Charles gère le restaurant La Bonne Fourchette depuis huit ans. Chaque jeudi, après la fermeture de la cuisine, il s'installe avec un café et ouvre le même tableur pour boucler la semaine. Ce qui paraît être une demi-heure en prend quatre : Sophie ne peut pas les mardis, Julien a demandé son week-end, et en août il manque deux paires de bras. À deux heures du matin, il déplace encore des cases.

Le jeudi où Charles est tombé malade, le restaurant a découvert le vrai problème. Personne d'autre ne savait monter ce planning. Le second de cuisine a essayé, mais le tableau était un labyrinthe de couleurs que seul Charles comprenait, et deux serveurs ont fini par doubler leur service le samedi le plus chargé du mois. Ce savoir-faire n'était consigné nulle part : il était dans la tête d'une seule personne.

Avec Emplyx, le planning cesse d'être le secret de Charles. On glisse les horaires sur la semaine, on repart d'un modèle qui a déjà fonctionné et on duplique la semaine précédente en un clic. Les règles de chacun — les mardis de Sophie, les repos, les préférences — sont enregistrées à l'intérieur. Charles passe de quatre heures à dix minutes, et le jeudi où il retombera malade, n'importe quel membre de l'équipe pourra sortir la semaine sans que ça se voie.

L'absence de dernière minute qui brise le service

Marine a appelé le Bistrot Marine à onze heures du matin un vendredi d'août, avec la voix de quelqu'un qui n'avait pas envie d'appeler. Sa fille de deux ans s'était réveillée avec de la fièvre et la personne qui la gardait ne pouvait pas la prendre. Impossible qu'elle assure le service du midi. Le responsable a raccroché, regardé sa montre et su qu'il avait trois heures pour gérer un service complet en salle.

La ronde habituelle a commencé : huit messages dans le groupe WhatsApp et des appels un par un. Deux personnes ont répondu à treize heures trente, quand la salle était déjà en train de se remplir. Ce qui transforme une absence en crise, ce n'est pas l'absence elle-même : c'est ne pas savoir instantanément qui est disponible, qui a suffisamment récupéré et qui voudrait ces heures.

Avec Emplyx, ce créneau libre est publié dans une bourse de shifts et la notification ne parvient qu'aux personnes réellement disponibles : disponibles, ayant respecté leur repos légal et avec le profil adéquat. Le premier qui accepte depuis son téléphone prend le service. Marine continue à s'occuper de sa fille, mais à onze heures et quart le créneau est couvert et le responsable retourne en salle au lieu de passer la matinée au téléphone.

Payer des heures creuses à plein tarif

Lucie a ouvert le Restaurant Soleil et Braise avec son frère et, comme presque tout le monde, elle montait le planning en copiant la semaine précédente. Quatre personnes en salle chaque après-midi en semaine, parce que ça avait toujours été comme ça. Jusqu'au mois creux où elle a croisé les chiffres de vente par tranche horaire avec les shifts payés.

Le résultat l'a mise mal à l'aise : entre seize et dix-neuf heures à peine deux tables entraient, et elle payait trois shifts complets pour les servir. Le samedi, en revanche, la cuisine s'effondrait à l'heure de pointe avec la même équipe. Le coût salarial en restauration tourne autour de 30 à 35 % du chiffre d'affaires ; chaque heure mal placée, c'est de la marge qui s'envole, et chaque créneau vide en heure de pointe, c'est une table qui repart sans commander.

Avec Emplyx, Lucie planifie par tranches, sur la prévision de demande de chaque créneau. Elle voit combien de personnes elle a besoin heure par heure et compare le coût du planning avec les ventes estimées avant de le publier. Elle n'a licencié personne : elle a déplacé les heures là où étaient les clients. Pas une chaise vide payée, pas une table qui attend, et une marge qui se ressentait dès le mois suivant.

Le secteur le plus contrôlé de France

Un inspecteur est entré dans la Taverne du Vieux-Port un samedi à vingt et une heures trente, la salle pleine. Il a demandé les registres de temps de travail du mois écoulé. Le gérant est allé chercher le carnet conservé près de la caisse et, en le feuilletant devant l'inspecteur, il s'est rendu compte qu'il manquait deux pages et que les heures ne correspondaient pas aux contrats.

Le procès-verbal a été dressé sur-le-champ, sans marge pour corriger quoi que ce soit. Ce n'était pas de la malchance : le registre du temps de travail est obligatoire et la restauration concentre une part importante des infractions relevées par l'Inspection du travail, avec des visites inopinées fréquentes les week-ends. Avec la réglementation en vigueur, les sanctions sont appliquées par salarié concerné.

