Condições gerais de serviço (SaaS) e acordo de encarregado do tratamento (DPA)

Versão: 02/03/2026

1. Identificação do Prestador e aceitação

1.1. Em cumprimento da legislação aplicável em matéria de serviços da sociedade da informação, informa-se que o titular do Serviço é:

Titular/Prestador: Yuliia Kliusa Kliusa (doravante, "Emplyx" ou o "Prestador").
Domicílio: Calle Matilde Diez 10, CP 08006, Barcelona, Espanha.
Email legal (notificações): legal@emplyx.com
Suporte: através do sistema de tickets integrado no Serviço (ver cláusula 10).
Email de contingência de suporte: soporte@emplyx.com

1.2. As presentes condições (as "Condições"), incluindo os seus anexos, regulam o acesso e a utilização da plataforma Emplyx (o "Serviço") pelo cliente (o "Cliente").

1.3. Relação B2B. O Cliente declara agir no âmbito da sua atividade empresarial ou profissional. O Serviço não é disponibilizado para fins de consumo.

1.4. O contrato considera-se aceite e entra em vigor quando o Cliente aceitar expressamente as presentes Condições, incluindo os seus Anexos (SLA e DPA), através do mecanismo de aceitação descrito na cláusula 1.5 ("Clickwrap"). A aceitação será exigida, em particular, para (i) ativar um período de teste/demonstração, e/ou (ii) contratar uma subscrição.

1.5. Contratação eletrónica e aceitação ("Clickwrap")

a) As partes acordam que a contratação do Serviço é realizada por meios eletrónicos.

b) A aceitação do Cliente é formalizada através da marcação de uma caixa de verificação não pré-assinalada "Li e aceito as Condições de utilização e política de privacidade" e do clique em "Aceitar/Continuar", ou através de um mecanismo equivalente de aceitação expressa no Serviço.

c) O Cliente reconhece que o Clickwrap constitui consentimento expresso e vinculativo e que não é exigida assinatura manuscrita para a sua validade entre as partes.

d) A pessoa que aceita declara e garante que dispõe de poderes/autoridade suficientes para vincular o Cliente (empresa) e aceitar as presentes Condições e os seus Anexos em seu nome.

e) A Emplyx conservará um registo eletrónico da aceitação (incluindo, pelo menos, identificador do Cliente/empresa, utilizador/identificador, data e hora (UTC), versão aceite e/ou uma impressão digital/hash do documento e, quando possível, endereço IP, agente de utilizador, idioma/locale e método de aceitação).

f) O Cliente poderá aceder à versão vigente das Condições a partir do Serviço e, quando possível, descarregá-las em formato reproduzível.

2. Definições

Para efeitos das presentes Condições:

"Utilizadores Autorizados": pessoas singulares registadas pelo Cliente para aceder ao Serviço com credenciais próprias.
"Colaboradores Ativos": pessoas geridas pelo Cliente como ativas no Serviço de acordo com a sua configuração.
"Dados do Cliente": informação introduzida, carregada ou gerada pelo Cliente e/ou pelos seus Utilizadores Autorizados no Serviço.
"Disponibilidade": a definida e medida nos termos do Anexo I (SLA).
"Dados Pessoais": os definidos na regulamentação aplicável (incluindo o RGPD).
"Dia útil": segunda a sexta-feira (excluindo feriados nacionais em Espanha), salvo acordo escrito em contrário.
"Plano": o conjunto de funcionalidades, limites e condições tarifárias associado à subscrição do Cliente.
"Plano Gratuito" ou "Plano sem custo": um Plano cuja tarifa em vigor é de zero euros (0 €), seja a título introdutório, promocional ou indefinido, conforme determinado em cada momento.

3. Objeto

3.1. A Emplyx disponibiliza ao Cliente o Serviço em modalidade Software as a Service (SaaS) para a gestão de processos de RH (p. ex., colaboradores, turnos, assiduidade, ocorrências, relatórios), de acordo com o plano contratado.

3.2. O tratamento de Dados Pessoais necessário para a prestação do Serviço é regulado pelo Anexo II (DPA).

4. Duração, renovação e cancelamento (sem fidelização)

4.1. Duração. O contrato tem duração indefinida, sem período mínimo de fidelização, e mantém-se vigente enquanto existir uma subscrição ativa ou um período de teste ativo.

