resultado via-se todos os dias: quatro vendedores sem um único cliente às onze da manhã e, às sete da tarde, duas caixas com fila e pessoas à espera que alguém as atendesse.

Distribuir o pessoal de forma uniforme, em vez de o concentrar nas horas de ponta reais da loja, é desperdiçar dinheiro de manhã e perder vendas à tarde. A afluência tem uma curva, mas o quadro da semana passada não a conhece.

Com o Emplyx, os quadros montam-se sobre a curva real de afluência e vendas por franja, e podem adicionar-se micro-turnos para reforçar precisamente a hora de ponta. A equipa do Marco passou a estar onde estavam os seus clientes, não onde a tinha deixado o quadro anterior.

O melhor vendedor preso a fazer quadros

O Rui é o responsável de uma loja e, pelos seus próprios números, o que mais vende da equipa. Mesmo assim, todos os domingos senta-se em casa duas ou três horas a montar o quadro no Excel, encaixando contratos, convenção e descansos manualmente. Esse tempo não passa na loja a vender nem a formar ninguém.

É um contrassenso habitual no retalho: o melhor vendedor da loja na traseira a bater com uma folha de cálculo, enquanto a loja funciona com quem sobrar.

Com o Emplyx, o quadro gera-se automaticamente segundo as regras da loja — contratos, convenção, afluência — e o Rui apenas ajusta os detalhes. Os seus domingos voltam a ser dele, e as suas horas de trabalho, à loja. A loja recupera o seu melhor vendedor.

Uma baixa às oito da manhã arruína o dia

A Sónia abre uma perfumaria às dez. Às oito recebe a mensagem de uma vendedora: está doente, não pode vir. Começa a cadeia de WhatsApps, e entretanto a loja fica a descoberto de pessoal precisamente numa manhã de sábado.

Um não-comparecimento no retalho custa entre 150 e 300 euros, e os responsáveis dedicam cerca de três horas por semana só a tapar ausências. A equipa que apareceu acaba sobrecarregada e o serviço ressente-se na pior hora.

Com o Emplyx, a baixa comunica-se e o turno livre oferece-se de imediato a quem pode cobri-lo sem gerar horas extra nem quebrar a convenção. A Sónia já não improvisa uma manhã inteira: publica a vaga e deixa que se cubra sozinha, enquanto trata da loja.

A Black Friday apanha-os a improvisar o quadro

No ano passado, uma loja de eletrónica chegou à semana da Black Friday com a equipa fixa habitual e um par de reforços contratados em cima da hora, sem tempo de lhes explicar onde estava cada coisa. O pico de procura multiplicou o trabalho e o quadro não chegava.

Nas campanhas fortes — saldos, Black Friday, Natal — a procura dispara e a equipa fixa não chega. Sem previsão, acaba-se a contratar em excesso ou a ficar aquém, e as horas extra disparam de forma acidental em vez de planeada.

Com o Emplyx, as campanhas planificam-se com antecedência: modelos reutilizáveis, registo rápido de temporários e cenários de custo para decidir com números. A Black Friday deixa de apanhar a loja a improvisar e enfrenta-se com o quadro já resolvido.

O registo de jornada e o risco de inspeção

Numa loja de bairro registavam em folhas soltas que se guardavam numa gaveta. Quando chegou uma inspeção, demonstrar a jornada real de cada colaborador foi impossível: as folhas não batiam certo com os turnos e não havia forma de cruzar o planeado com o trabalhado.

O registo de jornada é obrigatório também para os contratos a tempo parcial, e é preciso diferenciar as horas ordinárias das complementares. As sanções no comércio têm aumentado significativamente e o papel não protege ninguém.

Com o Emplyx, o registo é digital e com carimbo horário, separa ordinárias e complementares e compara o planeado com o registado. O registo exporta-se pronto para uma inspeção. A visita passa de ser uma ameaça a ser uma formalidade.

Horas complementares que ultrapassam o limite sem avisar

Boa parte da equipa de retalho trabalha a tempo parcial, e as horas complementares têm tetos legais. O problema é que quase ninguém acompanha em cômputo anual quantas complementares acumula cada trabalhador a tempo parcial.

Quando alguém ultrapassa o teto sem que ninguém o tenha visto vir, chega a sanção. O coeficiente de parcialidade descontrola-se e a empresa fica a saber tarde, quando o excesso já foi feito.

Com o Emplyx, cada colaborador a tempo parcial tem o seu contador de horas ordinárias e complementares face ao teto legal, com alerta antes de o ultrapassar. As horas complementares ficam sob controlo, sem exceder o limite sem dar por isso.

