El día 1 de cada mes el responsable de turnos abre una hoja en blanco y empieza a sumar. Quién entró, quién faltó, quién estuvo de baja. Para cuando termina, ya es día 5 y la nómina cierra el 25. Esa carrera mensual es justo lo que esta hoja resuelve.

Qué es una planilla mensual de presencia y para qué sirve

No es el registro diario. Es otra cosa.

El registro diario —hora de entrada, hora de salida, día a día— lo exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y es obligatorio desde mayo de 2019. La planilla mensual es el resumen consolidado de ese registro: una sola hoja que coge los 30 fichajes de cada persona y los condensa en un total del mes.

Sirve para tres cosas distintas:

  • Cerrar la nómina. Horas ordinarias, extras, días de baja y ausencias en una vista que el gestor laboral puede leer en treinta segundos.
  • Planificar el mes siguiente. Si ves que tres personas acumularon ausencias el mismo día, hay un problema de cuadrante.
  • Responder a Inspección. Cuando la ITSS pide el detalle, el registro diario es la prueba; la planilla mensual es el índice que le da contexto.

Una aclaración importante: la planilla mensual no sustituye al registro diario. Es un resumen que se apoya en él. Si solo tienes la planilla y no el detalle día a día, delante de la Inspección de Trabajo no tienes nada.

Modelo de planilla mensual de presencia

Aquí va un modelo de ejemplo para un mes de 30 días. Las filas son empleados, las columnas son días, y cada celda lleva las horas trabajadas o un código de estado.

PLANILLA MENSUAL DE PRESENCIA — Junio 2026
Empresa: ____________________   Centro: ____________________

Códigos de estado:
  número = horas trabajadas ese día
  V = vacaciones    B = baja (IT)    A = ausencia injustificada
  P = permiso retribuido    F = festivo / descanso

Empleado        | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |...| 28| 29| 30| TOT.H | V | B | A | P |
----------------|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|-------|---|---|---|---|
García, Ana     | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | F | F |...| 8 | 8 | F |  168  | 0 | 0 | 0 | 0 |
López, Marc     | 8 | 8 | B | B | B | F | F |...| 8 | 8 | F |  128  | 0 | 5 | 0 | 0 |
Ruiz, Carla     | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | F | F |...| 4 | 4 | F |   84  | 0 | 0 | 0 | 0 |
Sanz, Diego     | 8 | 8 | 8 | A | 8 | F | F |...| 8 | 8 | F |  160  | 0 | 0 | 1 | 0 |
Mora, Lucía     | V | V | V | V | V | F | F |...| 8 | 8 | F |  120  | 5 | 0 | 0 | 0 |
----------------|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|-------|---|---|---|---|
TOTAL CENTRO    |   |   |   |   |   |   |   |   |   |   |   |  660  | 5 | 5 | 1 | 0 |

Horas extra del mes (detalle aparte):
  Empleado        | Fecha | Horas extra | Compensación (€ / descanso) |
  García, Ana     | 12/06 |     2       | descanso                    |

Cierre del mes: ____ / ____ / 2026     Firma responsable: ____________

Las columnas finales —TOT.H, V, B, A, P— son las que el gestor mira primero. Resumen el mes entero por persona sin tener que recorrer 30 celdas.

Cómo consolidar la presencia del mes paso a paso

Pasar de 30 fichajes diarios a una fila resumen tiene un orden.

1. Reúne el registro diario completo

Necesitas la entrada y la salida de cada persona, cada día laborable. Si un día está en blanco, no lo dejes vacío: marca el estado real (festivo, baja, ausencia). Una celda vacía es ambigua y a fin de mes nadie recuerda qué pasó.

2. Suma las horas efectivas, no las teóricas

La planilla refleja lo que pasó, no lo que decía el cuadrante. Si Carla tenía contrato de 20 horas semanales pero un día cubrió un turno extra, esa hora va a la planilla y al detalle de horas extra. Mezclar jornada teórica y efectiva es el error que más actas genera.

3. Codifica las ausencias por tipo

Vacaciones, baja, permiso y ausencia injustificada cuestan distinto en nómina y tienen efectos legales distintos. Una baja cotiza y puede generar prestación; una ausencia injustificada puede descontarse. Si todo lo metes como "no trabajó", el gestor tiene que volver a preguntarte.

4. Cuadra los totales

La suma de la columna TOT.H más las horas equivalentes de los estados debe dar la jornada del mes. Si no cuadra, hay un fichaje perdido. Es mejor encontrarlo el día 2 que el día 25.

