Klaus führt das Restaurant Goldene Gabel seit acht Jahren. Jeden Donnerstag, wenn die Küche schließt, setzt er sich mit einem Kaffee hin und öffnet dieselbe Excel-Tabelle wie immer, um die Woche zusammenzubringen. Was wie eine halbe Stunde aussieht, wird zu vier: dass Sandra dienstags nicht kann, dass Stefan das Wochenende frei haben wollte, dass im August zwei Hände fehlen. Um zwei Uhr morgens schiebt er immer noch Zellen hin und her.

Den Donnerstag, als Klaus mit Grippe krank wurde, entdeckte das Restaurant das eigentliche Problem. Niemand sonst wusste, wie man diesen Dienstplan erstellt. Der Sous-Chef versuchte es, aber die Excel-Tabelle war ein Farbenchaos, das nur Klaus verstand — und am Ende machten zwei Kellner am arbeitsreichsten Samstag des Monats Doppelschicht. Dieses Wissen war nirgendwo festgehalten: Es steckte im Kopf einer einzigen Person.

Mit Emplyx hört der Dienstplan auf, Klaus' Geheimnis zu sein. Schichten werden per Drag-and-Drop über die Woche gelegt, man startet mit einer Vorlage, die schon funktioniert hat, und kann die Vorwoche mit einem Klick duplizieren. Die Regeln jedes Einzelnen — Sandras Dienstage, Pausen, Präferenzen — sind gespeichert. Klaus kommt von vier Stunden auf zehn Minuten, und wenn er das nächste Mal krank wird, kann jeder im Team die Woche stemmen, ohne dass es auffällt.

Der Krankenausfall in letzter Minute, der den Service sprengt

Anna rief an einem Freitagmorgen im August um elf Uhr an, mit der Stimme von jemandem, der lieber nicht angerufen hätte. Ihre zweijährige Tochter war mit Fieber aufgewacht und die Betreuungsperson konnte nicht einspringen. Für die Mittagsschicht war keine Lösung in Sicht. Der Manager legte auf, schaute auf die Uhr und wusste: Er hatte drei Stunden Zeit, einen vollständigen Saalservice zu organisieren.

Die übliche Runde begann: acht Nachrichten in die WhatsApp-Gruppe und Einzelanrufe. Zwei Personen antworteten um halb zwei, als das Restaurant sich schon füllte. Was eine Krankmeldung zur Krise macht, ist nicht die Krankmeldung selbst — es ist, nicht sofort zu wissen, wer frei ist, wer ausreichend Ruhezeit hatte und wer diese Stunden übernehmen wollen würde.

Mit Emplyx wird die freie Schicht in einer Schichtbörse veröffentlicht, und die Benachrichtigung geht nur an wen, der sie wirklich übernehmen kann: verfügbar, mit erfüllter gesetzlicher Ruhezeit und dem richtigen Profil. Wer zuerst vom Handy aus zusagt, übernimmt. Anna muss weiterhin bei ihrer Tochter bleiben — aber um Viertel nach elf ist die Schicht besetzt, und der Manager ist wieder im Saal statt den ganzen Morgen am Telefon.

Für zu viel Personal in toten Stunden bezahlen

Lisa eröffnete das Restaurant Sol y Brasa mit ihrem Bruder und erstellte den Dienstplan, wie fast alle: indem sie die Vorwoche kopierte. Vier Personen im Saal jeden Nachmittag unter der Woche, weil man das schon immer so gemacht hatte. Bis sie in einem schwachen Monat die Umsätze je Zeitfenster gegen die bezahlten Schichten gegengecheckt hat.

Die Rechnung war ernüchternd: Zwischen vier und sieben Uhr nachmittags kamen kaum zwei Tische, und sie zahlte drei volle Schichten dafür. Samstags hingegen brach die Küche in der Stoßzeit mit derselben Mannschaft zusammen. Die Personalkosten in der Gastronomie liegen bei 30–35% des Umsatzes; jede falsch platzierte Stunde ist verlorene Marge, und jede Lücke in der Stoßzeit ist ein Tisch, der geht, ohne zu bestellen.

Mit Emplyx plant Lisa nach Zeitfenstern, auf Basis der Nachfrageprognose je Zeitraum. Sie sieht, wie viele Leute sie Stunde für Stunde braucht, und vergleicht die Dienstplankosten mit dem geschätzten Umsatz, bevor sie ihn veröffentlicht. Sie hat niemanden entlassen — sie hat die Stunden dorthin verschoben, wo die Gäste sind. Kein leerer Stuhl, der bezahlt wird, kein wartender Tisch, und eine Marge, die im nächsten Monat schon spürbar war.

