Cada mes el patrón paga al IMSS un dinero que casi nadie revisa de fondo: se confía en el SUA, sale un número, se transfiere y se olvida. El problema aparece cuando el Instituto cruza datos y la cifra no cuadra. Aquí te explico cómo se arma esa cuenta, qué parte la cubre la empresa y qué parte el trabajador, y por qué todo arranca de un dato que muchos llevan mal: el salario que reportas.
Aviso de entrada: los porcentajes exactos de cada cuota cambian según el seguro, el rango salarial y disposiciones que se actualizan. No me voy a inventar tasas. Lo que sí vale para siempre es entender la mecánica, y eso es lo que importa para no pagar de más ni de menos.
La base de todo: el Salario Base de Cotización
Las cuotas del IMSS no se calculan sobre el sueldo nominal. Se calculan sobre el Salario Base de Cotización (SBC), que es el salario diario integrado del trabajador. La diferencia entre uno y otro es la que mete en problemas a la mitad de las PyME.
El artículo 27 de la Ley del Seguro Social define qué entra al SBC. El salario diario no es solo lo que cae en la cuenta cada quincena: integra también las prestaciones que el trabajador recibe por su trabajo. Aguinaldo, prima vacacional, comisiones, bonos de productividad fijos, pagos en especie. Todo eso, prorrateado a un valor diario, forma parte del SBC.
Algunos conceptos quedan fuera del SBC bajo ciertas reglas y topes: el ahorro, los premios por asistencia y puntualidad dentro de límite, las despensas dentro de cierto porcentaje, las horas extra dentro del margen legal. Pero cada exclusión tiene su condición y su tope. Pasarte del límite convierte un concepto exento en integrable, y entonces el SBC sube.
Hay un piso y un techo: el SBC no puede ser menor al salario mínimo de la zona ni mayor a 25 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA). Quien gana por arriba de ese techo cotiza topado.
Si quieres ver el cálculo del integrado a detalle, lo desarrollé en esta nota sobre el salario diario integrado y las horas extra.
Por qué un SBC mal armado te cuesta caro
Un SBC bajo significa que cotizas menos de lo debido. Suena a ahorro, pero no lo es: si el IMSS detecta la diferencia, te genera un crédito fiscal con recargos y actualización, y si hay un riesgo de trabajo, el seguro paga prestaciones sobre un salario falseado y el patrón responde por el faltante.
Un SBC alto, en cambio, es dinero que pagas de más cada mes sin razón. Lo veo seguido en empresas que integran bonos que en realidad están exentos, o que no aplican los topes de exención.
El SBC correcto solo sale de un dato bien capturado: cuánto gana de verdad cada trabajador, qué prestaciones recibe y cuándo cambian. Ese registro es la materia prima de todo el cálculo.
Las dos partes de la cuota: patronal e individual
Las cuotas del IMSS son obrero-patronales. Se reparten entre dos bolsillos:
- Cuota patronal: la que paga la empresa. Es, con diferencia, la parte mayor.
- Cuota obrera o individual: la que paga el trabajador. La empresa se la retiene del sueldo y la entera al IMSS junto con su parte. El trabajador no transfiere nada por su cuenta; ve el descuento en su recibo.
El patrón es el responsable solidario de todo: paga lo suyo, retiene lo del trabajador y lo entera. Si no retiene, igual debe enterarlo, y ya no se lo puede cobrar al trabajador hacia atrás más allá de lo que la ley permite. Por eso retener bien, desde la primera quincena, no es opcional.
Cada seguro reparte la carga de forma distinta. En algunos el patrón paga todo, en otros se divide patrón-trabajador, y en uno el Gobierno Federal también aporta. La proporción exacta la fija la Ley del Seguro Social por cada seguro y, en ciertos casos, según el rango de salario. Mi recomendación honesta: estos porcentajes los confirmas con tu contador o los dejas que los aplique el SUA, que ya los tiene cargados. Memorizar tasas que se actualizan no sirve de nada.
Los cinco seguros que componen las cuotas
El IMSS no cobra una cuota única. Cobra por cinco ramos de aseguramiento, cada uno con su propia base y su propio reparto:
- Enfermedades y maternidad. Cubre atención médica, hospitalaria, farmacéutica y los subsidios por incapacidad o maternidad. Se divide en cuota fija y cuotas sobre el SBC; aquí también aporta el Gobierno Federal.
- Riesgos de trabajo. Cubre accidentes y enfermedades laborales. Lo paga íntegro el patrón, y su tasa depende de la prima de riesgo de la empresa, que se revisa cada año según la siniestralidad del periodo. Una empresa con muchos accidentes paga más.
