Allgemeine Servicebedingungen (SaaS) und Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA)

Version: 02/03/2026

1. Identifikation des Anbieters und Vertragsannahme

1.1. In Erfüllung der gesetzlichen Informationspflichten wird mitgeteilt, dass der Inhaber des Dienstes ist:

Inhaber/Anbieter: Yuliia Kliusa Kliusa (nachfolgend „Emplyx" oder der „Anbieter").
Geschäftssitz: Calle Matilde Diez 10, CP 08006, Barcelona, Spanien.
Rechtliche E-Mail-Adresse (Mitteilungen): legal@emplyx.com
Support: über das Ticket-System innerhalb des Dienstes (siehe Klausel 10).
Support-Notfall-E-Mail: soporte@emplyx.com

1.2. Diese Bedingungen (die „Bedingungen"), einschließlich ihrer Anhänge, regeln den Zugang zu und die Nutzung der Emplyx-Plattform (der „Dienst") durch den Kunden (den „Kunden").

1.3. B2B-Verhältnis. Der Kunde erklärt, im Rahmen seiner unternehmerischen oder beruflichen Tätigkeit zu handeln. Der Dienst wird nicht für Verbraucherzwecke angeboten.

1.4. Der Vertrag gilt als angenommen und tritt in Kraft, wenn der Kunde diese Bedingungen, einschließlich ihrer Anhänge (SLA und DPA), durch den in Klausel 1.5 beschriebenen Annahmemechanismus („Clickwrap") ausdrücklich akzeptiert. Die Annahme wird insbesondere erforderlich für (i) die Aktivierung einer Testversion/Demo und/oder (ii) den Abschluss eines Abonnements.

1.5. Elektronischer Vertragsschluss und Annahme („Clickwrap")

a) Die Parteien vereinbaren, dass der Dienst auf elektronischem Wege in Anspruch genommen wird.

b) Die Annahme des Kunden erfolgt durch das Ankreuzen eines nicht vorangekreuzten Kontrollkästchens „Ich habe die Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinie gelesen und akzeptiere diese" und das Anklicken von „Akzeptieren/Weiter" oder durch einen gleichwertigen Mechanismus der ausdrücklichen Annahme im Dienst.

c) Der Kunde erkennt an, dass der Clickwrap eine ausdrückliche und bindende Zustimmung darstellt und dass für seine Gültigkeit zwischen den Parteien keine eigenhändige Unterschrift erforderlich ist.

d) Die annehmende Person erklärt und gewährleistet, dass sie über ausreichende Vollmacht/Befugnis verfügt, den Kunden (das Unternehmen) zu verpflichten und diese Bedingungen und ihre Anhänge in dessen Namen zu akzeptieren.

e) Emplyx bewahrt eine elektronische Aufzeichnung der Annahme auf (mit mindestens: Kunden-/Unternehmenskennung, Benutzer/Kennung, Datum und Uhrzeit (UTC), akzeptierte Version und/oder einen Fingerabdruck/Hash des Dokuments sowie, soweit möglich, IP-Adresse, User-Agent, Sprache/Locale und Annahmemethode).

f) Der Kunde kann die gültige Fassung der Bedingungen jederzeit über den Dienst einsehen und diese, soweit möglich, in reproduzierbarem Format herunterladen.

2. Definitionen

Im Sinne dieser Bedingungen:

„Autorisierte Benutzer": natürliche Personen, die vom Kunden für den Zugriff auf den Dienst mit eigenen Zugangsdaten registriert wurden.
„Aktive Mitarbeiter": Personen, die vom Kunden gemäß seiner Konfiguration im Dienst als aktiv verwaltet werden.
„Kundendaten": Informationen, die vom Kunden und/oder seinen Autorisierten Benutzern im Dienst eingegeben, hochgeladen oder erzeugt wurden.
„Verfügbarkeit": die gemäß Anhang I (SLA) definierte und gemessene Verfügbarkeit.
„Personenbezogene Daten": die in den anwendbaren Rechtsvorschriften definierten Daten (einschließlich DSGVO).
„Werktag": Montag bis Freitag (ausgenommen gesetzliche Feiertage in Spanien), sofern nicht schriftlich etwas anderes vereinbart wurde.
„Plan": die Gesamtheit der Funktionen, Limits und Tarifbedingungen, die mit dem Abonnement des Kunden verbunden sind.
„Kostenloser Plan" oder „Kostenfreier Plan": ein Plan, dessen aktueller Tarif null Euro (0 €) beträgt, sei es auf einführender, werblicher oder unbefristeter Basis, wie jeweils festgelegt.

