Condizioni generali di servizio (SaaS) e accordo di trattamento dei dati (DPA)

Versione: 02/03/2026

1. Identificazione del Fornitore e accettazione

1.1. In conformità alla normativa applicabile in materia di servizi della società dell'informazione, si informa che il titolare del Servizio è:

Titolare/Fornitore: Yuliia Kliusa Kliusa (di seguito, "Emplyx" o il "Fornitore").
Sede legale: Calle Matilde Diez 10, CP 08006, Barcelona, España.
Email legale (notifiche): legal@emplyx.com
Supporto: tramite il sistema di ticket integrato nel Servizio (v. clausola 10).
Email di contingenza per il supporto: soporte@emplyx.com

1.2. Le presenti condizioni (le "Condizioni"), inclusi i relativi allegati, disciplinano l'accesso e l'utilizzo della piattaforma Emplyx (il "Servizio") da parte del cliente (il "Cliente").

1.3. Rapporto B2B. Il Cliente dichiara di agire nell'ambito della propria attività imprenditoriale o professionale. Il Servizio non è offerto per finalità di consumo.

1.4. Il contratto si intende accettato ed entra in vigore nel momento in cui il Cliente accetta espressamente le presenti Condizioni, inclusi i relativi Allegati (SLA e DPA), mediante il meccanismo di accettazione descritto alla clausola 1.5 ("Clickwrap"). L'accettazione è richiesta, in particolare, per (i) attivare una prova/dimostrazione, e/o (ii) sottoscrivere un abbonamento.

1.5. Contrattazione elettronica e accettazione ("Clickwrap")

a) Le parti concordano che la sottoscrizione del Servizio avviene per via elettronica.

b) L'accettazione del Cliente si formalizza mediante la spunta di una casella non pre-selezionata "Ho letto e accetto le Condizioni d'uso e l'informativa sulla privacy" e il clic su "Accetta/Continua", oppure mediante un meccanismo equivalente di accettazione espressa nel Servizio.

c) Il Cliente riconosce che il Clickwrap costituisce consenso espresso e vincolante e che non è richiesta la firma autografa per la sua validità tra le parti.

d) La persona che accetta dichiara e garantisce di avere poteri/autorità sufficienti per vincolare il Cliente (impresa) e accettare le presenti Condizioni e i relativi Allegati in suo nome.

e) Emplyx conserverà un registro elettronico dell'accettazione (contenente, come minimo, l'identificativo del Cliente/impresa, l'utente/identificativo, la data e l'ora (UTC), la versione accettata e/o un'impronta/hash del documento e, ove possibile, l'indirizzo IP, l'user agent, la lingua/locale e il metodo di accettazione).

f) Il Cliente potrà accedere alla versione vigente delle Condizioni dal Servizio e, ove possibile, scaricarle in formato riproducibile.

2. Definizioni

Ai fini delle presenti Condizioni:

"Utenti Autorizzati": persone fisiche registrate dal Cliente per accedere al Servizio con proprie credenziali.
"Dipendenti Attivi": persone gestite dal Cliente come attive nel Servizio secondo la relativa configurazione.
"Dati del Cliente": informazioni inserite, caricate o generate dal Cliente e/o dai suoi Utenti Autorizzati nel Servizio.
"Disponibilità": quella definita e misurata ai sensi dell'Allegato I (SLA).
"Dati Personali": quelli definiti dalla normativa applicabile (incluso il GDPR).
"Giorno lavorativo": dal lunedì al venerdì (escluse le festività nazionali in Spagna), salvo diverso accordo scritto.
"Piano": l'insieme delle funzionalità, dei limiti e delle condizioni tariffarie associato all'abbonamento del Cliente.
"Piano Gratuito" o "Piano senza costi": un Piano la cui tariffa vigente è pari a zero euro (0 €), a titolo introduttivo, promozionale o a tempo indeterminato, come stabilito di volta in volta.

3. Oggetto

3.1. Emplyx mette a disposizione del Cliente il Servizio in modalità Software as a Service (SaaS) per la gestione dei processi HR (ad es., dipendenti, turni, presenze, incidenti, report), conformemente al piano sottoscritto.

3.2. Il trattamento dei Dati Personali necessario per la fornitura del Servizio è disciplinato dall'Allegato II (DPA).

4. Durata, rinnovo e cancellazione (senza vincolo di permanenza)

4.1. Durata. Il contratto ha durata indeterminata, senza vincolo minimo di permanenza, e rimane in vigore per tutta la durata di un abbonamento attivo o di una prova attiva.

4.2. Rinnovo. L'abbonamento si rinnova automaticamente per periodi successivi mensili o annuali (a scelta del Cliente), salvo cancellazione da parte del Cliente prima della scadenza del periodo in corso.