Avec Emplyx, le pointage est numérique depuis le téléphone, une tablette ou un QR à l'entrée, et laisse un horodatage fiable qui ne peut pas être modifié a posteriori. Le registre est conservé quatre ans conformément à la loi et s'exporte en quelques secondes. La prochaine fois qu'un inspecteur entre un samedi soir, montrer le registre est une question de trente secondes.

Des heures supplémentaires que personne ne note et que la fiche de paie n'intègre pas

Au Bar des Deux Lanternes, les serveurs restaient quinze ou vingt minutes après la fermeture pour faire la caisse et ranger. C'était normal, tout le monde le faisait, personne ne le notait. Jusqu'à ce qu'Ana, qui avait quitté l'établissement des mois auparavant, réclame ces heures : en additionnant les reliquats de chaque soir, elles représentaient plus de soixante heures non payées.

L'entreprise n'avait rien pour le contester, car rien n'avait jamais été enregistré. Le « reste encore un peu » se répète à chaque service et ne se note presque jamais. Avec la réglementation actuelle, les amendes pour un mauvais enregistrement s'appliquent par salarié concerné.

Avec Emplyx, le pointage réel est automatiquement comparé avec ce que dit chaque contrat, de sorte que ces quinze minutes après la fermeture cessent d'être invisibles. Le système alerte quand quelqu'un accumule des heures supplémentaires et laisse un registre auditable qui alimente directement la fiche de paie. Chaque heure travaillée est comptée et payée : sans injustice pour l'équipe et sans bombe à retardement à la prochaine inspection.

La rotation qui oblige à former de zéro encore et encore

Le gérant du Gastrobar du Port publiait le planning le dimanche soir pour la semaine qui démarrait le lundi. En six mois, cinq commis de cuisine se sont succédé ; aucun n'a tenu plus d'une saison. Il l'attribuait au salaire, mais le dernier à partir, David, a été clair en partant : il ne pouvait pas faire de projets avec qui que ce soit sans connaître ses horaires avant le dimanche.

La rotation en restauration dépasse 60 % par an, et chaque poste qui part coûte entre mille et mille cinq cents euros en recrutement et formation. La cause la plus citée n'est pas le salaire : c'est l'horaire imprévisible et le chaos dans la planification.

Avec Emplyx, le planning est publié à l'avance, il est stable, respecte les préférences et répartit équitablement les bons et les mauvais shifts. L'équipe gagne quelque chose qu'elle valorise plus qu'il n'y paraît : savoir quand elle travaille et pouvoir organiser sa vie. Les gens ne partent pas à cause du salaire, ils partent à cause du chaos, et un horaire fiable est la façon la moins chère de garder David.

Violer le temps de repos entre deux shifts sans s'en apercevoir

Au Bistrot Vieille Porte, Robert fermait les vendredis à une heure trente du matin et entrait le samedi pour le service de midi. Cette routine durait depuis des mois sans que personne ne tire la sonnette d'alarme, jusqu'à ce qu'il le mentionne lui-même de manière anodine lors d'une réunion d'équipe. Entre la fermeture et la prise de poste suivante, il n'y avait pas douze heures : le planning enfreignait la loi sans que personne ne l'ait cherché.

La réglementation exige onze heures de repos consécutif entre deux journées, que la convention collective peut adapter. Avec des horaires coupés, cette règle est souvent violée sans mauvaise intention, et l'erreur ne se voit pas au moment de monter le planning : elle apparaît dans une fiche de paie, dans une réclamation ou lors d'une inspection, toujours quand il n'y a plus de marge.

Avec Emplyx, le planificateur lui-même alerte ou bloque au moment de créer un shift qui rompt le repos minimal, le repos hebdomadaire ou la durée maximale de travail. Le problème est coupé avant d'exister. C'est la différence entre un planning qui protège Robert et l'établissement pendant la planification, et un où l'erreur se découvre à la réception de la mise en demeure.

Ne pas savoir ce que coûte l'équipe jusqu'à la fiche de paie

Sébastien, responsable d'un établissement de quartier, bouclait le planning chaque semaine sans la moindre idée de ce qu'il allait coûter. Le chiffre apparaissait en fin de mois, dans la fiche de paie, quand il n'était plus possible de rien changer. Certains mois le coût des équipes dépassait 35 % des ventes et il ne savait même pas dans quels shifts il avait dérappé.

Planifier à l'aveugle sur le plus grand coût variable de l'entreprise, c'est jouer sa marge chaque semaine. Sans voir le coût en montant le planning, Sébastien décidait sans information et les mauvaises surprises arrivaient toujours trop tard, quand elles étaient déjà payées.

