Conditions générales de service (SaaS) et accord de traitement des données (DPA)

Version : 02/03/2026

1. Identification du Prestataire et acceptation

1.1. Conformément à la législation applicable en matière de services de la société de l'information, il est porté à connaissance que le titulaire du Service est :

Titulaire/Prestataire : Yuliia Kliusa Kliusa (ci-après « Emplyx » ou le « Prestataire »).
Siège social : Calle Matilde Diez 10, CP 08006, Barcelone, Espagne.
Email juridique (notifications) : legal@emplyx.com
Support : via le système de tickets intégré au Service (voir clause 10).
Email de support de secours : soporte@emplyx.com

1.2. Les présentes conditions (les « Conditions »), ainsi que leurs annexes, régissent l'accès et l'utilisation de la plateforme Emplyx (le « Service ») par le client (le « Client »).

1.3. Relation B2B. Le Client déclare agir dans le cadre de son activité commerciale ou professionnelle. Le Service n'est pas proposé à des fins de consommation.

1.4. Le contrat est réputé accepté et entre en vigueur lorsque le Client accepte expressément les présentes Conditions, y compris leurs Annexes (SLA et DPA), par le mécanisme d'acceptation décrit à la clause 1.5 (« Clickwrap »). L'acceptation sera requise, notamment, pour (i) activer un essai/une démonstration, et/ou (ii) souscrire un abonnement.

1.5. Contractualisation électronique et acceptation (« Clickwrap »)

a) Les parties conviennent que la souscription du Service s'effectue par voie électronique.

b) L'acceptation du Client est formalisée par le cochage d'une case non pré-cochée « J'ai lu et j'accepte les Conditions d'utilisation et la politique de confidentialité » et le clic sur « Accepter/Continuer », ou par un mécanisme équivalent d'acceptation expresse dans le Service.

c) Le Client reconnaît que le Clickwrap constitue un consentement exprès et contraignant et qu'aucune signature manuscrite n'est requise pour sa validité entre les parties.

d) La personne qui accepte déclare et garantit disposer des pouvoirs/de l'autorité suffisants pour engager le Client (entreprise) et accepter les présentes Conditions et leurs Annexes en son nom.

e) Emplyx conservera un registre électronique de l'acceptation comprenant, au minimum, l'identifiant du Client/de l'entreprise, l'utilisateur/identifiant, la date et l'heure (UTC), la version acceptée et/ou une empreinte/hash du document, et, dans la mesure du possible, l'adresse IP, l'agent utilisateur, la langue/locale et le mode d'acceptation.

f) Le Client pourra accéder à la version en vigueur des Conditions depuis le Service et, dans la mesure du possible, les télécharger dans un format reproductible.

2. Définitions

Aux fins des présentes Conditions :

« Utilisateurs Autorisés » : personnes physiques enregistrées par le Client pour accéder au Service avec leurs propres identifiants.
« Employés Actifs » : personnes gérées par le Client comme actives dans le Service selon sa configuration.
« Données du Client » : informations saisies, téléchargées ou générées par le Client et/ou ses Utilisateurs Autorisés dans le Service.
« Disponibilité » : telle que définie et mesurée conformément à l'Annexe I (SLA).
« Données Personnelles » : telles que définies par la réglementation applicable (y compris le RGPD).
« Jour ouvrable » : du lundi au vendredi (jours fériés nationaux en Espagne exclus), sauf accord contraire par écrit.
« Plan » : l'ensemble des fonctionnalités, limites et conditions tarifaires associé à l'abonnement du Client.
« Plan Gratuit » ou « Plan sans frais » : un Plan dont le tarif en vigueur est de zéro euro (0 €), que ce soit à titre introductif, promotionnel ou indéfini, tel que déterminé à tout moment.

3. Objet

3.1. Emplyx met à la disposition du Client le Service en mode Software as a Service (SaaS) pour la gestion des processus RH (par ex., employés, plannings, présence, incidents, rapports), conformément au plan souscrit.

3.2. Le traitement des Données Personnelles nécessaire à la prestation du Service est régi par l'Annexe II (DPA).

4. Durée, renouvellement et résiliation (sans engagement)

4.1. Durée. Le contrat est conclu pour une durée indéterminée, sans engagement minimum, et demeure en vigueur tant qu'un abonnement actif ou un essai actif existe.

4.2. Renouvellement. L'abonnement se renouvelle automatiquement par périodes successives mensuelles ou annuelles (au choix du Client), sauf résiliation par le Client avant la fin de la période en cours.