4.3. Cancellazione da parte del Cliente. Il Cliente può cancellare in qualsiasi momento. Per i piani a pagamento, la cancellazione avrà effetto alla fine del periodo di fatturazione in corso, con mantenimento dell'accesso fino a tale data. Per i Piani Gratuiti, la cancellazione avrà effetto immediato o entro il termine stabilito da Emplyx.

4.4. Risoluzione per inadempimento. Ciascuna delle parti potrà risolvere il contratto qualora l'altra incorra in un inadempimento grave e non vi ponga rimedio entro un termine ragionevole dopo formale diffida.

5. Registrazione, account e sicurezza

5.1. Il Cliente è responsabile della veridicità e dell'aggiornamento dei propri dati.

5.2. Il Cliente è responsabile di (i) la custodia delle credenziali, (ii) la gestione della registrazione e della cancellazione degli Utenti Autorizzati, e (iii) la comunicazione senza indugio di qualsiasi accesso non autorizzato.

5.3. Emplyx potrà adottare misure di sicurezza e di audit per prevenire frodi e proteggere il Servizio.

6. Utenti, accesso nominativo e divieto di condivisione delle credenziali

6.1. Accesso nominativo. Ogni Utente Autorizzato deve disporre di un proprio account personale e intrasferibile.

6.2. Divieto di condivisione e di accesso concorrente. È vietato condividere utenti/password o consentire accessi simultanei sotto uno stesso account.

6.3. Emplyx potrà sospendere o limitare gli accessi qualora rilevi indizi ragionevoli di violazione della presente clausola, previa notifica ove ragionevolmente possibile.

7. Licenza d'uso e restrizioni

7.1. Emplyx concede al Cliente una licenza non esclusiva, non trasferibile e limitata all'uso interno aziendale, per la durata del contratto, per accedere al Servizio.

7.2. Il Cliente non potrà (né permetterà a terzi di):

a) effettuare reverse engineering, decompilazione o tentare di ottenere il codice sorgente;

b) utilizzare il Servizio per creare o migliorare un prodotto concorrente o copiare funzionalità;

c) interferire con il Servizio (malware, attacchi, test di carico non autorizzati);

d) utilizzare bot/scraper per estrarre informazioni salvo espressa autorizzazione;

e) utilizzare il Servizio per finalità illecite o in violazione di diritti di terzi.

8. Piani, moduli e metrica per dipendenti

8.1. L'accesso alle funzionalità dipende dal piano sottoscritto.

8.2. La tariffa/capacità si basa sul numero di Dipendenti Attivi e/o sull'ambito contrattuale.

8.3. Qualora il Cliente superi il limite contrattuale, Emplyx potrà richiedere un adeguamento del piano o applicare la corrispondente regolarizzazione.

8.4. Piani senza costi o promozionali. Emplyx potrà offrire Piani la cui tariffa sia pari a zero euro (0 €), a titolo introduttivo, promozionale o a tempo indeterminato. Tali Piani potranno essere soggetti a modifiche tariffarie ai sensi della clausola 20, senza che il prezzo iniziale di zero euro generi alcun diritto acquisito al suo mantenimento a tempo indeterminato. Emplyx comunicherà al Cliente qualsiasi variazione tariffaria con il preavviso stabilito nella clausola 20, e il Cliente potrà cancellare il Servizio senza penali qualora non accetti la nuova tariffa.

9. Prezzi, fatturazione e pagamento

9.1. Il Cliente può scegliere la fatturazione mensile o annuale.

9.2. Salvo diverso accordo, la fatturazione avviene anticipatamente all'inizio di ogni periodo.

9.3. Le imposte (IVA o altre) saranno applicate conformemente alla normativa vigente e indicate in fattura.

9.4. Mancato pagamento. In caso di mancato pagamento, Emplyx potrà sospendere il Servizio previo ragionevole preavviso. L'accesso sarà ripristinato dopo la regolarizzazione del pagamento.

9.5. Nessun rimborso. Salvo accordo espresso o obbligo di legge, gli importi già fatturati non sono rimborsabili. La cancellazione impedisce il rinnovo del periodo successivo.

9.6. Piani senza costi. Finché un Piano mantiene una tariffa pari a zero euro (0 €), non verrà generata alcuna fatturazione. Qualora il Piano diventi a pagamento ai sensi della clausola 8.4, si applicheranno le condizioni di fatturazione di cui ai punti 9.1-9.5 a decorrere dalla data di entrata in vigore della nuova tariffa.

10. Supporto e manutenzione (ticket in-app)

10.1. Il supporto è fornito esclusivamente tramite il sistema di ticket integrato nel Servizio.

10.2. Canale alternativo per contingenza. Solo nel caso in cui un'interruzione della disponibilità impedisca ragionevolmente l'apertura di un ticket, il Cliente potrà contattare il Fornitore via email all'indirizzo soporte@emplyx.com.