Der meistinspizierte Sektor Deutschlands

Ein Prüfer betrat die Taverne Zum Alten Tor an einem Samstag um halb zehn abends bei vollem Haus. Er forderte die Arbeitszeitaufzeichnungen des letzten Monats. Der Inhaber holte das Notizbuch, das er neben der Kasse aufbewahrte, und während er darin vor dem Prüfer blätterte, bemerkte er, dass zwei Seiten fehlten und die Stunden nicht mit den Verträgen übereinstimmten.

Das Protokoll wurde sofort aufgenommen, ohne Spielraum für Korrekturen. Und das war kein Pech: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland gesetzlich verankert (ArbZG), und die Gastronomie zählt zu den Branchen mit den meisten Verstößen — mit häufigen Unangemeldetbesuchen auch am Wochenende. Mit den Neuregelungen 2024 werden Bußgelder je betroffenen Mitarbeiter verhängt.

Mit Emplyx erfolgt das Einstempeln digital — per Handy, Tablet oder QR am Eingang — und hinterlässt einen zuverlässigen Zeitstempel, der nachträglich nicht verändert werden kann. Die Aufzeichnungen werden die gesetzlich vorgeschriebenen Jahre aufbewahrt und sind in Sekunden exportierbar. Das nächste Mal, wenn samstagnachts ein Prüfer kommt, dauert das Vorlegen der Aufzeichnungen eine halbe Minute.

Überstunden, die niemand notiert und die Lohnabrechnung nicht abbildet

In der Brauereigaststätte Zwei Laternen blieben die Kellner fünfzehn oder zwanzig Minuten nach Schließung, um die Kasse abzustimmen und aufzuräumen. Das war normal, alle machten es, niemand schrieb es auf. Bis Monika, die das Lokal Monate zuvor verlassen hatte, diese Stunden einforderte: Addiert man die Reste jeder Nacht, waren es über sechzig unbezahlte Stunden.

Das Unternehmen hatte nichts, um es zu widerlegen, weil es nie festgehalten worden war. Das „Bleib noch kurz” wiederholt sich bei jedem Service und wird fast nie notiert. Mit den neuen Vorschriften gelten Bußgelder für nicht korrekt erfasste Stunden je betroffenen Mitarbeiter.

Mit Emplyx wird die tatsächliche Stempelzeit automatisch mit dem, was im Vertrag steht, verglichen — also hören diese fünfzehn Minuten nach Feierabend auf, unsichtbar zu sein. Das System warnt, wenn jemand Überstunden ansammelt, und hinterlässt ein prüfbares Protokoll, das direkt in die Lohnabrechnung einfließt. Jede geleistete Stunde wird gezählt und bezahlt: gerecht für das Team und kein Schlupfloch bei der nächsten Kontrolle.

Die Fluktuation, die einen zwingt, immer wieder bei null anzufangen

Der Inhaber des Gastrobar Zur Alten Mole veröffentlichte den Dienstplan sonntagnachts für die Woche, die montags begann. In sechs Monaten wechselten fünf Küchenhilfen; keine blieb mehr als eine Saison. Er schob es auf das Gehalt, aber der Letzte, der ging — David —, war beim Abschied deutlich: Er konnte mit niemandem Pläne machen, weil er seinen Dienstplan immer erst sonntags erfuhr.

Die Fluktuation in der Gastronomie überschreitet 60% jährlich, und jeden abgehenden Posten neu zu besetzen kostet zwischen tausend und fünfzehnhundert Euro für Recruiting und Einarbeitung. Der häufigste Grund ist nicht das Gehalt — es ist der unberechenbare Dienstplan und das Chaos bei der Planung.

Mit Emplyx wird der Dienstplan im Voraus veröffentlicht, ist stabil, respektiert Präferenzen und verteilt gute und schlechte Schichten gerecht. Das Team gewinnt etwas, das mehr wert ist, als es scheint: zu wissen, wann man arbeitet, und das Leben planen zu können. Menschen gehen nicht wegen des Gehalts — sie gehen wegen des Chaos. Und ein verlässlicher Dienstplan wäre der günstigste Weg gewesen, David zu halten.