3. Vertragsgegenstand

3.1. Emplyx stellt dem Kunden den Dienst im Modell Software as a Service (SaaS) für das Management von HR-Prozessen zur Verfügung (z. B. Mitarbeiter, Schichten, Anwesenheit, Vorfälle, Berichte), gemäß dem gebuchten Plan.

3.2. Die für die Erbringung des Dienstes erforderliche Verarbeitung personenbezogener Daten wird durch Anhang II (DPA) geregelt.

4. Laufzeit, Verlängerung und Kündigung (ohne Mindestlaufzeit)

4.1. Laufzeit. Der Vertrag hat eine unbegrenzte Laufzeit ohne Mindestbindungsfrist und bleibt in Kraft, solange ein aktives Abonnement oder eine aktive Testversion besteht.

4.2. Verlängerung. Das Abonnement verlängert sich automatisch um aufeinanderfolgende monatliche oder jährliche Zeiträume (je nach Wahl des Kunden), sofern keine Kündigung durch den Kunden vor Ablauf des laufenden Zeitraums erfolgt.

4.3. Kündigung durch den Kunden. Der Kunde kann jederzeit kündigen. Bei kostenpflichtigen Plänen wird die Kündigung zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums wirksam, wobei der Zugang bis zu diesem Datum aufrechterhalten bleibt. Bei Kostenlosen Plänen wird die Kündigung sofort oder innerhalb der von Emplyx festgelegten Frist wirksam.

4.4. Kündigung bei Vertragsverletzung. Jede Partei kann den Vertrag auflösen, wenn die andere Partei eine schwerwiegende Vertragsverletzung begeht und diese nicht innerhalb einer angemessenen Frist nach einer förmlichen Abmahnung behebt.

5. Registrierung, Konto und Sicherheit

5.1. Der Kunde ist für die Richtigkeit und Aktualität seiner Daten verantwortlich.

5.2. Der Kunde ist verantwortlich für (i) die sichere Aufbewahrung der Zugangsdaten, (ii) die Verwaltung der Registrierung/Abmeldung von Autorisierten Benutzern und (iii) die unverzügliche Meldung jedes unbefugten Zugriffs.

5.3. Emplyx kann Sicherheits- und Prüfmaßnahmen ergreifen, um Betrug zu verhindern und den Dienst zu schützen.

6. Benutzer, namentlicher Zugang und Verbot der gemeinsamen Nutzung von Zugangsdaten

6.1. Namentlicher Zugang. Jeder Autorisierte Benutzer muss über ein eigenes, persönliches und nicht übertragbares Konto verfügen.

6.2. Verbot der gemeinsamen Nutzung und paralleler Zugriffe. Das Teilen von Benutzernamen/Passwörtern oder das Zulassen gleichzeitiger Zugriffe unter demselben Konto ist untersagt.

6.3. Emplyx kann Zugriffe sperren oder einschränken, wenn begründete Anhaltspunkte für einen Verstoß gegen diese Klausel vorliegen, und benachrichtigt den Kunden, soweit dies angemessen ist, vorher.

7. Nutzungslizenz und Einschränkungen

7.1. Emplyx gewährt dem Kunden eine nicht ausschließliche, nicht übertragbare und auf die interne Unternehmensnutzung beschränkte Lizenz für die Laufzeit des Vertrages zum Zugriff auf den Dienst.

7.2. Der Kunde darf nicht (und darf Dritten nicht gestatten):

a) Reverse Engineering, Dekompilierung oder Versuche, den Quellcode zu ermitteln, durchzuführen;

b) den Dienst zur Erstellung oder Verbesserung eines konkurrierenden Produkts oder zur Kopie von Funktionalitäten zu nutzen;

c) den Dienst zu stören (Malware, Angriffe, nicht autorisierte Lasttests);

d) Bots/Scraper zur Informationsextraktion zu verwenden, sofern keine ausdrückliche Genehmigung vorliegt;

e) den Dienst für rechtswidrige Zwecke oder unter Verletzung von Rechten Dritter zu nutzen.

