Schichtplanung und Zeiterfassung im Gesundheitswesen

Dass keine Nacht unterbesetzt bleibt

In dem Pflegeheim, in dem Petra die Pflege koordiniert, blieb eine Nacht mit nur einem Fachmann für eine gesamte Station. Die Lücke war beim Erstellen des Excel-Dienstplans nicht sichtbar — sie wurde am nächsten Morgen entdeckt, als es bereits vorbei war.

Wenn eine Nachtschicht unter dem Mindestbesetzungsverhältnis liegt, ist das Pflegerisiko unmittelbar und direkt. Eine Tabellenkalkulation garantiert keine Mindestbesetzung pro Zeitfenster, Station und Berufsgruppe.

Mit Emplyx werden die Mindestbesetzungsanforderungen pro Schicht, Einheit und Berufsgruppe definiert, und das System blockiert oder warnt, wenn ein Dienstplan sie nicht erfüllt. Keine Nacht bleibt unterbesetzt: Die Mindestabdeckung ist vor der Veröffentlichung sichergestellt.

Ein Ausfall um sechs Uhr morgens, der sofort gedeckt werden muss

Das Telefon klingelt um sechs: Eine Pflegehelferin meldet sich krank und kann nicht kommen. Der Koordinator fängt an, einen nach dem anderen anzurufen — im Blindflug —, und landet fast immer bei derselben Person wie immer oder bei einer teuren Zeitarbeitsfirma.

Eine Pflegeschicht in Minuten zu besetzen, ohne sofort zu wissen, wer berechtigt ist, macht jede Krankmeldung zur Nachtschicht-Krise.

Mit Emplyx gibt es eine Vertretungsbörse, die nur diejenigen benachrichtigt, die die Anforderungen erfüllen — ausreichende Ruhezeit, richtige Berufsgruppe, passendes Stundenkontingent —, und eine Zusage per Handy ermöglicht. Ein Ausfall um sechs Uhr hört auf, eine Krise zu sein: Die Schicht wird veröffentlicht und besetzt sich von selbst.

Die zwölf Stunden Ruhezeit, die unbemerkt unterschritten werden

Carmen beendete eine Nachtschicht um acht Uhr morgens und trat, um eine Lücke zu schließen, am nächsten Tag um sieben Uhr zur Frühschicht an. Niemand prüfte die Ruhezeit beim Wechsel. Das Arbeitszeitgesetz schreibt elf Stunden Mindestruhe zwischen Schichten vor.

Das ist der häufigste Verstoß in Pflegeheimen: Per WhatsApp vereinbarte Tausche, die niemand validiert — ein Fehler, der in der Lohnabrechnung oder bei einer Inspektion auftaucht.

Mit Emplyx prüft das System beim Zuweisen oder Tauschen einer Schicht automatisch die Ruhezeit und warnt oder verhindert eine Zuweisung, die gegen die Vorschrift verstößt. Die Mindestruhe ist garantiert, bevor der Verstoß passiert.

Arbeitszeitaufzeichnung, die einer Prüfung standhält

In einem Gesundheitszentrum wurde auf Papier und an einem isolierten Gerät gestempelt. Bei rollierenden, Nacht- und Teilschichten war es bei einer Inspektion nahezu unmöglich, die tatsächliche Arbeitszeit nachzuweisen: Es gab keine Möglichkeit, die Stempelzeiten mit dem geplanten Dienstplan abzugleichen.

Die Arbeitszeiterfassung ist seit Jahren Pflicht, und im Gesundheitswesen macht die Komplexität der Schichten das besonders heikel.

Mit Emplyx ist die digitale Zeiterfassung in den Dienstplan integriert, erkennt Abweichungen zwischen Geplantem und Tatsächlichem und erstellt exportierbare Berichte. Die Arbeitszeitaufzeichnung ist prüfungssicher — eng verknüpft mit dem echten Dienstplan.

Mehrere Tarifverträge und Berufsgruppen in einem Haus

In einem Pflegeheim arbeiten Pflegefachkräfte, Pflegehelfer, Küche, Reinigung und Haustechnik — jede Gruppe mit eigenen Arbeitszeitregeln, Ruhezeiten und Zuschlägen. Der Koordinator hatte das alles im Kopf, und ein Fehler bei einer Gruppe kann empfindliche Bußgelder nach sich ziehen.

