751 euros la mínima. 7.500 la máxima por infracción grave. Y casi todas las actas que se levantan por control horario nacen de algo evitable: un Excel sin proteger, un teletrabajador olvidado, o una entrada redondeada a las 9:00 en una plantilla de quince personas. El art. 34.9 ET lleva en vigor desde mayo de 2019. Ya no hay margen de "no me había enterado".

Lo que sigue: qué busca el inspector, qué errores acaban en sanción y qué hacer hoy para que el sobre de la ITSS no te encuentre desprevenido.

El efecto del sistema en orden

Una verdad incómoda del oficio: los inspectores prefieren cerrar rápido. Cuando entran a un centro y el sistema enseña los datos al momento, con marca de tiempo inalterable y portal del empleado activo, el expediente se cierra antes de empezar.

No es justicia poética. Es eficiencia: la ITSS abre miles de actuaciones al año y prioriza las empresas con indicios. Una empresa con todo a la vista deja de tener indicios.

El RDL 8/2019, que introdujo el art. 34.9 ET, no estableció umbrales por tamaño. Aplica a un autónomo con un empleado igual que a una multinacional. Las sanciones, según la LISOS: de 751 a 7.500 euros por infracción grave, hasta 225.018 euros en casos muy graves.

La mayoría de actuaciones nace de denuncias (ex trabajadores, parejas en proceso de divorcio que conocen detalles, sindicatos) o de campañas sectoriales. En ambos casos, lo primero que pide el inspector es el histórico. Si está completo y limpio, fin del asunto.

Qué es un sistema "válido" para la ITSS

Cuatro requisitos no negociables. Si uno falla, el sistema entero no vale.

Digital e inalterable. Modificar un registro tiene que dejar rastro. Quién, cuándo, qué cambió. Un Excel donde cualquiera con acceso edita libremente no cumple. Da igual lo bonito que esté.

Individual por trabajador. Cada ficha identifica persona, hora, dispositivo o ubicación. Los registros colectivos no valen. Los aproximados, tampoco.

Validado por el empleado. El trabajador accede a sus propios datos. En papel, firma diaria. En digital, portal o app con confirmación. Si el empleado dice "yo no he firmado eso" delante del inspector, la posición de la empresa se hunde.

Cuatro años guardados. A disposición de trabajadores, RLT e Inspección. Si tardas tres días en encontrarlo, no está disponible.

Los cinco errores que generan acta

Lo que más sorprende: la mayoría de actas no nace por falta absoluta de registro. Nace por detalles técnicos que invalidan lo que ya había.

1. Excel sin proteger. El campeón. Un .xlsx editable no demuestra nada. No hay forma de probar que los datos del 14 de marzo no se introdujeron el 14 de mayo.

2. Papel sin firma diaria. Si la hoja no tiene firma del empleado o sello con fecha, en cuanto el trabajador dice "yo no he firmado eso" la empresa se queda sin defensa.

3. Redondeos obvios. Entradas a las 9:00 clavadas, salidas a las 18:00 clavadas, durante meses, en una plantilla entera. Eso a un inspector le grita "esto está rellenado a posteriori". Los sistemas digitales registran 9:02, 9:07, 8:58. Esa irregularidad es la prueba de autenticidad.

4. Lagunas en el histórico. Meses sin nada. Semanas a medias. Festivos con jornada normal. El inspector lo anota y lo cruza con el calendario laboral. Cualquier discrepancia que no se explique pesa.

5. Empleados que no saben que existe el sistema. Esto pasa más de lo que parece. La empresa implanta una app, nadie forma a la plantilla, y el día del requerimiento el camarero le dice al inspector "yo aquí no he fichado nunca". Aunque los datos existan, la credibilidad ya se cayó.

Checklist preventivo (cinco acciones, ninguna requiere consultora)

  • [ ] Auditar 12 meses atrás. Buscar lagunas, redondeos sistemáticos y horas extra que no cuadran con la nómina.
  • [ ] Probar el acceso del empleado a su propio registro. Si nadie ha entrado al portal en seis meses, el sistema no está vivo.
  • [ ] Confirmar el mecanismo de validación. Diaria, semanal, lo que sea, pero documentado.
  • [ ] Revisar el plazo de respuesta. ¿Podrías sacar el histórico de 2022 en 24 horas? Si la respuesta es "depende del informático", hay problema.
  • [ ] Tener un documento interno de una sola página: qué sistema usas, desde cuándo, quién administra accesos y qué pasa cuando alguien deja la empresa.

Más detalles en los criterios del Ministerio de Trabajo sobre registro de jornada.

Requerimiento preventivo vs. acta sancionadora: la diferencia que paga la factura

No todo contacto con la ITSS termina en multa.

Requerimiento preventivo. El inspector ve algo que no le gusta pero te da margen. Plazo típico: 10 días hábiles para corregir o documentar. Si respondes bien, no hay sanción. Pasa cuando la empresa tiene registros pero con deficiencias formales.

Acta de infracción con propuesta de sanción. Sin registro, registro fraudulento, o reincidencia tras requerimiento previo. Aquí se abre expediente. Se puede reclamar, pero el suelo son 751 euros aun acogiéndose a la reducción por conformidad. Y los honorarios del laboralista que te defienda no entran en esa cifra.

La diferencia entre uno y otro la marca el sistema que el inspector vea el día que llega. No el discurso que le des.

Dónde encaja una herramienta como Emplyx

Cada ficha en Emplyx queda con marca de tiempo inmutable, vinculada al dispositivo y al usuario autenticado. El empleado valida desde portal o app. El administrador exporta cualquier rango en PDF firmado digitalmente o CSV en menos de dos minutos.

Cuando llega el requerimiento, en lugar de buscar en carpetas de red, abrir Excels antiguos o llamar al gestor, vas al panel, eliges el período, descargas. Eso es exactamente lo que la ITSS pide.

Más sobre casos reales en control horario para turnos rotativos o qué exige el RDL 8/2019 a una PyME.

Preguntas frecuentes

¿Tienen obligación de fichar todas las empresas, sin importar tamaño? Sí. El art. 34.9 ET no marca umbral. Aplica a un autónomo con un empleado igual que a una empresa con 5.000. La única diferencia es el grado de exigencia en la documentación, no la obligación en sí.

¿Puede la ITSS sancionar aunque los empleados fichen, si el sistema permite editar? Sí. Un sistema editable sin trazabilidad no acredita la jornada real. La Inspección puede considerar el registro no fiable y levantar acta aunque haya datos.

¿Qué pasa si un empleado niega los registros? La empresa tiene que poder demostrar la autenticidad. Si el sistema no incluye validación del empleado, su declaración pesa. Por eso los sistemas con acceso individual y confirmación explícita son la cobertura más sólida.

¿El teletrabajo tiene las mismas obligaciones de registro? Idénticas. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia lo confirma sin matices.

¿Cuánto tiempo da la ITSS para responder a un requerimiento? Lo fija el documento, pero lo habitual son 10 días hábiles desde la notificación. Si necesitas más, lo solicitas por escrito antes del vencimiento. A veces se concede, a veces no, pero queda constancia de buena fe.

La norma lleva en vigor desde 2019. Las empresas que aún no han resuelto esto no es por falta de tiempo: es por no haber encontrado un sistema que no genere más trabajo del que ahorra. Si quieres ver cómo funciona Emplyx en tu empresa, pruébalo 14 días gratis, sin tarjeta.