A loja abre doze horas, mas nenhum contrato cobre isso

A loja da Cristina abre das dez da manhã às dez da noite, doze horas seguidas. Nenhum dos seus contratos cobre essa franja completa, por isso todas as semanas tem de encaixar aberturas, fechos e sobreposições manualmente, como um puzzle que nunca fica certo.

O encaixe manual é lento e propenso ao erro: uma sobreposição mal calculada ou um descuido e a loja fica sem ninguém mesmo a abrir ou a fechar.

Com o Emplyx, define-se a franja de abertura da loja e o sistema gera os turnos que a cobrem respeitando os contratos de cada um. A loja abre doze horas e o quadro resolve-o sozinho, sem o puzzle de todas as semanas.

Os mesmos carregam sempre com os piores turnos

Numa cadeia de moda, os fechos das sextas-feiras e os turnos dos sábados recaíam quase sempre sobre as mesmas três pessoas. Não havia má intenção, apenas um quadro feito à pressa, mas a equipa notava e dizia: era sempre eles.

A rotatividade no retalho ronda os 30%, face a uma média geral mais baixa. Uma distribuição que se percebe como injusta desgasta a equipa e alimenta essa rotatividade: as pessoas saem de lojas onde o quadro parece ter favoritos.

Com o Emplyx, os turnos indesejados distribuem-se e rodam de forma automática e equitativa, com um histórico que o demonstra. O quadro deixa de ter favoritos, e uma equipa que o percebe como justo é uma equipa que fica.

O fim de semana é o dia de mais vendas e de menos pessoal

Sábados, domingos e feriados concentram boa parte das vendas de uma loja, e são precisamente os turnos que ninguém quer. Em muitos comércios isso traduz-se numa luta recorrente pelos fins de semana e em colaboradores que acabam sem um descanso semanal real.

Quando a loja fica a descoberto de pessoal no dia de maior faturação, perde vendas precisamente quando mais podia faturar.

Com o Emplyx, os fins de semana rodam de forma automática, controlam-se os descansos obrigatórios e existe uma bolsa para quem quer essas horas. O dia de mais vendas deixa de ser o de menos pessoal.

O quadro vive num grupo de WhatsApp

Na loja onde trabalha o Diogo, o quadro comunica-se pelo grupo de WhatsApp e as mudanças avisam-se verbalmente. Mais de uma vez o Diogo chegou a perguntar se entrava naquele dia, e mais de uma vez alguém não apareceu porque a mudança não chegou.

Enquanto o quadro e as suas alterações viverem em mensagens soltas, o colaborador nunca sabe com certeza quando trabalha, os avisos perdem-se e nada fica registado.

Com o Emplyx, cada colaborador tem o turno atualizado no telemóvel, com notificação de qualquer mudança e a possibilidade de pedir e aprovar trocas com colegas. A equipa sabe sempre quando entra, sem um único WhatsApp.

A convenção coletiva do comércio, num PDF que ninguém relê

As convenções coletivas do comércio têm as suas próprias regras de descansos, jornada, feriados, trabalho noturno e subsídios. Aplicá-las manualmente em cada quadro é lento e fácil de errar, e um descuido pode deixar um quadro que a comissão de trabalhadores rejeita.

Com o Emplyx, as regras da convenção — descanso mínimo, jornada máxima, máximo de dias seguidos — estão dentro do motor que gera o quadro e impedem ou avisam do incumprimento. A convenção deixa de ser um PDF esquecido numa gaveta e passa a estar dentro do quadro.

Cada loja planifica no seu Excel, às cegas do conjunto

Uma cadeia com doze lojas tinha doze Excels diferentes. O responsável de zona pedia os quadros por email, os custos não se podiam comparar de uma loja para outra e o que funcionava numa nunca chegava às outras.

Sem uma visão central, a direção decide tarde e às escuras, e cada loja repete os seus próprios erros na sua própria folha de cálculo.

Com o Emplyx, todas as lojas estão numa só plataforma: o responsável de zona vê o conjunto, os KPIs são comparáveis, as permissões vão por função e o pessoal pode partilhar-se entre lojas. Toda a cadeia num único ecrã, não em doze Excels.

Os reforços de campanha entram sem saber onde está nada

Em campanha, os temporários entram à pressa e sem conhecer a loja. Atribuí-los sem saber o que cada um sabe fazer cria lacunas de competência: um reforço na caixa sem nunca ter tocado no TPV, ou uma secção descoberta porque a pessoa atribuída não sabia atendê-la.

Cobrir um turno com alguém que não domina o posto é cobri-lo só no papel. O cliente nota e a venda perde-se na mesma.

Com o Emplyx, cada colaborador tem uma ficha de competências e secções, e a atribuição cruza as qualificações de cada um com o que o posto precisa. Cada turno cobre-se com alguém que sabe fazê-lo, mesmo em plena campanha.