Für jedes Profil im selben Dienstplan manuell unterschiedliche Regeln anzuwenden ist zeitaufwändig und fehleranfällig.

Mit Emplyx wendet eine Regel-Engine je Tarifvertrag und Berufsgruppe jedem Profil automatisch die zugehörigen Arbeitszeiten, Ruhezeiten und Zulagen zu. Ein einziger Dienstplan für alle Gruppen — jede mit ihren Regeln, die von selbst greifen.

Schichttausch zwischen Fachkräften ohne Nachverfolgbarkeit

Zwei Pflegekräfte tauschten mündlich eine Schicht auf dem Flur. Die Personalabteilung erfuhr es nicht, der offizielle Dienstplan war veraltet, und Wochen später war niemand mehr einig, wer wen vertreten hatte.

Per WhatsApp oder mündlich vereinbarte Tausche hinterlassen den veröffentlichten Dienstplan in einem Zustand und die Realität in einem anderen.

Mit Emplyx werden Tausche über die App beantragt, vom Vorgesetzten genehmigt, aktualisieren den Dienstplan und hinterlassen ein prüfbares Protokoll. Schichttausch ohne WhatsApp und ohne Überraschungen: alles genehmigt und protokolliert.

Für die sorgen, die sorgen

Der Dienstplan in Martas Einheit kam immer mit zwei oder drei Tagen Vorlauf heraus. Sie häufte Nächte an, sammelte Überstunden und konnte mit niemandem planen. Am Ende beantragte sie eine Versetzung — und nach ihr gingen noch zwei weitere Kolleginnen.

Die durchschnittlichen Kosten für den Ersatz einer examinierten Pflegekraft sind erheblich. Unberechenbare Schichten, aneinandergereihte Nächte und zu viele Überstunden erschöpfen das Personal und treiben die Kündigungen in die Höhe.

Mit Emplyx wird der Dienstplan im Voraus veröffentlicht, die Fachkraft hat Mitsprache — Präferenzen, Verfügbarkeit, Änderungen per Handy — und es gibt Ermüdungsschutzregeln, die Nachtschichtketten begrenzen. Für die sorgen, die sorgen, fängt mit einem vorhersehbaren und rechtzeitig veröffentlichten Dienstplan an.

Nachtschichten gesetzeskonform und menschenwürdig

Auf einer Bettenstation häuften mehrere Pflegekräfte fünf, sechs oder sogar sieben Nächte hintereinander an. Tarifverträge begrenzen die Nachtarbeit — maximale aufeinanderfolgende Nächte, Nachtarbeitszuschlag —, aber ohne echte Kontrolle werden diese Grenzen überschritten.

Nächte aneinanderzureihen verletzt nicht nur den Tarifvertrag — es erschöpft das Personal und endet in Krankmeldungen. Und der nach Gefühl berechnete Nachtarbeitszuschlag erzeugt Forderungen.

Mit Emplyx werden die Regeln für maximale Nachtschichtfolgen und die Nachtarbeitskalkulation automatisch angewendet — mit Warnung und dem Zuschlag, der in der Lohnabrechnung ausgewiesen ist. Nächte im gesetzlichen Rahmen und menschenwürdig.

Die Nacht- und Feiertagseinteilung, die immer auf dieselben fällt

In einer Einheit kamen die Beschwerden immer von denselben: „Ich muss immer”. Ohne Gesamtübersicht konzentrierten sich Nächte, Feiertage und Wochenenden bei denselben Personen, und das Team hatte aufgehört, dem Dienstplan zu vertrauen.

Eine als ungerecht empfundene Verteilung erzeugt Konflikte, Fehlzeiten und Fluktuation — und ohne Daten ist es unmöglich zu beweisen, dass es keinen Favorismus gibt.

Mit Emplyx werden belastende Schichten automatisch und transparent pro Person und Zeitraum ausgeglichen, mit einem Verlauf, der die Gerechtigkeit belegt. Faire Verteilung von Nächten und Feiertagen — und die Daten, um es zu beweisen.