8. Pläne, Module und Mitarbeitermetrik

8.1. Der Zugang zu Funktionen hängt vom gebuchten Plan ab.

8.2. Der Tarif/die Kapazität basiert auf der Anzahl der Aktiven Mitarbeiter und/oder dem vereinbarten Umfang.

8.3. Überschreitet der Kunde das vereinbarte Limit, kann Emplyx eine Plananpassung verlangen oder die entsprechende Regulierung anwenden.

8.4. Kostenlose oder Aktionspläne. Emplyx kann Pläne anbieten, deren Tarif null Euro (0 €) beträgt, sei es auf einführender, werblicher oder unbefristeter Basis. Solche Pläne können gemäß Klausel 20 einer Tarifänderung unterliegen, wobei der anfängliche Preis von null Euro keinen erworbenen Anspruch auf dessen unbefristete Beibehaltung begründet. Emplyx wird den Kunden über jede Tarifänderung mit der in Klausel 20 festgelegten Vorankündigung informieren, und der Kunde kann den Dienst ohne Vertragsstrafe kündigen, wenn er den neuen Tarif nicht akzeptiert.

9. Preis, Abrechnung und Zahlung

9.1. Der Kunde kann zwischen monatlicher oder jährlicher Abrechnung wählen.

9.2. Sofern nicht anders vereinbart, erfolgt die Abrechnung im Voraus zu Beginn jedes Zeitraums.

9.3. Steuern (MwSt. oder andere) werden gemäß den geltenden Vorschriften erhoben und in der Rechnung ausgewiesen.

9.4. Zahlungsverzug. Bei Zahlungsverzug kann Emplyx den Dienst nach einer angemessenen Vorankündigung aussetzen. Der Zugang wird nach Begleichung der ausstehenden Zahlung wieder aktiviert.

9.5. Keine Rückerstattung. Sofern nicht ausdrücklich vereinbart oder gesetzlich vorgeschrieben, sind bereits in Rechnung gestellte Beträge nicht erstattungsfähig. Die Kündigung verhindert die Verlängerung für den nächsten Zeitraum.

9.6. Kostenlose Pläne. Solange ein Plan einen Tarif von null Euro (0 €) aufweist, erfolgt keine Abrechnung. Wird der Plan gemäß Klausel 8.4 kostenpflichtig, gelten die in den Klauseln 9.1 bis 9.5 festgelegten Abrechnungsbedingungen ab dem Datum des Inkrafttretens des neuen Tarifs.

10. Support und Wartung (In-App-Ticket)

10.1. Der Support wird ausschließlich über das in den Dienst integrierte Ticket-System erbracht.

10.2. Alternativer Notfallkanal. Nur wenn ein Verfügbarkeitsvorfall die Eröffnung eines Tickets auf zumutbare Weise verhindert, kann der Kunde per E-Mail unter soporte@emplyx.com Kontakt aufnehmen.

10.3. Emplyx unternimmt angemessene Anstrengungen, um je nach Priorität zu antworten:

P1 (kritisch): bis zu 24 Stunden (an Werktagen)
P2 (hoch): bis zu 48 Stunden (an Werktagen)
P3/P4: Richtwerte je nach Auslastung und Komplexität

10.4. Die Fristen werden ab dem Zeitpunkt der Ticketerstellung mit ausreichenden Informationen berechnet.

10.5. Emplyx kann geplante Wartungsarbeiten und Aktualisierungen zur Sicherheit und Verbesserung des Dienstes durchführen.

11. Integrationen, Hardware und Drittanbieter

11.1. Emplyx ist eine Softwareplattform. Das Unternehmen verkauft, vermietet, installiert oder wartet keine Hardware.

11.2. Nutzt der Kunde Terminals/Geräte oder Dienste von Drittanbietern, trägt der Kunde die Verantwortung für deren Beschaffung, Konfiguration, Konnektivität und regulatorische Compliance.

11.3. Emplyx haftet nicht für Ausfälle, die durch das Netzwerk des Kunden, ISP, Terminals oder Drittanbieterdienste verursacht werden, es sei denn, der Ausfall ist direkt Emplyx zuzurechnen.

12. Kundendaten, Export und Portabilität

12.1. Die Kundendaten sind Eigentum des Kunden. Emplyx verwendet sie ausschließlich zur Erbringung des Dienstes.

12.2. Nach der Kündigung oder Beendigung stellt Emplyx dem Kunden einen Export in einem Standardformat (CSV/JSON) für 30 Kalendertage zur Verfügung.

12.3. Nach Ablauf dieser Frist löscht Emplyx die Daten, wobei sie bei einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gesperrt aufbewahrt werden können.

