A final de mes alguien en RRHH suma cuántos días faltó cada persona y lo apunta en una hoja. Ese número no sirve para nada hasta que se cruza con las horas teóricas del equipo. Y casi nunca se cruza.

Qué tiene que registrar una empresa cuando alguien falta

Una ausencia no es solo "hoy no vino". Cada falta tiene una etiqueta legal distinta, y de esa etiqueta depende si la empresa paga, si descuenta, si puede sancionar o si no puede hacer nada.

La normativa española separa con claridad dos grandes grupos:

  • Ausencias justificadas. El trabajador tiene derecho a no acudir y la empresa lo sabe de antemano o lo acepta después con un documento. Aquí entran las bajas por incapacidad temporal, las vacaciones y los permisos retribuidos del artículo 37 del Estatuto de los Trabajadores: matrimonio, fallecimiento de un familiar, deber público inexcusable, lactancia, exámenes prenatales.
  • Ausencias injustificadas. El trabajador no acude y no aporta motivo válido. Esto sí activa el poder disciplinario de la empresa y puede descontarse de la nómina.

La diferencia no es burocrática. Una baja médica no se descuenta ni se sanciona. Una falta injustificada repetida sí abre la puerta a una amonestación e incluso, según el convenio, a un despido. Mezclar los dos tipos en la misma columna de un Excel es el error que arruina cualquier análisis posterior.

Modelo de tabla de control de ausencias y absentismo

Esta es la estructura mínima que aguanta tanto una revisión interna como una consulta de la gestoría. Cópiala a una hoja de cálculo o úsala como referencia de los campos que tu sistema debe guardar:

| Empleado        | Fecha inicio | Fecha fin  | Tipo de ausencia | Días | Justificada (S/N) | Documento aportado        | Observaciones                          |
|-----------------|--------------|------------|------------------|------|-------------------|---------------------------|----------------------------------------|
| Ana Torres      | 03/02/2026   | 07/02/2026 | Baja IT          | 5    | S                 | Parte de baja             | Lumbalgia. Alta prevista 10/02          |
| Marcos Ruiz     | 14/02/2026   | 14/02/2026 | Permiso art. 37  | 1    | S                 | Justificante deber público| Citación judicial como testigo          |
| Laura Gil       | 21/02/2026   | 21/02/2026 | Injustificada    | 1    | N                 | -                         | No avisa. 3ª este trimestre             |
| Pedro Sanz      | 24/02/2026   | 28/02/2026 | Vacaciones       | 5    | S                 | Solicitud aprobada        | Aprobadas el 15/01                      |
| Marcos Ruiz     | 02/03/2026   | 02/03/2026 | Injustificada    | 1    | N                 | -                         | Avisa fuera de plazo, sin motivo        |

Las columnas no son decorativas:

  • Fecha inicio y fecha fin en lugar de un único día permiten calcular automáticamente la duración y detectar ausencias que se alargan.
  • Tipo de ausencia con una lista cerrada —baja IT, permiso retribuido, injustificada, vacaciones— evita que cada persona escriba el motivo a su manera.
  • Justificada (S/N) es la columna que después filtra el análisis. Sin ella no se puede separar lo que es derecho del trabajador de lo que es un problema.
  • Documento aportado deja por escrito si llegó el parte de baja, el justificante o la solicitud. Si la casilla está vacía y el tipo es "justificada", hay un agujero que cerrar.
  • Observaciones es donde se construye el historial: "3ª este trimestre" hoy es una nota, dentro de tres meses es la prueba de un patrón.

Cómo registrar cada tipo de ausencia sin equivocarte

Bajas por incapacidad temporal. Se registran desde el primer día con el parte médico. Desde 2023 los partes de baja, confirmación y alta los remite el propio servicio público de salud a la Seguridad Social; la empresa ya no tiene que reenviar el parte del trabajador, pero sí debe anotar internamente las fechas para cuadrar nóminas y cobertura de turnos.

Permisos del artículo 37 ET. Tienen una duración tasada por ley y, en muchos casos, ampliada por el convenio colectivo. Se anotan con la fecha del hecho causante y el justificante correspondiente. Un permiso por mudanza o por acompañar a un menor al médico no es absentismo: es un derecho ejercido. Tratarlo como falta es un error que genera conflictos innecesarios.

Ausencias injustificadas. Aquí entra el poder disciplinario. El registro debe ser preciso: fecha, si avisó o no, si aportó motivo. Esa cadena de anotaciones es lo que sostiene una amonestación por escrito. Sin registro documentado, una sanción posterior se cae a la primera reclamación.