Avec Emplyx, le planning affiche son coût estimé en temps réel pendant qu'on le monte, avec le pourcentage sur les ventes prévues et une alerte en cas de dépassement du budget. Sébastien décide avec les chiffres sous les yeux, quand il peut encore changer un shift. La marge cesse d'être une surprise de fin de mois et devient quelque chose qu'il contrôle semaine après semaine.

Des changements de shift qui n'arrivent pas à qui ils doivent arriver

L'Hôtel Côte Bleue a changé Nathalie du shift d'après-midi au shift du matin et le lui a communiqué via le groupe WhatsApp. Ce jour-là le groupe était rempli de photos de l'anniversaire d'un collègue, et le message du changement s'est retrouvé enfoui sous vingt images. Nathalie est arrivée à son heure habituelle, l'après-midi, et la réception est restée sans couverture pendant la première heure du matin.

Tant que le planning vivra sur un tableau blanc ou dans un groupe WhatsApp, cela continuera à arriver. Le tableau se désactualise, les messages se perdent parmi des centaines d'autres et « on ne m'a pas prévenu » est impossible à contester.

Avec Emplyx, chaque employé a son planning sur son téléphone, mis à jour en temps réel. Tout changement arrive instantanément avec une notification, et il est enregistré qui l'a lu. Fini le « personne ne m'a dit quoi que ce soit » : Nathalie aurait vu le changement dès qu'il a été effectué, et la réception ne serait pas restée vide.

La convention collective de la restauration est un champ de mines

La chaîne La Bonne Fourchette a ouvert un deuxième établissement dans une autre région, enthousiaste face à la croissance. Ce qu'ils n'avaient pas vu venir, c'est que cet établissement était régi par une convention différente de celui du premier. Pendant des mois ils ont appliqué les mêmes règles par inertie, jusqu'à ce que le cabinet comptable, lors d'un audit, détecte des jours fériés mal payés et des limites de durée qui ne correspondaient pas.

La convention collective de la restauration comporte une durée maximale annuelle, une répartition irrégulière, des jours fériés, la majoration de nuit et des catégories propres. Ce sont beaucoup de règles, elles changent fréquemment et les appliquer manuellement dans chaque planning est lent et facile à rater. Le résultat, ce sont des doutes constants avec le cabinet social et des non-conformités par méconnaissance d'un détail.

Avec Emplyx, ces règles — limites de durée, jours fériés, majoration de nuit, repos — sont intégrées dans le moteur qui génère le planning. Le responsable planifie et la norme s'applique automatiquement en dessous, même quand un nouvel établissement apporte sa propre convention. La convention cesse d'être un PDF que personne ne relit et se retrouve à l'intérieur du planning.

Tout éparpillé dans des endroits différents

Quand Patricia a pris en charge la gestion d'un groupe de trois bars, elle a trouvé l'information répartie en quatre univers qui ne se parlaient pas : les shifts dans un tableau, les pointages sur des feuilles papier, les congés accordés par WhatsApp et la disponibilité de chaque employé dans la mémoire du responsable précédent, qui n'était plus là.

Avec une information aussi dispersée, les données ne se recoupent jamais, le travail est doublé et rien n'est à jour. Patricia prenait une décision en regardant le tableau sans savoir que la feuille de pointage racontait une toute autre histoire.

Avec Emplyx, planning, pointages, absences, congés et disponibilités vivent sur une seule plateforme, en temps réel. On consulte un seul endroit et ce qu'on y trouve, c'est la réalité. Fini la double saisie et les incohérences, et le responsable cesse de jouer les interfaces humaines entre quatre outils qui s'ignorent.

Le shift coupé et la conciliation impossible

Le Restaurant Soleil et Braise a mis deux mois à pourvoir un poste en salle. Trois candidats l'ont refusé dès qu'ils ont connu les horaires : shift coupé de midi à seize heures et de vingt heures à minuit. L'une d'elles l'a dit sans détour : neuf heures de travail, mais treize heures attachée au restaurant, sans temps réel pour autre chose.

Ce n'est pas un cas isolé. 60 % des candidats refusent des offres en restauration à cause du shift coupé, plus qu'à cause du salaire. Cela laisse des postes vacants pendant des semaines et des gens qui tiennent une saison puis partent, épuisés de n'avoir aucune vie entre deux services.

Le shift coupé continuera d'exister, mais avec Emplyx on voit comment les coupures sont réparties dans toute l'équipe, elles sont distribuées équitablement, alternées et publiées à l'avance. Quand la coupure est prévisible et que personne ne porte toujours le pire, elle cesse d'être la raison pour laquelle les gens refusent le poste ou partent au bout de trois mois.