12.4. Datensicherungen werden gemäß der internen Kontinuitäts- und Disaster-Recovery-Richtlinie von Emplyx verwaltet.

13. Vertraulichkeit

13.1. Beide Parteien verpflichten sich, die nicht öffentlichen Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich zu behandeln.

13.2. Diese Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die ohne Vertragsverstoß öffentlich sind, die der empfangenden Partei zuvor auf rechtmäßige Weise bekannt waren, die von einem berechtigten Dritten stammen oder die aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Verpflichtungen offengelegt werden müssen.

13.3. Die Vertraulichkeit besteht für die Dauer des Vertrages und 2 Jahre nach dessen Beendigung.

14. Geistiges Eigentum

14.1. Emplyx behält alle Rechte am Dienst, seiner Software, Dokumentation, Marken und Verbesserungen.

14.2. Der Kunde räumt Emplyx das Recht ein, Feedback/Vorschläge zur Verbesserung des Dienstes ohne Vergütungspflicht zu verwenden.

15. Datenschutz (DSGVO)

15.1. Der Kunde handelt als Verantwortlicher und Emplyx als Auftragsverarbeiter.

15.2. Die Verarbeitung unterliegt Anhang II (DPA).

16. Haftungsbeschränkung

16.1. Vorbehaltlich von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit ist die kumulative Gesamthaftung von Emplyx auf den Betrag beschränkt, den der Kunde in den 12 Monaten vor dem schadensbegründenden Ereignis tatsächlich bezahlt hat.

16.2. Im größtmöglichen gesetzlich zulässigen Umfang haftet Emplyx nicht für mittelbare Schäden (entgangener Gewinn, Geschäftsverlust, Reputationsschäden usw.).

16.3. Die im SLA (Anhang I) vorgesehenen Gutschriften stellen das spezifische Rechtsmittel bei Verstößen gegen die Verfügbarkeit dar.

17. Freistellung

Der Kunde stellt Emplyx von Ansprüchen Dritter frei, die entstehen aus (i) der rechtswidrigen Nutzung des Dienstes, (ii) Kundendaten, die Rechte Dritter verletzen, oder (iii) Verstößen des Kunden im Bereich Arbeitsrecht oder Datenschutz.

18. Kommerzielle Referenz (Opt-in)

Emplyx darf den Handelsnamen und/oder das Logo des Kunden nur mit dessen vorheriger und ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung als kommerzielle Referenz verwenden.

19. Abtretung

Emplyx kann den Vertrag im Falle einer Umstrukturierung, Fusion, Übernahme oder Unternehmensübertragung an einen Rechtsnachfolger abtreten und informiert den Kunden hierüber mit angemessener Vorankündigung.

20. Änderung der Bedingungen

20.1. Emplyx kann diese Bedingungen mit angemessener Vorankündigung (z. B. 30 Tage) ändern. Akzeptiert der Kunde die Änderungen nicht, kann er vor deren Inkrafttreten kündigen.

20.2. Bei wesentlichen Änderungen kann Emplyx eine erneute Annahme per Clickwrap verlangen.

21. Mitteilungen

Mitteilungen erfolgen auf elektronischem Wege:

An den Anbieter: legal@emplyx.com
An den Kunden: an die vom Kunden in seinem Konto angegebene E-Mail-Adresse.

22. Höhere Gewalt

Keine Partei haftet für Vertragsverletzungen, die auf Ursachen außerhalb ihrer angemessenen Kontrolle zurückzuführen sind, solange diese andauern.

23. Gesamtheit und Salvatorische Klausel

Sollte eine Klausel nichtig oder nicht durchsetzbar sein, bleibt der Rest gültig. Diese Bedingungen und gegebenenfalls der Serviceauftrag stellen die vollständige Vereinbarung dar.

24. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Der Vertrag unterliegt dem spanischen Recht. Für etwaige Streitigkeiten unterwerfen sich die Parteien den Gerichten von Barcelona (Spanien).

Anhang I – SLA (Service Level Agreement)

A.1. Geltungsbereich. Gilt für Produktionsumgebungen mit aktivem Abonnement.

A.2. Nichtverfügbarkeit. Als Nichtverfügbarkeit gilt der Zeitraum, in dem der Dienst für seine Hauptfunktionen aufgrund von Emplyx zuzurechnenden Ursachen nicht zugänglich ist.

