Tienes empleados, no tienes registro de jornada y la idea de pagar un software te frena. La salida rápida es una hoja de Excel. Funciona, pero solo si la rellenas bien y sabes qué te van a pedir. Aquí tienes el modelo listo para copiar y las instrucciones para usarlo sin tropezar.
Por qué necesitas registrar la jornada (aunque seas una empresa pequeña)
Desde mayo de 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a anotar cada día la hora de entrada y la de salida de todos los trabajadores por cuenta ajena. Sin excepción por tamaño de empresa. Un bar con dos camareros tiene la misma obligación que una cadena con mil.
El archivo se guarda cuatro años. Y la inspección no avisa: las visitas sin previo aviso son la norma.
¿Qué pasa si no lo tienes? El Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS) lo considera infracción grave: de 751 € a 7.500 € por centro de trabajo. No por empresa, por centro.
Una hoja de cálculo es la entrada más barata para empezar a cumplir hoy mismo.
Plantilla de control horario semanal lista para copiar
Este es el modelo base. Cópialo a Excel o Google Sheets y úsalo tal cual:
CONTROL DE JORNADA — REGISTRO SEMANAL
Empresa: ____________________ CIF: ____________
Trabajador: _________________ DNI: ____________
Semana del: __ / __ / ____ al __ / __ / ____
| Día | Entrada | Salida | Descanso | Horas día |
|------------|---------|--------|----------|-----------|
| Lunes | 09:00 | 17:30 | 0:30 | 8:00 |
| Martes | 09:00 | 17:30 | 0:30 | 8:00 |
| Miércoles | 09:00 | 17:30 | 0:30 | 8:00 |
| Jueves | 09:00 | 17:30 | 0:30 | 8:00 |
| Viernes | 09:00 | 15:00 | 0:00 | 6:00 |
| Sábado | — | — | — | — |
| Domingo | — | — | — | — |
|------------|---------|--------|----------|-----------|
| TOTAL SEMANA | 38:00 |
Firma trabajador: ____________ Firma empresa: ____________
Una fila por día de la semana. Una hoja por trabajador. Doce hojas al año por persona si lo llevas mensual, o cincuenta y dos si vas semana a semana.
La fórmula que hace la cuenta sola
No sumes las horas a mano. En la celda de "Horas día" pon esta fórmula (suponiendo Entrada en B2, Salida en C2 y Descanso en D2):
=(C2-B2)-D2
Da el resultado en formato hora. Para el total de la semana, suma la columna:
=SUMA(E2:E8)
Si el total pasa de 24 horas y Excel te muestra algo raro, formatea la celda como [h]:mm. Eso permite acumular más de un día completo sin reiniciar el contador.
Cómo rellenar la plantilla sin que te la tumben
Un registro no vale por existir. Vale por ser creíble. Estos son los puntos donde se cae casi todo el mundo:
- Hora real, no la teórica. Si el camarero entró a las 9:12, pon 9:12. No 9:00. Un registro donde toda la plantilla ficha clavado seis meses seguidos delata que se rellenó de golpe.
- Coherencia con el contrato. Un contrato de 20 horas no puede mostrar 40 reales cada semana. Si las hace, es un contrato mal dimensionado y eso es otro problema.
- El descanso, anotado. La pausa de comida que no computa como trabajo va en su columna. Si no la separas, estás declarando más horas de las reales.
- Sin días en blanco. Vacaciones, baja o festivo: márcalo. Una celda vacía parece un olvido, no una ausencia justificada.
- Una hoja por trabajador. Nada de mezclar a tres personas en la misma tabla. Cada quien la suya, con su DNI.
¿Necesitas también organizar quién trabaja cada día antes de registrar lo que hizo? Mira la guía de cómo planificar turnos de trabajo — el cuadrante va primero, el registro después.
De Excel a PDF: cómo entregarlo a Inspección
Cuando llega un requerimiento escrito, no mandas el .xlsx. Lo conviertes a PDF. El motivo es práctico: un Excel se modifica al abrirlo y el inspector lo sabe; un PDF llega cerrado.