4.3. Résiliation par le Client. Le Client peut résilier à tout moment. Pour les plans payants, la résiliation prendra effet à la fin de la période de facturation en cours, l'accès étant maintenu jusqu'à cette date. Pour les Plans Gratuits, la résiliation prendra effet immédiatement ou dans le délai déterminé par Emplyx.

4.4. Résiliation pour manquement. Chacune des parties pourra résoudre le contrat si l'autre commet un manquement grave et ne le remédie pas dans un délai raisonnable après mise en demeure valable.

5. Inscription, compte et sécurité

5.1. Le Client est responsable de l'exactitude et de la mise à jour de ses données.

5.2. Le Client est responsable de (i) la conservation des identifiants, (ii) la gestion des inscriptions/désinscriptions des Utilisateurs Autorisés, et (iii) la notification sans délai de tout accès non autorisé.

5.3. Emplyx pourra mettre en œuvre des mesures de sécurité et d'audit afin de prévenir la fraude et de protéger le Service.

6. Utilisateurs, accès nominatif et interdiction de partage des identifiants

6.1. Accès nominatif. Chaque Utilisateur Autorisé doit disposer de son propre compte, personnel et non cessible.

6.2. Interdiction de partage et de connexions simultanées. Il est interdit de partager des identifiants/mots de passe ou d'autoriser des accès simultanés sous un même compte.

6.3. Emplyx pourra suspendre ou limiter les accès lorsqu'elle détecte des indices raisonnables de non-respect de la présente clause, après notification préalable lorsque cela est raisonnable.

7. Licence d'utilisation et restrictions

7.1. Emplyx accorde au Client une licence non exclusive, non cessible et limitée à l'usage interne de l'entreprise, pendant la durée du contrat, pour accéder au Service.

7.2. Le Client ne pourra pas (ni permettre à des tiers de) :

a) procéder à de l'ingénierie inverse, décompiler ou tenter d'obtenir le code source ;

b) utiliser le Service pour créer ou améliorer un produit concurrent ou copier des fonctionnalités ;

c) interférer avec le Service (malwares, attaques, tests de charge non autorisés) ;

d) utiliser des robots/scrapers pour extraire des informations sauf autorisation expresse ;

e) utiliser le Service à des fins illicites ou en portant atteinte aux droits de tiers.

8. Plans, modules et métrique par employés

8.1. L'accès aux fonctionnalités dépend du plan souscrit.

8.2. Le tarif/la capacité est basé(e) sur le nombre d'Employés Actifs et/ou le périmètre souscrit.

8.3. Si le Client dépasse la limite souscrite, Emplyx pourra exiger un ajustement de plan ou appliquer la régularisation correspondante.

8.4. Plans sans frais ou promotionnels. Emplyx pourra proposer des Plans dont le tarif est de zéro euro (0 €), que ce soit à titre introductif, promotionnel ou indéfini. Lesdits Plans pourront faire l'objet d'une modification tarifaire conformément à la clause 20, sans que le prix initial de zéro euro ne crée de droit acquis à le maintenir indéfiniment. Emplyx notifiera au Client tout changement tarifaire avec le préavis établi à la clause 20, et le Client pourra résilier le Service sans pénalité s'il n'accepte pas le nouveau tarif.

9. Tarification, facturation et paiement

9.1. Le Client peut choisir une facturation mensuelle ou annuelle.

9.2. Sauf accord contraire, la facturation est effectuée en avance au début de chaque période.

9.3. Les taxes (TVA ou autres) seront appliquées conformément à la réglementation et seront indiquées sur la facture.

9.4. Défaut de paiement. En cas de défaut de paiement, Emplyx pourra suspendre le Service après un préavis raisonnable. L'accès sera rétabli après régularisation du paiement.

9.5. Absence de remboursement. Sauf accord exprès ou obligation légale, les montants déjà facturés ne sont pas remboursables. La résiliation évite le renouvellement de la période suivante.

9.6. Plans sans frais. Tant qu'un Plan maintient un tarif de zéro euro (0 €), aucune facturation ne sera générée. Si le Plan devient payant conformément à la clause 8.4, les conditions de facturation prévues aux clauses 9.1 à 9.5 s'appliqueront à compter de la date d'entrée en vigueur du nouveau tarif.

10. Support et maintenance (ticket in-app)

10.1. Le support est fourni exclusivement via le système de tickets intégré au Service.

10.2. Canal alternatif de secours. Uniquement si un incident de disponibilité empêche raisonnablement d'ouvrir un ticket, le Client pourra contacter le support par email à soporte@emplyx.com.

