Die kurze Antwort: es kommt darauf an, was Sie unter „Runden“ verstehen. Dass das System 09:03 Uhr systematisch und einseitig als 09:00 Uhr erfasst, verstößt gegen die Verpflichtung zur exakten Erfassung, die durch den Artikel 34.9 des Arbeitnehmerstatuts vorgeschrieben ist. Dass es eine im Tarifvertrag vereinbarte und symmetrisch angewandte „Kulanzregelung“ gibt, ist eine andere Sache. Die Grenze zwischen beidem ist nicht offensichtlich, und deshalb gibt es diesen Hinweis.

Was das Gesetz zur exakten Arbeitszeiterfassung sagt

Artikel 34.9 des ET, geändert durch das Königliche Gesetzesdekret 8/2019, verpflichtet Unternehmen, eine tägliche Arbeitszeiterfassung zu gewährleisten, die den konkreten Beginn und das Ende der Arbeitszeit enthält. Das Schlüsselwort ist „konkret“. Nicht „ungefähr“, nicht „üblich“, nicht „vereinbart“. Die Uhrzeit, zu der jeder Arbeitnehmer kommt und geht, Tag für Tag.

Das neue Königliche Dekret zur digitalen Zeiterfassung, dessen Veröffentlichung im BOE für 2026 erwartet wird, verschärft diese Anforderung, indem es verlangt, dass die Erfassung unveränderbar und nachvollziehbar ist: Wenn jemand einen Eintrag ändert, wird registriert, wer es getan hat, wann und warum. Das beendet die stillen Rundungen, die am Ende der Woche zum „Ausgleichen“ vorgenommen wurden, ein für alle Mal.

Es gibt keine Vorschrift, die das Runden von Zeiterfassungen ausdrücklich erlaubt. Die Arbeitsaufsichtsbehörde betrachtet jedes System, das nicht die tatsächliche Ankunfts- und Abgangszeit erfasst, als mangelhafte Erfassung.

Der Unterschied zwischen Runden und Kulanz

Hier vermischen sich die Konzepte in den meisten Unternehmen, die bei einer Beratung anrufen.

Runden bedeutet, die erfassten Daten zu ändern: Die Person kommt um 08:57 Uhr und das System notiert 09:00 Uhr. Oder sie geht um 17:04 Uhr und das System registriert 17:00 Uhr. Das ist eine Manipulation der Erfassung, unabhängig davon, ob es dem Arbeitnehmer schadet oder nicht.

Kulanz ist etwas anderes. Einige Tarifverträge sehen vor, dass die ersten Minuten Verspätung nicht vom Gehalt abgezogen werden, wenn sie innerhalb desselben Arbeitstages oder derselben Woche nachgeholt werden. Es ist eine Vereinbarung über einen Gehaltsausgleich, keine Genehmigung, die Erfassung zu fälschen. Die Zeiterfassung kann 09:04 Uhr anzeigen und die Kulanzregelung kann festlegen, dass diese 4 Minuten keinen Abzug bewirken — aber die Zeit 09:04 Uhr muss in der Erfassung stehen. Das ist die Grenze.

Die Unterscheidung ist relevant, weil ein Unternehmen eine völlig legale Kulanzpolitik haben kann und gleichzeitig ein Problem mit der Aufsichtsbehörde bekommt, wenn das Zeiterfassungssystem die Einträge automatisch rundet.

Kann das Runden dem Arbeitnehmer schaden?

Ja, und das ist das stärkste Argument in einem Arbeitskonflikt. Wenn das Unternehmen die Ankunftszeiten aufrundet (08:57 → 09:00) und die Abgangszeiten abrundet (17:04 → 17:00), zieht es systematisch Minuten von der Arbeitszeit ab. Ein paar Minuten täglich summieren sich im Monat zu Stunden — und nach einem Jahr zu ganzen unbezahlten Arbeitstagen. Die Gerichte haben dies als Verletzung der Erfassungspflicht und in mehreren Fällen als versteckten, nicht vereinbarten Gehaltsabzug gewertet.

Wäre das Runden immer zugunsten des Arbeitnehmers, wäre das Problem aus Sicht des Mitarbeiters geringer, aber aus Sicht der Aufsichtsbehörde genauso illegal: Die Erfassung ist nicht exakt und kann nicht verwendet werden, um die tatsächliche Arbeitszeit nachzuweisen.

Bei Emplyx wird die Zeit auf die Sekunde genau erfasst. Wenn das Unternehmen eine für den Mitarbeiter sichtbare „Kulanzregelung“ einrichten möchte, kann es dies tun — aber die tatsächliche Erfassung bleibt immer mit der exakten Uhrzeit gespeichert und ist für die Aufsichtsbehörde verfügbar.