4.2. Renovação. A subscrição renova-se automaticamente por períodos sucessivos mensais ou anuais (consoante a opção do Cliente), salvo cancelamento pelo Cliente antes do fim do período em curso.

4.3. Cancelamento pelo Cliente. O Cliente pode cancelar em qualquer momento. Em planos pagos, o cancelamento produzirá efeitos no final do período de faturação em vigor, mantendo-se o acesso até essa data. Em Planos Gratuitos, o cancelamento produzirá efeitos de forma imediata ou no prazo determinado pela Emplyx.

4.4. Cancelamento por incumprimento. Qualquer das partes poderá resolver o contrato se a outra incorrer em incumprimento grave e não o sanar num prazo razoável após notificação formal.

5. Registo, conta e segurança

5.1. O Cliente é responsável pela veracidade e atualização dos seus dados.

5.2. O Cliente é responsável por (i) a guarda das credenciais, (ii) a gestão de altas/baixas de Utilizadores Autorizados, e (iii) notificar sem demora qualquer acesso não autorizado.

5.3. A Emplyx poderá aplicar medidas de segurança e auditoria para prevenir fraudes e proteger o Serviço.

6. Utilizadores, acesso nominativo e proibição de partilha de credenciais

6.1. Acesso nominativo. Cada Utilizador Autorizado deve dispor de uma conta própria, pessoal e intransmissível.

6.2. Proibição de partilha e acesso simultâneo. É proibido partilhar utilizadores/palavras-passe ou permitir acessos simultâneos sob a mesma conta.

6.3. A Emplyx poderá suspender ou limitar acessos quando detetar indícios razoáveis de incumprimento desta cláusula, mediante notificação prévia sempre que razoável.

7. Licença de utilização e restrições

7.1. A Emplyx concede ao Cliente uma licença não exclusiva, não transferível e limitada ao uso interno empresarial, durante a vigência do contrato, para aceder ao Serviço.

7.2. O Cliente não poderá (nem permitirá a terceiros):

a) realizar engenharia inversa, descompilação ou tentar obter o código-fonte;

b) utilizar o Serviço para criar ou melhorar um produto concorrente ou copiar funcionalidades;

c) interferir no Serviço (malware, ataques, testes de carga não autorizados);

d) utilizar bots/scrapers para extrair informação salvo autorização expressa;

e) utilizar o Serviço para fins ilícitos ou violando direitos de terceiros.

8. Planos, módulos e métrica por colaboradores

8.1. O acesso a funcionalidades depende do plano contratado.

8.2. A tarifa/capacidade baseia-se no número de Colaboradores Ativos e/ou no âmbito contratado.

8.3. Se o Cliente ultrapassar o limite contratado, a Emplyx poderá exigir ajuste de plano ou aplicar a regularização correspondente.

8.4. Planos sem custo ou promocionais. A Emplyx poderá oferecer Planos cuja tarifa seja de zero euros (0 €), seja a título introdutório, promocional ou indefinido. Tais Planos poderão ser objeto de alteração tarifária nos termos da cláusula 20, sem que o preço inicial de zero euros gere qualquer direito adquirido à sua manutenção indefinida. A Emplyx notificará o Cliente de qualquer alteração tarifária com o pré-aviso estabelecido na cláusula 20, podendo o Cliente cancelar o Serviço sem penalização caso não aceite a nova tarifa.

9. Preço, faturação e pagamento

9.1. O Cliente pode optar por faturação mensal ou anual.

9.2. Salvo acordo em contrário, a faturação é realizada antecipadamente no início de cada período.

9.3. Os impostos (IVA ou outros) serão aplicados de acordo com a regulamentação vigente e indicados na fatura.

9.4. Falta de pagamento. Em caso de falta de pagamento, a Emplyx poderá suspender o Serviço após pré-aviso razoável. O acesso será retomado após a regularização do pagamento.

9.5. Sem reembolso. Salvo acordo expresso ou obrigação legal, os montantes já faturados não são reembolsáveis. O cancelamento evita a renovação do período seguinte.

9.6. Planos sem custo. Enquanto um Plano mantiver uma tarifa de zero euros (0 €), não será gerada qualquer faturação. Caso o Plano passe a ser pago nos termos da cláusula 8.4, aplicar-se-ão as condições de faturação estabelecidas nos pontos 9.1 a 9.5 a partir da data de entrada em vigor da nova tarifa.