Die Jahresstunden, die überlaufen und erst im Dezember auffallen

Die jährliche Höchstarbeitszeit im Gesundheitswesen ist begrenzt, mit unregelmäßiger Verteilung. Beim Abdecken von Ausfällen übers Jahr sammeln sich Stunden an, ohne dass jemand den Überblick behält — und der Überschuss taucht beim Abschluss der Dezember-Lohnabrechnung auf.

Jahresend-Überraschungen, Überstunden jenseits der Grenze und Lohnabrechnungen, die nachkorrigiert werden müssen, sind die Folge davon, den Zähler nicht in Echtzeit im Blick zu haben.

Mit Emplyx sind Stundenkonto und Jahresarbeitszeitkonto in Echtzeit sichtbar, mit Warnungen bei Annäherung an die individuelle Grenze. Die Jahresarbeitszeit bleibt das ganze Jahr unter Kontrolle — ohne Dezember-Überraschungen.

Feiertage und Freizeitausgleich als stille Schuld

Der Sektor kennt gesetzliche Feiertage und wöchentliche Freizeitansprüche. Wenn geleistete Feiertage nicht korrekt erfasst werden, entsteht eine stille Schuld, die beim Vertragsende explodiert — mit Forderungen für Tage, die „niemand aufgeschrieben hatte”.

Mit Emplyx führt ein automatischer Zähler die geleisteten Feiertage, ausstehenden Ausgleichstage und Kompensationen — einsehbar für Unternehmen und Mitarbeiter. Feiertage und Ausgleich immer im Lot, null stille Schuld beim Vertragsabschluss.

Bereitschaftsdienste und Rufbereitschaft — ein eigenes Chaos neben dem Dienstplan

In einem Krankenhaus wurden Präsenzbereitschaft und Rufbereitschaft in separaten Excel-Tabellen neben dem Hauptdienstplan geplant. Das Ergebnis waren Streitigkeiten darüber, wer mehr gemacht hatte, und Rufbereitschaften, die falsch abgerechnet wurden.

Bereitschaftsdienste getrennt vom allgemeinen Dienstplan zu planen, fair zu verteilen und zu erfassen, multipliziert Aufwand und Fehler.

Mit Emplyx gibt es eigene Schichttypen für Präsenzbereitschaft und Rufbereitschaft — mit ihrer Verteilung, ihrem Zähler und ihrer Abbildung in der Lohnabrechnung. Bereitschaftsdienste unter Kontrolle: geplant, gerecht verteilt und korrekt vergütet.

Teilzeit und Mehrfachverträge ohne Ausreißer

Ein Großteil der Pflegebranche arbeitet Teilzeit — und manchmal gleichzeitig in mehreren Einrichtungen. Diese Verfügbarkeiten in eine 24/7-Abdeckung zu integrieren ist ein Puzzle: Teilzeitkräfte mit Schichten über ihr Stundenkontingent hinaus und unbesetzte Stellen, weil die Verfügbarkeiten nicht richtig abgeglichen wurden.

Mit Emplyx wird die Verfügbarkeit jedes Mitarbeiters verwaltet und validiert, dass jede Zuweisung dem Vertragstyp und den Vertragsstunden entspricht. Teilzeit ohne Ausreißer: Jede Schicht passt in den echten Vertrag.

Ambulante Pflege: Stempeln ohne festen Standort

Im ambulanten Pflegedienst, in dem Luise arbeitet, gibt es keinen Standort zum Kommen und Stempeln. Beginn und Ende jedes Einsatzes müssen erfasst werden — bei welchem Patienten, zu welcher Zeit —, und die Fahrzeiten und Kilometer zwischen den Besuchen. All das lebte auf Papierzetteln, und Streitigkeiten über die Zeiten waren an der Tagesordnung.

Ohne festen Stempelort taugt herkömmliche Zeiterfassung nichts, und Einsätze bleiben unbestätigt.

Mit Emplyx erfolgt das Stempeln mobil — mit GPS, QR oder NFC direkt beim Patienten —, Erfassung pro betreutem Nutzer und automatische Berechnung von Fahrzeiten und Kilometern zwischen Besuchen. Jeder Besuch ist am richtigen Ort und zur richtigen Zeit protokolliert, Fahrzeiten inklusive.