Buscas "plantilla registro jornada Excel" porque alguien te dijo que es obligatorio fichar y no quieres pagar un software todavía. Bien. Te la doy abajo, lista para pegar en una hoja de cálculo. Pero antes de copiarla, hay dos minutos de letra pequeña que conviene leer: lo que la ley pide de verdad, y por qué esa misma plantilla puede volverse en tu contra delante de un inspector.

Qué obliga la ley (y qué no)

Desde mayo de 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar la jornada diaria de cada persona contratada por cuenta ajena. Hora de entrada, hora de salida, todos los días, durante cuatro años de archivo.

Lo que mucha gente no sabe: la norma no impone ningún formato. No existe un modelo oficial del Ministerio. No hay un PDF que descargar del BOE. Papel, Excel, app móvil, terminal con huella… cualquier soporte vale, siempre que cumpla la función. Por eso un Excel es legal. Repito: es legal.

¿Y si no registras nada? El Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS) lo califica de infracción grave. El tramo va de 751 € a 7.500 €, y se aplica por centro de trabajo. Una empresa con dos locales puede comerse la multa dos veces.

La plantilla: cópiala y úsala hoy

Abre una hoja de cálculo nueva y pega esta estructura. Una fila por jornada y por trabajador.

| Fecha      | Empleado        | Hora entrada | Hora salida | Pausas (min) | Total horas | Firma/Validación |
|------------|-----------------|--------------|-------------|--------------|-------------|------------------|
| 02/06/2026 | Lucía Fernández | 09:02        | 17:31       | 30           | 7,98        |                  |
| 02/06/2026 | Marc Roca       | 14:00        | 22:15       | 20           | 7,92        |                  |
| 03/06/2026 | Lucía Fernández | 08:58        | 17:05       | 30           | 7,62        |                  |

Para que la columna Total horas se calcule sola, en la primera fila de datos (suponiendo cabecera en la fila 1, primer registro en la fila 2) usa:

=(D2-C2)*24-(E2/60)

Esa fórmula resta entrada de salida, lo convierte a horas decimales y descuenta las pausas en minutos. Arrastra hacia abajo y se replica.

Un detalle de formato que ahorra disgustos: las celdas de entrada y salida deben tener formato hora (hh:mm), no texto. Si Excel las trata como texto, la resta falla y verás #¡VALOR!.

Qué campos son obligatorios y cuáles no

No todas las columnas pesan igual ante la ley. Vamos a separarlas.

Obligatorios sí o sí

  • Fecha. Día concreto. El registro es diario, no semanal ni mensual.
  • Identificación del trabajador. Nombre y apellidos legibles. "Cocinero 1" no identifica a nadie.
  • Hora de entrada y de salida. Hora real, con minutos. No "8 horas". No el horario teórico del contrato.

Recomendables, no exigidos

  • Pausas. La ley no obliga a registrar cada descanso por separado, pero si tu convenio distingue tiempo efectivo de pausa para comer, te interesa anotarlo. Evita discusiones sobre horas extra.
  • Total de horas. No es un campo legal, es tu herramienta de control. Te avisa si alguien acumula jornada por encima del contrato.
  • Firma o validación. Aquí está el matiz importante: el art. 34.9 ET no exige firma diaria del trabajador. Una sentencia tras otra lo ha confirmado. La columna sirve para que el empleado conforme sus horas y para que tú tengas una prueba más, pero no es un requisito.

El campo que la gente olvida

Si en tu empresa hay representación legal de los trabajadores, tienes que comunicarles el sistema de registro que vas a usar. Eso no va en la plantilla, va en un acta aparte. Pero forma parte del cumplimiento y el inspector lo pregunta.

La verdad incómoda: Excel cumple, pero no se defiende solo

Aquí es donde casi todos los artículos de "plantilla gratis" te dejan tirado. Yo no.

Excel cumple la ley. Lo dijimos arriba y es cierto. El problema no es la legalidad del formato. El problema es la prueba.

El art. 34.9 ET, según lo interpreta la Inspección, exige que el registro sea fiable e invariable. Un .xlsx es lo contrario de invariable: cualquiera con acceso al archivo puede abrir la fila del martes pasado, cambiar un 17:00 por un 19:00 y guardar. Sin rastro. Sin huella.