Vacaciones. No son absentismo, pero conviene tenerlas en la misma tabla para ver la disponibilidad real del equipo de un vistazo y para que el cómputo de días no se descuadre.

¿Quieres separar el cálculo de las vacaciones del resto? Tiene su propia lógica: revisa la guía de gestión de vacaciones en la empresa para no mezclar derechos con incidencias.

Cómo calcular la tasa de absentismo

El número que de verdad importa no está en la tabla de registro: hay que calcularlo. La fórmula es directa.

Tasa de absentismo (%) = (Horas no trabajadas / Horas teóricas) × 100

Las horas teóricas son las que el equipo debería haber trabajado en el periodo según contrato y calendario. Las horas no trabajadas son las que se perdieron por ausencias.

Un ejemplo concreto. Un equipo de 10 personas a jornada completa, en un mes de 20 días laborables y 8 horas diarias, suma 1.600 horas teóricas (10 × 20 × 8). Si entre bajas, permisos y faltas se perdieron 96 horas, la tasa es:

(96 / 1.600) × 100 = 6 %

Una decisión importante: para el indicador puro de absentismo, muchas empresas excluyen las vacaciones y los permisos legales, porque son ausencias previstas y no señalan ningún problema. Lo que de verdad mide la salud del equipo es el absentismo no programado —bajas cortas repetidas y faltas injustificadas—. Calcula las dos versiones si quieres, pero no las mezcles en el mismo porcentaje.

Como referencia, el INE publica datos de tiempo de trabajo por sector que sirven para situar tu cifra: una tasa que para una oficina es alarmante puede ser normal en un sector con mucha rotación.

Cómo detectar patrones antes de que cuesten dinero

Aquí está el punto que casi nadie aprovecha. El Excel de ausencias se queda en registro y nunca llega a ser análisis. Los patrones se ven cuando ya costaron dinero: el lunes que siempre falta el mismo, el pico de bajas justo después de denegar unas vacaciones, el comercial que acumula faltas que nadie sumó.

Con la tabla bien rellenada, hay tres lecturas que valen la pena hacer cada mes:

  • Patrón por día de la semana. Si las faltas injustificadas se concentran en lunes o viernes, no es casualidad estadística. Es una señal de organización del trabajo o de clima.
  • Concentración por persona. Una misma persona con tres entradas "injustificada" en un trimestre necesita una conversación, no otra anotación.
  • Estacionalidad. Picos de baja repetidos en las mismas fechas apuntan a carga de trabajo, turnos mal repartidos o procesos concretos que queman al equipo.

Una tabla estática nunca va a avisarte de esto. Hay que sentarse a leerla, o tener un sistema que cruce los datos solo. Aquí es donde el software de control horario ahorra el trabajo: registra la ausencia en el momento, la clasifica por tipo y devuelve la tasa ya calculada por equipo, por mes y por persona, sin que nadie tenga que sumar nada a mano.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio llevar un registro de ausencias en España? No existe una obligación legal específica de un "registro de ausencias" como tal, a diferencia del registro de jornada del art. 34.9 ET, que sí es obligatorio. Pero sin un control de ausencias documentado la empresa no puede justificar descuentos en nómina ni sostener una sanción disciplinaria. En la práctica es imprescindible.

¿Las vacaciones cuentan como absentismo? No. Las vacaciones son un derecho previsto y planificado. Para el indicador de absentismo se excluyen, igual que los permisos legales. El absentismo mide lo no programado: bajas y faltas.

¿Una baja médica puede descontarse de la nómina? No se descuenta como falta. Durante la incapacidad temporal el trabajador percibe una prestación con reglas propias de cobertura entre empresa y Seguridad Social. Lo que no puede hacer la empresa es tratar una baja con parte médico como ausencia injustificada.

¿Cuántas faltas injustificadas permiten una sanción? Depende del convenio colectivo, que es quien tipifica las faltas leves, graves y muy graves. La empresa ejerce su poder disciplinario sobre las injustificadas, pero siempre dentro de lo que marca el convenio y con la ausencia documentada. Sin registro previo, la sanción es fácilmente impugnable.

¿Sirve un Excel para controlar el absentismo? Para registrar, sí. El problema del Excel es que se queda en lista: hay que calcular la tasa a mano cada mes y los patrones no saltan solos. Un Excel sirve para anotar; rara vez sirve para decidir a tiempo.

¿Quieres dejar de sumar ausencias a mano cada mes? En Emplyx puedes ver cómo se registran las ausencias, se clasifican por tipo y la tasa de absentismo sale calculada sola. Y si lo que necesitas es ordenar primero los días de descanso, empieza por la guía de gestión de vacaciones.