Mindestruhezeiten zwischen Schichten, die unbemerkt unterschritten werden

Im Gasthaus Altes Stadttor schloss Robert freitags um halb zwei nachts und trat samstags zur Mittagsschicht an. Er hatte diese Routine monatelang, und niemandem war eine Warnung aufgefallen — bis er es bei einem Team-Meeting beiläufig erwähnte. Zwischen dem Ende der Schicht und dem nächsten Beginn lagen keine zwölf Stunden: Der Dienstplan verstieß gegen das Gesetz, ohne dass jemand es beabsichtigt hatte.

Das Arbeitszeitgesetz schreibt elf Stunden Mindestruhe zwischen Schichten vor (§ 5 ArbZG), bei geteilten Schichten wird diese Grenze häufig ohne böse Absicht unterschritten. Der Fehler ist beim Erstellen des Dienstplans nicht sichtbar — er taucht in einer Lohnabrechnung, einer Beschwerde oder einer Kontrolle auf, immer wenn kein Spielraum mehr bleibt.

Mit Emplyx warnt der Planer beim Anlegen einer Schicht, die die Mindestruhe, den wöchentlichen Ruhetag oder die maximale Arbeitszeit verletzt — oder blockiert sie direkt. Das Problem wird unterdrückt, bevor es entsteht. Das ist der Unterschied zwischen einem Dienstplan, der Robert und das Unternehmen schützt, während er erstellt wird, und einem, bei dem der Fehler erst mit dem Bußgeldbescheid entdeckt wird.

Nicht wissen, was die Belegschaft kostet, bis zur Lohnabrechnung

Stefan, Manager eines mittelgroßen Nachbarschaftsrestaurants, schloss jede Woche den Dienstplan ab, ohne eine Ahnung zu haben, was er kosten würde. Die Zahl erschien Ende des Monats auf der Lohnabrechnung, wenn nichts mehr zu ändern war. Manche Monate stiegen die Personalkosten über 35% des Umsatzes, ohne dass er wusste, in welchen Schichten er die Kontrolle verloren hatte.

Blind zu planen über den größten variablen Kostenfaktor des Betriebs bedeutet, jede Woche die Marge zu riskieren. Ohne die Kosten beim Erstellen des Dienstplans zu sehen, entschied Stefan ohne Informationen — und die bösen Überraschungen kamen immer zu spät, wenn die Kosten längst entstanden waren.

Mit Emplyx zeigt der Dienstplan seine geschätzten Kosten in Echtzeit beim Erstellen an — mit dem Prozentsatz gegenüber dem prognostizierten Umsatz und einer Warnung, wenn das Budget überschritten wird. Stefan entscheidet mit den Zahlen vor Augen, wenn er noch eine Schicht ändern kann. Die Marge ist keine Überraschung mehr am Monatsende, sondern etwas, das er Woche für Woche im Griff hat.

Schichtänderungen, die nicht dort ankommen, wo sie sollen

Das Hotel Strandperle versetzte Nicole von der Spät- in die Frühschicht und teilte es über die WhatsApp-Gruppe mit. Genau an diesem Tag war die Gruppe voll mit Fotos vom Geburtstag eines Kollegen, und die Nachricht zur Schichtänderung versank zwischen zwanzig Bildern. Nicole erschien zu ihrer gewohnten Zeit — nachmittags — und die Rezeption blieb in der ersten Morgenstunde unbesetzt.

Solange der Dienstplan auf einer Tafel oder in einer WhatsApp-Gruppe lebt, wird das immer wieder passieren. Die Tafel veraltet, Nachrichten gehen zwischen hundert anderen verloren, und das „Ich wurde nicht informiert” ist nicht zu widerlegen.

Mit Emplyx hat jeder Mitarbeiter seinen Dienstplan auf dem Handy, in Echtzeit aktualisiert. Jede Änderung kommt sofort als Benachrichtigung an, und es wird protokolliert, wer sie gelesen hat. Das „Mir hat niemand Bescheid gegeben” hat ein Ende: Nicole hätte die Änderung sofort gesehen, und die Rezeption wäre nicht leer gewesen.

Der Tarifvertrag in der Gastronomie ist ein Minenfeld

Die Kette Goldene Gabel eröffnete freudig ein zweites Lokal in einer anderen Stadt. Was sie nicht kommen sahen: Dieses Lokal unterlag einem anderen Tarifvertrag als das erste. Monatelang wendeten sie aus purer Gewohnheit die alten Regeln an, bis die Steuerberatung bei einer Prüfung falsch abgerechnete Feiertage und geltende Arbeitszeitgrenzen entdeckte.