El proceso en Excel:
- Abre la hoja del trabajador y del periodo que te piden.
- Ajusta el área de impresión para que cada hoja entre en una página (
Diseño de página→Área de impresión). Archivo→Guardar como→ elige formato PDF.- Nombra el archivo de forma legible:
Registro_NombreApellido_Enero2026.pdf.
En Google Sheets es Archivo → Descargar → PDF. Genera un PDF por trabajador y por mes. Si Inspección pide cuatro años de seis empleados, eso son 288 hojas. Por eso conviene tener el Excel ordenado desde el principio.
La parte incómoda: el PDF impreso no demuestra nada
Aquí va lo que las plantillas gratuitas no te cuentan. Un PDF generado desde Excel es una foto estática. Demuestra qué horas pusiste, no cuándo las pusiste.
El art. 34.9 ET no pide formato concreto, pero la jurisprudencia y los criterios de la Inspección sí valoran que el registro sea fiable e inalterable. Y un Excel no lo es: cualquiera reescribe una celda y guarda sin dejar rastro. Si el inspector revisa los metadatos del archivo y ve que las 200 filas se crearon el mismo día que llegó la notificación, la plantilla deja de protegerte y empieza a acusarte.
La hoja de cálculo sirve de apaño para arrancar y para empresas muy pequeñas con jornadas estables. No es un sistema. En cuanto tienes rotación de turnos, horas extra o teletrabajo, el Excel se vuelve una carga: lo rellenas tarde, con errores, y sin nadie que garantice que nadie lo tocó.
Un sistema digital con log de auditoría registra la hora exacta del fichaje y deja constancia de cualquier cambio posterior. Eso es lo que convierte un registro en defendible. Con Emplyx el trabajador ficha desde el móvil y el informe del periodo se exporta en PDF en segundos, ya con la traza de inalterabilidad incorporada.
Cuándo dar el salto del Excel al software
No hay que pagar software por norma. Hay que pagarlo cuando el Excel cuesta más de lo que ahorra. Señales claras:
- Pasas más de una hora a la semana persiguiendo a gente para que te diga sus horas.
- Tienes turnos rotativos y la plantilla se desactualiza cada lunes.
- Hay teletrabajadores y dependes de su palabra.
- Has tenido un error en una nómina por horas mal contadas.
- Te da pánico una visita de Inspección porque sabes que el registro no aguanta.
Si te suena más de una, el Excel ya no es la solución barata. Es el problema disfrazado de ahorro.
Preguntas frecuentes
¿Es legal llevar el control horario en Excel? Sí. El art. 34.9 ET no impone formato, así que una hoja de cálculo es válida legalmente. El problema no es la legalidad, es la fiabilidad: tienes que poder demostrar que los datos no se modificaron después.
¿Tiene que firmar el trabajador la plantilla cada día? No es obligatoria la firma diaria. Pero una firma —del trabajador y de la empresa— al cierre de cada semana o mes refuerza el valor probatorio del registro frente a una reclamación.
¿Cuántos años debo conservar las plantillas? Cuatro años. Es el plazo que fija el art. 34.9 ET para tener el registro a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
¿Vale la misma plantilla para contratos a tiempo parcial? Sirve el mismo formato, pero con los parciales hay que ser más estricto: el art. 12.4.c ET exige el registro de su jornada y la Inspección lo revisa con lupa. La hora real, anotada día a día, sin excepciones.
¿Puedo entregar a Inspección directamente el archivo Excel? Puedes, pero no conviene. Un PDF llega cerrado y transmite mejor que el registro no se va a tocar. Genera siempre un PDF por trabajador y periodo antes de aportar la documentación.
¿Empiezas con la plantilla pero ya intuyes que se te va a quedar corta? En Emplyx puedes ver cómo funciona el registro digital y qué exporta de cara a una inspección, sin papeles y sin reescribir celdas a mano.