Necesitas montar el cuadrante de la semana, no tienes media hora para diseñar una hoja desde cero y mañana abre el local. Esta nota trae el modelo hecho: lo copias, lo rellenas y a funcionar. Con una advertencia que casi nadie cuenta y que pesa más de lo que parece.

El modelo de cuadrante semanal que puedes copiar ahora

Aquí tienes la estructura. Filas para las personas, columnas para los días, y en cada celda el código del turno. Cópialo a una hoja de Excel o Google Sheets y empieza a editar:

CUADRANTE DE TURNOS — SEMANA DEL __/__ AL __/__

Empleado        | Lun | Mar | Mié | Jue | Vie | Sáb | Dom | Total h
----------------|-----|-----|-----|-----|-----|-----|-----|--------
Ana García      |  M  |  M  |  T  |  T  | LIB |  M  |  M  |   36
Luis Romero     |  T  |  T  |  M  |  M  |  M  | LIB | LIB |   30
Marta Ndiaye    |  N  |  N  | LIB | LIB |  N  |  N  |  N  |   40
Carlos Vidal    | LIB |  M  |  M  |  T  |  T  |  T  | LIB |   30
Sara Lëon       |  M  | LIB |  T  |  M  |  T  |  M  |  T  |   42

LEYENDA
M   = Mañana   (07:00–15:00)
T   = Tarde    (15:00–23:00)
N   = Noche    (23:00–07:00)
LIB = Libre / descanso semanal

COBERTURA MÍNIMA POR FRANJA
Mañana: 2 personas  ·  Tarde: 2 personas  ·  Noche: 1 persona

Tres bloques y nada más: la rejilla de turnos, la leyenda con los horarios reales de cada código, y la línea de cobertura mínima. Esa última fila es la que la mayoría se salta y luego pasa lo que pasa.

Cómo rellenar la plantilla paso a paso

Define tus códigos de turno

No uses los míos a ciegas. Ajusta las horas de M, T y N a tu negocio. Una cafetería abre a las 07:00; una clínica de fisioterapia, a las 09:00. Si tienes turno partido, añade un código nuevo —por ejemplo P para 10:00–14:00 y 17:00–21:00— y descríbelo en la leyenda. La regla es simple: cualquier letra que aparezca en la rejilla tiene que estar explicada abajo.

Marca los descansos sin ambigüedad

El descanso semanal va con LIB en mayúsculas. No lo dejes en blanco. Una celda vacía se lee de dos maneras —"libra" o "se me olvidó asignarlo"— y esa duda termina en un trabajador que aparece sin saber si le tocaba. Si alguien está de vacaciones o de baja, usa códigos distintos: VAC y BAJA. Mezclarlo todo en LIB te deja sin saber con cuánta gente cuentas de verdad.

Calcula las horas

La columna Total h suma las horas de los turnos asignados en la semana. Compárala con lo que dice cada contrato. Si Sara tiene contrato de 40 horas y el cuadrante le marca 42, esas dos horas son extra: hay que pagarlas o compensarlas, y registrarlas. Si Luis está a 30 y le pones 30, perfecto. Cuadrar esta columna cada semana te evita el susto de las horas que nadie contó.

Cómo comprobar las coberturas antes de publicar el cuadrante

Antes de mandar el cuadrante al grupo de WhatsApp, dos comprobaciones que tardan un minuto.

Coberturas por franja. Recorre cada día y cuenta cuántas M, T y N hay. Contrasta con tu fila de cobertura mínima. Si el miércoles te salen tres tardes y necesitas dos, sobra una persona —o has dejado otro día corto—. Si te sale una, faltará gente y lo vas a tapar con una llamada de urgencia el mismo día.

Carga individual. Mira fila por fila. Que nadie acumule cinco noches seguidas. Que cada persona tenga su LIB. Que las horas semanales cierren con el contrato.

Esto en una plantilla de seis personas se hace de cabeza. En una de veinte, ya no. Y aquí llega lo que te quería contar.

La plantilla Excel no te avisa de nada (y eso explota cuando creces)

Voy a ser directo: el cuadrante en Excel funciona hasta que deja de funcionar, y no avisa cuando cruza esa línea.