10. Suporte e manutenção (ticket in-app)

10.1. O suporte é prestado exclusivamente através do sistema de tickets integrado no Serviço.

10.2. Canal alternativo por contingência. Apenas se uma incidência de disponibilidade impedir razoavelmente a abertura de um ticket, o Cliente poderá contactar por email para soporte@emplyx.com.

10.3. A Emplyx envidará esforços razoáveis para responder de acordo com a prioridade:

P1 (crítica): até 24 horas (em dias úteis)
P2 (alta): até 48 horas (em dias úteis)
P3/P4: prazos indicativos conforme a carga e complexidade

10.4. Os prazos são contados a partir da abertura do ticket com informação suficiente.

10.5. A Emplyx poderá realizar manutenção planeada e atualizações para segurança e melhoria do Serviço.

11. Integrações, hardware e terceiros

11.1. A Emplyx é uma plataforma de software. Não vende, aluga, instala nem mantém hardware.

11.2. Se o Cliente utilizar terminais/dispositivos ou serviços de terceiros, o Cliente assume a sua aquisição, configuração, conectividade e cumprimento regulatório.

11.3. A Emplyx não responde por falhas originadas por redes do Cliente, ISP, terminais ou serviços de terceiros, salvo se a falha for diretamente imputável à Emplyx.

12. Dados do Cliente, exportação e reversibilidade

12.1. Os Dados do Cliente são propriedade do Cliente. A Emplyx apenas os utiliza para prestar o Serviço.

12.2. Após o cancelamento ou término, a Emplyx disponibilizará ao Cliente uma exportação em formato normalizado (CSV/JSON) durante 30 dias corridos.

12.3. Decorrido esse prazo, a Emplyx procederá à eliminação dos dados, podendo conservá-los bloqueados se existir obrigação legal.

12.4. As cópias de segurança são geridas de acordo com a política interna de continuidade e recuperação de desastres da Emplyx.

13. Confidencialidade

13.1. Ambas as partes obrigam-se a manter confidencial a informação não pública da outra parte.

13.2. Esta obrigação não se aplica a informação que seja pública sem incumprimento, que fosse legitimamente conhecida de antemão, que provenha de um terceiro legítimo ou que deva ser divulgada por lei/autoridade.

13.3. A confidencialidade manter-se-á durante a vigência do contrato e 2 anos após a sua cessação.

14. Propriedade intelectual

14.1. A Emplyx conserva todos os direitos sobre o Serviço, o seu software, documentação, marcas e melhorias.

14.2. O Cliente concede à Emplyx o direito de utilizar feedback/sugestões para melhorar o Serviço sem obrigação de compensação.

15. Proteção de dados (RGPD)

15.1. O Cliente atua como Responsável pelo Tratamento e a Emplyx como Subcontratante/Encarregado do Tratamento.

15.2. O tratamento será regido pelo Anexo II (DPA).

16. Limitação de responsabilidade

16.1. Salvo dolo ou negligência grave, a responsabilidade total máxima acumulada da Emplyx limita-se ao montante efetivamente pago pelo Cliente nos 12 meses anteriores ao facto gerador.

16.2. Na máxima medida permitida por lei, a Emplyx não responderá por danos indiretos (lucros cessantes, perda de negócio, reputação, etc.).

16.3. Os créditos do SLA (Anexo I) constituem o remédio específico por incumprimentos de disponibilidade.

17. Indemnização

O Cliente manterá a Emplyx indene face a reclamações de terceiros decorrentes de (i) uso ilícito do Serviço, (ii) Dados do Cliente que violem direitos de terceiros, ou (iii) incumprimentos do Cliente em matéria laboral ou de proteção de dados.

18. Referência comercial (opt-in)

A Emplyx apenas poderá utilizar o nome comercial e/ou logótipo do Cliente como referência comercial com consentimento prévio e expresso por escrito do Cliente.

19. Cessão

A Emplyx poderá ceder o contrato a um sucessor em caso de reestruturação, fusão, aquisição ou transmissão do negócio, notificando o Cliente com antecedência razoável.

20. Modificação das condições

20.1. A Emplyx poderá modificar as presentes Condições com pré-aviso razoável (p. ex., 30 dias). Se o Cliente não aceitar, poderá cancelar antes da entrada em vigor das alterações.

20.2. Se a modificação for material, a Emplyx poderá exigir uma nova aceitação mediante Clickwrap.

21. Notificações

As notificações serão efetuadas por meios eletrónicos:

Ao Prestador: legal@emplyx.com
Ao Cliente: para o email designado pelo Cliente na sua conta.