10.3. Emplyx s'efforcera raisonnablement de répondre selon la priorité :

P1 (critique) : dans les 24 heures (jours ouvrables)
P2 (haute) : dans les 48 heures (jours ouvrables)
P3/P4 : délais indicatifs selon la charge et la complexité

10.4. Les délais sont calculés à compter de l'ouverture du ticket avec des informations suffisantes.

10.5. Emplyx pourra effectuer des maintenances planifiées et des mises à jour pour la sécurité et l'amélioration du Service.

11. Intégrations, matériel et tiers

11.1. Emplyx est une plateforme logicielle. Elle ne vend, ne loue, n'installe ni ne maintient de matériel.

11.2. Si le Client utilise des terminaux/appareils ou des services tiers, le Client assume leur acquisition, leur configuration, leur connectivité et leur conformité réglementaire.

11.3. Emplyx n'est pas responsable des défaillances causées par les réseaux du Client, les FAI, les terminaux ou les services tiers, sauf si la défaillance est directement imputable à Emplyx.

12. Données du Client, exportation et réversibilité

12.1. Les Données du Client sont la propriété du Client. Emplyx ne les utilise qu'aux fins de la prestation du Service.

12.2. Après résiliation ou expiration, Emplyx mettra à la disposition du Client une exportation au format standard (CSV/JSON) pendant 30 jours calendaires.

12.3. Passé ce délai, Emplyx procédera à la suppression des données, pouvant les conserver bloquées si une obligation légale l'exige.

12.4. Les sauvegardes sont gérées conformément à la politique interne de continuité et de reprise après sinistre d'Emplyx.

13. Confidentialité

13.1. Les deux parties s'engagent à maintenir la confidentialité des informations non publiques de l'autre partie.

13.2. Cette obligation ne s'applique pas aux informations qui sont dans le domaine public sans manquement, qui étaient légitimement connues antérieurement, qui proviennent d'un tiers légitime ou qui doivent être divulguées en vertu de la loi ou d'une autorité compétente.

13.3. La confidentialité sera maintenue pendant la durée du contrat et 2 ans après sa résiliation.

14. Propriété intellectuelle

14.1. Emplyx conserve tous les droits sur le Service, son logiciel, sa documentation, ses marques et ses améliorations.

14.2. Le Client accorde à Emplyx le droit d'utiliser les retours/suggestions pour améliorer le Service sans obligation de rémunération.

15. Protection des données (RGPD)

15.1. Le Client agit en qualité de Responsable du Traitement et Emplyx en qualité de Sous-traitant.

15.2. Le traitement sera régi par l'Annexe II (DPA).

16. Limitation de responsabilité

16.1. Sauf faute intentionnelle ou négligence grave, la responsabilité totale maximale cumulée d'Emplyx est limitée au montant effectivement payé par le Client au cours des 12 mois précédant le fait générateur.

16.2. Dans la mesure maximale permise par la loi, Emplyx ne pourra être tenue responsable des dommages indirects (manque à gagner, perte d'activité, atteinte à la réputation, etc.).

16.3. Les crédits du SLA (Annexe I) constituent le recours spécifique en cas de manquements à la disponibilité.

17. Indemnisation

Le Client indemnisera et tiendra Emplyx indemne contre toute réclamation de tiers découlant de (i) l'utilisation illicite du Service, (ii) des Données du Client portant atteinte aux droits de tiers, ou (iii) des manquements du Client en matière de droit du travail ou de protection des données.

18. Référence commerciale (opt-in)

Emplyx ne pourra utiliser la dénomination commerciale et/ou le logo du Client comme référence commerciale qu'avec le consentement préalable et exprès par écrit du Client.

19. Cession

Emplyx pourra céder le contrat à un successeur en cas de restructuration, fusion, acquisition ou transmission d'activité, en en informant le Client avec un préavis raisonnable.

20. Modification des conditions

20.1. Emplyx pourra modifier les présentes Conditions avec un préavis raisonnable (par ex., 30 jours). Si le Client n'accepte pas, il pourra résilier avant leur entrée en vigueur.

20.2. Si la modification est substantielle, Emplyx pourra requérir une nouvelle acceptation par Clickwrap.

21. Notifications

Les notifications seront effectuées par voie électronique :

Au Prestataire : legal@emplyx.com
Au Client : à l'adresse email désignée par le Client dans son compte.