Lo veo cada temporada en hostelería. Llega la Inspección, pide el registro, y el dueño abre orgulloso su Excel con seis meses de fichajes perfectos. Demasiado perfectos: todos entrando 09:00 clavado, saliendo 17:00 clavado, festivos incluidos. El inspector no necesita ser detective. Esa hoja se rellenó el jueves anterior a la visita y se nota.

Y aunque tu Excel sea honesto y real, te toca demostrarlo. ¿Cómo pruebas que la fila del 3 de marzo se escribió el 3 de marzo y no ayer? Con un Excel suelto, no puedes. La metadata del archivo dice cuándo se guardó por última vez el documento entero, no cada celda.

Esto no es una infracción nueva. Es la misma del art. 34.9, pero servida en bandeja: un registro que el inspector considera no fiable equivale a no tener registro. Si quieres entender qué examina exactamente, lo desglosamos en la guía sobre qué pide la Inspección de Trabajo en una visita por control horario.

Cuándo Excel se queda corto (y toca dar el salto)

La plantilla de arriba te saca del apuro inmediato. Para un negocio de dos o tres personas con horario fijo y honesto, puede aguantar años sin problema.

Empieza a fallar cuando aparece alguno de estos casos:

  • Turnos rotativos o partidos. Mantener a mano una hoja con cuadrantes cambiantes es una pesadilla, y cada error es una fila falsa.
  • Teletrabajo o personal a tiempo parcial. El art. 34.9 ET no distingue por modalidad: el teletrabajador también ficha. Con los contratos parciales, además, la Inspección aprieta más. Un Excel rellenado a posteriori es la trampa perfecta para caer.
  • Más de 8-10 empleados. El volumen de filas convierte la hoja en algo imposible de mantener al día sin huecos.
  • Necesitas exportar rápido. Cuando el inspector pide el registro de "Marc, de enero a marzo", filtrar un Excel gigante delante de él no transmite tranquilidad.

El salto a un sistema de fichaje no es por comodidad. Es por la trazabilidad: cada marca queda con su hora del servidor, sellada, sin posibilidad de retoque silencioso. Eso es lo que convierte tu registro en una prueba que aguanta. Si dudas entre seguir con la hoja o cambiar, comparamos los dos enfoques sin rodeos en Excel frente a software de control horario.

Cómo rellenar la plantilla sin meter la pata

Cuatro reglas prácticas para que tu Excel sea lo más defendible posible:

  1. Rellénalo el mismo día. Nada de "el viernes pongo la semana". El registro es diario porque la prueba pierde fuerza con el retraso.
  2. Anota la hora real, no la del contrato. Si alguien entró a las 09:07, escribe 09:07. Un registro idéntico cada día delata más que ayuda.
  3. Una copia fuera del propio archivo. Guarda una versión por semana en otra carpeta o envíala por correo. Así tienes algún rastro de cuándo existió cada dato.
  4. No olvides a nadie. El comercial "de confianza", el familiar que echa una mano, el de media jornada. Todos los de cuenta ajena fichan. Sin excepción.

Preguntas frecuentes

¿Es legal llevar el registro de jornada en Excel? Sí. El art. 34.9 ET no impone ningún formato y no existe modelo oficial. El límite no es la legalidad del Excel, sino poder demostrar que los datos no se alteraron después.

¿Hay que imprimir y firmar la plantilla cada día? No. La firma diaria del trabajador no es un requisito legal; varias sentencias lo han confirmado. La columna de validación es una prueba extra opcional, no una obligación.

¿Cuánto tiempo hay que guardar el registro? Cuatro años. Durante ese periodo debe estar disponible para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.

¿Qué pasa si un inspector ve mi Excel y no se lo cree? Un registro que la Inspección considera no fiable se trata, a efectos prácticos, como si no existiera. Eso reabre la infracción grave del art. 34.9 ET (751 € a 7.500 € por centro).

¿Tengo que registrar la jornada de los teletrabajadores? Sí. La obligación no distingue entre presencial, remoto o híbrido. Quien tiene contrato por cuenta ajena ficha, esté donde esté.

¿Te vale la plantilla pero te preocupa que no aguante una inspección? Esa es exactamente la línea donde Excel se queda corto. En Emplyx cada fichaje queda sellado con la hora del servidor y exportas el informe completo en un clic. Pruébalo gratis y deja de jugártela con una hoja de cálculo.