22. Força maior

Nenhuma das partes será responsável por incumprimentos devidos a causas fora do seu controlo razoável enquanto estas persistirem.

23. Integralidade e autonomia das cláusulas

Se alguma cláusula for declarada nula ou inaplicável, as restantes manterão a sua validade. As presentes Condições e, se aplicável, a Ordem de Serviço, constituem o acordo integral entre as partes.

24. Lei aplicável e jurisdição

O contrato rege-se pela legislação espanhola. Para qualquer litígio, as partes submetem-se aos Tribunais de Barcelona (Espanha).

Anexo I – SLA (Acordo de Nível de Serviço)

A.1. Âmbito. Aplica-se a ambientes de produção com subscrição ativa.

A.2. Indisponibilidade. Considera-se indisponibilidade o tempo durante o qual o Serviço não está acessível para as suas funções principais por causa imputável à Emplyx.

A.3. Medição. Disponibilidade mensal (%) = (Minutos do mês − Minutos de indisponibilidade) / Minutos do mês × 100.

A.4. Exclusões. Não são contabilizados como indisponibilidade: manutenção planeada, falhas de Internet/rede do Cliente, terminais ou integrações de terceiros, uso indevido, incidências por credenciais comprometidas pelo Cliente e força maior.

A.5. Objetivo. 99,9% mensal.

A.6. Créditos de serviço. Se a disponibilidade mensal ficar abaixo do objetivo:

< 99,9% e ≥ 99,0%: 10% da quota mensal equivalente
< 99,0% e ≥ 98,0%: 25%
< 98,0%: 50%
Máximo: 100% da quota mensal equivalente do mês afetado.

A.7. Solicitação. Mediante ticket no Serviço dentro dos 10 dias corridos após o encerramento do mês afetado.

A.8. Prioridades (primeira resposta):

P1: interrupção geral / impossibilidade de utilização → objetivo 24h (dias úteis)
P2: degradação grave sem alternativa → objetivo 48h (dias úteis)
P3/P4: conforme a carga e complexidade

Anexo II – DPA (Encarregado do Tratamento – Art. 28.º RGPD)

B.1. Funções. Responsável: Cliente. Subcontratante/Encarregado: Emplyx.

B.2. Objeto, duração, natureza e finalidade.

Objeto: prestação do Serviço SaaS e suporte através do sistema de tickets.
Duração: vigência do contrato + períodos de reversibilidade/bloqueio.
Natureza: registo, organização, armazenamento, consulta, modificação, exportação e eliminação.
Finalidade: gestão de RH do Cliente.

B.3. Tipos de dados e categorias de titulares.

Titulares: colaboradores e utilizadores do Cliente; outros que o Cliente gira.
Dados: identificativos, dados laborais/horários/assiduidade/ocorrências.
Dados especiais (se aplicável): biometria/geolocalização apenas se o Cliente os integrar/configurar; o Cliente é responsável pela base de legitimidade.

B.4. Instruções. A Emplyx tratará dados pessoais apenas de acordo com as instruções documentadas do Cliente e para prestar o Serviço.

B.5. Confidencialidade. A Emplyx garante que o pessoal autorizado está sujeito a dever de confidencialidade.

B.6. Segurança. A Emplyx aplica medidas técnicas e organizativas adequadas, incluindo controlo de acessos, cifragem em trânsito, monitorização e gestão de incidentes, e política interna de cópias de segurança e recuperação de desastres.

B.7. Subcontratantes e alojamento (apenas UE/EEE). O Cliente autoriza a Emplyx a contratar subcontratantes necessários ao abrigo de contrato com obrigações equivalentes e com tratamento de dados na UE/EEE. A Emplyx informará de alterações materiais com pré-aviso razoável.

B.8. Violações de segurança. A Emplyx notificará o Cliente sem demora indevida de qualquer violação de segurança de dados pessoais.

B.9. Assistência ao Responsável. A Emplyx assistirá razoavelmente o Cliente em respostas a direitos dos titulares e em avaliações de impacto/consultas prévias quando aplicável.

B.10. Devolução/eliminação no final. A Emplyx disponibilizará exportação durante 30 dias. Após esse prazo, eliminará os dados, salvo conservação bloqueada por obrigação legal.

B.11. Auditoria. O Cliente poderá solicitar evidências razoáveis de cumprimento, sem interferir indevidamente no Serviço e sob confidencialidade.