22. Force majeure

Aucune partie ne pourra être tenue responsable des manquements dus à des causes indépendantes de son contrôle raisonnable, aussi longtemps que ces causes persistent.

23. Intégralité et divisibilité

Si une clause s'avérait nulle ou inapplicable, les autres clauses conserveront leur validité. Les présentes Conditions et, le cas échéant, l'Ordre de Service, constituent l'accord intégral entre les parties.

24. Droit applicable et juridiction

Le contrat est régi par la législation espagnole. Pour tout litige, les parties se soumettent aux tribunaux de Barcelone (Espagne).

Annexe I – SLA (Accord de Niveau de Service)

A.1. Périmètre. S'applique aux environnements de production avec abonnement actif.

A.2. Indisponibilité. Est considéré comme indisponibilité le temps durant lequel le Service n'est pas accessible pour ses fonctions principales en raison d'une cause imputable à Emplyx.

A.3. Mesure. Disponibilité mensuelle (%) = (Minutes du mois − Minutes d'indisponibilité) / Minutes du mois × 100.

A.4. Exclusions. Ne sont pas comptabilisés comme indisponibilité : les maintenances planifiées, les défaillances Internet/réseau du Client, les terminaux ou intégrations tiers, l'utilisation abusive, les incidents liés à des identifiants compromis par le Client et les cas de force majeure.

A.5. Objectif. 99,9 % mensuel.

A.6. Crédits de service. Si la disponibilité mensuelle est inférieure à l'objectif :

< 99,9 % et ≥ 99,0 % : 10 % du montant mensuel équivalent
< 99,0 % et ≥ 98,0 % : 25 %
< 98,0 % : 50 %
Maximum : 100 % du montant mensuel équivalent du mois concerné.

A.7. Demande. Via ticket dans le Service dans les 10 jours calendaires suivant la clôture du mois concerné.

A.8. Priorités (première réponse) :

P1 : panne générale / impossibilité d'utilisation → objectif 24h (jours ouvrables)
P2 : dégradation grave sans alternative → objectif 48h (jours ouvrables)
P3/P4 : selon la charge et la complexité

Annexe II – DPA (Accord de Traitement des Données – Art. 28 RGPD)

B.1. Rôles. Responsable du Traitement : Client. Sous-traitant : Emplyx.

B.2. Objet, durée, nature et finalité.

Objet : prestation du Service SaaS et support via le système de tickets.
Durée : durée du contrat + périodes de réversibilité/blocage.
Nature : enregistrement, organisation, stockage, consultation, modification, exportation et suppression.
Finalité : gestion RH du Client.

B.3. Types de données et catégories de personnes concernées.

Personnes concernées : employés et utilisateurs du Client ; autres personnes gérées par le Client.
Données : données d'identification, données professionnelles/horaires/présence/incidents.
Données particulières (le cas échéant) : biométrie/géolocalisation uniquement si le Client les intègre/configure ; le Client est responsable de la base légale de licéité.

B.4. Instructions. Emplyx traitera les données personnelles uniquement conformément aux instructions documentées du Client et aux fins de la prestation du Service.

B.5. Confidentialité. Emplyx garantit que le personnel autorisé est soumis à une obligation de confidentialité.

B.6. Sécurité. Emplyx applique des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment le contrôle des accès, le chiffrement en transit, la surveillance et la gestion des incidents, ainsi qu'une politique interne de sauvegardes et de reprise après sinistre.

B.7. Sous-traitants ultérieurs et hébergement (UE/EEE uniquement). Le Client autorise Emplyx à faire appel aux sous-traitants ultérieurs nécessaires dans le cadre d'un contrat imposant des obligations équivalentes, avec un traitement des données au sein de l'UE/EEE. Emplyx informera des changements substantiels avec un préavis raisonnable.

B.8. Violations de données. Emplyx notifiera au Client, sans délai indu, toute violation de sécurité des données personnelles.

B.9. Assistance au Responsable du Traitement. Emplyx assistera raisonnablement le Client dans les réponses aux droits des personnes concernées et dans les analyses d'impact/consultations préalables le cas échéant.

B.10. Restitution/suppression à l'expiration. Emplyx mettra à disposition une exportation pendant 30 jours. Ensuite, elle supprimera les données, sauf conservation bloquée requise par une obligation légale.

B.11. Audit. Le Client pourra demander des preuves raisonnables de conformité, sans perturber indûment le Service et sous réserve de confidentialité.