La haute saison se gagne en mai, pas en août

L'été dernier a pris un bar de plage à contre-pied. En août, avec l'établissement plein à craquer, ils ont découvert que deux serveurs avaient leurs congés qui se chevauchaient, que personne n'avait prévu un arrêt prévisible et qu'il manquait des bras juste pendant les semaines de plus fort chiffre d'affaires. Il a fallu faire appel à des extras coûteux, recrutés à la hâte et sans temps de les former.

Arriver en haute saison en improvisant, c'est payer plus et offrir un moins bon service justement quand on facture le plus. Ce surcoût et cette usure de l'équipe auraient pu être évités des mois auparavant.

Avec Emplyx, la gestion des congés détecte les chevauchements au moment de les approuver, et la saison se planifie à l'avance, sur des données et non dans la précipitation. Le recrutement rapide d'extras fait le reste quand il faut vraiment renforcer l'équipe. L'été arrive résolu, parce que la haute saison se gagne en mai, quand les décisions sont prises.

Plusieurs établissements gérés à l'aveugle

La chaîne La Bonne Fourchette avait un établissement en centre-ville qui s'effondrait sous le travail les week-ends et un autre de quartier avec l'équipe les bras croisés. Chaque responsable planifiait le sien comme une île, sans voir ce qui se passait dans l'autre, si bien que pendant toute la saison personne n'a déplacé une seule personne d'un endroit à l'autre.

Sans visibilité croisée, un établissement épuise son équipe pendant que l'autre paie des gens sans travail. Les coûts ne peuvent pas être comparés, les bonnes pratiques d'un établissement n'arrivent pas à l'autre et le reporting à la Direction se fait manuellement, en retard et mal.

Avec Emplyx, la Direction voit tous les établissements sur un seul écran, avec des employés pouvant travailler dans plusieurs centres et la comparaison du coût salarial établissement par établissement. Les effectifs sont équilibrés là où c'est vraiment nécessaire, et gérer cinq établissements cesse d'être cinq problèmes isolés pour devenir une opération unique sous contrôle.

Conformité légale garantie

Tout ce dont vous avez besoin pour rester conforme à la réglementation

✓Pointage avec géolocalisation
✓Traçabilité des shifts et des modifications
✓Exports pour l'inspection du travail
✓Conformité réglementaire en restauration

Ce que disent nos clients

“Split shifts for front-of-house and kitchen are no longer a puzzle. Emplyx alerts us to minimum rest periods and we plan the week in an afternoon.”

Laura Méndez

Front-of-house manager · Grupo Restaurador del Mediterráneo

“We deployed Emplyx across three hotels in less than a month. Labour inspectors asked for an export and we generated it in two minutes.”

Javier Soto

HR Director · East coast hotel chain

“The kiosk in the kitchen eliminates forgotten clock-ins. We used to lose two hours every closing time correcting timesheets.”

Marta Ruiz

Manager · Restaurante Casa Antoni

Questions fréquentes

How does Emplyx manage split shifts in hospitality?+

Split shifts are modelled as two segments on the same day with an intermediate rest. The system automatically calculates hours worked, breaks and supplements, respecting the hospitality collective agreement and minimum rest periods.

Can staff clock in from the bar without their own phone?+

Yes. You can set up a shared tablet kiosk at the bar or in the back-of-house, with PIN, personal QR or NFC clock-in. No high-risk biometrics, fully compliant with AEPD guidance on attendance monitoring.

Does Emplyx work for chains with multiple restaurants or hotels?+

Yes. It manages multi-site time tracking with consolidated reports, per-site rules and granular permissions for local managers and senior management. Labour inspectors see a single digital record per company.

How do I control real overtime on high-occupancy days?+

Emplyx compares actual clock-in data with the planned rota and generates real-time overtime alerts. You can approve compensation (payment or rest) and maintain a complete audit trail.

Is Emplyx compliant with mandatory time registration and the upcoming digital reform?+

Yes. Records are digital, immutable, with a full audit trail and exportable in standard formats. They comply with RDL 8/2019 and the eight technical requirements of the 2026 digital time-recording Royal Decree draft.

Can it be adapted to regional hospitality collective agreements?+

Yes. You can configure night-shift supplements, bank-holiday pay, split-shift pay, meal allowances and rest periods specific to the provincial or national hospitality agreement. Hour banks and annual working time are also supported.

Guides associés

Recurso

#Postes# dans l'#hôtellerie-restauration# : comment planifier sans épuiser l'équipe

Leer guía →

Recurso

#Journée coupée# #service#: quand est-ce logique et quand est-ce une recette pour le turnover

Leer guía →

Recurso

#Personnel# sans PC : comment #faire# pour que le pointage soit rapide avec une borne, un QR code ou une carte

Leer guía →

Commencez dès aujourd'hui

Rejoignez des centaines d'entreprises de Restauration et hôtellerie qui utilisent déjà Emplyx

Commencer maintenant →Demander une démo