- Invalidez y vida. Cubre pensiones por invalidez no laboral y por muerte. Se reparte entre patrón y trabajador sobre el SBC.
- Retiro, cesantía en edad avanzada y vejez. Es el ramo que alimenta la cuenta individual de afore del trabajador. Retiro lo cubre el patrón; cesantía y vejez se reparten entre patrón, trabajador y Gobierno Federal, con una tabla que ha venido subiendo la aportación patronal de forma escalonada.
- Guarderías y prestaciones sociales. Financia el servicio de guardería y prestaciones sociales. Lo paga íntegro el patrón.
Suma los cinco y tienes la cuota total del IMSS. A eso, por separado, se le añaden las aportaciones de vivienda al Infonavit y el descuento de crédito si el trabajador tiene uno; el Infonavit no es IMSS, pero se entera en el mismo SUA y en el mismo periodo, así que en la práctica se manejan juntos.
Cómo se calcula en la práctica: SUA e IDSE
Nadie calcula esto a mano por trabajador. El flujo real en México es:
- El IDSE (IMSS Desde Su Empresa) es el portal donde mandas movimientos afiliatorios: altas, bajas y, sobre todo, modificaciones de salario. Cada vez que el SBC de alguien cambia, hay que avisar al IMSS por aquí.
- El SUA (Sistema Único de Autodeterminación) es el programa que, con los salarios y movimientos cargados, calcula las cuotas del bimestre y la mensualidad y genera la línea de captura para pagar.
La cuenta del SUA es tan buena como los datos que le metes. Si el SBC de un trabajador está mal, o si una modificación de salario se reportó tarde o no se reportó, el SUA calcula sobre un dato equivocado y el resultado es una diferencia que el IMSS te cobrará después con recargos.
Aquí es donde el control de asistencia e incidencias se conecta directo con la cotización. Las horas extra, las faltas, las incapacidades, los cambios de puesto y los bonos variables mueven lo que el trabajador gana, y por tanto pueden mover su SBC. Si ese registro vive en hojas sueltas o en la memoria del supervisor, la modificación de salario al IMSS llega tarde o no llega.
Un sistema que captura la asistencia y las incidencias de forma ordenada te da el insumo limpio para nómina y para la cotización. En Emplyx el registro de jornada, extras y ausencias queda en un solo lugar, listo para exportar a nómina y para que tu contador arme los movimientos de SBC sin perseguir datos.
Preguntas frecuentes
¿El IMSS se calcula sobre el sueldo o sobre el SBC?
Sobre el Salario Base de Cotización, no sobre el sueldo nominal. El SBC es el salario diario integrado: incluye el sueldo más la parte proporcional de prestaciones como aguinaldo, prima vacacional y bonos fijos. El artículo 27 de la Ley del Seguro Social define qué integra.
¿Cuánto paga el patrón y cuánto el trabajador?
El patrón paga la mayor parte. Hay seguros que cubre el patrón al cien por ciento, como riesgos de trabajo y guarderías; otros se reparten entre patrón y trabajador; y en cesantía, vejez y enfermedades también aporta el Gobierno Federal. La empresa retiene la cuota del trabajador de su sueldo y la entera junto con la suya.
¿La cuota del trabajador la pago yo o la transfiere él?
La retienes tú. El trabajador ve el descuento en su recibo de nómina, pero no hace ningún pago directo al IMSS. El patrón entera ambas partes en la misma línea de captura del SUA.
¿Qué tasas exactas aplico a cada seguro?
Las fija la Ley del Seguro Social y varían por ramo, por rango de salario y por la prima de riesgo de tu empresa, que se actualiza cada año. No conviene memorizarlas: el SUA ya las tiene cargadas y se actualiza. Confirma cualquier duda con tu contador.
¿Qué pasa si reporto un SBC más bajo del real?
Cotizas de menos. Cuando el IMSS lo detecta, te genera un crédito fiscal con recargos y actualización, y si ocurre un riesgo de trabajo, las prestaciones del trabajador se calculan sobre un salario falseado y el patrón responde por la diferencia. No es un ahorro, es una deuda aplazada.
¿Cada cuánto se pagan las cuotas?
El seguro de retiro, cesantía y vejez se paga bimestralmente; el resto de los ramos se paga de forma mensual. El SUA genera ambas líneas de captura con sus fechas límite.
Calcular bien el IMSS no empieza en el SUA: empieza en saber, sin margen de error, cuánto gana cada trabajador y qué incidencias tuvo. Si ese dato está sucio, el cálculo más fino sale mal.
Para tener el registro de asistencia, horas extra e incidencias ordenado y exportable hacia nómina, revisa cómo Emplyx maneja el reporte de incidencias para nómina. Con esa base, tu contador arma los movimientos de SBC sin sobresaltos.