Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Der Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die über diese Website und die von Emplyx versandten gewerblichen B2B-Mitteilungen verarbeitet werden (im Folgenden: Website), ist:

• Verantwortlicher: Emplyx
• NIF: 46762976C
• Anschrift: Calle Matilde Diez 10, 08195 Sant Cugat, Barcelona, Spanien
• Kontakt: legal@emplyx.com

Diese Datenschutzerklärung gilt für die öffentliche Website und für gewerbliche Mitteilungen an B2B-Fachleute. Die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der Emplyx-Software (SaaS) wird durch spezifische Dokumentation und Vereinbarungen geregelt.

2. Daten, die wir verarbeiten können

Sofern nicht anders in Abschnitt 10 vorgesehen, stellen Sie uns die personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, direkt zur Verfügung, hauptsächlich durch das Ausfüllen von Formularen oder die Kontaktaufnahme mit uns:

• Kontaktdaten: Vorname, Nachname, Unternehmen, Position, E-Mail, Telefon.
• Kommunikationsdaten: Inhalt der Nachricht oder Anfrage, die Sie uns senden.
• Technische Daten: IP-Adresse, Geräte- und Browser-Kennungen, Sicherheitsprotokolle (Logs).
• Navigations- und Cookie-Daten: gemäß den akzeptierten Einstellungen (siehe Cookie-Richtlinie).

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:

• Bearbeitung von Anfragen und Rückfragen (Kontakt, Demo, kommerzielle Informationen). Rechtsgrundlage: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Antrag der betroffenen Person (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und/oder berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Versand kommerzieller Mitteilungen, sofern Sie diese abonnieren oder anfordern. Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
• Unerbetene gewerbliche B2B-Mitteilungen an Fachleute mit für unser Angebot relevanten Positionen. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Details in Abschnitt 10.
• Sicherheit der Website, Betrugs- und Missbrauchsprävention. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Analyse und Messung mittels Cookies oder ähnlicher Technologien. Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), jederzeit widerrufbar.
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (steuerliche, buchhalterische, Geltendmachung von Ansprüchen). Rechtsgrundlage: rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung unserer Dienstleistungen greifen wir auf Dienstleister zurück, die als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags gemäß Art. 28 DSGVO handeln. Die Kategorien von Dienstleistern und – nicht abschließend – repräsentative Beispiele der von uns genutzten sind:

• E-Mail-Versand und transaktionale Nachrichtenübermittlung (z. B. Mailgun Technologies, Inc.).
• Hosting-Infrastruktur und dedizierte Server (z. B. Hetzner Online GmbH).
• Cloud-Dienste und Sicherungsspeicherung (z. B. Microsoft Azure und Amazon Web Services).
• Produktivität und unternehmensinterner E-Mail-Verkehr (z. B. Microsoft 365 von Microsoft Ireland Operations Ltd.).
• Generative KI-Dienste zur Unterstützung bei der Erstellung von B2B-Mitteilungen (z. B. Google Cloud / Vertex AI und Anthropic, PBC).
• Überwachung, Metriken und Observability der eigenen Infrastruktur.

Diese Liste kann sich im Laufe der Zeit je nach betrieblichen Anforderungen ändern. Die aktuelle Liste der Auftragsverarbeiter können Sie unter legal@emplyx.com anfordern.

Darüber hinaus können wir Ihre Daten übermitteln, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder dies zur Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, sowie an zuständige Behörden und Gerichte, sofern gesetzlich vorgesehen.

Wir verkaufen, vermieten oder überlassen Ihre Daten nicht an Dritte zu kommerziellen Zwecken.

5. Internationale Datenübermittlungen

Einige der in Abschnitt 4 genannten Dienstleister sind außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) ansässig, hauptsächlich in den Vereinigten Staaten. Infolgedessen beinhaltet ein Teil der Verarbeitung Ihrer Daten eine internationale Übermittlung.