Gastro-Tarifverträge enthalten jährliche Höchstarbeitszeiten, unregelmäßige Verteilung, Feiertage, Nachtarbeit und eigene Kategorien. Das sind viele Regeln, sie ändern sich häufig, und sie manuell in jedem Dienstplan anzuwenden ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Das Ergebnis sind ständige Rückfragen bei der Steuerberatung und Verstöße aus Unkenntnis eines Details.

Mit Emplyx sind diese Regeln — Arbeitszeit-Obergrenzen, Feiertage, Nachtarbeit, Ruhezeiten — in die Engine integriert, die den Dienstplan erzeugt. Der Manager plant, und die Norm gilt automatisch darunter, auch wenn ein neues Lokal seinen eigenen Tarifvertrag mitbringt. Der Tarifvertrag hört auf, ein PDF zu sein, das niemand mehr liest, und steckt stattdessen im Dienstplan.

Alles an einem anderen Ort

Als Patricia die Verwaltung einer Gruppe von drei Bars übernahm, fand sie die Informationen auf vier Welten verteilt, die nicht miteinander sprachen: Schichten in Excel, Stempelprotokolle auf Papier, Urlaubsabsprachen per WhatsApp und die Verfügbarkeit jedes Mitarbeiters im Kopf des Vorgängers — der nicht mehr da war.

Wenn Informationen so verstreut sind, stimmen die Daten nie, die Arbeit wird doppelt gemacht, und nichts ist aktuell. Patricia traf Entscheidungen anhand der Excel-Tabelle, ohne zu wissen, dass die Papier-Stempelprotokolle eine ganz andere Geschichte erzählten.

Mit Emplyx leben Dienstplan, Stempelzeiten, Abwesenheiten, Urlaub und Verfügbarkeit in einer einzigen Plattform, in Echtzeit. Man schaut an einer einzigen Stelle nach, und was da steht, stimmt. Doppelte Erfassung und Diskrepanzen haben ein Ende, und der Manager hört auf, menschlicher Klebstoff zwischen vier Tools zu sein, die sich gegenseitig ignorieren.

Die geteilte Schicht und die unmögliche Vereinbarkeit

Das Restaurant Sonnenterrasse brauchte zwei Monate, um eine Stelle im Saal zu besetzen. Drei Bewerber lehnten ab, als sie die Arbeitszeiten erfuhren: geteilte Schicht von zwölf bis vier und von acht bis Mitternacht. Eine sagte es offen: neun Stunden Arbeit, aber dreizehn Stunden ans Restaurant gebunden, ohne wirklich freie Zeit für sonst irgend etwas.

Das ist kein Einzelfall. 60% der Bewerber lehnen Stellen in der Gastronomie wegen der geteilten Schicht ab — mehr als wegen des Gehalts. Das hält Stellen wochenlang offen und sorgt dafür, dass Menschen eine Saison durchhalten und dann gehen, erschöpft davon, kein Leben zwischen zwei Services zu haben.

Die geteilte Schicht wird bleiben — aber mit Emplyx sieht man, wie die Splits im gesamten Team verteilt sind, sie werden gerecht aufgeteilt, rotiert und im Voraus veröffentlicht. Wenn der Split vorhersehbar ist und niemand immer den schlechtesten trägt, hört er auf, der Grund zu sein, weshalb Leute die Stelle ablehnen oder nach drei Monaten gehen.

Die Hochsaison gewinnt man im Mai, nicht im August

Der vergangene Sommer erwischte einen Strandkiosk unvorbereitet. Im August, mit vollem Betrieb, entdeckten sie, dass zwei Kellner überlappende Urlaubszeiten hatten, dass niemand einen absehbaren Krankenstand eingerechnet hatte und dass ausgerechnet in den umsatzstärksten Wochen Hände fehlten. Teures Aushilfsparonal musste in aller Eile engagiert werden — ohne Zeit zur Einarbeitung.

In die Hochsaison zu improvisieren bedeutet, mehr zu zahlen und schlechteren Service zu bieten, genau dann, wenn am meisten umgesetzt wird. Diese Mehrkosten und die Erschöpfung des Teams hätten Monate früher vermieden werden können.

Mit Emplyx erkennt das Urlaubsmanagement Überschneidungen beim Genehmigen, und die Saison wird im Voraus auf Basis von Daten geplant — nicht im Stress. Das schnelle Onboarding von Aushilfskräften erledigt den Rest, wenn wirklich aufgestockt werden muss. Der Sommer kommt gelöst, weil die Hochsaison im Mai gewonnen wird — wenn die Entscheidungen getroffen werden.