A.3. Messung. Monatliche Verfügbarkeit (%) = (Minuten des Monats − Minuten der Nichtverfügbarkeit) / Minuten des Monats × 100.

A.4. Ausschlüsse. Nicht als Nichtverfügbarkeit angerechnet werden: geplante Wartungsarbeiten, Internet-/Netzwerkausfälle beim Kunden, Terminals oder Drittanbieterintegrationen, missbräuchliche Nutzung, Vorfälle durch vom Kunden kompromittierte Zugangsdaten und höhere Gewalt.

A.5. Ziel. 99,9 % monatlich.

A.6. Servicegutschriften. Liegt die monatliche Verfügbarkeit unter dem Zielwert:

< 99,9 % und ≥ 99,0 %: 10 % der entsprechenden monatlichen Gebühr
< 99,0 % und ≥ 98,0 %: 25 %
< 98,0 %: 50 %
Maximum: 100 % der entsprechenden monatlichen Gebühr des betroffenen Monats.

A.7. Antragstellung. Per Ticket innerhalb des Dienstes innerhalb von 10 Kalendertagen nach Abschluss des betroffenen Monats.

A.8. Prioritäten (erste Antwort):

P1: Totalausfall / vollständige Nutzungsunmöglichkeit → Ziel 24 Std. (Werktage)
P2: schwerwiegende Beeinträchtigung ohne Alternative → Ziel 48 Std. (Werktage)
P3/P4: je nach Auslastung und Komplexität

Anhang II – DPA (Auftragsverarbeitungsvertrag – Art. 28 DSGVO)

B.1. Rollen. Verantwortlicher: Kunde. Auftragsverarbeiter: Emplyx.

B.2. Gegenstand, Dauer, Art und Zweck.

Gegenstand: Erbringung des SaaS-Dienstes und Support über das Ticket-System.
Dauer: Vertragslaufzeit + Portabilitäts-/Sperrfristen.
Art: Erfassung, Organisation, Speicherung, Abfrage, Änderung, Export und Löschung.
Zweck: HR-Management des Kunden.

B.3. Datenkategorien und Kategorien betroffener Personen.

Betroffene Personen: Mitarbeiter und Benutzer des Kunden; sonstige vom Kunden verwaltete Personen.
Daten: Identifikationsdaten, Arbeits-/Schicht-/Anwesenheits-/Vorfalldaten.
Besondere Datenkategorien (falls zutreffend): Biometrie/Geolokalisierung nur, wenn der Kunde diese integriert/konfiguriert; der Kunde ist verantwortlich für die Rechtsgrundlage.

B.4. Weisungen. Emplyx verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich gemäß dokumentierten Weisungen des Kunden und zur Erbringung des Dienstes.

B.5. Vertraulichkeit. Emplyx gewährleistet, dass autorisiertes Personal einer Vertraulichkeitspflicht unterliegt.

B.6. Sicherheit. Emplyx trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, einschließlich Zugangskontrolle, Verschlüsselung bei der Übertragung, Überwachung und Incident-Management sowie interne Datensicherungs- und Disaster-Recovery-Richtlinien.

B.7. Unterauftragsverarbeiter und Hosting (nur EU/EWR). Der Kunde ermächtigt Emplyx, erforderliche Unterauftragsverarbeiter unter Verträgen mit gleichwertigen Verpflichtungen und mit Datenverarbeitung in der EU/dem EWR einzusetzen. Emplyx informiert über wesentliche Änderungen mit angemessener Vorankündigung.

B.8. Sicherheitsverletzungen. Emplyx benachrichtigt den Kunden unverzüglich über jede Verletzung der Sicherheit personenbezogener Daten.

B.9. Unterstützung des Verantwortlichen. Emplyx unterstützt den Kunden in angemessenem Umfang bei der Beantwortung von Betroffenenanfragen sowie bei Datenschutz-Folgenabschätzungen/Vorabkonsultationen, soweit zutreffend.

B.10. Rückgabe/Löschung bei Vertragsende. Emplyx stellt für 30 Tage einen Export zur Verfügung. Danach werden die Daten gelöscht, wobei bei gesetzlicher Verpflichtung eine gesperrte Aufbewahrung möglich ist.

B.11. Prüfung. Der Kunde kann angemessene Nachweise der Compliance anfordern, ohne den Dienst unangemessen zu beeinträchtigen und unter Wahrung der Vertraulichkeit.