In diesen Fällen stellt Emplyx sicher, dass die Übermittlung auf einer gemäß DSGVO gültigen Grundlage beruht, insbesondere:

• Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, sofern vorhanden (z. B. EU-US Data Privacy Framework für in den Vereinigten Staaten zertifizierte Dienstleister).
• Von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln (SCC) (Beschluss 2021/914), abgeschlossen mit Dienstleistern, die nicht durch einen Angemessenheitsbeschluss abgedeckt sind.
• Ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen, sofern nach der entsprechenden Folgenabschätzung erforderlich (Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, Zugangskontrolle, Anonymisierung, wo möglich).

Eine Kopie der angewandten Garantien können Sie unter legal@emplyx.com anfordern.

6. Speicherfristen

Wir speichern die Daten für folgende Zeiträume:

• Daten aus einer Anfrage oder Demo: bis zu 3 Jahre nach dem letzten Kontakt, es sei denn, die Beziehung entwickelt sich zu einer Kundenbeziehung; in diesem Fall gelten die vertraglichen und gesetzlichen Fristen.
• Daten für gewerbliche B2B-Mitteilungen (Prospecting): bis zur Ausübung Ihres Widerspruchsrechts oder bis zu 3 Jahre nach dem letzten Versand ohne Reaktion Ihrerseits, je nachdem, was früher eintritt.
• Technische Daten und Sicherheitslogs: maximal 12 Monate.
• Cookies: gemäß dem in der Cookie-Richtlinie für jede Kategorie festgelegten Zeitraum.
• Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Verteidigung von Ansprüchen: für die gesetzlichen Verjährungsfristen (bis zu 6 Jahre für handels- und buchhalterische Pflichten und bis zu 4 Jahre für steuerliche Pflichten in Spanien gemäß Art. 30 spanisches Handelsgesetzbuch (Código de Comercio) und Art. 66 LGT oder den jeweils anwendbaren gleichwertigen Fristen in anderen Jurisdiktionen).

Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten unwiderruflich gelöscht oder anonymisiert.

7. Ihre Rechte

Als betroffene Person stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunft: Erfahren, welche Ihrer Daten wir verarbeiten.
• Berichtigung: Unrichtige Daten korrigieren lassen.
• Löschung: Löschung Ihrer Daten beantragen.
• Widerspruch: Der Verarbeitung widersprechen, insbesondere für Zwecke der kommerziellen Akquise.
• Einschränkung der Verarbeitung.
• Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in einem strukturierten Format erhalten.
• Widerruf der Einwilligung, soweit diese die Rechtsgrundlage bildet, ohne Rückwirkung auf die bereits erfolgte Verarbeitung.
• Recht, nicht einer ausschließlich automatisierten Entscheidungsfindung mit erheblichen rechtlichen Auswirkungen unterworfen zu werden.

Um eines dieser Rechte auszuüben, schreiben Sie an legal@emplyx.com und geben Sie das Recht an, das Sie ausüben möchten; bei Bedarf können Sie ein Dokument beifügen, das Ihre Identität belegt. Ihre Anfrage wird innerhalb von maximal einem Monat beantwortet, verlängerbar um zwei weitere Monate, wenn die Komplexität dies rechtfertigt.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Rechte nicht ordnungsgemäß berücksichtigt wurden, können Sie eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen: Agencia Española de Protección de Datos (AEPD, www.aepd.es), Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI, www.inai.org.mx) für Mexiko, Agencia de Acceso a la Información Pública (AAIP, www.argentina.gob.ar/aaip) für Argentinien oder die Aufsichtsbehörde Ihres Landes in der EU (edpb.europa.eu).

8. Sicherheit

Wir setzen dem Verarbeitungsrisiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen um, insbesondere: Verschlüsselung bei Übertragung (TLS) und Speicherung, rollenbasierte Zugangskontrolle, verschlüsselte Datensicherungen, Umgebungsisolierung, Aktivitätsprotokollierung, interne Schulungen und regelmäßige Überprüfungen. Im Falle einer Datenpanne mit Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen melden wir dies der Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden gemäß Art. 33 DSGVO und ggf. den betroffenen Personen.

9. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Zur Personalisierung gewerblicher B2B-Mitteilungen und zur Verbesserung der Relevanz unserer Nachrichten können wir generative KI-Tools (bereitgestellt von Dienstleistern wie Google Cloud / Vertex AI oder Anthropic) einsetzen, die öffentliche Berufsangaben verarbeiten, um bei der Erstellung von E-Mail-Inhalten zu unterstützen.