El Excel no sabe de derecho laboral. Tú escribes N el lunes y M el martes para la misma persona y la celda se pone igual de contenta. Pero entre el final de un turno de noche (07:00) y el inicio de uno de mañana (07:00 del día siguiente) puede que no haya doce horas de descanso. El artículo 34.3 del Estatuto de los Trabajadores exige un mínimo de doce horas entre el fin de una jornada y el comienzo de la siguiente. El Excel no lo comprueba. Tú tampoco, a las once de la noche, rellenando el cuadrante de prisa.

Lo mismo con el descanso semanal. El artículo 37 del Estatuto de los Trabajadores marca un descanso mínimo de día y medio ininterrumpido a la semana. En la hoja de cálculo, un trabajador puede acabar con un solo LIB mal colocado entre dos bloques de turnos y nadie se entera hasta que lo reclama —o hasta que aparece la Inspección de Trabajo.

Y están los solapamientos. Dos personas con turno de mañana el mismo día cuando el local solo necesita una; o un hueco de dos horas sin nadie en caja porque la mañana acaba a las 15:00 y la tarde la pusiste a las 17:00. El Excel pinta las dos celdas sin chistar. El conflicto lo descubres cuando el cliente se queja o cuando dos empleados discuten en la puerta.

Con cinco personas lo controlas a ojo. Con quince, los errores se vuelven invisibles: están en celdas que no miras. Ahí es cuando una hoja de cálculo que parecía gratis empieza a costarte horas extra no previstas, cabreos en el equipo y, en el peor caso, un acta. Si quieres profundizar en por qué pasa, lo desarrollamos en Excel vs. software de turnos: cuándo da el salto una empresa.

Cuándo la plantilla deja de servir

Hay tres señales claras de que el cuadrante en Excel se te ha quedado pequeño:

  • Pasas de diez personas o de dos turnos solapados. El número de combinaciones a revisar crece más rápido que tu paciencia.
  • Cambias el cuadrante a media semana. Alguien causa baja, otro pide un cambio, y rehacer la hoja a mano sin romper coberturas se vuelve un puzzle.
  • No tienes registro de jornada conectado. El cuadrante es la planificación; el registro de jornada es obligatorio en España y es lo realmente ocurrido. Si los llevas en archivos separados, tarde o temprano dejan de cuadrar.

Una herramienta de planificación de turnos avisa antes de publicar: descanso de doce horas incumplido, semana sin libranza, doble asignación en la misma franja. No es magia, es un control que el Excel sencillamente no hace.

Preguntas frecuentes

¿Dónde descargo la plantilla Excel de turnos gratis? El modelo de esta nota es la plantilla: copia el bloque del cuadrante semanal a una hoja de Excel o Google Sheets, ajusta nombres y horarios, y la tienes lista. No necesitas registrarte ni dejar el correo en ningún sitio.

¿Cómo marco las vacaciones y las bajas en el cuadrante? Con códigos propios: VAC para vacaciones y BAJA para incapacidad temporal. No los metas dentro de LIB. Si los mezclas, pierdes la cuenta de con cuánta gente cuentas realmente cada día.

¿La plantilla sirve para un cuadrante mensual? Sí, repitiendo la estructura por semanas o ampliando las columnas a treinta o treinta y un días. A más días, más difícil revisar coberturas y descansos a ojo: ese es justo el punto donde conviene plantearse una herramienta.

¿El Excel cumple con la ley de registro horario? No es lo mismo. El cuadrante es la planificación prevista. El registro de jornada es la hora real de entrada y salida de cada persona, y es obligatorio archivarlo cuatro años. Una cosa no sustituye a la otra.

¿Cómo evito incumplir el descanso entre turnos con la plantilla? Revisándolo a mano: comprueba que entre el fin de un turno y el inicio del siguiente de la misma persona haya al menos doce horas. El Excel no lo valida solo; el caso más típico es encadenar noche con mañana.

¿El cuadrante se te ha vuelto un dolor de cabeza cada semana? En Emplyx la planificación de turnos avisa de descansos incumplidos y solapamientos antes de que publiques, y conecta el cuadrante con el registro de jornada real. Pruébalo y deja de revisar celdas una por una.