5. Cierra y firma

Una vez revisada, la planilla se cierra con fecha y firma del responsable. A partir de ahí no se toca. Si aparece una corrección, se anota aparte con su justificación: así el documento conserva su valor probatorio.

Cómo usar la planilla para la nómina

El gestor laboral no quiere 30 fichajes. Quiere cuatro números por persona: horas ordinarias, horas extra, días de baja y días de ausencia. La planilla mensual le entrega exactamente eso.

El bloque de horas extra va siempre separado, con fecha y forma de compensación —pago o descanso—. Las horas extra del registro tienen que aparecer en la nómina. Si fichaste 10 horas y cotizas por 8, no es solo un problema de control horario: es un fraude a la Seguridad Social, y ese es otro nivel de expediente.

Mi opinión, después de ver muchos cierres: la planilla mensual a mano siempre llega tarde y con errores que aparecen justo en la nómina. El fallo no se ve en la hoja —se ve cuando el trabajador abre su recibo y faltan dos horas extra, o cuando el gestor devuelve el archivo porque los totales no cuadran. Y para entonces ya estás recalculando contrarreloj.

Si quieres profundizar en el cálculo correcto, tenemos una guía sobre cómo calcular las horas extra y su compensación que encaja con esta planilla.

La planilla mensual como resumen para Inspección

Cuando la ITSS llega, lo primero que pide es el registro de jornada de cuatro años atrás. El detalle diario es la prueba. Pero el detalle diario de 25 personas durante cuatro años es un volumen difícil de presentar.

Ahí la planilla mensual hace de índice. Le da al inspector una vista por mes y por persona, y le permite ir al detalle del día concreto que quiera revisar. Una planilla mensual ordenada transmite que la empresa controla su jornada; un montón de fichajes sueltos sin consolidar transmite lo contrario.

Eso sí, la planilla por sí sola no basta. Si solo enseñas el resumen y no puedes bajar al fichaje del 14 de marzo cuando te lo piden, el sistema no es válido. La planilla mensual es la portada; el registro diario es el libro.

Si quieres saber qué documentos exactos pide un inspector y en qué orden, lo detallamos en qué pide la Inspección de Trabajo en una visita por control horario.

Planilla en papel vs. sistema digital: cuándo da el salto una empresa

Con tres empleados, una hoja de cálculo aguanta. Con quince, empieza a fallar: alguien olvida actualizar un día, otro pisa una celda, y el archivo del mes pasado nadie sabe dónde está.

El punto de inflexión llega cuando consolidar la presencia te roba más de una mañana al mes, o cuando un cierre sale con error. Un sistema digital genera la planilla mensual automáticamente desde los fichajes: cero transcripción, cero suma manual, y un PDF del periodo listo en segundos si llama Inspección.

Plataformas como Emplyx hacen esa consolidación sola: el empleado ficha, el sistema acumula, y la planilla mensual está cerrada el día 1 sin que nadie sume nada a mano.

Preguntas frecuentes

¿La planilla mensual sustituye al registro diario obligatorio? No. El art. 34.9 ET exige registro diario de la jornada de cada trabajador. La planilla mensual es el resumen consolidado de ese registro, no un reemplazo. Necesitas ambos.

¿Qué debe incluir como mínimo una planilla de presencia mensual? Nombre del trabajador, día a día del mes con horas o estado, totales mensuales por persona (horas, vacaciones, bajas, ausencias) y un detalle separado de horas extra con su compensación.

¿Sirve una planilla en Excel para la Inspección de Trabajo? Como formato, sí: no hay modelo obligatorio. El problema de Excel es demostrar que nadie tocó los datos después. Sin control de versiones ni log de auditoría, su valor probatorio es débil frente a un sistema con trazabilidad.

¿Cómo se registran las vacaciones y las bajas en la planilla? Con un código de estado por celda en lugar de horas. Conviene diferenciar vacaciones, baja por IT, permiso retribuido y ausencia injustificada, porque cada uno tiene un efecto distinto en la nómina.

¿Con cuántos empleados conviene dejar la planilla manual? No hay cifra fija, pero cuando consolidar el mes pasa de una mañana de trabajo o cuando aparece un error en un cierre, la hoja manual ya cuesta más de lo que ahorra.

¿Tu planilla mensual te roba el día 1 entero? En Emplyx el resumen del mes se cierra solo desde los fichajes, sin sumar nada a mano. Y si quieres entender el detalle que hay debajo, empieza por la guía del registro de jornada obligatorio en España.