Diese Verarbeitung stellt keine automatisierte Einzelentscheidung mit erheblichen rechtlichen Auswirkungen im Sinne von Art. 22 DSGVO dar: Der erzeugte Inhalt wird vor dem Versand überprüft und freigegeben, es werden keine Entscheidungen getroffen, die Ihre Rechte berühren, und Sie können der Verarbeitung jederzeit über die in Abschnitt 7 und im Abmeldelink jeder Mitteilung beschriebenen Mechanismen widersprechen.

10. Gewerbliche B2B-Mitteilungen (Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen)

Wenn Emplyx Ihnen gewerbliche Mitteilungen an Ihre berufliche E-Mail-Adresse sendet, ohne dass Sie zuvor Kontakt mit uns aufgenommen haben, verarbeiten wir Ihre Daten im Rahmen von Art. 14 DSGVO, der auf Daten anwendbar ist, die nicht direkt bei der betroffenen Person erhoben wurden.

Datenkategorien: Berufsdaten (Vorname, Nachname, Position oder Funktion, berufliche E-Mail-Adresse und Unternehmen oder Organisation, mit der Sie verbunden sind).

Datenherkunft: öffentlich zugängliche Quellen, insbesondere: Unternehmenswebsites, berufliche und branchenspezifische Verzeichnisse, öffentliche Register (Registro Mercantil, BORME und vergleichbare) sowie andere öffentliche Informationsquellen über Unternehmensaktivitäten.

Zweck: Kontaktaufnahme in Ihrer Eigenschaft als Fachkraft, um Ihnen Dienstleistungen, Produkte oder kommerzielle Initiativen von Emplyx vorzustellen, die im Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit oder der Ihres Unternehmens stehen.

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse des Verantwortlichen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Durchführung von B2B-Geschäftstätigkeit gegenüber Fachleuten. Wir haben eine Interessenabwägung vorgenommen, die zu dem Ergebnis kommt, dass diese Verarbeitung Ihre Rechte und Freiheiten nicht unverhältnismäßig beeinträchtigt, wobei folgendes berücksichtigt wurde: (i) die Daten beziehen sich auf Ihre berufliche Tätigkeit und nicht auf Ihren Privatbereich; (ii) sie stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen, wo sie gerade zur Erleichterung beruflicher Kontakte angegeben sind; (iii) sie beschränken sich auf eine angemessene Erstkontaktaufnahme; und (iv) jede Mitteilung enthält einen einfachen und kostenlosen Mechanismus, um der Verarbeitung zu widersprechen.

Speicherfrist: Ihre Daten werden gespeichert, bis Sie Ihr Widerspruchsrecht ausüben oder deren Löschung beantragen, oder bis zu 3 Jahre nach dem letzten Versand ohne Reaktion Ihrerseits, je nachdem, was früher eintritt. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten aus unseren Prospecting-Datenbanken gelöscht.

Rechte: Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten für gewerbliche Mitteilungen jederzeit widersprechen sowie die übrigen in Abschnitt 7 beschriebenen Rechte ausüben, indem Sie an legal@emplyx.com schreiben oder den in jeder Mitteilung enthaltenen Abmeldelink nutzen.

11. Minderjährigenschutz

Die Website und die Dienste von Emplyx richten sich ausschließlich an volljährige Fachleute. Wir verarbeiten wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 14 Jahren. Wenn Sie Kenntnis davon haben, dass eine minderjährige Person uns ohne Erlaubnis Daten mitgeteilt hat, kontaktieren Sie uns unter legal@emplyx.com, und wir werden diese unverzüglich löschen.

12. Änderungen dieser Erklärung

Emplyx kann diese Datenschutzerklärung ändern, wenn dies zur Anpassung an normative, technische oder betriebliche Änderungen erforderlich ist. Die jeweils gültige Version ist stets die auf der Website veröffentlichte Version mit Angabe des Datums der letzten Aktualisierung. Den Versionsverlauf stellen wir auf Anfrage unter legal@emplyx.com zur Verfügung.