Mehrere Standorte im Blindflug verwalten

Die Kette Goldene Gabel hatte ein Innenstadtlokal, das an Wochenenden unter Arbeit begraben war, und ein Nachbarschaftslokal, dessen Team die Hände in den Schoß legte. Jeder Manager plante seinen Standort wie eine Insel, ohne zu sehen, was beim anderen passierte — so versetzte die ganze Saison über niemand eine einzige Person von einem Lokal ins andere.

Ohne übergreifende Sichtbarkeit verbrennt ein Standort sein Team, während der andere Leute bezahlt, die nichts zu tun haben. Kosten lassen sich nicht vergleichen, gute Praktiken eines Standorts erreichen den anderen nicht, und das Reporting an die Geschäftsführung wird manuell erstellt — spät und fehlerhaft.

Mit Emplyx sieht die Geschäftsführung alle Standorte auf einem einzigen Bildschirm, mit Mitarbeitern, die in mehreren Betrieben arbeiten können, und einem Standort-für-Standort-Vergleich der Personalkosten. Die Belegschaft wird dort eingesetzt, wo sie wirklich gebraucht wird, und fünf Standorte zu verwalten hört auf, fünf einzelne Probleme zu sein — es wird zu einer einzigen kontrollierten Operation.

Gesetzeskonformität garantiert

Alles, was Sie benötigen, um die Vorschriften einzuhalten

✓Digitale Zeiterfassung mit Geolokalisierung
✓Lückenlose Schicht- und Änderungsdokumentation
✓Exportierbar für Arbeitsrechtsprüfungen
✓Einhaltung der Vorschriften im Gastgewerbe

Das sagen unsere Kunden

“Los turnos partidos de sala y cocina ya no son un rompecabezas. Emplyx avisa del descanso mínimo y planificamos la semana en una tarde.”

Laura Méndez

Responsable de sala · Grupo Restaurador del Mediterráneo

“Implantamos Emplyx en tres hoteles en menos de un mes. La Inspección ya nos pidió un exportable y lo generamos en dos minutos.”

Javier Soto

Director de RRHH · Cadena hotelera costa este

“El kiosco del office elimina los olvidos de fichaje del personal de cocina. Antes perdíamos dos horas cada cierre ajustando cuadros.”

Marta Ruiz

Gerente · Restaurante Casa Antoni

Häufig gestellte Fragen

¿Cómo gestiona Emplyx los turnos partidos de hostelería?+

Los turnos partidos se modelan como dos segmentos en el mismo día con descanso intermedio. El sistema calcula horas trabajadas, pausas y complementos automáticamente, respetando el convenio de hostelería y los descansos mínimos entre jornadas.

¿Puedo fichar desde la barra sin que el empleado tenga su móvil?+

Sí. Puedes habilitar un kiosco con tablet compartida en la barra o en el office, con fichaje por PIN, QR personal o NFC. Sin biometría de alto riesgo y cumpliendo la Guía de la AEPD sobre control de presencia.

¿Emplyx sirve para cadenas con varios restaurantes o hoteles?+

Sí. Gestiona registro horario multicentro con consolidación de informes, reglas por centro y permisos granulares para gerentes locales y dirección. La Inspección de Trabajo ve un registro digital único por empresa.

¿Cómo controlo las horas extra reales en días de alta ocupación?+

Emplyx compara fichaje real con cuadrante planificado y genera alertas de horas extra en tiempo real. Puedes aprobar su compensación (pago o descanso) y dejar evidencia completa ante una auditoría o inspección.

¿Cumple Emplyx con el registro horario obligatorio y la futura reforma digital?+

Sí. Los registros son digitales, inmutables, con audit trail completo y exportables en formatos estándar. Cumplen el RDL 8/2019 y los ocho requisitos técnicos que el borrador del Real Decreto de registro horario digital 2026 plantea.

¿Se adapta a convenios de hostelería autonómicos?+

Sí. Puedes configurar complementos de nocturnidad, plus por festivos, partidos, manutención y descansos específicos del convenio provincial o estatal de hostelería. Las bolsas de horas y la jornada anual también están contempladas.

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Teammanagement in der Gastronomie

Herausforderungen in Gastronomie & Hotellerie

Der Dienstplan frisst den Nachmittag des Managers

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