10.3. Emplyx si impegnerà a rispondere con ragionevole diligenza in base alla priorità:

P1 (critica): entro 24 ore (in giorni lavorativi)
P2 (alta): entro 48 ore (in giorni lavorativi)
P3/P4: tempi indicativi in base al carico e alla complessità

10.4. I termini decorrono dall'apertura del ticket con informazioni sufficienti.

10.5. Emplyx potrà eseguire manutenzione programmata e aggiornamenti per la sicurezza e il miglioramento del Servizio.

11. Integrazioni, hardware e terze parti

11.1. Emplyx è una piattaforma software. Non vende, noleggia, installa né mantiene hardware.

11.2. Qualora il Cliente utilizzi terminali/dispositivi o servizi di terze parti, il Cliente assume la responsabilità della loro acquisizione, configurazione, connettività e conformità normativa.

11.3. Emplyx non risponde per malfunzionamenti originati da reti del Cliente, ISP, terminali o servizi di terze parti, salvo che il malfunzionamento sia direttamente imputabile a Emplyx.

12. Dati del Cliente, esportazione e reversibilità

12.1. I Dati del Cliente sono di proprietà del Cliente. Emplyx li utilizza esclusivamente per fornire il Servizio.

12.2. In seguito alla cancellazione o alla risoluzione, Emplyx metterà a disposizione del Cliente un'esportazione in formato standard (CSV/JSON) per 30 giorni naturali.

12.3. Trascorso tale termine, Emplyx procederà alla cancellazione dei dati, potendo conservarli in forma bloccata qualora sussista un obbligo di legge.

12.4. Le copie di sicurezza sono gestite conformemente alla politica interna di continuità operativa e ripristino in caso di disastro di Emplyx.

13. Riservatezza

13.1. Entrambe le parti si obbligano a mantenere riservate le informazioni non pubbliche dell'altra parte.

13.2. Tale obbligo non si applica a informazioni che siano divenute pubbliche senza violazione del presente contratto, che fossero legittimamente note in precedenza, che provengano da un terzo legittimo o che debbano essere divulgate per legge o su ordine dell'autorità.

13.3. L'obbligo di riservatezza permane per tutta la durata del contratto e per 2 anni successivi alla sua cessazione.

14. Proprietà intellettuale

14.1. Emplyx conserva tutti i diritti sul Servizio, sul relativo software, sulla documentazione, sui marchi e sui miglioramenti.

14.2. Il Cliente concede a Emplyx il diritto di utilizzare feedback/suggerimenti per migliorare il Servizio senza obbligo di compensazione.

15. Protezione dei dati (GDPR)

15.1. Il Cliente agisce in qualità di Titolare del Trattamento ed Emplyx in qualità di Responsabile del Trattamento.

15.2. Il trattamento è disciplinato dall'Allegato II (DPA).

16. Limitazione di responsabilità

16.1. Salvo dolo o colpa grave, la responsabilità totale massima cumulata di Emplyx è limitata all'importo effettivamente pagato dal Cliente nei 12 mesi precedenti all'evento generatore.

16.2. Nella misura massima consentita dalla legge, Emplyx non risponderà per danni indiretti (lucro cessante, perdita di affari, di reputazione, ecc.).

16.3. I crediti SLA (Allegato I) costituiscono il rimedio specifico per le violazioni dei livelli di disponibilità.

17. Manleva

Il Cliente manterrà indenne Emplyx da qualsiasi rivendicazione di terzi derivante da (i) uso illecito del Servizio, (ii) Dati del Cliente che violino diritti di terzi, o (iii) inadempimenti del Cliente in materia di diritto del lavoro o di protezione dei dati.

18. Riferimento commerciale (opt-in)

Emplyx potrà utilizzare la denominazione commerciale e/o il logotipo del Cliente come riferimento commerciale solo previo consenso esplicito e scritto del Cliente.

19. Cessione

Emplyx potrà cedere il contratto a un successore in caso di ristrutturazione, fusione, acquisizione o trasferimento dell'attività, dandone comunicazione al Cliente con ragionevole preavviso.

20. Modifica delle condizioni

20.1. Emplyx potrà modificare le presenti Condizioni con ragionevole preavviso (ad es., 30 giorni). Qualora il Cliente non accetti le modifiche, potrà cancellare il Servizio prima della loro entrata in vigore.

20.2. Qualora la modifica sia sostanziale, Emplyx potrà richiedere una nuova accettazione tramite Clickwrap.

21. Notifiche

Le notifiche saranno effettuate per via elettronica:

Al Fornitore: legal@emplyx.com
Al Cliente: all'indirizzo email indicato dal Cliente nel proprio account.