Wir ermöglichen die schnelle Bearbeitung mit Nachvollziehbarkeit, weil manchmal das Gesetzliche und der tägliche Betrieb inkompatibel erscheinen. Zum Beispiel in der Gastronomie folgt die Planung der Realität: Es wird im Nachhinein geplant, indem das, was passiert ist, an das angepasst wird, was hätte passieren sollen. Emplyx ermöglicht in seinem Verständnis des Problems diese schnelle Bearbeitung auf Basis des Anpassungsflusses — immer mit einem Audit-Log, was genau das ist, was die operative Praxis von der mangelhaften Erfassung trennt.

Was, wenn das Runden im Tarifvertrag vereinbart ist?

Es gibt Tarifverträge, die Klauseln zu „Kulanzzeiten“ oder „Erfassungsspielräumen“ enthalten. Diese Klauseln erlauben es nicht, die Erfassung zu fälschen: Was sie regeln können, ist die interne Verwaltung dieser Minuten (ob sie abgezogen werden, ob sie ausgeglichen werden, wie sie sich ansammeln). Die Erfassungszeit bleibt weiterhin die tatsächliche Zeit.

Wenn Ihr Tarifvertrag eine solche Klausel enthält, sollten Sie diese zusammen mit der Personalabteilung lesen. In der Praxis beschränken sich die meisten darauf, festzulegen, dass die ersten 5-10 Minuten gelegentlicher Verspätung keine disziplinarischen Maßnahmen nach sich ziehen — nicht, dass das System die Erfassung ändern darf.

Häufig gestellte Fragen

Darf das Unternehmen die Ankunftszeiten auf die volle Stunde runden? Nicht ohne ausdrückliche Vereinbarung mit den Arbeitnehmervertretern und nur, wenn das Runden neutral oder zugunsten des Mitarbeiters ist. Systematisches Aufrunden bei Ankunft oder Abrunden bei Abgang verletzt die Verpflichtung zur exakten Erfassung gemäß Artikel 34.9 ET und kann einen schwerwiegenden Verstoß gegenüber der Arbeitsaufsichtsbehörde darstellen.

Was ist der Unterschied zwischen Kulanz und Runden? Kulanz ist eine Gehaltspolitik: Sie legt fest, dass bestimmte Minuten Abweichung keinen Abzug bewirken. Runden ändert die erfassten Daten. Das Gesetz verlangt, dass die Erfassung die tatsächliche Zeit wiedergibt; was danach mit diesen Minuten passiert (ob sie abgezogen werden oder nicht), ist eine Frage der Unternehmenspolitik oder des Tarifvertrags.

Kann ein Arbeitnehmer reklamieren, wenn sein Unternehmen die Zeiten rundet? Ja. Wenn das Runden eine nicht vereinbarte Arbeitszeitverkürzung oder einen versteckten Gehaltsabzug impliziert, kann der Arbeitnehmer vor dem Arbeitsgericht klagen. Er kann es auch bei der Arbeitsaufsichtsbehörde melden, die ein Protokoll wegen mangelhafter Arbeitszeiterfassung erstellen kann.

Ändert das neue Königliche Dekret etwas am Runden? Es verschärft das implizite Verbot: Indem es verlangt, dass die Erfassung unveränderbar und nachvollziehbar ist, macht es die Anwendung automatischer Rundungen sehr schwierig, ohne dass eine Spur der Änderung bleibt. Ein System, das beim Ursprung rundet, erzeugt keine Nachvollziehbarkeit — und genau danach wird die Aufsichtsbehörde bei einer Prüfung suchen.

Was passiert, wenn die Zeiterfassungssoftware standardmäßig rundet? Wenn der Softwareanbieter automatische Rundungen anwendet, ohne die Option, diese zu deaktivieren, bleibt das Unternehmen gegenüber der Aufsichtsbehörde für die Nichteinhaltung verantwortlich. Das Argument „die Software macht das von allein“ befreit nicht. Überprüfen Sie die Einstellungen Ihres Tools — Tools wie Emplyx erfassen standardmäßig die exakte Uhrzeit; bis zu 10 Mitarbeiter ist der Zugang kostenlos (Preise ansehen).

Wenn Ihr Zeiterfassungssystem standardmäßig eine „Rundungs“-Einstellung aktiviert hat, lohnt es sich, diese diese Woche zu überprüfen, nicht erst, wenn der Prüfer kommt. Die Kosten für die Deaktivierung sind null; die Kosten für das Unterlassen können Sie im Hinweis zu Sanktionen bei fehlender Arbeitszeiterfassung im Jahr 2026 nachlesen.