22. Forza maggiore

Nessuna delle parti sarà responsabile per inadempimenti dovuti a cause al di fuori del proprio ragionevole controllo per tutta la durata di tali circostanze.

23. Integrità e separabilità

Qualora una clausola risultasse nulla o inapplicabile, le restanti manterranno la propria validità. Le presenti Condizioni e, ove applicabile, l'Ordine di Servizio, costituiscono l'intero accordo tra le parti.

24. Legge applicabile e giurisdizione

Il contratto è disciplinato dalla legislazione spagnola. Per qualsiasi controversia, le parti si sottomettono alla competenza esclusiva dei Tribunali di Barcelona (España).

Allegato I – SLA (Accordo sul Livello di Servizio)

A.1. Ambito di applicazione. Si applica agli ambienti di produzione con abbonamento attivo.

A.2. Non disponibilità. Si considera non disponibilità il periodo durante il quale il Servizio non è accessibile nelle sue funzioni principali per causa imputabile a Emplyx.

A.3. Misurazione. Disponibilità mensile (%) = (Minuti del mese − Minuti di non disponibilità) / Minuti del mese × 100.

A.4. Esclusioni. Non sono computati come non disponibilità: la manutenzione programmata, i malfunzionamenti di Internet/rete del Cliente, terminali o integrazioni di terze parti, l'uso improprio, gli incidenti causati da credenziali compromesse da parte del Cliente e la forza maggiore.

A.5. Obiettivo. 99,9% mensile.

A.6. Crediti di servizio. Qualora la disponibilità mensile risulti inferiore all'obiettivo:

< 99,9% e ≥ 99,0%: 10% della quota mensile equivalente
< 99,0% e ≥ 98,0%: 25%
< 98,0%: 50%
Massimo: 100% della quota mensile equivalente del mese interessato.

A.7. Richiesta. Tramite ticket nel Servizio entro 10 giorni naturali dalla chiusura del mese interessato.

A.8. Priorità (primo intervento):

P1: interruzione generale / impossibilità di utilizzo → obiettivo 24h (giorni lavorativi)
P2: degrado grave senza alternativa → obiettivo 48h (giorni lavorativi)
P3/P4: in base al carico e alla complessità

Allegato II – DPA (Accordo di Trattamento dei Dati – Art. 28 GDPR)

B.1. Ruoli. Titolare del Trattamento: Cliente. Responsabile del Trattamento: Emplyx.

B.2. Oggetto, durata, natura e finalità.

Oggetto: fornitura del Servizio SaaS e supporto tramite il sistema di ticket.
Durata: vigenza del contratto + periodi di reversibilità/blocco.
Natura: registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, modifica, esportazione e cancellazione.
Finalità: gestione HR del Cliente.

B.3. Tipologie di dati e categorie di interessati.

Interessati: dipendenti e utenti del Cliente; altri soggetti gestiti dal Cliente.
Dati: dati identificativi, dati lavorativi/orari/presenze/incidenti.
Dati particolari (se applicabile): dati biometrici/geolocalizzazione solo se il Cliente li integra/configura; il Cliente è responsabile della base giuridica legittimante.

B.4. Istruzioni. Emplyx tratterà i dati personali esclusivamente in conformità alle istruzioni documentate del Cliente e per la fornitura del Servizio.

B.5. Riservatezza. Emplyx garantisce che il personale autorizzato è soggetto all'obbligo di riservatezza.

B.6. Sicurezza. Emplyx adotta misure tecniche e organizzative adeguate, tra cui controllo degli accessi, cifratura in transito, monitoraggio e gestione degli incidenti, e una politica interna di backup e ripristino in caso di disastro.

B.7. Sub-responsabili e hosting (solo UE/SEE). Il Cliente autorizza Emplyx ad avvalersi di sub-responsabili del trattamento necessari, vincolati da contratto con obblighi equivalenti, con trattamento dei dati nell'UE/SEE. Emplyx comunicherà eventuali modifiche sostanziali con ragionevole preavviso.

B.8. Violazioni della sicurezza. Emplyx notificherà al Cliente senza ingiustificato ritardo qualsiasi violazione della sicurezza dei dati personali.

B.9. Assistenza al Titolare. Emplyx assisterà ragionevolmente il Cliente nell'adempimento delle richieste di esercizio dei diritti e nelle valutazioni d'impatto/consultazioni preventive ove applicabile.

B.10. Restituzione/cancellazione al termine. Emplyx metterà a disposizione l'esportazione dei dati per 30 giorni. Successivamente procederà alla loro cancellazione, salvo conservazione in forma bloccata per obbligo di legge.

B.11. Audit. Il Cliente potrà richiedere evidenze ragionevoli di conformità, senza interferire indebitamente con il Servizio e nel rispetto dell'obbligo di riservatezza.